Kanskje du må skrive en hendelsesrapport for å vurdere suksessen til et arrangement ved å sammenligne resultatene med målene. Denne rapporten kreves av selskapet eller den som holder arrangementet for å avgjøre om det må gjøres endringer. Det er flere måter å sikre at en vellykket hendelsesrapport er velskrevet. Du trenger det hvis du er vert for et annet arrangement!
Steg
Del 1 av 3: Kompilering av hendelsesrapporter
Trinn 1. Bestem presentasjonsstilen og formatet for hvert publikum
Hendelsesrapporter kan stiftes, stiftes i form av PDF -filer, PowerPoint -presentasjoner og så videre.
- Sørg for at hendelsesrapporten er organisert i klare seksjoner. Du må bestemme hvordan du skal sammenligne resultatene av hendelsen med dens mål. Oppsummer de viktigste resultatene av hendelsene som ble gjennomført.
- Tilpass hendelsesrapporter til behovene og interessene til hver sponsor og publikum. Vurder målene til sponsorene. Til en viss grad er sponsorer nøkkelpublikummet for hendelsesrapporter. De ønsker å vurdere kvalifiseringen til det sponsede arrangementet. Så sørg for at du vet hva de vil ha og hva som interesserer dem mest.
- Tilpass hendelsesrapporter for også å møte spesifikke behov angående unike arrangementer og sponsorer. Ikke skriv en rapport som om den var rettet mot en type publikum. Seniorledere og økonomiske ledere er også et annet publikum for arrangementrapporten din.
Trinn 2. Lag en prosess for å overvåke informasjonen som trengs gjennom hele arrangementet
Du kan ikke bare stole på minne.
- Overvåk viktig informasjon før, under og etter hendelsen for å lage mer spesifikke og fremfor alt mer effektive rapporter. Denne metoden lar deg også kompilere rapporter i henhold til en tidslinje.
- Vurder å gjennomføre løpende datainnsamling ved hjelp av flere personer, om nødvendig (inkludert praktikanter). I hovedsak bør rapportering ikke vente på at arrangementet er fullført.
Trinn 3. Oppsummer rapporten til hovedpunktene
Et av problemene med hendelsesrapporter er at de pleier å dekke lite av dagsordenen eller fokusere på søte utsagn. Ikke gjør det. Det er en god idé å markere kjernepunktene tydelig og analytisk.
- Velg noen viktige deler av arrangementet som skal diskuteres mer detaljert. Finn de tre tingene som skjedde mest vellykket, og de tre punktene som overrasket mest.
- Ikke fyll rapporten med uviktige detaljer, for eksempel lunsjmenyen eller et detaljert sammendrag av hele hovedpresentasjonen. Du må inkludere de tingene som er viktige.
Del 2 av 3: Legge riktig innhold i rapporten
Trinn 1. Skriv et sammendrag
Hendelsesrapporten må inneholde en oversikt som er en forkortet versjon av hele rapporten. Tenk på sammendraget som en introduksjon til hendelsesrapporten.
- Du kan lage to rapporter, en sammendrag laget for personer som er interessert i hendelsesutfallet, og en mer detaljert rapport for personer som er involvert i forberedelse, gjennomføring og sponsing av arrangementet.
- I sammendraget bør du diskutere og fokusere på de viktigste objektene og resultatene. Sammendraget skal være kort, bare en side eller to. Rapporten skal oppsummere de viktigste elementene i hendelsen, og inneholde en kort tolkning av dataene
Trinn 2. Inkluder dype visuelle hjelpemidler i rapportene
Ofte er rapporter mer effektive når de inkluderer grafer som illustrerer statistiske trender, i stedet for bare å rapportere en haug med tall til leseren.
- Hvis hendelsen inkluderer et nytt produkt, anbefaler vi at du tar med et bilde av produktet. Bilder som viser øyeblikket under arrangementet kan hjelpe leseren av rapporten til å få en ide om arrangementet som arrangeres. Prøv å ta bilder som viser sponsorens engasjement i arrangementet som skal dokumenteres i rapporten. Igjen, denne oppgaven kan ikke vente på at arrangementet er fullført.
- Du kan også inkludere prøver, reproduksjoner og andre eksempler som forekommer på stedet. Rapporter antall personer som mottok sponsede kuponger, etc. Dokumenter eksponeringen på stedet og utenfor stedet generert av arrangementet, i media, til publikum, for sponsorer.
Trinn 3. Dokumentere all reklame og medieeksponering
Vi anbefaler at du vurderer sammenligningen av de resulterende mediene med de angitte målene for arrangementet.
- Fokuser på trykte annonser og artikler som inneholder sponsorens navn og annonse, i tillegg til antall daglige avisutdelinger og annonsevurderinger.
- Dokumentere fjernsynsreklamer, offentlige kunngjøringer, verdier for pris- og ratingkort og nyhetsdekning.
- Ikke glem radiodokumentasjon, rangeringskortannonser, karakterer for reklame og kampanjer, reviderte rapporter og så videre.
Trinn 4. Inkluder en erklæring om formålet med hendelsen
Du må knytte hendelsens mål til resultatet, så sørg for å inkludere en påminnelse om arrangementets opprinnelige oppdrag og mål.
