Som navnet tilsier, er et svarbrev et brev laget for å svare på noens spørsmål eller forespørsel, som vanligvis også leveres skriftlig med brev, og som vanligvis brukes som et medium for utveksling av informasjon i næringslivet. For å lage det perfekte svarbrevet er det første du må gjøre å gå gjennom innholdet i brevet som inneholder spørsmålet eller forespørselen du mottok. Se deretter etter ytterligere informasjon som er nødvendig for å svare på brevet. Etter å ha gjort begge deler, begynn å skrive et svarbrev med setninger som er høflige, greie, klare og kan svare på alle spørsmål eller forespørsler som er oppført i det opprinnelige brevet. I tillegg må du sørge for at tonen i setningen din også er vennlig og informativ for å sikre at brevet kan tilfredsstille mottakerens tilfredshet.
Steg
Metode 1 av 3: Gjennomgang av innholdet i originalbrevet
Trinn 1. Identifiser informasjonen som sendes av brevet
Fordi svarbrev er der for å gi alt avsenderen trenger å vite, må du alltid ta deg tid til å nøye gjennomgå innholdet i brevet. Spesielt forstå behovet for at avsenderen av brevet skal vite hvilken informasjon du kan gi ham.
- Noen ganger er det ikke like enkelt å bestemme betydningen av et brev som å snu håndflaten, spesielt hvis skrivestilen til brevskriveren ikke er tydelig. Ta derfor alltid tid til å forstå behovene til avsenderen av brevet før du utarbeider et svarbrev.
- Om nødvendig, noter ned noen av de viktige tingene du finner i brevet for å bedre forstå avsenderens intensjon. Spesielt oppsummer hva avsenderen ba om, og utform svaret ditt på hvert spørsmål eller forespørsel.
Trinn 2. Lær mer om informasjonen som sendes av brevet
Hvis avsenderen av brevet ber om informasjon om noe, er sjansen stor for at du allerede vet det og kan svare på det med en gang, eller omvendt. Hvis du ikke forstår den forespurte informasjonen, ta så lang tid som mulig å samle informasjon før du svarer på brevet.
For eksempel kan det være at avsenderen av brevet vil bekrefte statusen på jobbsøknaden sin hos din bedrift. Hvis det ikke er ditt kompetanseområde å ansette en ny ansatt, kan du kontakte en ansatt fra HR -avdelingen for å kontrollere statusen til avsenderens søknad før du sender inn et svar
Trinn 3. Videresend brevet til en annen person som er mer i stand til å svare på spørsmålet
Spesielt i næringslivet vil noen ganger kunder sende et brev til en bedriftsadresse eller selskapets kontaktnummer som de finner på internett. Derfor, hvis du mottar et brev, men føler at du ikke er kvalifisert til å svare på spørsmålene i det, må du sende det videre til riktig person. Gjør det for å sikre at avsenderen av brevet kan få det mest nøyaktige og hjelpsomme svaret.
Hvis personen bruker lang tid på å svare, kan du prøve å la avsenderen vite at du har videresendt brevet til noen med større kapasitet til å svare på spørsmålene sine. I det minste vet avsenderen av brevet at brevet han sendte er mottatt og behandlet
Metode 2 av 3: Kompilering av svar
Trinn 1. Adresse brevet til personen som ber om informasjon eller stille spørsmål i det opprinnelige brevet
Start alltid en bokstav med en høflig hilsen, for eksempel "Kjære", etterfulgt av navnet på mottakeren av brevet, i stedet for å bruke en altfor generell åpningssetning, for eksempel "Til mottakeren av dette brevet." Bortsett fra å virke upersonlig, formidler setningen inntrykk av at svarbrevet ble skrevet av en datamaskin. Hils derfor alltid mottakeren ved navn for å vise at svarbrevet ditt ble skrevet med stor omhu og takknemlighet.
- Hvis du ikke kjenner avsenderen av brevet personlig, kan du bruke hilsenen Mr eller Mrs etterfulgt av hans etternavn. Men hvis avsenderen av brevet har en bestemt tittel, bruk denne tittelen i stedet for Mr eller Mrs.
- Hvis du virkelig ikke kjenner avsenderen av brevet eller ikke kjenner kjønnet, bare bruk fornavnet hans.
- Generelt kan du bruke avsendernavnet som er oppført i det originale brevet. For eksempel, hvis avsenderen av brevet viser navnet "Dr. Johnson "i sitt brev, vennligst åpne svaret ditt med hilsenen" Kjære. Dr. Johnson."
Trinn 2. Påpek at dette brevet ble skrevet som svar på et originalt brev han sendte
I begynnelsen av brevet, ikke glem å formidle formålet med brevet ditt til leseren, som er å svare på brevet. På denne måten vil mottakeren av brevet vite at brevet er lest og behandlet, samt intensjonen bak brevet du sendte.
- En enkel setning, "Dette brevet er et svar på brevet du sendte 13. juni" er perfekt for å åpne et svarbrev.
