Slik administrerer du hendelser (med bilder)

2024 Forfatter: Jason Gerald | [email protected]. Sist endret: 2023-12-16 11:30

Arrangementsledelse er en flott opplevelse, enten det er en privat fest, et firmaarrangement, for familie og venner, eller et bryllup og andre formelle arrangementer. Denne jobben er veldig vanskelig å gjøre, men også veldig tilfredsstillende. Du kan virkelig gjøre en forskjell for de involverte, som vil sette pris på din gjestfrihet og innsats for å organisere en bursdagsfest, jubileer, bryllupet selv eller en annen feiring. Trinnene nedenfor vil lære deg hvordan du kan være en god eventleder, gi forslag til feilsøking og unngå alle problemer gjennom nøye planlegging.

Steg

Del 1 av 5: Mestring av det grunnleggende

Trinn 1. Bestem målene og målene du vil oppnå

Alt dette virker for logisk, men du må skrive det ned for å finne ut hvilken størrelse lokalet vil fungere best, budsjettet riktig, formålet med arrangementet, antall (eller type) gjester, og hvilke strategier du skal følge for din spesifikke hendelse. Hva er det ideelle sluttresultatet? Hva vil du oppnå?

Når du har bestemt deg for hvilket arrangement du skal kjøre (feiring, innsamling, utdanning, salg, forslag, etc.), tenk på hvorfor du gjør det. Å kjenne motivasjonen din kan hjelpe deg med å holde fokus og energi.
Å sette noen mål kan også hjelpe deg med å komme til riktig mål. Du kan ikke fortsette å prøve å slå et ubestemt mål! Når du bare har IDR 40.000.000, 00 og vil nå IDR 50.000.000, 00, målretter du dette beløpet, og du vil bli hjulpet til å nå målstreken.

Trinn 2. Velg dato og klokkeslett

Disse to er de viktigste faktorene i hendelsesplanlegging. Ikke velg en dato og et klokkeslett som vil hindre mange i å delta, ellers vil alt du planlegger for arrangementet være forgjeves. Unngå også å sette disse to elementene for langt fra nåtiden - eller til og med for nært - ellers vil gjestene glemme eventet ditt og lage andre planer. Ikke bli rammet av Goldilocks syndrom mens du administrerer hendelser!

Ideelt sett, gi beskjed til gjestene to uker i forveien. På denne måten har de tid til å lage planer, og du kan minne dem en eller to ganger til før tiden kommer. Send evt. Invitasjoner noen uker i forveien

Trinn 3. Velg et sted

Etter å ha bestemt typen og tidspunktet for arrangementet, tenk på stedet. Tilnærm deg potensielle steder ved å forberede datoer og hva du trenger. Hva slags bygning vil du bruke, og hvordan vil plassen bli arrangert? Vil gjestene sitte på benker i rekker, vanlige benker, få et spisebord eller utendørs pikniktepper? Vil værforholdene ha effekt? Blir det plass til dans, talerpall eller en scene? Lag i så fall en plan for å sikre at stedet du ønsker er stort nok.

Besøk alltid potensielle arenaer på forhånd og tegn et kart. Dette kartet kan brukes som en "krigsplan" og lar deg skissere og tildele bordplass, serviceruter for mat, tilgang for funksjonshemmede (om nødvendig) og bygge utgangsveier, samt hvordan du skal laste det forskjellige nødvendige utstyret. Du bør også merke plasseringen av kraftgeneratorer, eksternt utstyr som kjøleskap, ismaskiner, griller eller ovner, etc. Undersøk også plasseringen av stikkontakter og kabler (du kan dekke dem under et teppe) og alt annet som kan utgjøre en sikkerhetsfare.
Vil du lovlig trenge en lokal myndighetstillatelse? I de fleste tilfeller er denne tillatelsen nødvendig for å åpne barer, men noen ganger også for støy, tilgang til biler og parkering, store konstruksjoner som paviljonger, folkemengder og andre formål.

Trinn 4. Bestem antall personer som skal inviteres

Hvor mange mennesker kan du invitere basert på budsjett og sted? Noen hendelser er strengt begrenset til å tillate bare inviterte å delta, noe som gjør planleggingen enklere, men mange andre kan tillate flere personer, for eksempel barn, ektefeller eller venner. Vet også at jo flere gjester du har, jo flere besetningsmedlemmer trenger du.

For å unngå logistiske problemer, sørg for at det alltid er nok plass til at folk kan bevege seg rundt i den inviterte.
I eldre virksomheter refererer de vanligvis til antall gjester som "pax", så hvis du ser ordene "150 Pax" på en flerbruksbygning, betyr dette at kapasiteten er 150 gjester.