- Du kan inkludere en programliste over hendelser. Du bør også diskutere hvem som vil være de viktigste deltakerne under arrangementet. Hold det imidlertid kort.
- Sørg for at du bruker mye tid på å registrere og diskutere de spesifikke nøkkelresultatene for arrangementet og matche dem med resultatene som er registrert. Vær realistisk, og ikke søt ting som ikke fungerer som de skal.
Trinn 5. Inkluder økonomisk informasjon fra hendelsesrapporten
Du bør gi en detaljert diskusjon om arrangementets løpende budsjett og faktiske utgifter. Sørg for å inkludere en sammenligning av budsjettet ditt med faktiske utgifter, i tillegg til å markere noen av tingene som gikk bra og områder som trenger forbedring
- Du bør også spesifisere eventuelle kostnader, inkludert kostnader for markedsføring og salgsfremmende aktiviteter, personalutgifter og sponsorkostnader. Vi anbefaler at du oppretter et detaljert budsjett. Økonomisjefer og ledende ansatte vil se bevis for å støtte konklusjonene dine.
- Inkluder inntektsberegninger, for eksempel fra billetter, sponsorer og utstillinger. Sørg imidlertid for å sammenligne den faktiske inntekten med prognoser.
Trinn 6. Inkluder statistikk som er relevant for leseren
Ikke la rapporten bli fylt med søt informasjon. Antall personer som deltok på arrangementet er en av dataene du må inkludere. Vi anbefaler at du oppgir målbare data i rapporter.
- Statistikk og andre relaterte data som kan inkluderes, for eksempel antall salg og antall besøkende på en bestemt bod. Hendelsesrapporten vil være mer troverdig hvis dataene som er gitt er fullstendige. Inkluder informasjon om deltakere/besøkende. Inkluder demografi, besøkstall og forskningsresultater fra besøkende (f.eks. Kjøpsvaner).
- Rapporter antall personer som har svart på sponsede kampanjer, samt donasjoner til ideelle organisasjoner. Dokumentere den økonomiske effekten og ansattes deltakelse.
Trinn 7. Inkluder kvalitative elementer som kontekstualiserer dataene
Rapporten din bør inneholde litt statistikk, men du trenger også sitater fra mennesker for å gi kontekstrelatert tilbakemelding.
- Samle tilbakemeldinger og tilbakemeldinger fra deltakere og arrangementsteammedlemmer, slik at vurderingen av arrangementets suksess ikke bare kommer fra hendelsesrapportforfattere. Dette gjør rapporten mer troverdig.
- Vurder også å inkludere tredjepartsforskning. Å sette verdi på medieeksponering er et eksempel på hva tredjeparter kan forske på.
- Plassverdi og eventforberedelse. Du bør ta deg tid til å vurdere nettstedets effektivitet og forberedelse fra en annen persons synspunkt. Diskuter hvordan du bruker plassen til konferanser, arrangementer, etc.
Del 3 av 3: Fullføring av hendelsesrapporten
Trinn 1. Lag en hendelsesrapport i tide
Prøv å skrive og publisere rapporten så snart som mulig etter hendelsen. Sørg for å planlegge dette i kalenderen din for å sikre at det er i tide. Noen anbefaler å publisere rapporten 30 dager etter hendelsen, men andre hevder at rapporten bør publiseres bare noen få dager etter hendelsen.
- Når fristen er, må du passe på at du ikke går glipp av den. Kanskje du skriver en hendelsesrapport for et byrå som er forespurt av en bestemt klient. Vær oppmerksom på alle forespørsler.
- I hovedsak forventer publikummet en grundig og rettidig rapport. Så lag rapporter som lever opp til forventningene og ikke vent for lenge med å bli foreldet.
Trinn 2. Gjennomgå hendelsesrapporten
Sørg for at hendelsesrapporten bruker god grammatikk og er fri for stavefeil, tegnsetting og andre feil.
- Sørg for at svarene dine ikke er grunne. Som hovedregel bør du bruke "vis, ikke fortell" skriveteknikk. Dette betyr at du bør gi noen spesifikke eksempler for å støtte de generelle punktene som er gjort i rapporten.
- Ikke glem publikummet ditt, og sørg for at skrivingen av rapporten ser formell og profesjonell ut. Hendelsesrapporter er ikke uformelle dokumenter; Dette dokumentet er viktig for å avgjøre om det er mulig å anskaffe arrangementet, så det må høres autoritativt ut.
Tips
- Ta flere bilder enn du trenger. Jo flere valg, jo bedre.
- Når du samler sitater fra ledere og planleggere, ikke gå direkte til dem. De er mennesker som fremdeles er der lenge etter at arrangementet er avsluttet. Det er best å først stille spørsmålet til folk i mengden, da de vil være de første som forlater. Ikke forstyrr høyttaleren eller eventlederen hvis han eller hun er opptatt. De vil kunne avhøres senere.
- Når du samler sitater, hold samtalen normal og fortsett å stille spørsmål naturlig til den andre personen er villig til å si sitt.
- Samle flere sitater enn du trenger. Jo mer jo bedre.
- Et godt bilde kan vise hvordan arrangementet gikk eller hvordan folk reagerte på arrangementet.
- Prøv å ta bilder som viser det store bildet av hendelsen som helhet, inkludert bilder av mengden og høyttalere i ett bilde for å vise leserne størrelsen på arrangementet.
