Hvis du må forlate kontoret en stund, eller du planlegger å reise på ferie, kan det være lurt å la folk sende deg en e -post om at du er borte. Hvis du har en Exchange-konto, kommer Outlook med innebygde funksjoner. Hvis du ikke har en Exchange -konto, kan du fortsatt svare på e -post automatisk ved å opprette noen få regler. Følg denne veiledningen for å konfigurere dine automatiske svar, enten du har en Exchange -konto eller ikke.
Steg
Metode 1 av 4: Outlook 2010/2013
Trinn 1. Aktiver automatiske svar
Velg en Exchange -mappe. Velg mappen fra meldingsbutikken din. Du må velge en Exchange -mappe for å se alternativet Automatiske svar. Åpne menyen Automatiske svar (ute av kontoret). Du finner denne menyen ved å klikke på Fil -fanen og deretter velge Info -fanen.
Trinn 2. Konfigurer svaret ditt
I menyen Automatiske svar merker du av for Send automatiske svar. Du kan angi den aktive tiden for assistenten ved å merke av i boksen og angi tid og datointervall.
Trinn 3. Skriv svaret ditt
For e -post sendt fra din utvekslingsserver, bruk kategorien Inside My Organization. For å svare på e -postmeldinger fra andre mennesker, bruk kategorien Utenfor organisasjonen min. Når du er fornøyd med svaret ditt, klikker du OK.
Trinn 4. Deaktiver automatiske svar
Hvis du angir et datointervall for det automatiske svaret ditt, slutter assistenten automatisk når datointervallet er over. Hvis du ikke angir et datointervall, fortsetter det til du åpner menyen Automatiske svar og velger "Ikke send automatiske svar."
Metode 2 av 4: Outlook 2007
Trinn 1. Aktiver Office Assistant
Klikk kategorien Verktøy. Velg Out of Office Assistant på Verktøy -menyen. Merk av i boksen som sier "Send ut av kontoret automatiske svar." Du kan angi den aktive tiden for assistenten ved å merke av i boksen og angi tid og datoområde.
Trinn 2. Skriv svaret ditt
For e -post sendt fra din utvekslingsserver, bruk kategorien Inside My Organization. For å svare på e -postmeldinger fra andre mennesker, bruk kategorien Utenfor organisasjonen min. Når du er fornøyd med svaret ditt, klikker du OK.
Trinn 3. Deaktiver Out of Office Assistant
Hvis du angir et datointervall for det automatiske svaret ditt, avsluttes assistenten automatisk når datointervallet er over. Hvis du ikke angir et datointervall, fortsetter det til du åpner menyen Automatiske svar og velger "Ikke send automatiske svar."
Metode 3 av 4: Outlook 2003
Trinn 1. Aktiver Office Assistant
Velg Out of Office Assistant på Verktøy -menyen. Merk av i boksen som sier "Jeg er for tiden ute av kontoret."
Trinn 2. Skriv svaret ditt
I boksen merket "Autosvar bare én gang til hver avsender med følgende tekst:" skriv inn svaret du vil bruke som e -postsvar.
Trinn 3. Legg til regler
Du kan legge til regler i assistenten din, for eksempel videresending av meldinger fra visse avsendere til andre mottakere. Klikk på knappen Legg til regel … for å konfigurere regelen du definerte. For eksempel kan du opprette en regel som videresender e -post fra en bestemt klient til kollegene dine, slik at viktige e -poster ikke går glipp av når du er borte.
Trinn 4. Deaktiver Out of Office Assistant
Out of Office Assistant vil fortsette til du åpner menyen Automatiske svar og velger "Ikke send out-of-office-svar".
Metode 4 av 4: Sende autosvar uten en Exchange -konto
Trinn 1. Lag en mal
Uten en Exchange -konto er ikke alternativet Automatisk svar tilgjengelig. Men det er fortsatt mulig å sette opp automatiske svar ved hjelp av en mal og noen regler. Start med å opprette en ny e -post. Dette vil være malen for ditt automatiske svar.
- Velg et emne som kort beskriver situasjonen. For eksempel "Uten kontor til". Du kan også skrive ordene "autosvar" i emnet, slik at mottakerne umiddelbart vet at det de mottar er et automatisk svar.
- Skriv en kort melding. I e -postens brødtekst skriver du en generell melding som kan brukes til alle som mottar den. Fortell mottakeren hvordan du kontakter deg, eller noen andre de kan kontakte.
Trinn 2. Lagre malen
Når du er fornøyd med meldingen, klikker du Lagre som … I rullegardinmenyen "Lagre som type" velger du Outlook -mal. Dette vil lagre filen som en mal som er lastet inn i Outlook.
Trinn 3. Lag en regel
For at autosvaret skal fungere skikkelig, må du definere noen regler for å automatisere prosessen. I Office 2003/2007 klikker du på Verktøy -menyen og velger Regler og varsler. I Office 2010/2013 klikker du på Fil -fanen, velger Info og klikker deretter Regler og varsler. Dette åpner menyen for e-postregler.
- Klikk på knappen Ny regel. Du blir bedt om å velge en mal. Velg "Kontroller meldinger når de kommer" i delen "Start fra en tom regel". Klikk Neste.
- Bestem hvilken melding du vil svare på. Hvis du vil svare på hver melding du mottar i innboksen din, merker du av i boksen "hvor navnet mitt er i". Du kan begrense det ved å angi en bestemt levering eller e -post med bestemte ord i emnet eller brødteksten i e -posten. Klikk Neste etter at du har valgt.
- Last inn malen din. Velg "svar ved hjelp av en bestemt mal" -boksen i det neste vinduet for å laste inn meldingen du opprettet tidligere. Klikk på lenken i beskrivelsesboksen for "en bestemt mal". Dette åpner en dialogboks som spør deg hvor du skal lagre malen. Velg "Brukermaler i filsystemet". Åpne meldingen du opprettet tidligere.
- Sett dine unntak. Når malen er lastet inn, kan du angi forekomster hvis du ikke vil at svaret skal sendes, for eksempel for bestemte mottakere eller for bestemte typer meldinger. Klikk Neste etter at du har valgt.
- Gi regelen et navn. Før du kan fullføre, må du tilordne et navn til regelen din. Bruk noe som er lett å huske, slik at du raskt kan deaktivere regelen i fremtiden. Merk av i boksen "Slå på denne regelen" for å aktivere regelen, og klikk deretter på Fullfør.
Trinn 4. Deaktiver regelen
Når du er tilbake på jobb, kan du deaktivere regelen ved å åpne Regler og varsler -menyen igjen. Velg Out -Office -regelen du opprettet fra listen over aktive regler, og klikk deretter på Slett -knappen.
Tips
- En organisasjon er vanligvis definert som din bedrift og inneholder personer som har Exchange Server-kontoer på e-postsystemet ditt.
- Verktøy -menyen vises i hovedvinduet i Outlook. Hovedvinduet er det samme vinduet som vises når du starter Outlook og inneholder menyene Fil, Rediger, Vis, Gå, Verktøy, Handlinger og Hjelp. Det er ingen Verktøy-meny i vinduet du bruker til å opprette eller vise elementer som e-postmeldinger, kontakter eller oppgaver.
- Hvis du merker av for Automatisk avspilling til personer utenfor organisasjonsboksen, vises kategorien Utenfor organisasjonen (På) ved siden av fanenavnet.
- Kontakten må være i Exchange Server -kontaktmappen. Hvis kontakten bare er i en mappe som er en del av en personlig mappe (.pst) -fil, blir ikke automatisk svarmelding sendt.