Trinn 5. Bestem budsjettet

Ideelt sett har du flere personer du kan stole på for å beregne hvor mye penger du trenger for dette arrangementet. Vil du betale personalet? Leie utstyr og møteplasser? Gi mat og drikke? Skrive ut hefter eller postkort? Bestem et rimelig beløp og juster planen basert på det beløpet. Ikke la deg overskride budsjettet hvis du ikke trenger det.

Du kan være i en situasjon der det er mulig å få sponsorer eller donasjoner, men de fleste av oss er vanligvis ikke så heldige. Hvis du ikke kan forutsi at de ekstra pengene skal komme, kan du spare så mye du kan. I stedet for å leie cateringtjenester, kan du danne et pot-luck-arrangement (gjestene tar med egen mat). Du kan fortsatt tilberede litt mat, men generelt er det bare å skaffe et spisebord, kjøkkenutstyr og kjøleskap. I stedet for å ansette en fotograf, skyter du ditt eget arrangement. Vær kreativ når det trengs

Trinn 6. Sett sammen et team

Sett opp et serviceteam (selv om dette teamet inkluderer venner og slektninger eller andre frivillige) for å håndtere de forskjellige relevante seksjonene, selv om du ikke driver arrangementet profesjonelt og bare organiserer små familiebegivenheter. Essensen i en god begivenhetsstyring i stor skala er å få folk til å lede bestemte områder og sørge for at alle teammedlemmer kjenner den store planen.

Mannskapet ditt bør informeres om viktige saker så tidlig som mulig, akkurat som alle andre lag du betaler for og alle gjester du inviterer. Informer hvert besetningsmedlem om oppgaven så snart som mulig, og gi dem alternativer når det er mulig. Prøv også å få noen få i standby - ettersom det alltid vil være noen mindre hikke i alle aspekter av arrangementet

Trinn 7. Lag en hendelsesagenda

Bestem hva som skal skje på arrangementet ditt. Når begynner høyttalerne å snakke? Blir det spill, aktiviteter eller presentasjoner som skal planlegges? Hvor lang tid tar det før gjestene spiser? Definer en detaljert plan for aktiviteter gjennom dagen.

La alltid plass til feil; det vil ikke være en eneste hendelse i denne verden som kan gå akkurat som planlagt ned til minuttet. Folk kommer sent, taler vil fortsette lenger, matkøer går ikke jevnt, eller en million andre problemer kan komme deg. Så mens du trenger å vite hva som skjer, må du forstå at det bare er å hjelpe med organisasjonen, og ingenting er sikkert

Del 2 av 5: Running Events

Trinn 1. Send invitasjonen

Hvis ikke, hvordan ellers vil folk vite at du er vert for et arrangement? Send en invitasjon! Ikke ignorere dette. Invitasjoner er hovedansiktet på arrangementet ditt. Førsteinntrykk av hva folk kan forvente og få dem til å bestemme om de skal komme. Denne invitasjonen må være god.

Vurder typiske invitasjoner - i form av postkort, brosjyrer, etc. Men prøv også å ikke bruke papir: send ut e -post, nyhetsbrev, eller bruk nettsteder som Facebook, Twitter og Eventbrite til å sende ut invitasjoner, gjestetall og kalendere.

Rettelse: Hvis du vil hente inn så mange mennesker som mulig, kan du bruke Facebook og Twitter. Hvis du prøver å begrense det til VIP -gjester bare, unngå disse to tjenestene, ellers får du problemer

Trinn 2. Legg merke til de som har bekreftet deres tilstedeværelse

Du må telle fremover for å finne ut hvor mye og hva du trenger, så ta notater! Det er kanskje ikke tallene som vises, men du får fortsatt en oversikt. Nettsteder designet for å administrere hendelser kan hjelpe med dette - selv om du også kan bruke Facebook- og Excel -regneark.

Trinn 3. Håndter det du må leie

Trenger du å finne, leie, bestille eller delegere oppgaver til fotografer, byggherrer, designere og dekoratører, gjesteforelesere, sponsorer, underholdere eller band, religiøse ledere eller embetsmenn, dansere eller demonstrasjonsarrangementer? Ta hensyn til alle disse aspektene for sitteplasser og catering, slik at du kan tilberede måltider og bord til dem om nødvendig.

