Hvis jobben din krever at du kontakter kunder via telefon, vil du sannsynligvis legge igjen talemeldinger mye. Men hva trenger du egentlig å si etter at et pip høres på telefonen? Å levere all relevant informasjon via telefonsvarer kan være skremmende, så mange detaljer blir oversett. Bytt ut den improviserte levering av talemeldinger med riktig system. Gjennom noen få punkter som er lett å huske, kan du sikre at all viktig informasjon blir formidlet til mottakeren, slik at sjansene for å få et anrop tilbake vil øke.
Steg
Metode 1 av 3: Introdusere deg selv
Trinn 1. Bruk en passende tone
Så snart meldingen begynner å bli spilt inn, snakk med en klar og lett hørbar stemme. Ikke mumle eller snakk for fort. Prøv å få stemmen din til å lyde attraktiv og energisk for å få lytterens oppmerksomhet. Selv om han ikke kan se deg, vil tonen din være klar. Så sørg for at du bruker den riktige tonen.
- Uttale hvert ord høyt. Et dårlig signal kan skjule stemmen din, til og med få ordene til å gå tom. Stemmen til vanlig samtale kan høres utydelig når du ringer.
- Stemmekvaliteten din skal gjenspeile formålet med samtalen. For eksempel kan du legge igjen en høy talemelding for å gratulere niesen med eksamen. Imidlertid, hvis du ønsker å uttrykke dine kondolanser, legg igjen en alvorlig og respektfull talemelding.
Trinn 2. Si navnet ditt
Oppgi navnet ditt i begynnelsen av meldingen. På denne måten vil personen i samtalen vite hvem du er. Enkle ord, for eksempel "Dette (kallenavnet ditt)" kan brukes i en rekke situasjoner. Du kan også bruke mer høflige setninger, for eksempel "Mitt navn er (fullt navn)" hvis personen som ringer aldri har møtt deg. Venner og familie kan kjenne deg igjen uten ytterligere identifikasjon. Hvis samtalen er arbeidsrelatert, trenger samtalemottakeren et navn for å vite formålet med samtalen, slik at de kan samhandle mer personlig.
- Trinnene ovenfor høres trivielle ut, men de blir ofte glemt av nervøse innringere når de forlater talemeldinger.
- Hvis du har en profesjonell tittel eller selvbeskrivelse som kan hjelpe innringeren med å identifisere deg, oppgi det etter navnet ditt. For eksempel "Jeg heter Dr. Arief, en radiolog ved Tangerang General Hospital”, eller“This is Tasya, I am Selvy’s mother that is in the same class as your child.”
Trinn 3. Oppgi telefonnummeret ditt
Oppgi telefonnummeret ditt etter at du har nevnt navnet. De fleste telefonmottakere venter til slutten av telefonsvareren for å få kontaktinformasjon, men hvis mottakeren ikke fjerner den umiddelbart, må de starte meldingen på nytt. Husk å snakke sakte og tydelig når du nevner telefonnummeret slik at mottakeren kan høre det godt.
- En enkel måte å si et telefonnummer på i begynnelsen av en melding er å si noe som "Dette er (navnet ditt), mitt nummer (telefonnummeret ditt)" eller "Dette er (navnet ditt) fra nummeret (telefonnummeret ditt)."
- Selv om anrops -ID -funksjonen lar mottakeren se nummeret ditt, anbefales det fortsatt å nevne telefonnummeret i tilfelle nummeret ditt ikke blir lagret eller du vil at mottakeren skal ringe deg til et annet nummer.
Trinn 4. Gjør tilkoblingen
Når du hører forretningsrelaterte talemeldinger fra ukjente avsendere, vil folk begynne å føle seg mistenksom eller miste interessen hvis de ikke vet hvem du er og hva formålet med samtalen er. Ro dem ned ved å nevne navnet på en kjent venn eller personen som ga nummeret. Igjen kan denne metoden få samtalen til å føles mer personlig. Talemeldinger vil være intetanende, og du vil mest sannsynlig få svaret du forventer.
- Prøv å gjøre en kort introduksjon for å gi lytterne beskjed, for eksempel "Jeg fikk dette nummeret fra Andi, som sa at du skulle selge båten din."
- Selv om du ikke ringer til virksomheten, kan opprettelsen av en personlig forbindelse få mottakeren til å føle seg mer komfortabel. "This is Bob, your neighbour across the house" høres vennligere ut enn "This is Bobby Rahmadika Setiawan".
Metode 2 av 3: Forklar dine behov
Trinn 1. Tenk på hva du skal si på forhånd
Før du legger igjen en telefonsvarer, må du vite hva du prøver å formidle. Dette er ikke et problem hvis du har et bestemt mål i tankene, men å høre pipene som signaliserer at en telefonsvarer blir spilt inn, kan gjøre noen nervøse. Del informasjonen du vil formidle i flere punkter, og forklar deretter alt før du legger på.
- Spesielt for svært viktige talemeldinger kan du skrive et grovt skript før du tar opp meldingen.
- Hvis du plutselig stammer, fokuserer du på å kort nevne navnet ditt, kontaktinformasjon og årsak til å ringe.
- Tenk deg at du sender en talemelding for å legge igjen en romantisk melding angående en dato kvelden før. Tenk deg en talemelding du skal levere før du tar opp meldingen, kan gi deg en kul, rolig og behagelig følelse i stedet for å være nervøs og sjenert.
