Et ansettelsesbevis (eller et arbeidsbekreftelsesbrev) er en formell korrespondanse som vanligvis skrives av en arbeidsgiver til den anmodende part, med det formål å validere arbeidstakerens arbeidshistorikk. Et ansettelsesbevis kreves vanligvis for å søke om lån, leie en eiendom, søke om en ny jobb eller av andre grunner for å verifisere arbeidshistorikk. Når du skriver et ansettelsesbevis, forklar hvem du er, gi et ærlig sammendrag av ansattes plikter og bekreft jobben. Dette sertifikatet må bruke profesjonelt brevhode og gi kontaktinformasjon og signatur. Les instruksjonene nedenfor for å finne ut hvordan du lager et komplett og nøyaktig ansettelsesbevis.
Steg
Del 1 av 2: Forbereder å skrive et ansettelsesbevis
Trinn 1. Tenk på hvorfor du skriver et ansettelsesbevis
Innholdet og tonen i bokstavets språk er avhengig av mottakeren. For finansinstitusjoner, bruk en profesjonell språketone og inkluder finansiell informasjon (f.eks. Lønn, provisjoner, forhøyelser og bonuser). På den annen side, hvis du skriver et ansettelsesbevis for en ansatt som søker en ny jobb, kan språketonen være mer uformell, og du kan ikke inkludere økonomisk informasjon.
Ved å forstå formålet og omfanget, kan du skrive et brev som passer til mottakerens behov
Trinn 2. Tenk på hvem som skal skrive det
Normalt skrives et ansettelsesbevis av en veileder. I denne situasjonen vil den ansatte be deg som arbeidsgiver om å skrive et ansettelsesbrev for spesifikke formål. På den annen side kan ansatte skrive et ansettelsesbrev for seg selv. I denne situasjonen vil du som medarbeider skrive det selv og deretter be sjefen om å signere eller endre det etter behov. Når det er mulig, bør arbeidsgiveren skrive det på vegne av den ansatte, ikke omvendt.
- Hvis du er sjefen som skriver brev til ansatte, kan du strukturere dem i henhold til dine egne spesifikasjoner og kontrollere meldingene i dem. I tillegg, som arbeidsgiver, blir brevet du skriver ansett som ekte og ærlig. Hovedhindringen er imidlertid tiden det tar. Som sjef har du selvfølgelig en travel timeplan, mens utarbeidelsen av dette brevet vil ta tid. På grunn av dette er ansettelsesbevisene vanligvis korte og konsise, slik at du ikke kaster bort for mye tid, spesielt hvis du allerede har gjort det.
- Hvis du er en ansatt som skriver selv, kan du bestemme hvilken informasjon du skal gi videre til mottakerne og ikke trenger å finne tid til å dele ideer med sjefen din. I tillegg er sjefen heller ikke tynget av tiden som må gis for å skrive den (hvis du skriver det selv, kan sjefen være glad fordi han ikke trenger å gjøre det selv). Imidlertid må sjefen alltid signere, og det er en mulighet for at han vil være motvillig til å gjøre det etter å ha lest innholdet i brevet ditt. Hvis det er tilfelle, bør du enten omskrive det eller overtale ham til å skrive det selv for deg.
Trinn 3. Samle inn nødvendig informasjon
Når du kjenner mottakeren og hvem som skal skrive brevet, må du samle den nødvendige informasjonen i brevet.
- Hvis du er sjefen, snakk med den ansatte for å se hva han eller hun vil inkludere. Diskuter hvem mottakeren er, hva formålet med brevet er, hvilke spesifikasjoner som må inkluderes, og når det skal sendes.
- Hvis du er ansatt og skriver brevet selv, er all nødvendig informasjon allerede der, men du bør snakke med sjefen din først og spørre hva slags brev han eller hun forventer. Dette sikrer at du skriver et brev som samsvarer med arbeidsgivers spesifikasjoner og får signaturen hans.
Del 2 av 2: Skrive ansettelsesbevis
Trinn 1. Bruk selskapets brevhode
Skriv et ansettelsesbevis på selskapets offisielle brevhode. Hvis du er sjef, er dette papiret gratis å bruke. Hvis du er ansatt, spør først om du kan bruke dem. Selskapets offisielle brevhode vil bekrefte brevet ditt og få mottakeren til å tro på innholdet.
Hvis du ikke har offisielt brevhode, kan du bruke en datamaskin til å lage brevoverskrifter. Overskriften skal inneholde firmanavn, adresse, telefonnummer og e -postadresse. Gi også informasjon om forfatteren av brevet (og tittelen) og datoen brevet ble skrevet
Trinn 2. Adresser brevet til mottakeren så spesifikt som mulig
Hvis du kjenner navnet på mottakeren, kan du rette det direkte til vedkommende. Hvis du ikke vet hvem som skal lese det, kan du rette det til organisasjonen, med en emnelinje som beskriver innholdet i brevet.
- For eksempel, hvis du kjenner adressen og navnet på mottakeren, skriver du det like under toppteksten. Følg den med en passende hilsen, for eksempel "Kjære [Mr. Sudirman]."
- Hvis du ikke vet hvem brevet er adressert til, send det til den aktuelle avdelingen med en emnelinje som beskriver innholdet i brevet. For eksempel, for et brev til en finansinstitusjon med sikte på å skaffe seg et lån, kan du sende et brev til din lokale filial med emnefeltet "Arbeidsbeskrivelse for lånesøknad". Følg opp med en hilsen som "Til hvem det gjelder."