Vil du lage mat og drikke? Hvilke teammedlemmer vil i så fall føre tilsyn med matlagingen, serveringen og hygienen til maten? Hva slags mat bør du servere? Er det mulig for gjester å ha allergier, ha vegetariske behov, diabetes, ha religiøse behov som halal eller kosher, glutenfri, etc.? Vil det være babyer, små barn eller eldre/skadde som ikke kan spise fast mat?
Har underholdnings- og logistikkaspektene blitt ivaretatt? Denne delen kan snakke om musikkutstyr, paviljonger eller telt, samt dekorative effekter fra sceneledelse du trenger, for eksempel mikrofoner og forsterkere, belysning, kraftledninger, projektorer og skjermer for lysbildefremvisninger, røykmaskiner eller andre magiske sceneffekter., for eksempel speil, firmabannere og skilt, etc.

Hvis du ansetter en underleverandør til å drive underholdningen, må du rådføre deg med dem for å sikre at de kan levere og forberede utstyret selv, i tillegg til servicestedet og scenen og timeplanen. På denne måten kan du vite hva du skal gjøre for å hjelpe dem
Cateringtjenesteleverandører, blomsterhandlere, underholdning og andre viktige mennesker trenger mye tid på å forberede seg. Plutselige forespørsler vil vanligvis koste mer. I tillegg, hvis de ikke kan holde sitt ord, har du fortsatt tid til å lete etter alternativer.

Trinn 4. Finn noen som vil være vert (MC)

MC trenger ikke alltid å organisere hele arrangementet, men han eller hun vil veilede det. MC er vanligvis et partimedlem, som vil komponere en tale, kunngjøre en rekke hendelser som et måltid, dans, viktige gjester eller underholdning. Kommuniser ofte med denne personen og hold ham/henne oppdatert.

Noen ganger må du kanskje være MC. I så fall vil oppgaven din bli mye vanskeligere fordi du må jobbe til hele arrangementet er fullført. Sett opp gruppeledere for serviceteamet ditt, slik at de fleste normale oppgaver kan delegeres til dem

Trinn 5. Samle utstyr

Når du ansetter et team, må du dobbeltsjekke og kontrollere at de har de nødvendige elementene med seg. I noen tilfeller kan de bare forberede seg selv eller visse ting; Du må kanskje skaffe utstyret de trenger separat. Du kan leie, kjøpe eller låne disse verktøyene fra dine sosiale nettverk. Sjekk listen over nødvendigheter, fra servietter til et høyttalersystem og tilkoblingskabler.

Dekorasjon er en viktig del av enhver hendelse. Duker, blomster, gaver, lys, ballonger, bannere eller fotobakgrunn, røde tepper, etc. bør alltid være godt planlagt på forhånd

Trinn 6. Møt grunnleggende behov

En av tingene som mange nybegynnere glemmer er overlegenheten til fasilitetene på arrangementstedet. Har stedet nok fasiliteter? Eksempler er toaletter og dusjer, parkeringsplasser, lett tilgang for funksjonshemmede, garderober, boder og kjøkken, vannløp, vinkjølere, tilgang til strøm, etc. Dermed kan du forutse hindringene som kan oppstå.

Tenk også utenfor arrangementet: trenger du transport og overnatting for gjester utenfor byen eller utenlands eller hotelldelegater? Må du bestille et sted for transport til og fra arrangementet?

Trinn 7. Vet hvem du skal møte

Å forstå en hendelses sosiale hierarki - selv om det ikke er ditt arrangement - er avgjørende for å vite hvordan du skal håndtere enhver situasjon. Siden kundene trenger å tro på deg, finn ut disse tingene:

Hvem er de viktigste gjestene - dette er vanligvis lett å se når arrangementet er en feiring - for eksempel brudeparet i et bryllup. Imidlertid er klienten ikke alltid den viktigste gjesten, selv om den fortsatt kan klassifiseres som en av partene i gruppen. Eller det er ikke sikkert at klienten din deltar i det hele tatt.
Hvem er gjestene som er gjestgjestetype --– dette er mennesker som ofte fungerer som verter ved hvert sitt bord og har en tendens til å være flinke til å sosialisere og motivere andre gjester. De er nyttige for å opprettholde en hyggelig atmosfære og snakke når ting blir rolige, oppmuntre folk til å danse eller introdusere folk for andre gjester for nye vennskap. De er også vanligvis pålitelige og nyttige for å holde deg oppdatert om hendelser, ettersom de kan hjelpe eller til og med fungere som gjesteforeleser/MC i en nødssituasjon. Sånne mennesker er det som holder et arrangement kjørt jevnt i spissen.
Hvem er de fredsskapende typene gjester? Du bør hele tiden huske disse menneskene, ettersom det er de du vil se for å få råd om problemer. Du vil også involvere dem i håndtering og debattering om nødvendig. Gjester i denne gruppen er vanligvis familieoverhode, verge eller sikkerhetssjef.
Hvem er beslutningstaker. I de fleste tilfeller er beslutningstakeren deg selv som leder, men når du trenger å rådføre deg med gjester uten å involvere en nøkkelgruppe (da de vanligvis er fokusert på å være gode verter), finn ut hvem du bør se i en nødssituasjon. Enkelt sagt vil denne personen betale regningen for tjenestene dine, eller hvem du enn kaller en "klient".

