En skriftlig tone som vekker interesse for organisasjonen din, vil gjøre e -postmeldingen din om donasjon effektiv. Bruken av e -post som et innsamlingsmedium blir stadig mer populært fordi det er relativt billigere enn fysisk post og telefon. Elektronisk post får kommunikasjonen til å skje raskere. Det er flere trinn du kan ta for å lage en overbevisende e -post som leserne svarer på, og du får en stor donasjon.
Steg
Del 1 av 3: Sette opp en e-poststruktur
Trinn 1. Lag en sterk overskrift
Overskriften er den første linjen i en e -post som fungerer som tittel. Av alle e -postene som ble sendt, ble bare 15% av e -postene åpnet. En fengende overskrift vil holde oppmerksomheten til de 15% av menneskene og oppmuntre dem til å fortsette å lese. På de fleste e -postkontoer kan du lese den første linjen (overskriften) i e -posten ved siden av emnelinjen. Disse overskriftene oppfordrer folk til å åpne e -postene dine og holde folk til å lese
- Bruk aktive verb og substantiv for å tiltrekke seg oppmerksomhet. Bruk også fet, sentrert og større skriftstørrelse.
- Hold overskriften kort, slik at formålet med e -posten din blir tydelig fra starten. Oppfordre leserne til å tro at å lese denne e -posten vil være nyttig, hensiktsmessig og relevant.
- Svar på leserens spørsmål: Hva får jeg?
- Emnelinjer kan invitere leserne til å gjøre forskjellige ting, for eksempel å svare på e -posten din, be om at de skal delta på et bestemt arrangement eller dele et sted eller arrangement i lokalsamfunnet.
- Et eksempel på en god overskrift er "Riau mot naturgassloven i retten"
Trinn 2. Fortell hele historien i første avsnitt
Fortell målene dine fra starten. Ikke få mottakeren til å lese halvparten av e -posten din uten å forstå hva det betyr. De kan forkaste e -posten din uten å donere. Skriv tydelig i dette avsnittet hva forespørselen din er og hvorfor du sender e -posten.
- Be om donasjoner i første ledd. Hvis du snakker direkte, bør du spørre nøye. Imidlertid, hvis du bruker e -post, må du be om det i første omgang. Gjør denne forespørselen lett å lese ved å skrive den med fet skrift eller med større skrift.
- Fortell leseren i forespørselen hva du vil gjøre med pengene sine. Hvis en liten donasjon lar deg gjøre noe, si det. For eksempel, hvis $ 5000 kan mate 100 barn, si det. Hvis du skriver det ned, får du flere svar enn å skrive. Du trenger Rp. 15 000 000 for å bygge en hytte.
- Fortell leserne at de har rett til å nekte. Statistikk viser at folk er mer sannsynlig å gi når de føler seg fri til å velge enn når de føler seg tvunget.
- Forklar og beskriv oppdraget ditt i første ledd, slik at leseren umiddelbart vet hva pengene skal brukes til. Vis at du ikke bare samler inn penger.
Trinn 3. Bruk mikroinnholdet klokt
Microcontent er de korte setningene og undertekstene som pryder e -post. Bruk mikroinnhold til å markere hovedpunktene dine, slik at lesere som er vant til å skumme, vil synes det er interessant å lese teksten din.
- Microcontent inkluderer titler, undertekster, emnelinjer, lenker og knapper.
- Bruk aktive verb, beskrivende adverb og substantiv. Målet ditt er at de skal lese hele teksten.
- Et eksempel på en god tittel ser ut som: "Doner 500.000 IDR for å redde delfinene"
- Gjør teksten dristigere eller større slik at den skiller seg ut. Denne undertittelen vises før et avsnitt eller når du starter en ny seksjon.
- Skriv en enkel undertekst. Du bruker kanskje undertekster, men de er nyttige når tittelen din er for kort. Bruk de samme prinsippene - korte, praktiske, dristige.
Trinn 4. Skriv en historie
Å skrive en historie i en e -post vil tiltrekke seg mer lesers oppmerksomhet. Skriv historien i e -postens brødtekst. Husk at historier har en begynnelse, midten og slutt. Du kan bruke følelsesmessige historier for å oppmuntre leserne til å donere. Skriv en sann historie om resultatene av aktivitetene dine.
Trinn 5. Skriv et kort avsnitt
Skriv e -posten din med korte, klare avsnitt. Leserne blir slitne av å motta mange e -poster. Hvis du begrenser lengden på e -posten din, får du deg til å skille deg ut.
- Gjør ett eller to hovedpunkter.
- Hold e -posten din kortfattet, selv om du må redigere og revidere mange ganger
- Ikke ta med en historie om hvorfor du ber om en donasjon. Setningen i det innledende avsnittet og historien din i brødteksten er tilstrekkelig til å forklare begrunnelsen din.