Trinn 3. Beskriv hvem du er
I første avsnitt, forklar hvem du er og hensikten med å skrive brevet. Oppgi din stilling, tjenestetid og hvor lenge du har kjent den ansatte som ba om sertifikatet. Hvis du er en ansatt som skriver selv, fortsett å skrive som om brevet kom fra sjefen din, fordi det er han som skal signere det.
For eksempel, "Jeg heter Budi Jatmiko og er viseadministrerende direktør for markedsføring og salg i PT. ABC. Jeg har jobbet i PT. ABC i 12 år og har kjent denne medarbeideren i syv år. De siste tre årene har jeg vært den ansattes direkte veileder."
Trinn 4. Oppgi bekreftelse
Neste avsnitt av innholdet oppsummerer arbeidstakerens jobb, inkludert datoen for ansettelsestart, tittel, om jobben er midlertidig eller permanent, og om den ansatte fortsatt jobber der. Dette avsnittet gir ansatte informasjon om nødvendig.
- For eksempel, "Dette brevet er en bekreftelse på at den ansatte faktisk jobber her. Han har jobbet i PT. ABC i syv år siden 7. september 2003. Han har stillingen som visedirektør for salg, som er en fast stilling kl. PT. ABC. Frem til 7. januar 2011 jobber han fortsatt med stillingen i PT. ABC."
- Et annet eksempel: "Dette brevet bekrefter at den ansatte jobbet i PT. ABC i syv år. Vedkommende jobbet i PT. ABC fra 7. september 2003 til 7. januar 2011. Han hadde stillingen som visedirektør i PT. ABC.. Han jobbet som fast ansatt i syv år på PT ABC med en lønn på 35 millioner IDR per måned."
Trinn 5. Oppsummer den ansattes plikter
Dette avsnittet beskriver arbeidstakerens plikter, som er svært nødvendige i ansettelsesbeviset for ansatte som søker andre jobber. Selv om ansettelsesbeviset ikke er et anbefalingsbrev, er det ikke noe galt i å inkludere en positiv vurdering av den ansatte. Denne tilleggsinformasjonen vil forbedre omdømmet ditt som arbeidsgiver og hjelpe ansatte med å finne nye jobber, eiendom eller lån.
For eksempel, "Arbeidsoppgavene til en ansatt ved PT. ABC er som følger: Ansvarlig for radiatorsalg i Bogor -området og dets omgivelser. Han har en lederstilling og er ansvarlig for å motivere et team på syv til ni personer. Han må sikre kundetilfredshet, løse kundeklager og rapportere salgsfremgangen hver tredje måned til hovedkontoret."
Trinn 6. Unngå sensitiv eller ulovlig informasjon om ansatte
Det er bestemmelser om hva som kan inkluderes i ansettelsesreferanser og andre uttalelser til potensielle arbeidsgivere. Det er en bestemmelse om at du bare kan inkludere informasjon om ansatte med den relevante tillatelsen. Det er også en regel om at du kan avsløre informasjon om den aktuelle medarbeideren så lenge den er ærlig og i god tro. Før du avslører sensitiv informasjon, må du kontrollere hva som er akseptabelt og passende å inkludere, i henhold til sosial hensiktsmessighet og gjeldende lov.
Trinn 7. Oppgi kontaktinformasjonen din
Det siste avsnittet bør inneholde kontaktinformasjonen din (arbeidsgiver). Denne informasjonen er nødvendig hvis mottakeren har spørsmål. Sørg for at du oppgir at mottakeren kan kontakte deg.
For eksempel, "Hvis du har spørsmål eller trenger mer informasjon, kan du kontakte meg på (021) 21215555 eller på [email protected]."
Trinn 8. Signer og send inn
Når brevet er skrevet, avslutt det med en avsluttende hilsen, signer det og gi det til den ansatte som ba om det, eller send det til mottakeren selv.
- Lukk brevet med hilsenen "Med vennlig hilsen".
- Sett signaturen din sammen med ditt fulle navn og posisjon.
- Legg til et offisielt eller verifiseringsstempel som vanligvis brukes av selskaper for denne typen brev.
Tips
- Noen visumsøknadsprosesser krever at du skriver ned stillingen den ansatte vil inneha hvis visum innvilges. Du må kanskje forklare viktigheten av arbeidet til den ansatte som søker om visum.
- Noen arbeidsgivere ber den ansatte skrive et brev, som han eller hun vil signere. Hvis du ber ansatte om å skrive sine egne, må du lese dem grundig før du signerer.
- Noen selskaper har en bestemt person som er tilordnet til å gjøre jobbbekreftelse, og det er også selskaper som har en bestemt mal. Ta kontakt med personalavdelingen hvis du er i tvil.
Advarsel
- Skriv inn økonomisk informasjon bare når den ansatte ber om det. Hvis du er ansatt og skriver brevet selv, kan du legge inn så mye informasjon som nødvendig.
- Ikke legg inn personlig informasjon om ansatte med mindre de tillater det.
- Hvis den ansatte som ba om ansettelsesbeviset ikke lenger jobber sammen med deg, må du ikke gi noen grunn til å gå selv om det ikke er noen sak eller problem.