Del 3 av 5: Nærmer seg målstreken

Trinn 1. Bli kjent med lokalet

Før arrangementet starter, må du sjekke stedet og bestemme hvordan du skal sette tingene sammen. Du må kanskje spesifisere flere ordninger for å imøtekomme plantegningen - for eksempel når det gjelder ledninger, belysning, etc. Og hvis disse tingene er vanskelige for deg å finne, kan gjestene også oppleve det samme, så vurder det praktiske aspektet!

Lag en distribusjonsplan og tidspunkter når det er mulig. Hvis noe ikke passer, bli kvitt det. Snakk med nettstedssjefen og finn ut hva han eller hun kan gjøre for å hjelpe, og hvis det er noen reguleringsregler du må følge, spesielt i nødstilfeller

Trinn 2. Vurder å forberede gaver til teamet ditt

Mannskapet i den vil jobbe hardt. For å vise takknemlighet og opprettholde ytelse, forbered en liten gave å gi etter at arrangementet er avsluttet. Drikkeflasker, granola -barer, sjokolade, andre småting, uansett hva som passer deg, vil bidra til å beholde moralen.

Vurder også å gi dem en brosje eller en liten festmarkør, slik at de føler at de er en del av arrangementet og husker det. Sørg også for at de holdes matet og vannes! Teamet er en ressurs som du bør kunne fortsette å bruke i fremtiden

Trinn 3. Sjekk alle lag og utenforstående

Sørg for at alle er enige før arrangementet. Gi mannskapet klare instruksjoner om hvordan du kommer til stedet, og oppgi kontaktnummeret eller visittkortet ditt, slik at de kan ringe for veibeskrivelse. Avslutt med å sørge for at alt ikke har noen spørsmål.

Sørg for at alle er komfortable med oppgaven. Noen mennesker vil kanskje ikke si dette, så prøv å lese dem. Ser de selvsikre og selvsikre ut? Hvis ikke, berolig dem, gå gjennom oppgavene og still noen grunnleggende spørsmål. Når du er i tvil, par tvileren med en mer dyktig partner

Trinn 4. Utarbeid kontaktlisten og andre filer om nødvendig

Personlige innstillinger er like viktige som arrangementer. Hvis du alltid er ryddig, selv om noen ting blir rotet, blir alt bra. Men ellers ville hendelsens tilstand blitt fullstendig ødelagt. Her er noen måter å forberede deg på:

Lag et kontaktark med telefonnumre og adresser. Konditoriet trodde du var den som ville komme for å ta bestillingen? Spiller ingen rolle. Ring et medlem av teamet ditt som bor i nærheten av butikken, og få ham eller henne til å hente den på vei til arrangementet.
Lag en sjekkliste. Du vet hvilke ting, utstyr og gjenstander som fortsatt mangler, basert på teamrapporter.
Forbered betalings- og faktureringsbehov tilsvarende. Jo grundigere du er, desto færre problemer vil du ha i fremtiden.

Trinn 5. Unngå endringer i siste liten

Blir det jevnlige kunstneriske endringer? Bryllup er vanligvis slik, med klienten som ønsker en siste endring i design, så sørg for å fortelle ham eller henne den siste datoen for endringen. Vanligvis er denne fristen 1 uke før arrangementet, for å holde kundene ledige, men du er også beskyttet mot endringer i siste øyeblikk som er tungvint og dyrt å gjøre.

Hvis endringene er enkle, små eller grunnleggende og kan bruke dekorasjonene som allerede er installert, kan du prøve å ikke nekte klientens forespørsel så mye som mulig. Sørg for å imøtekomme kundens behov så godt du kan i en hendelse som kan være veldig emosjonell

Del 4 av 5: Håndtering av den virkelige hendelsen

Trinn 1. Forbered alt

Vær den første som er på scenen for å føre tilsyn med forberedelsene. Sørg for at alle rapporterer ordentlig og begynner å ringe hvis de ikke gjør det. Hjelp de som trenger hjelp, pek på de som må ledes, og gå til side når det trengs. Hold deg fra å bli skadet til hendelsen er over.