Trinn 2. Hold meldingen kort
Begrens telefonsvareren til 20-30 sekunder. Sjelden trenger du en talemelding lengre enn den varigheten. Du vil ikke at mottakere skal bli lei av å høre meldinger som er for lange og ordrike. Hold fokus og få meldingen rett til poenget. Korte meldinger kan utløse nysgjerrighet slik at mottakeren er interessert i å ringe tilbake.
- På den annen side, hvis telefonsvareren din er for kort, kan mottakeren synes det er uviktig, og deretter slette den uten å bli lyttet til først. Dette er tilbøyelig til å skje hvis du ringer fra et ukjent nummer.
- Hensikten med å legge igjen en telefonsvarer er å få noen til å ringe tilbake, ikke å dele all informasjonen du ønsker å gi ved en direkte samtale.
Trinn 3. Start telefonsvareren med den viktigste informasjonen
Ikke slå deg rundt med årsakene dine til å ringe. Hvis du bare vil spørre hvordan du har det, kan du bare si det. Hvis du vil tilby en bestemt vare, eller bekrefte en avtale, si det. Lyttere vil raskt miste interessen og slette meldingen hvis du ikke nevner formålet med samtalen i begynnelsen av meldingen.
- Du har veldig lite tid til å få frem budskapet. Hvis du snakker for mye, kan lytterne dempe meldingen før den får viktig informasjon.
- Det er bedre å levere dårlige nyheter, for eksempel "Pappa på sykehuset" direkte, og deretter bruke resten av tiden til å formidle sympati og forklaringer, i stedet for å gå rundt og rundt til lytteren er bekymret.
Trinn 4. Legg igjen meldinger personlig og organisk
Motstå trangen til å snakke like stivt som på telefonen. Vær vennlig, vær deg selv og snakk naturlig. Folk kan oppdage en selger som prøver å få dem til å kjøpe noe, og det er mer sannsynlig at de lytter til telefonsvareren din hvis de føler seg nærmet på en høflig måte.
Å snakke som om du leser et manus vil gi inntrykk av at lytteren bare er en av mange du ringer for å tilby det samme
Metode 3 av 3: Lukking av telefonsvarer
Trinn 1. Kast inn et spesifikt spørsmål eller en forespørsel
Når du avslutter meldingen, forklarer du hvorfor du vil at mottakeren skal ringe tilbake. Still et spesifikt spørsmål eller send en forespørsel som vil motivere ham til å ta telefonen. Hvis mottakeren føler seg forvirret eller usikker på destinasjonen etter å ha hørt talemeldingen, var meldingen mislykket.
- Prøv å bruke setninger som "Gi meg beskjed hvis du liker oppskriften som er sendt" eller "Jeg vil være interessert i å høre ideene dine om dette forslaget."
- Folk er mer motiverte til å ringe tilbake hvis du sender en bestemt forespørsel i stedet for bare å si "Ring tilbake, ok."
Trinn 2. Gjenta navnet ditt og kontaktinformasjonen
Avslutt meldingen med å gjenta navnet ditt og telefonnummeret ditt. Gjenta telefonnummeret ditt to ganger slik at mottakeren ikke feiler og kan ta notater. Sørg for å inkludere alle nyttige detaljer når mottakeren ringer tilbake, for eksempel når du har tid og når det er best å ringe.
- Å si telefonnummeret mer enn to ganger på slutten av en melding er for mye og kan være støtende for mottakeren av meldingen.
- Du trenger ikke å øve på dette trinnet hvis meldingen blir formidlet tilfeldig til venner eller familie.
Trinn 3. Ikke avslutt meldingen ordrett
Når det er på tide å legge på, ikke fortsett å prate eller forlenge meldinger unødvendig. Hvis mottakeren ikke er noen du bryr deg om, er det ikke nødvendig å legge igjen søte ord. Jo lengre meldingen er, desto mindre oppmerksomhet vil den motta fra mottakeren. Så ikke miste fokus på slutten. Takk for tiden du har gitt, og la ham fortsette kommunikasjonen.
- Avsluttende ord som "Jeg gleder meg til å høre fra deg" er mye varmere og mer effektive enn tøffe kommersielle ord, som "Ha en fin dag."
- Ikke dra konklusjoner eller oppsummer budskapet ditt på slutten. Hvis mottakeren trenger å repetere visse detaljer, kan han eller hun spille av meldingen din senere.
Tips
- Husk da du fikk en telefonsvarer som fikk deg til å tenke "Hva vil denne personen?" Legg igjen en talemelding som du vil høre.
- Oppgi en e -postadresse eller kontaktinformasjon i tillegg til telefonnummeret ditt hvis dette fortsatt er relevant for din interaksjon med mottakeren av meldingen.
- Husk å nevne datoen hvis du legger igjen en melding med tidsrelatert informasjon.
- Smil! Smilet ditt blir formidlet, selv om det ikke er synlig.
- Hvis du ringer for å ta opp et sensitivt emne, begrenser du informasjonen som deles i telefonsvareren, slik at ingen andre kan høre.
- I en nødssituasjon eller naturkatastrofe, bruk telefonsvarer for å formidle at du har det bra.
Advarsel
- Hvis du prøver å få noen til å ringe tilbake, ikke fortell dem om tidligere svikt i samtalen. Dette vil irritere lytteren, og han vil ikke føle seg komfortabel med å gjøre forretninger med deg.
- Profesjonelt bør du alltid legge igjen en telefonsvarer hvis personen på telefonen ikke svarer. Å se mange tapte anrop uten talepost indikerer at virksomheten din ikke er viktig.
