Når vi handler med selskaper, føler vi noen ganger behov for å sende inn et klagebrev fordi produktet eller tjenesten som tilbys er utilfredsstillende. I denne artikkelen forklarer wikiHow hvordan du skriver brevet.
Steg
Metode 1 av 3: Skrive et klagebrev
Trinn 1. Send klagebrevet til kundeserviceavdelingen
På denne måten er det mer sannsynlig at du får svar fra selskapet fordi kundeserviceavdelingen har ansvaret for å svare på klager, slik at brevet ditt blir behandlet effektivt og effektivt.
- Finn ut navnet på kundeservicesjefen eller selskapets direktør og formålet med brevet til ham personlig. Begynn brevet med å skrive "Dear Sir/Madam" etterfulgt av ditt fulle navn. Hvis du ikke vet navnet hans, skriver du bare "Kjære kundeservicesjef".
- Vanligvis finner du adressen til kundeserviceavdelingen på selskapets nettsted, brosjyrer, annonser eller produktemballasje.
Trinn 2. Fortsett å skrive essensen av brevet
Bruk den første setningen til å forklare årsaken til å skrive brevet og klage. Oppgi så mange fakta som mulig, for eksempel dato, klokkeslett og sted der du mottok tjenesten eller kjøpte produktet sammen med relevante data, for eksempel serienummer og produktmodell.
- Sørg for at leseren kan forstå essensen av brevet på mindre enn 5 sekunder. Så du trenger ikke å skrive en langvarig introduksjon.
- Etter å ha skrevet hilsenen din, gi detaljert informasjon for å forklare problemet du har, men sørg for at den første setningen trekker leserens oppmerksomhet til klagen din.
- Eksempel på den første setningen: "Gjennom dette brevet vil jeg sende inn en klage på grunn av et ødelagt hårfønermerke _. Dette produktet ble kjøpt _ i _ -butikken i Jalan _, Jakarta".
Trinn 3. Oppgi tydelig løsningen eller løsningen du ønsker
Hvis du ber om en produktbytte, refusjon, produktreparasjon eller kompensasjon på annen måte, angi dette i andre ledd. Dermed må leseren gi en løsning, i stedet for bare å sende et svarbrev eller gi et klisjéaktig svar.
- Uttrykk din klage med positive ord som viser at du forventer den beste løsningen og forblir en lojal kunde. Hvis du ber om refusjon eller annen form for kompensasjon og deretter sier at du vil overføre saken til en tredjepart, er sjansen stor for at leseren av brevet ikke er interessert i å gi en løsning.
- Hvis du forventer at selskapet skal løse et bredere spekter av problemer, kan du skrive til dem. Imidlertid trenger leserne vanligvis mer tid til å svare på problemer som dette.
- Ikke tru med å saksøke i det første brevet. Dette kan være den beste løsningen du ønsker, men denne gangen kan du ganske enkelt sende inn en klage og vente på svar.
Trinn 4. Legg ved fotokopier av støttedokumenter
Sørg for å fullføre brevet med fotokopier av støttedokumenter, for eksempel betalingskvitteringer, kjøpsfakturaer, garantikort, sjekker eller bevis for overføring, og bilder eller videoer om nødvendig. Inkluder relevante dokumenter som vedlegg til brevet.
- Sørg for at du sender fotokopi vedlagte dokument, i stedet for originalen. På den måten risikerer du ikke å miste viktig informasjon eller dokumenter hvis den må vises for andre.
- Inkluder vedlagte dokumenter i brevet. For eksempel: "Sammen med dette brevet legger jeg ved en kopi av betalingskvitteringen, hårfønerens garantikort og et bilde av produktets serienummer."
Trinn 5. Sett en frist for å løse problemet
Du må inkludere en bestemt dato som frist for å sende løsningen til mottakeren av brevet. Dette trinnet får deg til å føle deg rolig og problemet løses raskere.
- Å ha en tidsbegrensning reduserer risikoen for at bokstaver går tapt eller ignoreres, da dette kan forårsake ubehag og irritasjon.
- Gi en realistisk tidsbegrensning. Vanligvis er 1-2 uker nok, men du må ta hensyn til problemet og den forventede løsningen.
