Noen mennesker kan føle seg fast når de skriver en e -post for kundeservice (kundeservice). Hvordan skrive et brev i form av en e -post fordi det vanligvis skjer korrespondanse på et stykke papir? Hva er reglene og protokollene for å kontakte kundeservice? Selv om det å skrive en e -post for kundeservice bør være tilpasset bransjen, regionen og kulturen i forretningsenheten du kontakter, er det noen grunnleggende retningslinjer for å skrive et effektivt kundeservicebrev.
Steg
Del 1 av 3: Gjennomgå selskapets nettsted
Trinn 1. Finn svar
Før du begynner å skrive en e -post til selskapets kundeserviceavdeling, er det en god idé å finne ut om svaret du ønsker allerede er på selskapets nettsted. De ensartede spørsmålene som kunder stiller bedrifter, er vanligvis oppsummert i FAQ (ofte stilte spørsmål aka ofte stilte spørsmål) og hjelpesider.
Vanligvis kan denne siden nås via selskapets nettsted. Prøv å rulle til bunnen av selskapets nettsted og klikk på koblingene som sier "Kontakt oss" eller "Hjelp" og "Kundeservice"
Trinn 2. Se etter hjelpesiden for kunden
Hvis du ikke finner lenken til kundeservice nederst på nettstedet, kan du prøve å bruke søkeboksen. Vanligvis er det på nettsiden en boks som kan fylles med tekst og har et forstørrelsesglass -symbol. Skriv inn “kundeservice” eller “kontakt” og trykk enter.
-
Vanligvis limer selskaper inn en tekstboks på "Kontakt oss" -siden som kundene kan bruke til å skrive klager eller kommentarer og deretter sende dem til kundeservice som en e -post.
Sjekk denne siden for å sikre at en kopi av e -posten blir sendt til deg. Hvis ikke, kan du slå opp selskapets e -postadresse på selskapets nettsted og sende den til din personlige e -postkonto. På denne måten kan du lagre en kopi av e -posten du sender
Trinn 3. Bruk søkefeltet
Prøv å finne svaret på spørsmålet ditt først ved å skrive inn søkeord relatert til spørsmålet ditt i søkeboksen (boksen du bruker til å finne firmaets e -postadresser). På den måten kan du løse problemet uten å måtte sende en e -post til kundeservice.
- Dette er viktig slik at du ser smart ut og bygger respekt når du endelig må sende en e -post. Hvis svarene på spørsmålene dine allerede er forklart på nettstedet, vil kundeserviceteamet se deg som bortskjemt og lat. Som et resultat blir ikke e -postene dine tatt på alvor.
- Sjekk også FAQ -delen. Vanlige spørsmål blir vanligvis besvart i form av vanlige spørsmål. Det er derfor mange nettsteder har denne siden. Takket være denne siden er antallet e -poster som går til kundeservice drastisk redusert.
Trinn 4. Gjennomgå selskapets retningslinjer
Hvis du ikke finner svar på spørsmålet ditt på søk- eller vanlige spørsmål, anbefaler vi at du besøker siden "Om oss" eller siden for returpolicyer. Rull helt til bunnen av nettstedet og sjekk koblingene. Se etter lenker som grovt svarer på spørsmålene dine: Om oss, indeks, kredittkort, produkttilgjengelighet, returpolicy, personvernerklæring, vilkår for bruk og så videre.
Selv om du ikke finner svar på disse sidene, vil du fortsatt finne informasjon som kan være nyttig hvis du ender opp med å sende en e -post til kundeservice
Del 2 av 3: Skrive en e -post
Trinn 1. Bestem om e -posten din er en klage eller et kompliment
E -post som sendes til kundeservice er ikke bare klager eller spørsmål. Kanskje du vil takke meg for god service. De fleste selskaper elsker å motta positive e -poster som dette.
