Det er nødvendig å organisere et effektivt møte for å støtte en jevn drift av bedriften eller organisasjonens aktiviteter. Møter er en mulighet til å koordinere arbeid, dele informasjon, forbedre teamarbeid og nå mål effektivt. Effektive møter krever god forberedelse, ledelse og delegering av oppgaver. Under møtet, prøv å øke motivasjonen til deltakerne og involvere hele teamet.
Steg
Del 1 av 3: Å holde møter
Trinn 1. Forbered deg på møtet så godt du kan
Først av alt, lage en møteagenda som inneholder timeplanen og temaene som skal diskuteres, og bestem de viktige tingene som må bekreftes på nytt før møtet avsluttes.
- Kom til møterommet i tide fordi der du jobber vil påvirke hvordan andre mennesker oppfatter deg. Å vente i møterommet 15 minutter for tidlig får andre mennesker til å tro at du er mindre produktiv eller ønsker å forlate en annen jobb med unnskyldning for å gå til et møte.
- Forbered en kopi av agendaen. Selv om du kan lage en digital agenda, må du også forberede en kopi av agendaen for å gjøre den lettere å bruke.
Trinn 2. Leder møtet
Når du leder et møte, må du sørge for å dekke alle temaene på agendaen og lytte til hva alle deltakerne har å si på følgende måter:
- Sirkuler deltakerlisten. Møtet er et middel for å spre informasjon i teamet og blir en mulighet for diskusjon, slik at alle kjenner sitt respektive ansvar, slik at de kan levere den forventede arbeidsprestasjonen. Ved å sirkulere deltakerlisten vet du hvem som ikke har kommet, slik at de kan bli kontaktet og bli med på møtet. Det viser også at informasjonen du vil dele i møtet er viktig.
- Bruk agendaen som en guide for å gjøre det lettere for hver møtedeltaker å fokusere og vite hva de trenger å gjøre. Møtedeltakere kan komme etter tur. Så å forberede agendaen før møtet gjør deg mer fokusert når du leder møtet.
Trinn 3. Utvikle en arbeidsplan
Arbeidsplanen er det siste sammendraget som bekrefter arbeidet som skal gjøres etter møtet, og er en løpende plan som påvirker alle møtedeltakere. Lag en arbeidsplan i henhold til følgende instruksjoner:
- Utpeke noen som ansvarlig for et bestemt mål. Den utnevnte personen trenger ikke å oppnå målet personlig fordi han vil være prosjektleder med ansvar for å koble teammedlemmene som trenger å være involvert og forberede de nødvendige ressursene.
- Be om fremdriftsrapporter formelt og uformelt, slik at det utpekte personellet rapporterer arbeidet som er oppnådd innen et bestemt tidsrom.
Trinn 4. Fokuser på temaet i henhold til møteagendaen
Etter å ha diskutert ett tema på dagsordenen og gjennomført de nødvendige diskusjonene, presenterer du et sammendrag av diskusjonens resultater, gir en mulighet til å stille spørsmål, og deretter fortsetter møtet med å diskutere det neste temaet.
Trinn 5. Bestem timeplanen for det kommende møtet
Kunngjør tidsplanen for neste møte når alle er samlet for å gjøre det lettere for dem å planlegge. På den måten har du informert møteplanen på forhånd for å forhindre kolliderende tidsplaner.
Be teammedlemmer om å foreslå via e -post hvilke temaer som må stå på agendaen. Etter at møtet er over, gi dem beskjed om at du vil bruke den samme agendaen for det neste møtet, og be møtedeltakerne om å sende inn forslag til temaer som støtter oppnåelsen av bedrifts-/organisasjonsmål
Del 2 av 3: Forberedelse til møtet
Trinn 1. Bestem hvem som skal lede møtet
Denne rollen er vanligvis tildelt en leder, men du kan gi teammedlemmer muligheten til å lede avdelingsmøter slik at de senere kan lede møter på et høyere nivå.
Trinn 2. Inviter høyttalere
En foredragsholder er en person som blir invitert til å delta på et møte av en bestemt grunn fordi han har erfaring med å forvalte menneskelige ressurser og andre ressurser slik at teammedlemmer kan oppnå den beste ytelsen, inkludert å forklare arbeidsprosesser og resultater effektivt. I tillegg kan han gi råd for å forutse uforutsette omstendigheter og øke ressursene etter behov.
