Permisjon er tiden for å forlate jobb eller høyskole offisielt. Du kan søke om fri av forskjellige årsaker, for eksempel sykdom, et sykt familiemedlem eller en lengre ferie. I noen tilfeller har arbeidstakere visse permisjoner, for eksempel årlig permisjon, fødselspermisjon, ekteskap eller død av et nærmeste familiemedlem. Definisjonen av "permisjon" varierer avhengig av tidspunktet på dagen. I noen tilfeller er kort permisjon, for eksempel mindre enn en måneds tid fra jobb eller høyskole, ikke ansett som permisjon, mens i andre tilfeller kan bare en ukes permisjon betraktes som permisjon. Å forstå definisjonen av permisjon på kontoret eller universitetet ditt er veldig viktig før du skriver en permisjonssøknad, dette er fordi permisjonstiden du søker om ikke oppfyller kravene for formelt å søke permisjon.
Steg
Del 1 av 3: Søke om permisjon fra jobb
Trinn 1. Fortell sjefen din i god tid
Før du søker om permisjon fra jobb, bør du varsle sjefen i god tid. Meldinger som dette kan selvfølgelig ikke alltid gjøres under visse forhold, for eksempel et familiemedlems plutselige død. Hvis du imidlertid kan fortelle dem på forhånd (for eksempel om du søker om noen uker eller måneder med permisjon), kan du prøve å skrive et permisjonsbrev på forhånd, slik at sjefen din og medarbeiderne kan justere arbeidsplanene til takle det. Den beste måten å fortelle sjefen din på forhånd er å snakke om permisjonsplanene dine før du formelt sender inn brevet. På den måten er den første setningen i brevet kjent på forhånd for sjefen din og overrasker ham ikke.
Trinn 2. Spesifiser permisjonsdatoer
Bestem den eksakte datoen du planlegger å reise. Prøv å ikke nøle med å bestemme din fri. Selv om det er viktig å angi eksakte permisjonsdatoer for sjefen din og medarbeiderne for å administrere arbeidet ditt i ferien din, kan du i noen tilfeller ikke være sikker. Så om mulig, prøv å skrive ned datoene for den planlagte permisjonen så spesifikk som mulig i brevet du sender inn.
Trinn 3. Forklar ærlig over for årsaken til permisjonen til sjefen din
Fortell sjefen din om årsakene til at du tar fri. Dette betyr ikke at du må gå inn på alle detaljene. Selv i mange tilfeller har sjefen din ingen rett til å kjenne noen aspekter av ditt personlige liv. Å fortelle årsaken til permisjonen ærlig og åpent vil imidlertid redusere sjansene for at du får problemer med kontorledelsen.
Trinn 4. Diskuter hvordan du fullfører arbeidet ditt under permisjonen
I permisjonsbrevet må du oppgi at du forstår ditt arbeidsansvar, og før du drar i god tro for å diskutere hvordan du kan fullføre arbeidet ditt under permisjonen. Du kan også inkludere dine betraktninger når du fullfører arbeidet (for eksempel ved å liste opp detaljerte notater for å hjelpe underordnede med å fullføre prosjekter under permisjonen, og gi kontaktinformasjon som underordnede kan kontakte hvis de trenger din hjelp).
Trinn 5. Vet hvilken type permisjon du har krav på
Lovlig har du rett til viss permisjon. Det er viktig å forstå forskjellen mellom slik permisjon og permisjon gitt med godkjenning fra arbeidsgiver.
- I USA gis det for eksempel permisjon eller permisjon etter adopsjon for 12 uker i henhold til Family and Medical Leave Act. Bestem om du oppfyller kravene i permisjonsreglene. Kravet er å ha jobbet i minst 12 måneder før permisjonens start, og å ha jobbet 1250 timer i løpet av den 12 måneders perioden. Eieren av virksomheten du jobber for må også sysselsette minst 50 personer på ett sted, eller på et sted som er 120 km fra stedet. Eieren av virksomheten der du jobber må også inkluderes i kategorien som er pålagt å gi permisjon i henhold til disse reglene.
- Hvis du søker om permisjon du har lov til å ta, kan du skrive en søknad som tilsvarer permisjonen. For eksempel kan du skrive "Som vi alle vet, har jeg rett til å ta fødselspermisjon. Jeg skulle ønske jeg kunne ta permisjon i mellomtiden (sett inn planlagt permisjonstidspunkt). Hvordan kan jeg ta fri uten å gå på kompromiss med selskapets produktivitet?" Å spørre hvordan du opprettholder arbeidsproduktiviteten vil vise din bekymring for selskapets kontinuitet og få deg til å bli sett på som en god medarbeider på kontoret.
- Hvis du søker om permisjon som ikke er din rett, må du endre innholdet i søknadsbrevet ditt slik at det høres skyldig ut for interferens på jobben, og love å gjøre opp for deg fri så mye som mulig.
- Gi beskjed til sjefen din hvis du har permisjon uten lønn.
- Inkluder denne informasjonen i brevet slik at HR kan vurdere å søke permisjonen din på nytt hvis arbeidsgiveren din avviser forespørselen din om permisjon.
Trinn 6. Inkluder forslag til hvordan du kan dele arbeidet ditt under permisjonen
Selv om det til syvende og sist er sjefen din som bestemmer, kan du prøve å gi råd om hvem som er best egnet til å fullføre visse deler av jobben din mens du er i permisjon. Prøv å ikke gi alt arbeidet ditt til bare én person, da dette vil øke arbeidsmengden.
