Etter hvert som populariteten til e -post øker som et enklere, billigere og raskere alternativ til bokstavenes rolle, øker også antallet invitasjoner til bryllup, bursdagsfeiringer og til og med sosiale sammenkomster som sendes gjennom disse nettmediene. Vanligvis vil de inviterte sende en e -post med RSVP -systemet for å måle antall gjester som kan delta på arrangementet. Men dessverre er RSVP -systemet ikke veldig populært i Indonesia, så sjansen er stor for at du vil finne det vanskelig å svare. Ikke bekymre deg! Denne artikkelen inneholder forskjellige tips om hvordan du bestemmer riktig måte og tid til å svare, utarbeider riktig svar og bekrefter om svaret ditt har blitt mottatt av den inviterte eller ikke.
Steg
Del 1 av 3: Bestemme riktig måte og tid til å svare
Trinn 1. Ta en avgjørelse
Det første trinnet du må ta er å ta en beslutning om å delta eller ikke delta på arrangementet som er oppført i invitasjonen. Tenk på dette så snart du mottar RSVP -e -posten.
- Tenk på plasseringen av arrangementet og vurder om du trenger å reise ut av byen eller ikke. For eksempel, for å delta på et arrangement som arrangeres utenfor byen, må du selvfølgelig bruke mer på å kjøpe flybillett, ikke sant?
- Sørg for at du ikke trenger å delta på et annet arrangement på tidspunktet for arrangementet.
- Sørg for at din partner og nærmeste slektninger også kan delta. Husk at tilgjengeligheten til menneskene nærmest deg også vil påvirke beslutningsprosessen.
Trinn 2. Identifiser hendelsens art
Faktisk vil arten av forskjellige hendelser kreve forskjellige toner av respons og nivåer av formalitet. Derfor må du først forstå arten av hendelsen før du sender et svar for å forhindre at uønskede feil oppstår.
- Hvis arrangementet er uformelt, for eksempel en invitasjon til en grilling hjemme hos en nabo, må du vanligvis gi et uformelt svar. I tillegg har tiden du må sende et svar en tendens til å være kortere.
- Hvis arrangementet er formelt, for eksempel en invitasjon til et bryllup, bursdagsfest eller annen viktig feiring, må du vanligvis gi et svar som også er formelt.
Trinn 3. Gi en effektiv respons
Etter å ha lest detaljene om hendelsen og tatt en beslutning, gi umiddelbart en effektiv respons. Med andre ord, bekreft om du vil følge invitasjonen eller ikke gjennom svaret du gir.
- Les RSVP -datoen som er oppført av invitereren. Husk at du må svare før fristen!
- Svar så snart som mulig. Selv om invitereren gir deg en måned eller to til å svare, betyr det ikke at du bør benytte sjansen til å gå i stå for et svar! Svar i stedet umiddelbart etter at du har tatt en beslutning om å godta eller avslå invitasjonen.
Del 2 av 3: Lag svar
Trinn 1. Spesifiser emnet for e -posten
Etter å ha bestemt deg for hvordan og når du skal svare, strukturerer du meldingen. For å komme i gang må du inkludere et emne i e -posten som angir svaret ditt og som er passende for hendelsens art.
- For formelle invitasjoner, bruk setninger som også er formelle. Skriv for eksempel "Roger og Anna avslår invitasjoner til ball og middag 11. mai."
- For ikke-formelle invitasjoner, for eksempel frosne invitasjoner til dine komplekse naboer, skriver du bare "Can't Come to the 11. Grill."
Trinn 2. Inkluder en hilsen
Det er viktig å åpne e -posten med en skikkelig hilsen fordi det er hilsenen som vil sette tonen for svaret ditt. I tillegg vil den rette hilsenen også understreke dine følelser og perspektiv på den inviterte.
- Noen eksempler på passende hilsener er "Til", "Til min beste venn" eller enkle hilsener som "God morgen/ettermiddag/kveld/kveld"
- For uformelle hendelser, bare si en kort og enkel hilsen som "Til John og Marcy".
Trinn 3. Skriv meldingen i brødteksten i e -posten
Meldingen skrevet i brødteksten i e -posten kan være den viktigste delen av svaret ditt, spesielt siden det både vil avslutte svaret ditt og gjenspeile hendelsens art. Noen eksempler på setninger du kan bruke til å godta eller avslå en invitasjon:
- Gi et uformelt svar på en slik invitasjon. For eksempel, "Takk for grillinvitasjonen, Tom. Men beklager, vi kunne ikke delta fordi vi måtte være utenfor byen den dagen.”