Trinn 3. Bestem riktig møteplan
Når du setter en tidsplan, bør du vurdere tidstilgjengelighet og deltakerbegrensninger. For eksempel: alle deltakerne kan delta på møtet fredag ettermiddag, men det er ikke riktig tidspunkt å diskutere store spørsmål.
- Slik at alle teammedlemmer kan delta på det kommende møtet, må du først spørre prosjektpersonen som er ansvarlig for timeplanen og deretter be alle deltakerne om å ordne sine respektive tidsplaner i henhold til planen.
- Bestem hvem som skal ta referatet, og sørg for at informasjon om møteresultater også sendes til fraværende deltakere.
Trinn 4. Forbered møteagendaen
Møteagendaen bør minst inneholde en liste over emner som skal diskuteres, delegering av presentasjonsoppgaver og tidsfordeling for å diskutere hvert tema. Du kan arrangere møteagendaen i henhold til følgende forslag:
- Søk innspill fra alle møtedeltakere ved å sende e -post minst 2 dager før møtet. E -post er det beste verktøyet for dette fordi du vil motta forespørsler skriftlig.
- Lag en tabellmøte agenda for å registrere alle temaene som skal diskuteres, foredragsholderne og tidsfordelingen. Hvis det er en forespørsel om et emne som avviker fra det generelle temaet, kan du kontakte vedkommende og be ham eller henne om å komme med en bestemt forespørsel om å bli diskutert på neste møte.
- Lag en realistisk tidsplan. Forklaringer og diskusjoner som tar 30 minutter skal ikke tvinges til å fullføre på 15 minutter. Lag en tidsplan etter behov og avslutt møtet tidlig når alle temaene har blitt diskutert.
Trinn 5. Foreslå møteregler
Du trenger ikke å lage formelle regler eller ilegge sanksjoner, men gjennomføringen av reglene får møtet til å gå jevnt og alle kan uttrykke sin mening godt.
Angi reglene når møtet åpnes ved å si: “For å spare tid kan deltakerne stille spørsmål og svare etter at foredragsholderen har presentert ferdig. Hvis du fortsatt har tilbakemelding etter at diskusjonstiden er over, kan du sende meg en e -post så vi kan diskutere det videre.”
Trinn 6. Bestem tidsinndelingen
Sett dagsordenen for møtet ved å bestemme hvor lenge hver foredragsholder trenger og diskutere hvert tema.
- Informer tidsfordelingen før møtet starter, slik at alle deltakerne vet når de kan bidra og forhindre tilfeldige eller forvrengte diskusjoner.
- Som en veiledning, tillat minst 10 minutter å diskutere etter at enkelte emner har blitt diskutert.
Trinn 7. Send inn møteliste
Dagen før møtet, send møteagendaen til alle deltakerne slik at alle har en kopi av timeplanen og vet formålet med møtet. I tillegg kan de også gi deg beskjed hvis det er feil informasjon på agendaen.
Trinn 8. Send en påminnelse
Før du starter et første eller ikke-rutinemøte, må du sende en påminnelse en time i forveien slik at alle deltakerne er i tide.
Del 3 av 3: Bli en effektiv møteleder
Trinn 1. Vær en god møteleder
Prøv å kommunisere med alle deltakerne under møtet slik at møtemålene oppnås. Delegere ansvaret for å lede møter til inviterte foredragsholdere for å diskutere spesifikke emner. Du må selv delta aktivt under diskusjonen.
Trinn 2. Informer arbeidsmålene som har vært og ikke er oppnådd
Hvis formålet med møtet er å diskutere flere mål, informer om fremdriften som er oppnådd og hvem som er ansvarlig for prestasjonen.
- Hvis det er en arbeidsplan som ikke har utviklet seg siden forrige møte, spør hvorfor.
- Hvis dette skyldes mangel på tid eller andre ressurser, kan du diskutere løsningen med personen som er utnevnt til å ha ansvaret for prosjektet, eller diskutere saken i detalj utenfor møtet.