Noen ganger vil faktisk klager bli besvart raskere og direkte hvis de sendes via telefon i stedet for via e -post. E -post er flott for å vise takknemlighet eller stille spørsmål som ikke trenger å bli besvart med en gang. Hvis problemet ditt må løses så snart som mulig, anbefaler vi at du kontakter kundeservice via telefon
Trinn 2. Skriv en tydelig tittel på brevet
Sørg for at tittelen din er meningsfull og saklig. Målet ditt er å lage en overskrift som enkelt fanger oppmerksomheten til kundeserviceteamet slik at det får et raskt svar. Lag en kort tittel, innehold essensen i e -posten, og be om svar.
For eksempel: "Påfylling mislyktes-vær så snill å svare"
Trinn 3. Start med en hilsen
Når du har skrevet en solid e -posttittel, kan du si hei til en kundeservicerepresentant. Hilsen er veldig viktig i korrespondanse for å opprettholde høflighet. Du kan ganske enkelt skrive "Kjære kundeserviceteam."
- Prøv å inkludere navnet i hilsenen din. Små selskaper kan inneholde navnet på personen som fungerer som selskapets kundeservicerepresentant. Dra nytte av dette for å lage en personlig og vennlig e -post.
- Du kan avslutte hilsenen med komma eller kolon. For eksempel "Kjære kundeservicerepresentant", ELLER "Kjære kundeservicerepresentant:"
Trinn 4. Bruk standard brevskriving
Oppretthold respekt for kundeservicerepresentanter ved å bruke standard brevskriving. Ikke skriv bare store, store bokstaver eller skript. Bare bruk standard tegnsetting, stavemåte og store bokstaver når du skriver bokstaver. På denne måten blir e -posten din tatt på alvor.
Trinn 5. Opprettholde høfligheten ved å skrive brev
Bruk en høflig tone, selv om du uttrykker en klage eller frustrasjon. Din status som kunde vil bli mer verdsatt og besvart mer høflig.
Trinn 6. Identifiser deg selv
Etter å ha hilst kundeservicerepresentanten, presenter deg selv. Oppgi navnet ditt og beskriv statusen til kunden din (f.eks. En ny kunde eller en gjentatt kunde). Kundeservicerepresentanter vil opprettholde lojaliteten din. Hvor relevant, avslør din geografiske plassering (f.eks. For utendørs produkter eller tjenester).
Trinn 7. Vær spesifikk
Bruk spesifikke vilkår i e -posten din. Unngå å skrive “mitt produkt”, og beskriv produktet eller tjenesten i detalj og hvorfor du sendte e -posten. Beskriv den aktuelle hendelsen slik at kundeservicerepresentanten kan identifisere problemet. Å gi informasjon tydelig i begynnelsen av brevet vil forhindre lange e -postsamtaler.
- Bruk produktnettadressen (hvis aktuelt). Dermed kan kundeservicerepresentanten umiddelbart forstå det tiltenkte produktet.
- Inkluder bestillings -ID -en din, så vil kundeservicerepresentanter vanligvis be om det. Gjennom dette ID -nummeret spores og administreres bestillingen i systemet.
Trinn 8. Still spørsmål tydelig
Kom rett til poenget mens du skriver e -posten din. Etter at du har sagt hei og introdusert deg selv, starter du et nytt avsnitt ved å skrive ned problemet eller grunnen til å sende e -posten ved å bruke det spesifikke språket beskrevet ovenfor.
Bare spør hva du vil vite. Hvis du er flau over å spørre, må du fjerne disse følelsene fra e -posten umiddelbart. Hvis du vil kjøpe et nytt produkt i stedet for et defekt produkt, må du si det tydelig
Trinn 9. Skriv et kort avsnitt
Sørg for at avsnittene dine ikke er lange. Det er en god idé å bare ha en, to eller høyst tre setninger i et avsnitt for enkel lesing. Det lar også kundeservicerepresentanter raskt skanne e -post og bestemme prioriteten. Hvis den inneholder mye tekst, vil e -posten din ha lavest prioritet fordi kundeservicerepresentanten ikke har tid til å lese alt.
