Forretningsrapporter er et av de mest effektive kommunikasjonsmidlene i dagens forretningsverden. Fordelene med forretningsrapporter er mange. Bedrifter eller enkeltpersoner kan bruke forretningsrapporter til å ta viktige beslutninger. Hvis du vil skrive en god forretningsrapport, kan du lære hvordan og forstå formålet med å skrive en rapport.
Steg
Del 1 av 2: Bestem hvilken type virksomhetsrapport du vil skrive
Trinn 1. Bruk forretningsrapporter for å formidle ideer
Denne rapporten kalles en "begrunnelses-/anbefalingsrapport". Du kan bruke denne rapporten til å dele ideer med din leder eller direktør. Vanligvis må du utarbeide et sammendrag og hoveddelen av rapporten. Oppsummering er et middel for å formidle ideer. Kroppen inneholder informasjon om fordeler, kostnader, risiko og annen informasjon knyttet til ideen din.
For eksempel vil du kjøpe en skriver for din divisjon. For å overbevise lederen om at skriveren virkelig er nødvendig, utarbeider du en begrunnelses-/anbefalingsrapport for formelt å sende en forespørsel om kjøp av skriver til ledelsen
Trinn 2. Presenter risikoen som følger med forretningsmuligheten
"Undersøkelsesrapporter" hjelper beslutningstakere til å vurdere risikoen som må møtes når de ønsker å iverksette bestemte handlinger, slik at ledelsen kan forutse utilsiktede konsekvenser. Denne rapporten består av en introduksjon, et hovedtekst og en konklusjon. Forordet inneholder viktig informasjon om spørsmålet som blir undersøkt. Kroppen inneholder en forklaring av fakta og resultatene av etterforskningen. Konklusjonen inneholder en oppsummering av rapporten.
For eksempel ønsker farmasøytisk selskap X å jobbe med farmasøytisk selskap Y som står overfor et problem. Firma X ønsker ikke å jobbe med selskaper som for øyeblikket har eller har opplevd økonomiske problemer. Derfor søker selskap X fullstendig informasjon om selskap Y og utarbeider deretter en undersøkelsesrapport for å diskutere de økonomiske dataene til selskap Y med økonomidirektøren
Trinn 3. Presentere informasjon om samsvar for offentlige etater
Denne rapporten, ofte referert til som en "samsvarsrapport", er nyttig for å demonstrere selskapets ansvarlighet ved å bevise overfor offentlige etater (by, provins, sentral, etc.) at ledelsen jobber i henhold til gjeldende lover/forskrifter og styrer økonomi i henhold til prosedyrer. Denne rapporten består av en introduksjon, et hovedtekst og en konklusjon. Forordet inneholder en forklaring på hovedemnene som er dekket i rapporten. Bagasjerommet inneholder data, fakta og annen informasjon som offentlige etater trenger å vite. Konklusjonen inneholder en oppsummering av rapporten.
For eksempel må styret i et statlig forsikringsselskap presentere for finansministeren at ledelsen i selskapet utføres i samsvar med gjeldende lover og forskrifter i 2019. For dette utarbeider styret en årlig samsvarsrapport for å presentere selskapets aktiviteter i løpet av 2019
Trinn 4. Presentere gjennomførbarheten av den foreslåtte ideen eller prosjektet
En rapport som inneholder en forklaring for å avgjøre om en idé blir akseptert eller avvist, kalles en "gjennomførbarhetsrapport". Denne rapporten består av et sammendrag og et brødtekst. Sammendraget inneholder ideer, mens kroppen skisserer fordeler, mulige problemer, kostnader og andre spørsmål knyttet til den foreslåtte ideen. Ledelsen kan bruke mulighetsrapporten til å svare på følgende spørsmål:
- Kan dette prosjektet fullføres innenfor økonomibudsjettet?
- Er dette prosjektet lønnsomt?
- Kan dette prosjektet fullføres i henhold til en forhåndsbestemt tidsplan?
Trinn 5. Presentere forskningsresultater oppnådd gjennom studien
En "forskningsrapport" presenterer resultatene av en detaljert studie av et veldig spesifikt problem eller problem. Denne rapporten består av et sammendrag (sammendrag), forord, metoder som brukes, forskningsresultater, konklusjoner og forslag. Når du lager en rapport, må du informere resultatene av studiene som brukes som referanser.
For eksempel ønsker ledelsen å gjennomføre en undersøkelse som involverer alt personell for å avgjøre om det er nødvendig å forby ansatte å røyke i selskapets kantine eller ikke. Personen som gjennomfører studien vil skrive en rapport om forskningsresultatene
Trinn 6. Hjelp selskapet med å forbedre retningslinjene, produktene eller prosedyrene gjennom konsekvent tilsyn
Deretter utarbeider du en "periodisk rapport" som skrives hver bestemt tidsramme, for eksempel ukentlig, månedlig, kvartalsvis, etc. Denne rapporten presenterer selskapets effektivitetsnivå, fortjeneste/tap og andre data for en viss periode.