Trinn 6. Avslutt bokstaven på en høflig måte
Si takk for hjelpen. For å hjelpe begge parter til å føle seg hjelpsomme, kan du dele hvordan leserne dine kan fortelle deg slik at kommunikasjonen blir mer effektiv.
Skriv "Wasalam" som en avsluttende hilsen hvis du kjenner navnet på mottakeren av brevet. Hvis ikke, avslutt brevet med å skrive "Med vennlig hilsen". Ikke avslutt klagebrevet med en uformell avsluttende hilsen, for eksempel "Det er det" eller "Takk"
Metode 2 av 3: Bruke riktig stil og format
Trinn 1. Skriv et brev i en høflig stil
Du kan være sint og føle feil, men leseren av brevet vil føle seg støtt hvis du bruker støtende ord. Skriv brevet på en høflig måte og ikke kom med kommentarer som er truende, sinte eller sarkastiske. Husk at leseren av brevet ikke nødvendigvis er ansvarlig for problemene som oppstår, og han foretrekker å betjene vennlige og høflige kunder, i stedet for sint og klandre andre.
- Husk at selskapet som brevet blir sendt til, ikke har til hensikt å gjøre ting vanskelig for deg. Generelt legger selskapet stor vekt på kundetilfredshet.
- Du har større sjanse til å finne en løsning hvis du behandler leseren av brevet ditt som en person som er klar til å hjelpe, i stedet for å anta at han har dårlige intensjoner.
- Ikke skriv brev når du er lei deg. Vent til du føler deg rolig. Hvis du fortsatt vil skrive et brev, lagre det i 1-2 dager og les det deretter igjen før du sender det. Kanskje du skrev et nytt brev i en mer vennlig stil.
Trinn 2. Skriv et greit brev
Kundeservicepersonell kan motta hundrevis av brev hver dag. Sørg derfor for at du skriver et klart brev slik at han kan komme til poenget når han begynner å lese. Bokstaver som er veldig lange eller detaljerte har en tendens til å få leseren til å ønske å oppsummere innholdet, slik at de ikke forstår hva du virkelig opplever og ønsker.
- Ikke gi langvarig informasjon eller bruk harde ord som støter andre.
- Sørg for at du skriver et klagebrev maksimalt 1 side eller 200 ord.
Trinn 3. Bruk en autoritativ språkstil
Dette trinnet hjelper deg med å forberede et brev med effektive setninger, slik at leseren forstår at klagen din skal tas på alvor. Autoritativt språk spiller en viktig rolle når du sender en alvorlig klage, for eksempel en økonomisk.
- Autoritativ språkstil består av forskjellige aspekter, for eksempel muligheten til å velge de riktige ordene, kunnskap om forbrukerrettigheter og selskapets forpliktelser og profesjonelle brevskrivingsevner.
- Dette aspektet øker troverdigheten din, så du er mer sannsynlig å få et positivt svar.
Trinn 4. Skriv bokstaven med riktig stavemåte og formatering
Som foreslått ovenfor påvirker et profesjonelt formatert brev hvordan leserne reagerer på klagen din. Skriv inn datoen for bokstaven i øvre høyre hjørne. Hopp over en linje og skriv hele navnet eller tittelen til mottakeren på venstre side. Skriv firmaets adresse på neste linje. Hopp over en linje og skriv deretter en hilsen.
- Skriv bokstaver ved hjelp av en datamaskin slik at skriften er penere og lettere å lese. Hvis du må skrive for hånd, må du kontrollere at skriften er pen, fri for striper eller blekkflekker og lesbar.
- For signaturen, forbered noen få tomme linjer under "Med vennlig hilsen" eller "Med vennlig hilsen". Inkluder hele navnet ditt i tydelig skrift under signaturen for enkel lesing.
- Skriv pene bokstaver med god plassering, og alle avsnittene er nesten like lange.
Trinn 5. Kontroller stavemåten og grammatikken
Din klage kan bli ignorert hvis det er stave- og grammatiske feil. På tide å kontrollere stavemåten med en datamaskin før brevet skrives ut. La den andre personen lese brevet før du sender det.