Trinn 3. Refokuser hvis diskusjonen avviker fra emnet
Noen ganger mister diskusjonen veien på grunn av entusiasmen eller skuffelsen fra deltakerne. Fokuser oppmerksomheten og omdiriger villfarne diskusjoner ved å gjøre følgende måter:
- Tenk på møtet som et opplysningsinnsamling. Gi hver deltaker en sjanse til å snakke, slik at du kan samle så mye informasjon som mulig. Denne metoden får også møtedeltakerne til å snakke i skift, inkludert de som liker å dominere møtet.
- Bruk Cyberstorming, et elektronisk kommunikasjonsprogram for å dele ideer i grupper og kan brukes til uformelle møter. Denne metoden forhindrer konkurranse mellom lagmedlemmer om å ville bli hørt fordi alle i gruppen kan se innspill fra andre medlemmer.
- Vær nøytral hvis noen i møtet diskuterer et emne utenfor dagsordenen, for eksempel ved å si: “Interessant idé, Bob! Vi kan snakke om det senere. " Mange innser ikke at de diskuterer ting som avviker fra agendaen for møtet, men de vil komme til deg for diskusjon hvis saken virkelig er viktig.
- Kontroller diskusjonsretningen. I tillegg til deltakere som snakker for lenge, kan det oppstå problemer i møtet fordi noen fortsetter å diskutere temaer som er utenfor dagsordenen. For å overvinne dette må du først lytte til hva han har å si og deretter foreslå at saken diskuteres videre i neste møte. Legg vekt på at møtet vil fortsette å diskutere temaene som er oppført på dagsordenen.
- Ta en privat samtale med personen som dominerer møtet, og spør hvorfor. Vis bekymring, i stedet for å bli irritert. Fokuser på det du observerte under møtet, og la ham forklare sin oppførsel. Tilby ham å slutte å dominere møtet.
Trinn 4. Gå videre til neste emne etter planen
Øv på tidsstyring ved å være selvsikker, ikke vær frekk. Ved å stille klokken godt får hver deltaker vite at møtet fortsatt pågår og at diskusjoner som ikke er relatert til møtet kan fortsette etter at møtet er over.
Ikke ha det travelt. Selv om du må ta kontroll over situasjonen, vil møtet være mindre nyttig hvis diskusjonen blir forkortet. Før møtet gjenopptas, gi deltakerne muligheten til å stille spørsmål eller komme med innspill. Sørg for at alle teammedlemmer føler seg inkludert, i stedet for å føle seg forsømt
Trinn 5. Legg vekt på det viktige temaet
Legg vekt på hovedmålene som skal nås og deres forhold til andre mål som støtter oppnåelsen av hovedmålene.
Forklar til møtedeltakerne slik at de forstår omfanget av prosjektet de jobber med og deres respektive roller som en viktig del av en enhet
Trinn 6. Hjelp om nødvendig med notater
Bestem hvem som skal ta referatet før møtet starter. Hvis han er overveldet, gi en hjelpende hånd eller ta notater selv.
Trinn 7. Avklar ved misforståelser
Etter at alle temaene har blitt diskutert, vil møtelederen lage et sammendrag slik at deltakerne vet resultatene av møtet og stiller spørsmål hvis det fortsatt er ting som ikke er klare.
Som møteleder, gi detaljerte forklaringer slik at alle deltakerne forstår resultatene av møtet
Trinn 8. Før du avslutter møtet, gi et grundig sammendrag
Ledere som er faste i å ta beslutninger, vil forhindre stagnasjon og ubesluttsomhet, få ansatte til å jobbe flittig og motivert, være lydhøre overfor endringer og ny informasjon. Dette kan sees på følgende egenskaper:
- Ha klare mål for å sikre at det er samsvar mellom beslutninger med bedrifts-/organisasjonsmål og etikk.
- Omsorg ved å vise eksemplarisk i livet og følge arbeidsmoral som grunnlag for effektiv og effektiv beslutningstaking.
- Vis åpenhet, nemlig uselviskhet ved å bevise at beslutninger som er fordelaktige for selskapet gir alle muligheten til å utvikle seg selv.
- Å se på fiasko som en læringsmulighet som vil være et springbrett for å kunne ta bedre beslutninger. Når noe går galt, er en avgjørende leder i stand til å forstå situasjonen.
- Å kommunisere åpent og effektivt i samsvar med bedrifts-/organisasjonskulturen for å forhindre inkonsekvenser eller motsetninger ved kommunikasjon med underordnede eller overordnede.