Du vil føle deg litt roligere hvis du har en sjekkliste. Utarbeid denne listen for mannskap, eksternt mannskap, dekorasjon og installasjon og utstyr. Når alt er sjekket, kan du puste lettet ut

Trinn 2. Delegere oppgaver

Ikke vær redd for å gjøre det. Hovedfaktoren som forårsaker stress i en hendelse er tid. For å spare penger, vær forberedt på å dele arbeidet. Hvis noen ikke fungerer optimalt, gi en annen oppgave som er mer egnet for ham. Du er ikke en fikser eller overskrider grenser; Du gjør bare det arbeidet som er din plikt.

Vær fast, men høflig når du delegerer oppgaver. Si, "John, jeg trenger deg her nå for å hjelpe deg med catering. Takk." Mannskapet ditt må være lidenskapelig opptatt av å administrere arrangementet. Sørg for at alt går greit ved å være den nødvendige lederfiguren

Trinn 3. Vær fleksibel

Dette betyr at du må sørge for at alt går etter planen og hjelpe eller kjøre en reserveplan hvis noe skulle gå galt - og kunne godta det. Hvis du begynner å bli stresset, kan du ikke tenke rett. Når tankene ikke er klare, vil du aldri få gode resultater. Så når høyttaleren tar ti minutter for lang tid og ignorerer signalene dine eller forsøk på å distrahere ham, slapp av. Bare juster dessertøkten, ingen vil legge merke til det. Arrangementet vil også fortsette å gå jevnt.

Problemer vil alltid skje. Du kan ikke forutsi alt, og jo før du kan godta dette jo bedre. En rolig og stabil hendelsesleder kan være svært nyttig for ethvert arrangement; men hvis du er anspent og ikke rolig, kan hendelser gå ille. Så slapp av og fortsett med strømmen - showet ditt nærmer seg slutten

Trinn 4. Fortell alle om den siste utviklingen

Sørg for at antallet og behovene til gjestene fremdeles er riktige på hendelsesdagen, og informer serviceteamet om eventuelle endringer så tidlig som mulig. Du må være det første par øynene for å legge merke til om noe er galt.

Rådfør deg med klienten for å se hvordan han føler det; han kan være spent, nervøs, bekymret, lei eller utslitt og ha problemer. Du kan hjelpe ham ved å være forståelsesfull, si gode ord og hjelpe ham praktisk talt. Ta deg tid til å generere entusiasme for gjester og teamet når det trengs

Trinn 5. Gjør jobben din

Stol på og respekter serviceteamet til å gjøre sine egne ting - når du har gitt dem et solid grunnlag, vil de klare seg. Tilbyr hjelp om nødvendig, men dette teammedlemmet bør ha erfaring nok til ikke å trenge hjelp i det hele tatt. Her er noen ting du bør huske på:

Oppfør deg som resepsjonist eller resepsjonist først. Møt og hils (om nødvendig) hver gjest når de kommer. Overfør roller til MC når arrangementet starter. Her vil rollen din som leder bli mer aktiv ved å løse problemer og sikre at alt arbeid bak kulissene, for eksempel matlaging og service, går etter planen.
Vær oppmerksom på gjestene og hold kontakten med MC. Gjør det i hemmelighet bare hvis du trenger å endre planene dine.
Hold avstand til viktige gjester - dette showet handler om dem - men sørg for at du holder deg innen rekkevidde ved å sjekke inn på bestemte øyeblikk. Spør dem hvordan de synes om showet, i tillegg til eventuelle problemer, forespørsler eller forslag de har.

Trinn 6. For markedsføringsarrangementer, lag suvenirer

Sørg for at alle gjestene husker den gode tiden de hadde. Du vil kanskje til og med ha mer enn glade minner: for eksempel besøk på nettsteder, fremtidige donasjoner, sider ved muntlig tiltalelse osv. For å sikre at arrangementet ditt treffer merket, del suvenirer. Enten det er et bilde, en plakat eller en kulepenn, er det en flott måte å sørge for at du husker dem ved å gi gjestene noe for å minne gjestene om hendelsen.

Trinn 7. Gratulerer deg selv etter at arrangementet er avsluttet

De fleste hendelser er selvstendige når de starter, men det harde arbeidet er i forberedelsesperioden, som ingen skjønner. Så gratulere deg selv fordi du fortjener å være lykkelig!