Metode 3 av 3: Oppfølging av bokstaver
Trinn 1. Vent til den angitte tidsfristen utløper
Vær tålmodig og ikke gjør noe før den angitte tidsfristen. Hvis det ikke er noe svar, kan du ringe eller sende en e -post for å spørre om brevet ditt ble mottatt eller ikke. Ikke bli fordomt mot mottakeren av brevet.
Hvis du ikke har mottatt et svar på brevet eller hvis svaret er utilfredsstillende, kan du sende klagen til noen i en høyere stilling
Trinn 2. Send et brev til en høyere embetsmann
Hvis du ikke får en løsning etter å ha kommunisert med kundeservicedirektøren, kan du finne noen i en høyere stilling og skrive til ham eller henne. Når du sender et brev til en offiser med høyere rang, enten fra stab til veileder til direktør til visedirektør til direktør, legg ved den siste korrespondansen. Dermed får personen som mottar brevet fullstendig informasjon med siste status og forventes å kunne gi den beste løsningen på kort tid.
- Som et første skritt er det en god idé å sende inn en klage til kundeserviceavdelingen, i stedet for å gå direkte til presidenten. Kundeservicepersonell har en bedre forståelse av hvordan de skal håndtere klager, og brev som sendes til direktøren returneres vanligvis til denne avdelingen.
- Hvis du omgår kundeserviceavdelingen, kan det hende at klagen din ikke blir behandlet.
- Hvis du klager til direktøren eller administrerende direktør, må du skrive et brev med veldig klar, kortfattet og systematisk informasjon fordi han eller hun ikke vet hva som skjedde på forhånd.
Trinn 3. Se en advokat hvis du vil iverksette søksmål
Advokater forstår hvordan de skal anlegge søksmål ved domstolene. Husk at denne metoden bør være det siste alternativet. Et klagebrev som direkte diskuterer juridiske kanaler gjør innholdet i brevet usympatisk og din forespørsel om kompensasjon blir avvist. Det kan være at dette trinnet er selvødeleggende hvis trusselen din blir besvart.
Tips
- Sørg for å inkludere navn, hjemmeadresse, e -postadresse og telefonnummer (hjem, jobb, mobiltelefon). Be i tillegg leseren av brevet om å oppgi kontaktinformasjon slik at begge parter kan fortsette å kommunisere om fremdriften i klageløsningen.
- Les brevet igjen før du sender det, og vær positiv ved å gi korrekt og verifiserbar informasjon.
- Å klage på post er mer effektivt enn via e -post, faks eller skriving på selskapets blogg/nettsted. Mange selskaper prioriterer klager sendt gjennom offisielle brev.
- Ta vare på kopier av all korrespondanse og noter datoen brevet ble sendt.
- Ta deg tid til å reflektere over det som skjedde før du skriver et brev. Etter å ha tenkt litt over det, er du klar til å skrive et brev når du vet hvilken løsning du vil ha og hvordan du sender en forespørsel.
- Hvis du vil klage på noen, snakk om deres skuffende oppførsel. Ikke kritiser selskapet grundig. Hvis du motsetter deg selskapets retningslinjer, må du ikke kritisere e -postleseren eller ledelsen. Beskriv problemet og ønsket løsning.
- Dra nytte av nettsteder som åpner muligheter for forbrukere til å sende inn klager og finne ut om det er kjøpere som har hatt problemer med visse selskaper. Vi anbefaler at du lagrer en fil med forbrukerklager som sendes inn via dette nettstedet.
- Ikke send brev fra vitner som er legalisert. Hvis du vil avgjøre saken i retten, må du beholde vitnets uttalelse og navn. Husk at rettsgebyrene vanligvis er svært høye. Vi anbefaler at du inngår en uformell avtale eller gjennom voldgift.
- Ikke kritiser selskapet. Husk at du ønsker å få kompensasjon eller en løsning. Dette blir ikke aktuelt hvis du angriper leseren av brevet. Hvis du vil skrive et brev i en sterkere tone, unngå den passive stemmen, bruk en direkte og beskrivende språkstil. Si for eksempel at du er "på et tap" eller "vanskeligheter" som et resultat av dette problemet, i stedet for bare å "føle deg skuffet".