Trinn 10. Lukk brevet med en signatur
Avslutt e -posten med en setning som oppsummerer forespørselen eller komplimentet ditt, etterfulgt av en hilsen. Du kan lukke brevet med "Med vennlig hilsen", men du kan bare legge igjen hilsenen og e -postsignaturen din. Du kan også uttrykke ditt rush ved å si "Forhåpentligvis kan jeg komme tilbake til denne e -posten snart", eller noe sånt,
E -postsignaturen er en kort tekst som inneholder navn, yrke og kontaktinformasjon. Du kan angi en e -postsignatur i alternativene for e -postinnstillinger slik at den alltid vises når du sender en ny melding
Trinn 11. Ikke ta med vedlegg
Prøv å ikke laste opp vedlegg i e -postmeldinger som først blir sendt til noen. Mange nettsteder har spamfiltre som prioriterer vedlagte e -postmeldinger, slik at e -postene dine sendes til spamboksen før de kan leses.
- Selvfølgelig må du inkludere et vedlegg hvis du sender inn et søknadsbrev og blir bedt om å legge ved CV -en din i et Word -dokument.
- Ikke ta med brukernavn, passord eller kreditt-/betalingskortinformasjon.
Trinn 12. Les og sjekk før du sender e -post
Hvis e -posten er skrevet, må du ikke trykke på send -knappen (send) umiddelbart. Du bør gå gjennom brevet ditt og kontrollere at det ikke er skrivefeil i det. Selv om du skriver inn e -posten din med en smarttelefon, er linjen "sendt fra min iPhone" ingen unnskyldning for grammatikk- og skilletegn for å få brevet til å se mer profesjonelt ut.
Trinn 13. Oppfølging
Hvis du ikke mottar et e -postsvar på flere dager, er det svært sannsynlig at e -posten gikk gjennom et spamfilter eller sitter fast nederst i innboksen din. Send en ny e -post som støter den gamle, og spør om den er mottatt.
Del 3 av 3: Opprettholde høflighet
Trinn 1. Bruk riktig grammatikk og rettskrivning
Uten å innse det, er en del av å opprettholde høflighet i korrespondanse bruk av god og korrekt grammatikk og rettskrivning. God kommunikasjon vil vise respekt for mottakeren av e -posten og vise at du virkelig er en høflig person.
Trinn 2. Vis utdannelse og kunnskap
Ikke framstå som en nörd, men vis frem smartene dine med et godt ordforråd. Hvis du også har besøkt selskapets nettsted og studert retningslinjene deres, kan du uttrykke dette i brevet og også si at du ikke kunne finne et svar på problemet ditt.
Trinn 3. Ikke spøk
Brev sendt til kundeserviceteamet bør tas på alvor, i hvert fall i den første kontakten. Derfor bør vitser og vitser ikke inkluderes i brevet. Spøk vil bli ansett som frekt og bør unngås når du arbeider med enhver form for virksomhet.
Hvis du har vært i hyppig kontakt med kundeservicerepresentanter via e -post, må du spøke litt siden dere allerede kjenner hverandre
Trinn 4. Uttrykk deg selv uten å være hard
Selv om du er sint på produktet eller tjenesten som tilbys, vil ikke å bli sint i en e -post løse problemet. Kommuniser bekymringene dine respektfullt og høflig, slik at de kan behandles effektivt uten å sende en frekk e -post.
Ikke glem at du ikke kan uttrykke følelser gjennom å skrive. Hvis du er veldig skuffet og trenger øyeblikkelig oppmerksomhet, er det best å klage over telefon fordi det er mer effektivt
Trinn 5. Beskriv din lojalitet og takknemlighet
Fortell til slutt hvor lojal du er til selskapet og hvor takknemlig du er for tjenesten som tilbys, slik at kundeservicerepresentanten setter pris på e -posten din og svarer raskere.