Etter arrangementet, ta deg tid til å møte og takke klienten. Det anbefales at du tilbyr en passende og inderlig gave for å huske tiden din med dem, da det er små detaljer som disse som beriker opplevelsen og lar dem foreslå tjenestene dine i fremtiden. Hvis du gir gaver på et arrangement, gaver etter hendelser som blomster, bilder av favorittøyeblikkene ved arrangementet (f.eks. Båndklipp, showklimaks, prisutdeling, bryllupskyss, blåser bursdagslys osv.) Eller andre gaver kan være passende

Trinn 8. Rydd opp stedet og dra hjem

Som mødre sier, "La det være i samme stand som du kom til det," så er prinsippene som gjelder for arenaer. Ting bør stå i samme tilstand de var før du kom til dem - event management virksomheten er en sensitiv virksomhet som ikke har mye rom for feil. Så la besetningsmedlemmene dine vite at det er på tide å rydde opp på stedet, og ikke la dem gå hjem før alt er avgjort. Du bør også gripe inn!

I tillegg til å være en god ting, forhindrer det deg også i å bli belastet dyrere regninger. Mange steder vil kreve ekstra for rengjøring hvis de har mulighet til det. Så gjør ditt beste for å unngå skjulte avgifter

Trinn 9. Fullfør endringen, betalingen og takk til alle involverte parter

Du må kanskje sørge for retur av leid eller lånt utstyr og rådføre deg med klienten om hans eller hennes erfaring. Selv om du ikke får betalt, ta deg tid til å takke dem og si at du likte å kjøre arrangementet med dem. Kan dere bytte visittkort med hverandre?

Takk også til mannskapet! Sørg for at alle parter er betalt (og har betalt), lagre fakturaer og få ting gjort. Du må være en av de siste som forlater stedet - sørg for at alt er i orden

Del 5 av 5: Feilsøking

Trinn 1. Vet hvordan du skal håndtere gjester som kommer sent og har andre problemer

Dette er et vanlig problem, så du må forberede deg bedre. Senhet er uunngåelig (f.eks. På grunn av uforutsette trafikkproblemer) og kan vanligvis tolereres av andre gjester som kommer i tide. Derfor er det flere ting du kan gjøre for å forhindre det:

Sørg for at tidspunktet for arrangementet står tydelig på invitasjonen. Hvis du kjører et RSVP -system, må du også kontrollere at tiden er bekreftet. Kommuniser med (via kontaktarket) MC, relevante gjester (vanligvis hovedpartimedlemmet), underholdere og kjøkkenpersonalet når du støter på en hindring som ikke lett kan løses. Hvis forsinkede gjester er fokus for arrangementet (f.eks. Brudgommen og bruden), vanligvis:
Du må kontakte den ventende gjesten direkte for å sjekke estimert ankomsttid. Kontakt kjøkkenet umiddelbart om den siste utviklingen, slik at de kan justere tilberedningshastigheten til tiden.
Unngå å kunngjøre at arrangementet har blitt utsatt på grunn av visse gjester (fordi festen vil finne ut av det selv), men la hovedgjestene vite at du er klar over situasjonen. Fortell dem hva du planlegger, men la dem også komme med forslag ettersom de vanligvis kjenner gjesten og vet hva de skal gjøre i den sammenhengen.
Vær oppmerksom på tidspunktet for talen. Hvis sentrale gjester kommer for sent, kan du servere flere forretter og/eller tidlige drinker for å forhindre at andre gjester som kommer i tide blir lei og sørger for at de holder seg opptatt.
Hvis gjestene kommer for sent (for eksempel når de serverer mat som ikke kan forsinkes, for eksempel souffler), starter du arrangementet som planlagt. Når de kommer, server den neste porsjonen (selv om denne delen er dessert).
Forbered deg på dans, spill, komedie eller annen form for underholdning (spesielt musikk), og sørg for at det er ekstra distraksjoner, for eksempel gruppebilder. Denne backup -strategien burde vært startet dagen før.
For gjester som forsettlig kommer for sent, ikke ta dette som din feil som leder. Så det er din jobb å sette de andre gjestene først og sørge for at deres behov blir dekket. I hovedsak fungerer som om ingenting er galt, og fortsett med hendelsen.

Trinn 2. Vet hvordan du skal håndtere matproblemer

Problemer i dette området er sjeldne, spesielt hvis du har planlagt planene nøye, men det skjer ulykker av og til (som for eksempel at en gjest eller et lite barn ødelegger middagsbordet eller en hendelse på kjøkkenet). Du må først være oppmerksom på hvilke typer gjester som skal delta, slik at du kan vurdere når og hvor maten skal vises (f.eks. For bufféretter) og sitteplassene til gjestene.