Trinn 6. Oppgi lenker og knapper - men ikke avvike fra meldingen
Du vil kanskje inkludere hundrevis av lenker, men dette kan distrahere leserne fra hovedbudskapet ditt, som ber om donasjoner. En enkel måte å gi informasjon uten å distrahere deg selv er å inkludere all informasjonen på nettstedet ditt og bare inkludere én lenke i e -posten, lenken til nettstedet ditt. For eksempel, hvis det er en studie som støtter påstanden din, må du ikke inkludere en lenke til en lang og kompleks studie i e -posten. Plasser forskningslinken på nettstedet ditt (og sørg for at valget om å donere skiller seg ut).
Trinn 7. Legg til bildet forsiktig
Du vil kanskje legge til et bilde eller to for å understreke poenget ditt, men dette er ikke nødvendig. Faktisk kan farger og bilder få e -postene dine til å ligne spam. Hvis du inkluderer et bilde, plasser det øverst eller nederst i e -posten, og bruk det bare når det er absolutt nødvendig for å kommunisere poenget ditt eller generere sympati.
- Et eksempel på et nyttig bilde kan være målet for pengeinnsamling som mottar donasjoner, for eksempel et bilde av et barn som får nye klær for første gang.
- Som et unntak kan du sette inn logoen din på et lite påtrengende sted, som det nederste hjørnet av en e -post. Denne logoen kan få leserne til å gjenkjenne organisasjonen din.
Trinn 8. Skriv informasjon om oppfølging/neste trinn
Slutten på e -posten er informasjon om hvordan du følger opp. Gjør denne informasjonen fremtredende, slik at leserne kan se den før du leser grunnene til at de bør donere. Denne informasjonen forteller leseren hvorfor du sendte e -posten. Skriv tydelig om hvordan du donerer.
- Hvis en leser ikke forstår innholdet i e -posten din, vil de sannsynligvis kaste den.
- Sørg for at denne siste "forespørselen" skiller seg ut og si tydelig hva du ber om. Dediker et avsnitt til dette ved å bruke fet skrift eller større skrift eller et annet skrifttype. Skriv en lenke eller lag en knapp med en annen farge.
- Hvis leseren må trykke på en bestemt knapp eller lenke, eller hvis leseren må svare på en e -post for ytterligere instruksjoner, må du fortelle dem tydelig: "Klikk på denne knappen for å lagre en ape akkurat nå!" eller "Trykk på svar -knappen og skriv" donasjonsinformasjon "i e -postens brødtekst."
- Det blir lettere hvis leseren kan trykke på knappen med en gang. Du vil også få flere donasjoner på denne måten. Så gi en lenke eller knapp til organisasjonen din.
- Lag et nettsted eller en online donasjonsside slik at leserne kan donere online. Tross alt er dette noe leserne forventer av en donasjons -e -post.
Trinn 9. Hold det kort
Hvis e -posten din er lang, vil det være vanskelig for leserne å lese den. Hvis du skriver korte avsnitt og overskrifter, blir det enkelt å lese e -posten din før leserne bestemmer seg for å fortsette å lese.
Del 2 av 3: Vurder lesere
Trinn 1. Gjør tonen i skrivingen mer uformell enn et brev
Et brev sendt av en organisasjon til et individ høres ofte formelt og upersonlig ut på grunn av kommunikasjonsmediet som brukes. Imidlertid har e -post, som blogger, en mer uformell tone.
- Bruk pronomen for andre person for leseren.
- Bruk hverdagsuttrykk for å få leseren til å føle seg nær deg, for eksempel "Han jobber hardt" eller "Ikke sitt stille."
- Bruk klart, ærlig og åpent språk når du snakker med lesere, slik at de føler seg nær deg og tror forespørselen din er oppriktig.
Trinn 2. Gjør ordene dine enkle å lese
Bruk et enkelt skrifttype og visuelt utseende. Ikke bruk kursiv - bruk Serif -fonter og ikke bruk et annet skrifttype for titler og tekst. Variere fet skrift eller skriftstørrelse for vektlegging.
E -posten din skal være lett å forstå fra et språklig synspunkt - det er best å bruke språk som ungdomsskoleelever kan forstå. Ikke lag en altfor kompleks e -post. Skriften din skal være klar, feilfri (språkstruktur eller rettskrivning) og lett å lese
Trinn 3. Bruk tjenesten til en e -postleverandør
Hvis du vil sørge for at e -postene dine er åpne eller bestemme hva slags mennesker som leser e -postene dine, trenger du ikke vente på å få denne informasjonen sammen med svar eller donasjoner. Hvis du bruker en tjeneste som MailChimp, kan du bruke beregningsdataene som genereres av denne tjenesten til å lage e -postmeldinger som resonerer med målgruppen din.
- Du kan se metriske data, for eksempel antall klikk, antall åpnede e -poster og antall e -poster som er lest.
- Antall åpnede e -postdata hjelper til med å bestemme populære overskrifter på emner og øker antallet mennesker som leser e -postene dine.
