Introduksjonsbrev brukes mest i forretningskommunikasjon, for å opprette kontakt, be om informasjon eller lage en oversikt over et nytt produkt eller en ny tjeneste. Vanligvis skriver du et introduksjonsbrev til noen du ikke kjenner personlig, noe som gjør det litt vanskelig når det gjelder følelse eller stil. Imidlertid kan du lære noen raske tips for å gjøre brevet ditt like konsist, lesbart og effektivt som ønsket introduksjon.
Steg
Del 1 av 3: Skrive innledningen
Trinn 1. Send brevet ditt til en bestemt person, når det er mulig
Et introduksjonsbrev bør rettes best mulig til noen som vil lese det. Hvis du sender til en generell konto eller et ansettelsesfirma og er usikker, er det OK å rette brevet til "Alle berørte" eller ansettelseslederen eller den spesifikke tittelinnehaveren.
Begynn brevet ditt med å angi posisjon, tittel eller rolle og grunnen til å skrive brevet. Vanligvis trenger du ikke å inkludere navnet ditt i bokstaven fordi navnet ditt står på signaturen
Trinn 2. Angi dine mål tydelig
Du må formidle årsaken til at du skrev brevet så tidlig som mulig. Hva vil du? Hvorfor skrev du brevet? Hvis slike spørsmål noen gang dukker opp i hodet til en sjef eller et selskap, er sjansen stor for at brevet ditt havnet i søpla i stedet for å bli intervjuet.
Stopp jakten: "Jeg skriver for å spørre om en ny finansiell veileder ledig stilling" eller "jeg skriver for å beskrive en ny produktfunksjon som firmaet mitt nylig har gitt ut" er virkelig effektive formålsetninger for å være en av de første setningene. brev
Trinn 3. Lag en passende følelse eller stil for brevet
Når du skriver et introduksjonsbrev, er det best å ha en konsekvent og kompetent stil som høres merkelig ut eller høres for stylet eller teknisk ut. For et introduksjonsbrev bør brevet ditt være profesjonelt, men ikke kaldt eller stivt. Det er nødvendig å inkludere et element av menneskelig varme i brevet mens du holder det generelle innholdet profesjonelt.
- En vanlig feil som uerfarne forfattere gjør er å desperat prøve å unngå forkortelser som fører til inntrykk av at brevet er en oversettelse, ikke et skriftlig brev. Bruk forkortelser/sammentrekninger, la det høres flytende ut som samtale, men fremdeles profesjonelt. La brevet representere deg.
- Ikke prøv å høres smart ut ved å erstatte vanlige ord med ordene i synonymordbok/ordbok. Dette er ikke en masteroppgave, men et introduksjonsbrev. Bruk presise og konsise ord.
Trinn 4. Opprett en personlig tilkobling
Forklar hvordan du fant ut om jobben, stillingen eller selskapet du leter etter, og opprett en forbindelse. Når du leser et introduksjonsbrev, bør arbeidsgiver eller ansettelseskoordinator ha et klart bilde av hvem du er, hvorfor du vil ha jobben, og om du passer godt for jobben eller ikke. Hvis denne forbindelsen er sterk nok, vil du bli kalt til intervju, og det gir deg muligheten til å få jobben.
Hvis du har forbindelser med noen som jobber for selskapet eller du til og med ble henvist til å søke, eller hvis du kjenner noen som har hatt bistand fra byrået ditt i arbeidet sitt, er det en god idé å presentere deg selv inne i brevet. Dette kan røre noens minne ("Å, dette er personen Joko snakket om!"), Eller få dem til å huske fra starten
Del 2 av 3: Skrive innholdet i et brev
Trinn 1. Koble kvalifikasjonene dine til stillingen du søker
Hvis du prøver å beskrive dine kvalifikasjoner, ferdigheter eller evne til å håndtere en jobb eller et prosjekt, er det en god idé å lage en klar lenke i noen få setninger og forklare hvordan din erfaring relaterer seg til din evne til å gjøre dette, enten det er en ny stilling, en overføring eller en ny jobb. helt ny.
- Beskriv din erfaring innen feltet eller bransjen som angitt i referansen i brevet. Hvis du har rettet introduksjonsbrevet ditt som nevnt tidligere, vil det fokusere på et slags yrkes- eller bransjefelt. Det er en god idé å inkludere spesifikke ferdigheter og erfaring for å gjøre brevet mer effektivt.
- Å ønske seg jobb er ikke det samme som å ha kvalifikasjoner for jobben. Hvis du i innledningen forklarer at du vil bli oppringt til et jobbintervju fordi du føler at du virkelig passer inn, trenger du ikke gjenta det femti ganger. Å skrive at du "virkelig trenger denne jobben" gjør deg ikke til en oppsiktsvekkende kandidat.