For eksempel vil en apotekseier be selgeren om å presentere en månedlig salgsrapport hver tredje i den påfølgende måneden
Trinn 7. Gi en rapport i tilfelle av visse situasjoner
I motsetning til periodiske rapporter, blir "situasjonsrapporter" skrevet for spesifikke behov, for eksempel å bare gi informasjon i møter eller rapportere om innsats for å håndtere naturkatastrofer. Denne rapporten består av en introduksjon, et hovedtekst og en konklusjon. Innledningen inneholder en forklaring av hendelsene som er rapportert og gir en kort oversikt over problemene som er omtalt i rapporten. Avslutningsvis, forklar løsningene som har vært og vil bli gjennomført.
Guvernøren ber for eksempel ordføreren om å levere en situasjonsrapport etter at det oppstår en orkan i området under hans ansvar
Trinn 8. Presenter noen løsninger for å løse problemet
"Referanserapporten" presenterer flere løsningsalternativer for å ta beslutninger. I henhold til formålet anbefaler forfatteren flere handlinger som må utføres. Denne rapporten består av en introduksjon, et hovedtekst og en konklusjon. Forordet forklarer formålet med å skrive rapporten. Torsoen uttrykker situasjonen eller problemet ved siden av flere løsningsmuligheter. Konklusjon formidler den beste løsningen.
For eksempel ønsker et bilfirma å bygge en fabrikk i Asia. Når du skriver referanserapporten, må du liste opp maksimalt 3 land i henhold til selskapets behov og foreslå den beste plasseringen i konklusjonen
Del 2 av 2: Skrive en forretningsrapport
Trinn 1. Bestem formålet med å skrive og formatere rapporten
Spør deg selv hvorfor du vil skrive en forretningsrapport. Velg rapporttype i listen ovenfor i henhold til målene som skal oppnås.
- Uansett årsak, må du sette deg korte og klare mål. Rapportlesere blir forvirret hvis målformuleringen er langvarig, slik at troverdigheten til rapporten tviler.
- Avdelingen din trenger for eksempel ytterligere kampanjemidler. Når du skriver rapporten, må du fokusere på det nåværende reklamebudsjettet og presentere en effektiv arbeidsplan for å få mest mulig ut av tilleggsmidlene.
Trinn 2. Vurder publikummet som skal lese rapporten
Rapportlesere kan komme fra utenfor selskapet (ikke ansatte) eller fra selskapet. Når du skriver en rapport, bør du vurdere hvor godt leseren forstår eller har informasjon om problemet som diskuteres. Tenk også på hvor nyttig informasjonen som presenteres i rapporten vil være for leseren.
- Den som vil lese rapporten, er det økonomiske aspektet alltid topp prioritet for ledelse eller kunder.
- For eksempel vil du implementere et jobbdelingsprogram i din divisjon. For dette må du skrive en forretningsrapport som vil bli lest av personaldirektøren, operasjonsdirektøren og administrerende direktør. Vurder muligheten for at de allerede vet om programmet, slik at du kan gi relevant informasjon i rapporten. Hvis ledelsen aldri har diskutert et stillingsprogram, er rapporten din informativ og nyttig. Hvis selskapet allerede har planlagt dette programmet, vil rapporten din være ineffektiv og mindre overbevisende.
Trinn 3. Bestem hva som må læres
Det vanskeligste trinnet når du utarbeider en forretningsrapport er ikke å skrive. Det er vanskeligst å trekke konklusjoner og samle støttedata. Du må ha et bredt spekter av ferdigheter, for eksempel å samle inn data og analysere markedet. Hva trenger du og ledelsen å vite for å kunne ta informerte beslutninger om temaene som er dekket i rapporten din?
Trinn 4. Samle relevante data for å skrive en rapport
Sørg for at støttedataene du gir er et resultat av forskning. Ellers kan du miste troverdigheten. Datainsamling bestemmes også av typen rapport som skal skrives. Sørg for at du bruker data som er nøyaktige og relevante for formålet med å skrive rapporten.
- Data fra interne kilder er vanligvis raskere å samle inn. For eksempel kan produktsalgsdata rekvireres fra salgsavdelingen via telefon. Dermed blir dataene umiddelbart mottatt og inkludert i rapporten.
- Eksterne data kan fås fra selskapet. Hvis andre avdelinger har samlet og analysert forbrukerdata, kan du be om det, slik at du ikke trenger å gjøre din egen forskning. Dataene som trengs må skreddersys for forretningsområdet, men forretningsrapportforfattere trenger vanligvis ikke å forske først.
- For eksempel, hvis du vil skrive en begrunnelse/anbefalingsrapport, gjør noen undersøkelser for å finne ut fordelene med ideene som presenteres, og inkluder deretter resultatene av forskningen i rapporten.
Trinn 5. Bestem hvordan du skal strukturere rapporten før du skriver
Denne beslutningen er påvirket av formålet med å skrive rapporten. For eksempel er det annerledes hvordan du utarbeider en samsvarsrapport og en gjennomførbarhetsrapport. Begynn å skrive når du kan finne ut hvordan du kompilerer rapporten.