- En annen grunn til å bruke tjenestene til en e-postleverandør er at du unngår å bli mistenkt for å være en spam. Du vil også bruke mye tid på å lage en liste med e -postadresser, bryte dem ned for å oppfylle maksimalt antall adresser (de fleste e -poster har en maksimal grense på 50 mottakere per e -post), svare på en e -post om gangen og administrere e -postmeldinger som spratt fordi adressen ikke lenger var aktiv.
Trinn 4. Sørg for at personene på e -postlisten bryr seg om oppdraget ditt
Sjekk e -postlisten din med jevne mellomrom for å sikre at personene på den vil lese e -postene dine, spesielt folk som uttrykker sin interesse eksplisitt. Resultatene dine med metriske data blir bedre, og du vil bruke tiden mer effektivt.
Trinn 5. Lag en personlig e -post etter segment
Bruk forskjellige toner i henhold til givergruppen. For eksempel, hvis du har en gruppe mennesker som svarer på e -postene dine regelmessig, sender du e -posten i en personlig tone. Lag en annen liste med navnene på folk som vanligvis ikke åpner e -postene dine. Send e -posten i en mindre uformell tone. Lag også e -post med en "forklarende" tone for folk som mottar e -posten din for første gang.
En leverandør av e-posttjenester hjelper deg med å tilpasse e-posten din ved å inkludere leserens navn, for eksempel "Dear Mr Henry."
Trinn 6. Skriv inn dataene som støtter innsamlingen din
For å få leserne dine til å føle seg involvert, må du gi data om hvordan midlene dine blir brukt eller vil bli brukt. Denne informasjonen kan plasseres i det innledende avsnittet eller i delen der du ber om leseroppfølging eller i begge seksjoner. Folk er mer sannsynlig å gi når de vet at midlene deres har blitt brukt til en god sak.
Trinn 7. Si takk etter å ha mottatt donasjonen
Ikke glem å sende en personlig takkemelding etter at du har mottatt donasjonen. Denne typen enkle handling kan garantere gjentatte donasjoner i fremtiden. Du bør sende denne hilsenen så snart som mulig; tenk på denne hilsenen som en kvittering på penger.
Hvis du får en stor donasjon hver måned, må du lage en mal som du kan kopiere slik at du kan lime den inn i utkastet til e -post og tilpasse den raskt
Del 3 av 3: Bygg en e-postadresseliste
Trinn 1. Ikke kjøp en liste med e -postadresser
Å selge og kjøpe en liste over potensielle giveres e -postadresser er en ulovlig aktivitet i henhold til regjeringsforskriften i Indonesia nummer 82 av 2012 om implementering av elektroniske systemer og transaksjoner. Det er selskaper som lar deg "leie" e-postlister for engangsbruk, men de er veldig dyre. Tusenvis av e -postadresser får vanligvis lite resultat. Det er bedre å bruke pengene dine på noe annet og finne en bedre måte å bygge en liste over e -postadresser på.
Trinn 2. Samle navn og adresser på hendelsene dine
Når din ideelle organisasjon er involvert i et arrangement, må du sørge for at du gir en måte for folk å sette e -postadressen sin på e -postlisten din. Sørg for at registreringspapiret tydelig sier at de er villige til å bli lagt til i din e -postadresseliste.
Prøv å holde en konkurranse eller konkurranser for å få flere navn. På et arrangement, kjør en konkurranse eller konkurranse for folk som registrerer e -postadressene sine
Trinn 3. Bruk sosiale nettverk
Sørg for at din ideelle organisasjon har en sterk profil på sosiale medier - fra Twitter til Facebook til Instagram. Det er lett å nå folk gjennom sosiale medier, og hvis du har interessant materiale, kan folk dele teksten din eller begynne å hjelpe deg med å be om donasjoner. Be nettverket ditt på sosiale medier om å registrere e -postadressene sine, slik at de ikke går glipp av viktige kunngjøringer.
Trinn 4. Gjør det enkelt å registrere
Nettstedet ditt bør fortelle besøkende hvordan de registrerer e -postadressen sin. Nettstedet trenger ikke å være prangende, men det skal være enkelt å finne og bruke.
Tips
- Les gamle bokstaver (papir og elektronisk) som ble brukt til innsamling. Bruk lignende setninger hvis du synes bokstavene er effektive. Mange organisasjoner bruker gamle bokstaver som eksempler for å lage nye bokstaver.
- Bruk logoen din til å umiddelbart gjenkjenne e -post. Lesere forbinder ofte organisasjoner eller selskaper med sine logoer.
- Bruk tjenestene til en e -postleverandør for å lage mer engasjerende e -postmeldinger og generere beregninger som vil forbedre ytelsen til e -postene dine i fremtiden. MailChimp er et godt valg.
- Sørg for at e-posten din er hvitmerket før du sender den. Hvis du bruker en online innsamlingsplattform, for eksempel Fundraise.com, gjør denne plattformen det automatisk.