Trinn 2. Vær så spesifikk som mulig
Angi et tidspunkt du kan møte personlig, eller uttrykk det du håper å se senere i svaret på brevet ditt. Hvis du vil snakke mer om dine kvalifikasjoner i et intervju, bare si det. Hvis du virkelig vil ha jobben, bare si det. Lær alt om ansettelsesprosessen eller søknadsprosessen du skrev, og spør deretter om neste trinn i prosessen.
Fokuser følgebrevet mot et bestemt stillingsnivå. Type jobb eller stilling trenger ikke å være eksplisitt angitt, men husk hva slags resultater du leter etter for å holde brevet relevant
Trinn 3. Ikke ta med informasjon som allerede er på CV -en din
Det er en dårlig idé å sette titler, æresbevisninger og kjente navn i et brev. Å gjenta lett synlig informasjon på et CV er sløsing med plass i brevet. Ikke skriv ned informasjon som kan samles raskt og enkelt andre steder. Du skriver for å selge deg selv og skape muligheter.
Trinn 4. Skriv med sikte på å få en samtale
Kanskje du ikke vil få en jobb eller noe bare ved hjelp av et brev alene. Ved å skrive et brev får du deg til døren, en mulighet til å bevise deg selv og dine evner til å være den personen eller den ansatte som brevleseren trenger. Av denne grunn er det en god idé å komme rett til poenget, fokusere på dine kvalifikasjoner så vel som din forbindelse til stillingen og jobbe deg opp til neste trinn i prosessen, det være seg intervjuet eller annen ansettelsesfase.
Gjenta den viktigste informasjonen i avslutningsdelen. Før du lukker brevet med en hilsen, er det lurt å gjenta det du vil direkte
Del 3 av 3: Revidere og finjustere bokstaver
Trinn 1. Revider og korriger brevet ditt
Etter å ha skrevet et brevutkast, er det nødvendig å gå tilbake til brevet ditt og forbedre det fra setningsstruktur og så videre. Alle gode forfattere vet at et verk ikke kan kalles ferdig før det er revidert. Når du er ferdig med å skrive brevet, er den vanskeligste delen over, men det er fortsatt tid til å finpusse og finpusse det.
- Å revidere er mer enn bare å slette skrivefeil eller rette stavefeil. Se over brevet ditt igjen og sørg for at det er et samsvar mellom emnet og verbet, betydningen er klar, og brevet ditt oppnår det tiltenkte formålet.
- Når du tror skrivingen er ferdig, kan du begynne å kontrollere og søke etter de "siste viktige tingene", de siste minuttene som inkluderer å rette skrivefeil, stavefeil og formatere brevet.
Trinn 2. Lag et enkelt og konsist brev
Generelt bør et introduksjonsbrev ikke være lengre enn forsiden av siden, eller mellom 300 og 400 ord. Uansett årsak, er det en god sjanse for at du skriver til noen som må håndtere mye papir på en gitt dag, og han vil ikke se et langt, overflødig introduksjonsbrev. Det er synd at hardt arbeid havner i søpla, så hold det kort. Bare fokuser på å prøve å formidle den viktigste informasjonen i brevet ditt.
Trinn 3. Formater bokstaven slik den skal være
Bokstaver bør være riktig orientert på siden, med en spesifikk introduksjon, brødtekst og en kortfattet avslutning. Hvis du skriver et kort avsnitt uten kontaktinformasjon eller hilsener, får du ikke jobben, eller du kommer ikke til introduksjonen.
- Ta med en passende CV eller CV, som vedlegg til introduksjonsbrevet. Introduksjonsbrevet bør være det første i applikasjonspakken.
- Inkluder god kontaktinformasjon. Gjør de siste redigeringene av introduksjonsbrevet, og pass på at du har inkludert viktig kontaktinformasjon, vanligvis plassert i øvre høyre hjørne av brevhodet. Inkluder en e -postadresse, telefonnummer og annen grunnleggende kontaktinformasjon.
Trinn 4. Vurder å inkludere notater
Noen lærere skriver forretningsbrev og kommunikasjonseksperter foreslår at du legger til den mest relevante eller mest presserende informasjonen i et notat eller et notat i brevet. Grunnen er at dette ofte fungerer bra når det gjelder hvordan mennesker behandler kommunikasjon i form av et brev. I stedet for å sette viktig informasjon på slutten, kan en viktig note eller note være mer effektiv. Selv om dette kan høres uformelt ut for noen, kan det være en effektiv måte å understreke viktig informasjon og få brevet ditt til å skille seg ut.