Alle utslipp bør ryddes opp umiddelbart av sikkerhetsmessige årsaker, selv om det betyr at du må kvitte deg med den røde løperen eller fancy dekorasjoner og møbler for å gjøre det. Å skjule en flekk uten å påvirke utseendet eller integriteten til et element (for eksempel et antikt møbel) er umulig, så bli kvitt det først. Hvis du har en sikkerhetskopi, bruk den; ellers flytt objektet diskret slik at gjestene ikke legger merke til det.
Det anbefales at du bruker tau, gardiner eller skjermer for å skjule matområder (f.eks. Et rotete bord, eller mens du forbereder din neste matrett), ettersom noen gjester kan oppfatte synlig mat som noe som kan konsumeres fritt når som helst - mens dette ikke nødvendigvis er tilfelle. I henhold til din intensjon.
Bland menyer. Hvis en tallerken ikke kan serveres (for eksempel fordi den er brent), kan du bli kvitt alt, eller finne et nytt alternativ. Reduser porsjoner for å spare på mat, men øk porsjoner av andre matvarer for å holde dem balansert. Informer gjestene etter behov.
Vegetarianere, kresne spisere, allergikere eller spesialkost/religiøse mennesker bør få ivaretatt behovene sine - du bør kunne gjøre dette med god planlegging. Noen ganger vil imidlertid gjestene ta med et familiemedlem, ektefelle eller nær venn uten å fortelle deg det, spesielt hvis invitasjonen er gratis. Når dette skjer, er løsningen enkel. Tell de siste gjestene, og når de kommer på døren, spør om spesielle diettbehov og fortell service- og kjøkkenpersonalet umiddelbart.
For store grupper som ikke deltar på arrangementet som mørke gjester, send et teammedlem til kjøkkenet og be ham telle aksjen. Om nødvendig kan du kjøpe ekstra matvarer. Kjøkkendelen overdriver vanligvis deler bare i tilfelle, så kanselleringer er mer vanlige enn matmangel. Begrensede porsjoner kan også lagres hvis du gir ekstra fyllinger, for eksempel brød, salater eller grønnsaksretter, ingredienser som enkelt kan fås fra ditt lokale supermarked.

Trinn 3. Vet hvordan du skal håndtere små barn

Husk at mange ledere ofte glemmer eller undervurderer barns intelligens og behov og ønsker på et arrangement. De er de samme som voksne - som vil ha det gøy og ikke bli lei. Husk at foreldre også blir fornærmet hvis en hendelse ikke kan dekke behovene til barna deres. Det er en god idé å be om bekreftelse på oppmøte (RSVP) for alle barn som måtte delta.

Yngre barn (under 10 år) serveres bedre med mat eller snacks på forhånd, ettersom middag kanskje ikke serveres før kl. 20.00. Denne serveringstiden er vanligvis for sent for de fleste barnas måltider. Maten du gir barna dine bør også være morsom og sunn, men likevel spesiell med et spesielt preg for dem - dette hjelper foreldre til å bli hjulpet og kan glede seg over arrangementet som gjest.
Barn over 10 år kan vanligvis gis voksenmat og porsjoner, selv om de ikke er ferdige med det, men tilbyr dem også en barnemeny (med foreldrenes tillatelse selvfølgelig) hvis de ikke ser ut til å like den. Vanligvis ber tenåringer i alderen 13-18 år ofte om samme mat som yngre barn, for eksempel hamburgere og pommes frites, i stedet for mer formelle restaurantmåltider. Mat for barn er vanligvis skrevet med begrepet "Alternativ meny". Spill det trygt og diskuter med dine viktigste gjester dine planer om å fortsette å tilfredsstille unge og gamle for lenge siden.
Gi et område for mødre med små barn. Møt deres behov, for eksempel pauser på toalettrommet, ammebehov osv., Og forbered et hvilested for helt små barn slik at de kan sove hvis de er slitne.

Trinn 4. Vet hvordan du skal håndtere fulle eller frekke gjester, inntrengere og mer

Disse gjestene forårsaker noen ganger problemer, både på familie- og bedriftsarrangementer. De bærer politikk så vel som drama, og som en utenforstående innser du kanskje ikke det. Så vær alltid på vakt.