- Gi et formelt svar på en invitasjon av denne art. For eksempel, "The Higginsons mottok en invitasjon til å delta på Josh og Belindas bryllup 5. november 2019." Et annet eksempel er: "John og Sarah Appleby er glade for å ta imot invitasjonen din til bursdagsfesten til Marta Rodriguez."
- Et eksempel på en formell avvisningss dom ville være: "Parker -familien klarte ikke å delta på bryllupet til Josh og Belinda 5. november 2019."
Trinn 4. Skriv en avsluttende hilsen og inkluder navnet ditt
Etter at du har skrevet meldingen, avslutt svaret med en passende avsluttende hilsen. Faktisk er det ikke bare en formalitet å skrive en avsluttende hilsen, men kan samtidig representere hvilken type forhold du har til personen og hvordan du føler om dem.
- Velg en formell avsluttende hilsen som "Hilsen" eller "Takk".
- Velg en uformell avsluttende hilsen som "Hilsen" eller "Hilsen".
- Match den avsluttende hilsenen til svaret ditt. Skriv for eksempel "Med stor anger", hvis du avviser invitasjonen, eller "Takk", hvis du godtar invitasjonen.
- Skriv navnet ditt på slutten av e -posten. For uformelle hendelser, skriv ned kallenavnet ditt og de andre inviterte. For en mer formell begivenhet er det imidlertid en god idé å skrive ned hele navnet ditt og andre inviterte gjester. Hvis du og den inviterte har et veldig nært forhold, skriver du bare ned “Smith -familien”.
Del 3 av 3: Håndtere automatiserte e -poster og feilsøking mulige problemer
Trinn 1. Klikk på “avvis” eller “godta” hvis det er en automatisk knapp i e -posten
I dag er mange mennesker mer interessert i å bruke en automatisk RSVP -tjeneste som sendes i form av en e -post for formelle invitasjoner. Mest sannsynlig ble den automatiske RSVP -e -posten videresendt gjennom en tredjepart, og den har en knapp med alternativet "avvis" eller godta ".
- Hvis du mottar en slik e -post, trenger du ikke å sende en privat e -post til den inviterte.
- Når en invitasjon er godtatt eller avslått, blir svaret sendt til en tredjepart og videresendt til invitereren.
- Automatiske e-posttjenester brukes ofte til semi-formelle arrangementer som bursdagsfester, gjenforeninger, sosiale sammenkomster, etc.
Trinn 2. Klikk på alternativet "returkvittering" i e -postens brødtekst
Gjør dette slik at e -postleverandøren sender deg en e -post som bekrefter om vedkommende har mottatt eller åpnet svaret ditt. På den måten vet du om meldingen er sendt.
- Vær oppmerksom på at forskjellige e-postleverandører også kan ha forskjellige retningslinjer for alternativet "returkvittering".
- Noen e -postleverandører tilbyr ikke engang dette alternativet.
Trinn 3. Send en oppfølgings-e-post hvis planene dine endres
Faktisk er en endring av planer en uunngåelig mulighet. Hvis du trenger å avslå en invitasjon som tidligere har blitt akseptert eller omvendt, må du sørge for å sende endringen som svar direkte til invitereren.
- Hvis du ved et uhell trykket på "Godta" -alternativet på en automatisk e -post, må du avklare feilen via privat e -post til personen det gjelder.
- Hvis du vil avslå en invitasjon du tidligere har mottatt, må du formidle avslaget direkte til invitereren. Send for eksempel en e -post med emnet "RSVP -endringer" der det står "Beklager, av en eller annen grunn kunne Sarah og jeg ikke delta på ditt 20 -års bryllupsdag den 14. Forhåpentligvis kan vi møtes igjen i nær fremtid, ok!”
- Hvis du ønsker å godta en invitasjon du tidligere avslo, må du også kommunisere endringene direkte til invitereren. Send for eksempel en e -post med emnet "RSVP -endringer" som sier "Hei! Hvis invitasjonskvoten fremdeles er tilgjengelig, vil jeg gjerne delta på arrangementet ditt."
- Endringer i respons bør kommuniseres så snart som mulig. Hvis den kommende hendelsen er uformell eller semi-formell, er det mer sannsynlig at du har endret svaret ditt en gang i forveien. Men hvis arrangementet er formelt (for eksempel et bryllup), bør endringer i responsen gjøres på forhånd, minst en måned i forveien.