Trinn 7. Skriv et brev høflig
Uansett omstendigheter, skriv et søknadsbrev om høflig permisjon. Med andre ord bør du be om og ikke tvinge din permisjon til å bli innvilget, selv om du har krav på det. Høflig søknad om permisjon vil redusere konflikten din med selskapsledelsen.
Del 2 av 3: Søke om høyskolepermisjon
Trinn 1. Finn søknadsskjemaet om permisjon
Studenter som ønsker å søke permisjon må vanligvis fylle ut visse skjemaer. Du kan kanskje laste ned dette skjemaet på universitetets nettsted. Dette skjemaet bør også være tilgjengelig i de akademiske og studentdelene på campus.
Trinn 2. Fyll ut søknadsskjemaet for permisjon
Dette skjemaet må vanligvis fylles ut med navn, studentnummer, navn og adresse på campus, samt kursfag.
- Dette skjemaet må kanskje også fylles ut med statsborgerskap eller visumstatus, ettersom studiepermisjon påvirker internasjonal studentvisumstatus. Fordi, hvis du er en internasjonal student, gis visumet ditt på grunn av din studentstatus. Som et resultat, hvis du slutter å studere lenge, kan du bli bedt om å returnere til hjemlandet ditt og kanskje måtte søke om et nytt visum for å komme tilbake. Finn ut hvordan fritid påvirker visumet ditt hvis du er en internasjonal student og har et studentvisum. Denne politikken kan variere fra land til land og styres av det relevante departementet.
- Ved amerikanske universiteter vil dette skjemaet også spørre deg om din status som mottaker av et føderalt regjeringsstipend. Hvis du studerer i USA og mottar et stipend fra den føderale regjeringen, må du generelt fortsette å studere for å tjene det. Permisjon kan påvirke din status som mottaker av dette stipendet, så du bør kontakte stipendkontoret og snakke med en rådgiver der for å finne ut hvordan du best kan søke permisjon.
Trinn 3. Lag et permisjonsbrev ledsaget av andre støttedokumenter
Permisjonens søknadsbrev er vanligvis ledsaget av støttedokumenter som universitetet trenger for å gi det. Hvis du søker om permisjon for å oppfylle verneplikten, må du inkludere verneplikten du mottok. Hvis du søker om permisjon av helsemessige årsaker, må du inkludere et legebrev som bekrefter det. Men hvis du søker om permisjon av personlige årsaker, vennligst beskriv betingelsene og årsakene til din forespørsel om permisjon i brevet.
Trinn 4. Forklar ærlig begrunnelsen
Hvis din søknad om permisjon skyldes personlige årsaker, må du forklare den offentlig for majoren din. Så de kan avgjøre om tilstanden din faktisk er kvalifisert for permisjon.
Trinn 5. Liste over alle tingene du fremdeles vil jobbe med under permisjonen
Si for eksempel at du vil registrere deg som forskningsassistent utenfor campus. Avsluttende års doktorgradsstudenter har vanligvis rett til å søke permisjon av denne grunn. Men før permisjonen innvilges, må studentene diskutere denne planen med sin faglige veileder. På den måten kan den faglige veilederen garantere at du vil nå forskningsmålene for instituttet. Nevn hva du vil få gjort mens du er på ferie.
Del 3 av 3: Formatering av bokstaver
Trinn 1. Skriv inn returadressen
Det kan virke trivielt å inkludere adressen din hvis kontoret og eieren av virksomheten du jobber for ligger i samme bygning. Dette vil imidlertid sikre at e -posten din returneres til riktig adresse hvis den ikke leverer. HR -avdelingen vil også finne det lettere å sende inn brevet hvis det er en adresse skrevet der.
Trinn 2. Inkluder datoen brevet ble skrevet
Ofte inkluderer brevskriverne datoen da brevet ble startet, men hvis det tok noen dager å skrive det, husk å endre datoen for brevet til datoen det ble fullført og signert.
Trinn 3. Inkluder destinasjonsadressen
Inkluder navn og adresse på postadressen, i tillegg til akademisk grad (f.eks. Dr. Ridwan eller Prof. Susan).
Trinn 4. Bruk navnet som er oppført i postadressen i hilsenen
Selv om du kjenner sjefen din godt, kan du skrive en formell hilsen i brevet ved å skrive hans profesjonelle eller akademiske tittel etterfulgt av hans etternavn.
Trinn 5. Bestem hvilket bokstavformat du vil bruke for bokstavavsnittene
Formatet som vanligvis brukes er det rette formatet, som følger reglene for skriving:
- Hver linje i bokstaven i avsnittet er mellomrom ett mellomrom.
- Alle linjer i en bokstav må være venstrejustert.
- Alle setninger starter på venstre margin, og begynnelsen av avsnittet er ikke innrykket.
- Legg igjen en tom linje for å markere slutten på avsnittet.
- Du kan se et eksempel på et rettformatbrev her.
Trinn 6. Avslutt brevet med en høflig avslutning, for eksempel "Med vennlig hilsen"
- Gi en tom linje mellom det siste avsnittet med en avsluttende hilsen.
- Sett fire blanke linjer mellom "Med vennlig hilsen" og navnet ditt.
Trinn 7. Signer brevet
Etter at du har skrevet ut brevet, legger du signaturen på de fire tomme linjene mellom den avsluttende hilsenen og navnet ditt.