Ta kontakt med klienten eller nøkkelgjestene før arrangementet for å lære om mulige problemer som dette, eller med noen få utvalgte hvis viktige gjester ikke skal forstyrres. På denne måten kan du sørge for at folk sitter på rett sted, og at det ikke vil forårsake noen problemer. Forbered servicepersonell eller nøkkelgjester til å fungere som uformelle veiledere, være på vakt og hjelpe når det trengs. Din jobb er å sørge for at arrangementet går greit og holde seg borte fra personlige saker, med mindre det er absolutt nødvendig. Så sørg for at du vet hvem som deltar i arrangementet som en "fredsskapende" gjest (de som kan bidra til at arrangementet kjører problemfritt).
Siden det kan være vanskelig å nekte å gi alkohol til fulle gjester eller håndtere sinte og frekke gjester, er det best å involvere en fredsskapende gjest. Kontakt kun juridisk personell når det er nødvendig og etter at du har rådført deg med viktige gjester. Du må fortsatt være årvåken, selv når du kjører små arrangementer eller i bakgården.
Ubudne gjester er en tøff affære. Hvis de kommer og lager oppstyr, kast dem om nødvendig - kontakt de viktigste gjestene for å bekrefte at disse menneskene ikke er ønsket. Hvis det er mange voldelige opptøyere, er jobben din å beskytte andre gjester og kontakte sikkerhet eller politiet hvis disse opprørerne nekter å forlate lokalene etter å ha blitt spurt av deg som leder og/eller sentrale gjester.
Gjester liker vanligvis å flytte visittkort rundt bordet, slik at de kan sitte ved siden av personen de vil ha, eller ved bordet de vil ha. Rådfør deg med viktige gjester om hvor tillatt dette er. Vanligvis må du ordne bordplaner på forhånd og ha godkjenning av nøkkelgjestene. Hvis posisjonen til dette bordet skal være riktig, er det bedre å holde gjestene borte fra spisestuen før tiden kommer. Vanligvis kan barområdet, lobbyen eller venterommet brukes til å ta imot gjester. Hvis visse grupperinger er spesielt viktige på grunn av familiesaker, ta folk sammen og veiled dem per gruppe til separate bord og sett dem i riktig rekkefølge.

Trinn 5. Vet hvordan du skal håndtere dårlig vær

Rundt om i verden vil det noen ganger være uventet dårlig vær, for eksempel regn eller snø. Kald vind eller varm luft kan også forårsake problemer. Selv om været vanligvis ikke har stor innvirkning når arrangementet holdes innendørs, bør du være forberedt på utfordringene ved å være utendørs. Hvis du kan forutsi dårlig vær, bør du vurdere å endre hendelsesstedet. Hvis du ikke kan, kan du leie et telt eller en stor paviljong (prisen kan være dyr, spesielt hvis den gjøres på et innfall). Å holde oversikt over været er viktig; Hvis hendelsen allerede har blitt rotet opp på grunn av det, er du nesten umulig å fikse hendelsen, så få mest mulig ut av det du allerede vet og har.

Mange deler av verden har nå forsikringer for dårlig vær eller andre problemer. Hvis du befinner deg i et område som er kjent for plutselige værforandringer, må du be om bekreftelse hvis arrangementet kan flyttes på nytt, slik at kundene i det minste kan spare på kostnadene ved å leie utstyr, lokaler og servicepersonell

Tips

Forbered en liten plass fylt med ting som ekstra servietter for å tørke opp søl, brannslukningsapparater, førstehjelpssett og andre tilfeldige sett. Du trenger ikke det hvis det går bra, men det er bedre å være på utkikk etter et stort arrangement.
Gjester og høyttalere som er slitne eller opplever jetlag, bør sikres i form. Rådfør deg om nødvendig direkte med dem eller deres assistenter for å bestille spa- og massasjebehandlinger eller andre måter å forfriske kroppen på. Du kan også sende dem mat hvis de ikke har spist på en stund, eller medisin hvis de føler seg litt uvel (for eksempel hodepine fra flyging eller nervøsitet eller magesmerter). Henvis lege hvis nødvendig. Trøtte gjester og foredragsholdere kan ødelegge et arrangement, selv om alle de andre utfordringene du kanskje kan overvinne.
Sørg for at alle kan se og høre scenen, musikken eller talen.
Husk også at håndtering av andres hendelser er en ære. Selv om dette kan virke veldig stressende og vanskelig, kan ditt bidrag glede mange mennesker, så de vil huske hendelsen resten av livet. I tillegg er du også vant til å ha evner som er nyttige i hverdagen.
Som leder må du kanskje opptre som en improvisert vert, eller til og med en dansepartner for å sikre at arrangementet går greit. Utvikle tale- og danseferdigheter, men deleger samtidig lederroller til andre teammedlemmer som kan ta plassen din midlertidig. Målet her er å sørge for at ingen sitter stille ved bordet.