- Sorter støttedataene i flere grupper. Forretningsrapporter inneholder vanligvis et vell av data og informasjon. Å dele data i grupper er nøkkelen til å lykkes med å skrive en god forretningsrapport. Vis for eksempel salgsdata separat fra kundedata og inkluder en tittel for hver dataoppsummering.
- Kompiler rapporter ved å sortere sammendragsdata etter tittel for å gjøre det enkelt å lese og forstå. Dermed kan dataene som presenteres, støtte hovedformålet med å skrive rapporten.
- Noen ganger må du vente på at noen andre skal analysere eller legge inn data. Mens du venter, kan du behandle det komplette datasettet.
Trinn 6. Trekk konklusjoner og gi konkrete forslag
Sørg for å trekke logiske konklusjoner ved å bruke dataene i rapporten. Forklar handlingene som må gjøres ut fra disse konklusjonene.
Hver løsning du foreslår må følges av spesifikke, målbare handlinger. Beskriv eventuelle endringer i stillingsbeskrivelsen, tidsplanen eller allokering av midler som er nødvendig for å implementere den nye arbeidsplanen. Sørg for at forslagene dine støttes av data som beviser at ledelsen er i stand til å nå målene ved å implementere løsningene som presenteres i rapporten
Trinn 7. Forbered et sammendrag
Dette sammendraget vil være den første siden av virksomhetsrapporten, men er skrevet helt til slutt. Sammendraget er et middel til å presentere resultatene av studien og konklusjoner for å gi et glimt av innholdet i rapporten hvis noen ikke har tid til å lese den til slutten. Som en illustrasjon er et sammendrag som en filmtrailer eller et avhandlingabstrakt.
Denne rapporten kalles sammendraget fordi travle ledere bare kan lese dette sammendraget. Formidle viktig informasjon til overordnede i 200–300 ord i form av et sammendrag. Han kunne lese videre hvis han ville vite detaljene
Trinn 8. Bruk infografikk til å formidle spesifikke data
Noen ganger må du oppgi kvantitative data ved hjelp av grafer eller diagrammer. Presenter data med forskjellige farger for å gjøre det mer attraktivt og lett å forstå. Bruk punkter, sekvensielle tall eller tabeller for å gjøre dataene lettere å lese. Dette trinnet får presentasjonen av dataene til å se annerledes ut for å vise dens betydning.
- Vanligvis får bilder virksomhetsrapporter til å se mer attraktive ut. Rapporter virker monotone hvis de bare inneholder tekst og tall. Presenter relevant og nyttig infografikk, men ikke overdriv.
- Skriv informasjonen i bokser på en side som er nesten helt tekst, ingen tabeller eller tall. Fulltekstsider pleier å være kjedelige. Et sammendrag av viktig informasjon kan presenteres i en eske.
Trinn 9. Liste opp informasjonskildene
Avhengig av hvilken type forskning du gjør, må du kanskje oppgi informasjonsleverandøren. I en forretningsrapport tar en bibliografi eller kildeside sikte på å gi informasjon til leseren hvis han vil kontrollere eller se etter andre data.
Bruk riktig format når du inkluderer sitater i rapporter etter virksomhetstype
Trinn 10. Sjekk rapporten 2 ganger
Du virker ikke alvorlig når du rapporterer stave- eller grammatiske feil. Disse feilene setter spørsmålstegn ved studiens troverdighet. I tillegg presenter klar og entydig informasjon.
- For eksempel, ikke bruk ord som er vanskelig å forstå eller setninger som er for lange.
- Unngå forskjellige samtaler.
- Hvis rapportleseren er i samme virksomhet, kan du bruke sjargong eller fagtermer, men ikke overdriv.
- Vanligvis skrives forretningsrapporter ved hjelp av den passive stemmen. Denne rapporten er et eksempel som viser at det er bedre å skrive med passive setninger enn aktive setninger.
- Når du sjekker rapporter, kan feil overses fordi du skrev selv. Be en støttende kollega lese rapporten din og be om tilbakemelding. Det er mye bedre å vite feil fra kolleger, enn fra overordnede. Dra fordel av input fra andre fagfeller for å forbedre rapporter mens du tar hensyn til forslag.
Trinn 11. Lag en innholdsfortegnelse
Skriv en forretningsrapport i henhold til det offisielle formatet ved å lage en innholdsfortegnelse som er nyttig som referanse når du søker etter en bestemt side. Inkluder sidetallene til hver del av rapporten i innholdsfortegnelsen, spesielt sammendraget og konklusjonen.
Trinn 12. Tid for å binde rapporten
Den beste måten å forbedre en rapport som gir nyttig nyttig gjennomgang, er å binde den så godt som mulig, for eksempel ved å bruke spiraltråd, bindemidler eller pappdeksler. Dermed ser rapporten pen og attraktiv ut slik at andre vil lese den til slutt.