- Hvis du ikke mottar det første brevet, må du oppgi identiteten til personen som ga deg brevet. Du kan for eksempel skrive: "En av våre kundeservicemedarbeidere, Michelle Harris, har videresendt brevet du sendte meg."
Trinn 3. Svar umiddelbart på avsenderens spørsmål
Etter å ha skrevet hilsenen, flytt umiddelbart til hjertet av brevet. I hjertet av brevet, svar på spørsmål og/eller klager som er oppført i det originale brevet, så fullstendig som mulig. Sørg for at ingenting blir savnet, slik at mottakeren av brevet kan føle seg fornøyd når du leser det.
- I svaret ditt, gjentar du innholdet i det originale brevet kort. Du kan for eksempel si: “Som svar på din henvendelse angående ansatte ved vårt selskap som har direkte kontakt med media, vil vi informere deg om at personalnavnet er Janet Walters. Her er e -postadressen og telefonnummeret hans."
- For å svare på lengre spørsmål, bruk et nummereringssystem for å svare på hvert spørsmål mer spesifikt. I tillegg til å være lettere å lese, vil denne metoden gjøre leseren mer fornøyd fordi de føler at alle spørsmålene er besvart i detalj.
- Gi så fullstendig informasjon som mulig i setninger som ikke er for lange. Vanligvis kan det sies å være et godt svar å svare på ett spørsmål i noen få korte setninger.
Trinn 4. Vær ærlig om alle forespørsler du ikke kan oppfylle
Noen ganger er det spørsmål du ikke kan svare på eller forespørsler du ikke kan oppfylle. Gi alltid en ærlig respons når du står overfor en slik situasjon. Med andre ord, ikke bruk krøllete setninger bare for å undertrykke de negative synspunktene til avsenderen av brevet. Stol på meg, avsenderen av brevet vil mye mer sette pris på et direkte og tydelig svar. Viktigst av alt, sørg for at informasjonen alltid formidles høflig og etter en unnskyldning, slik at avsenderen av brevet ikke føler seg støtt.
- Bruk alltid en fast, men forståelsesfull tone når du avslår en forespørsel fra avsenderen av brevet. Du kan for eksempel si: “Dessverre kan vi ikke imøtekomme forespørselen din. For øyeblikket har vi ikke informasjonen du trenger og kan ikke fortelle deg når den vil være tilgjengelig."
- Hvis du føler deg i stand til å gi mer detaljert informasjon, kan du prøve å si: “Før du svarer på spørsmålet ditt, er det noen ting jeg må bekrefte først. Hvis tiden tillater det, vennligst oppgi datoen for innsending av søknaden din, sammen med navnet på tjenestemannen du kontaktet. Etter at bekreftelsesprosessen er fullført, kontakter jeg deg umiddelbart.”
Trinn 5. Takk for brevet som ble sendt
Uansett om du er i stand til å imøtekomme en forespørsel eller svare på spørsmål fra et brev, må du alltid vise din takknemlighet ved å takke ham eller henne. Gi inntrykk av at du verdsetter oppmerksomheten deres og ønsker å opprettholde et positivt forhold til dem.
Noen foretrekker å åpne brevet med en takk. Plassering av talen er egentlig ikke viktig. Viktigst av alt, sørg for at du uttaler det på et tidspunkt
Trinn 6. Avslutt bokstaven med å skrive ditt fulle navn og tittel
Lukk brevet med en formell avsluttende hilsen som "Med vennlig hilsen", etterfulgt av ditt fulle navn. Hvis brevet er ment for forretningsformål, må du også oppgi stillingen din under ditt fulle navn.
Enten det er skrevet eller manuelt skrevet bokstav, må du alltid la det være plass til signaturen din etter at du har tatt med ditt fulle navn. Men hvis brevet sendes på e -post, er det generelt tilstrekkelig å inkludere hele navnet ditt uten signatur
Trinn 7. Les hoveddelen av svarbrevet ditt for å sikre at alle spørsmålene er besvart
Husk at mottakeren av brevet kan bli irritert eller frustrert hvis han mottar et svar som ikke svarer på spørsmålet hans. I tillegg risikerer misnøyen å sende ham et oppfølgingsbrev og ende opp med å legge til i jobben din! For å sikre lesertilfredshet må du svare på alle spørsmål eller forespørsler så fullstendig som mulig. Før du sender, les brevet ditt på nytt for å sikre at ingen forespørsler eller spørsmål har blitt savnet.
Ta om nødvendig hjelp av en venn eller kollega for å lese brevet. Spesielt be dem om å sette seg i mottakerens sko og måle deres tilfredshet etter å ha lest brevet ditt
Metode 3 av 3: Bruke en profesjonell tone
Trinn 1. Bruk et standard forretningsbrevformat
Forstå de forskjellige typene svarbrev som brukes som et middel for forretningskommunikasjon. Følg deretter hvilket format du synes er mest hensiktsmessig for å skrive et profesjonelt lydende svarbrev.
- I det øvre venstre hjørnet av bokstaven angir du navn, tittel, firmanavn (hvis aktuelt) og bedriftsadresse. Under det, inkluder datoen brevet ble skrevet etterfulgt av hele navnet og adressen til mottakeren av brevet.
- Hvis du vil skrive et svarbrev, må du alltid bruke en margin på 2,5 cm på hver side av papiret. Sørg også for at bokstaven er skrevet med 1 mellomrom mellom linjene og 2 mellomrom mellom avsnittene.
- Hvis svarbrevet skrives i stedet for manuelt skrevet, må du alltid bruke standard 12-pt skrift og skriveformat. Imidlertid, hvis brevet er skrevet manuelt, må du kontrollere at håndskriften som brukes er pen og lett å lese.
Trinn 2. Gi inntrykk av at forespørselen eller spørsmålet som sendes gjør deg glad
Denne metoden er spesielt obligatorisk for forretningsfolk eller kundebaserte tjenesteleverandører. Husk at kunden er konge. Dette betyr at du må vise takknemlighet for tiden og trodde de brukte på å skrive brevet. Derfor, ikke glem å takke dem for deres forespørsler eller spørsmål, og bruk alltid varme og vennlige setninger i svarbrevene.
- En enkel setning som: "Takk for at du tok kontakt med oss. Vi setter stor pris på tilbakemeldingen din, "det kan vesentlig endre tonen i brevet i en mer positiv retning! Prøv derfor å gjøre det til en vane å alltid inkludere slike setninger i svarbrevene dine.
- Ikke gi inntrykk av at forespørselen eller spørsmålet hans irriterer og irriterer deg. Tro meg, det er bedre å være altfor vennlig enn å få mottakeren til å tro at du er sint eller lei deg.
Trinn 3. Det er ikke nødvendig å skrive et brev som er for langt, slik at mottakeren av brevet kan lese det raskt
Setter pris på fritiden! Ikke send et 3 -siders brev hvis spørsmålet eller forespørselen faktisk kan besvares i 1 ledd. Gi derfor tilstrekkelige svar, og send deretter brevet umiddelbart. Ikke legg til annen informasjon som han egentlig ikke trenger å vite.
- Denne metoden er viktig å implementere, spesielt hvis svarbrevet er ment å svare på spørsmål fra dine kunder eller forretningsforbindelser. Selvfølgelig vil du ikke frustrere kunden ved å måtte bruke timer på å lese et svar som burde vært halvert, ikke sant?
- På den annen side, ikke skriv så kort at du ikke kan svare på forespørselen eller spørsmålet som er oppført i det originale brevet. Hvis spørsmålet må besvares med en lang forklaring, er du velkommen til å gi det. Viktigst av alt, sørg for at all informasjonen som er gitt, er virkelig viktig for leserne å vite.
Trinn 4. Skriv så tydelig som mulig, slik at mottakeren av brevet kan forstå svaret ditt
Ikke bruk setninger som er for lange eller kompliserte! Skriv i stedet ved å bruke diksjon som er grei, tydelig og som ikke har potensial til å forvirre leseren. Jo kortere og tettere du skriver, desto bedre blir resultatene.
Tenk deg at mottakeren av brevet ikke har nok tid til å lese innholdet i brevet ditt i detalj. Selv om han bare skannet innholdet i brevet, ville han være i stand til å forstå hva du mener? Hvis ikke, korriger diksjonen du bruker for å gjøre poenget ditt klart
Trinn 5. Unngå å bruke sjargong og faguttrykk som er vanskelig å forstå for leserne
Dette aspektet må oppfylles for å maksimere nivået av lesbarhet og klarhet i innholdet i brevet ditt. Derfor, hvis mottakeren av brevet ikke er en profesjonell som er i stand til å forstå tekniske termer, ikke bruk det. Prøv i stedet å erstatte sjargong eller faguttrykk med andre diksjoner som selv lekfolk kan forstå.
Still følgende spørsmål for å redigere et brev: "Kan noen som ikke forstår arbeidet mitt forstå hva brevet mitt handler om?" Hvis ikke, endre språket som brukes i brevet, slik at de fleste kan forstå det. Faktisk er det en kraftig måte å redusere bruken av teknisk sjargong i brevene dine
Trinn 6. Les teksten på brevet på nytt
For å unngå skrivefeil som kan få brevet til å se mindre profesjonelt ut, ikke glem å lese brevet på nytt og korrigere stave-, grammatiske, formaterings- og flytfeil. Stol på meg, bare å ta et par minutter på å sjekke innholdet i brevet, kan det gjøre at brevet ser mer profesjonelt ut.
- Ikke bare stol på et dataprogram for å se etter feil i e -posten din. Vanligvis er slike programmer bare i stand til å oppdage stave- og skilletegn, ikke grammatiske feil. Les derfor hvert ord skrevet i brevet ditt for å finne feil som datamaskinen ikke kan oppdage.
- Hvis innholdet i brevet ditt er veldig viktig, for eksempel når et brev er adressert til en forretningspartner, kan du be noen andre om å lese det også. Noen ganger kan andre mennesker finne feil som du ikke var klar over før.
