Personalavdelingspersonell med ansvar for å motta jobbsøknader forventer vanligvis at søkere også sender et følgebrev, ikke bare en biografi. For jobbsøkere er et følgebrev et medium for å presentere deg selv og kort forklare hvorfor biodataene dine oppfyller de nødvendige kvalifikasjonene. Bruk et følgebrev for å forklare hvorfor du vil jobbe for et bestemt selskap fordi informasjon om bakgrunn og erfaring allerede er i biografen din. Denne artikkelen forklarer hvordan du skriver et følgebrev som er personlig, relevant, profesjonelt og fri for grammatiske feil eller stavefeil.
Steg
Del 1 av 2: Forbereder å skrive et følgebrev
Trinn 1. Bestem formålet med å skrive brevet
Før du begynner å skrive, tenk på målene du vil oppnå ved å skrive følgebrevet. Ta med et følgebrev når du sender dine biodata eller korte CV til personalavdelingen. Selv om du søker på en jobb som ikke ble annonsert, kan du bruke følgebrevet til å forklare motivasjonen din ved å angi hvorfor du valgte et bestemt selskap.
- Hvis du søker på en jobb for å fylle ut en utlyst stilling, skriver du et brev som forklarer at du er en god kandidat til jobben.
- Hvis du skriver et følgebrev uten å angi stillingen, beskriv alle ferdighetene du har og hvordan de brukes i selskapet.
- Uansett mål, forklar du kort og presist hvilket bidrag du kan gi til selskapet, i stedet for å ønske å få noe fra selskapet.
Trinn 2. Vet hvem du skal sende følgebrevet til
Før du skriver, prøv å finne ut hvem som skal lese brevet ditt. Hvis du søker om å fylle en bestemt ledig stilling, er den første personen som vil lese brevet vanligvis personalavdelingen før den videresendes til den relevante lederen som trenger ansatte. Personell som håndterer ansattes rekruttering er svært erfaren i å lese jobbsøknader. Så prøv å gjøre et positivt inntrykk fra starten.
- Hvis du ikke kjenner navnet på personellet som har ansvaret for å motta søknaden, kan du slå opp navnet på personalansvarlig på nettstedet.
- Selv om det kan virke trivielt, er å sende et brev til riktig person en måte å danne et positivt inntrykk på.
- Alternativt kan du ringe det aktuelle selskapet for å be om navnet på personen du bør inkludere som mottaker av brevet.
- Hvis du ikke kan bestemme mottakerens kjønn ut fra navnet, skriver du "Dear" etterfulgt av hele navnet.
- Navnene Dian og Sri kan brukes av både menn og kvinner. Slå opp informasjon på selskapets nettsted eller ring for å bekrefte kjønnet til mottakeren for å forhindre feil.
Trinn 3. Studer stillingsbeskrivelser og stillingsannonser
Hvis du skriver et brev som søker om en bestemt jobb, forbereder du et utkast til brev som diskuterer jobben. Slå opp stillingsbeskrivelser og annen informasjon og definer søkeord, oppgaver og stillingsansvar ved å lese annonsen så detaljert som mulig. Bruk følgebrevet til å forklare så godt du kan at du oppfyller de nødvendige kvalifikasjonene ved å skissere alle ferdigheter og erfaringer som vil komme selskapet til gode.
Skriv ned alle kravene som er oppført i annonsen, og grupper dem deretter som hoved-, støttende og tilleggskrav
Trinn 4. Utkast til brevet
Når du vet hva som må forklares i brevet, begynner du å forberede et utkast til brev. Skriv et kort utkast til hvert viktig aspekt du vil dekke. Prøv å skrive et klart og konsist brev. Skriv et følgebrev bestående av flere avsnitt i følgende rekkefølge:
- Det første avsnittet forklarer hvorfor du sender brevet, for eksempel: "Gjennom dette brevet søker jeg om å jobbe som …"
- Det andre avsnittet forklarer at du er kvalifisert for arbeid basert på dine akademiske kvalifikasjoner, arbeidserfaring og profesjonelle ferdigheter som kreves i henhold til stillingsbeskrivelsen eller personlige spesifikasjoner.
- Det tredje avsnittet beskriver bidraget du kan gi til selskapet og dine langsiktige karriereplaner.
- Det fjerde leddet avslører hvorfor du søker på en jobb og er den mest passende kandidaten for å bli akseptert for arbeid. Fortell kort at du er forberedt på å bli invitert til et intervju.
- Avslutt med å signere brevet og inkludere ditt fulle navn.
Del 2 av 2: Skrive et følgebrev
Trinn 1. Bruk riktig bokstavformat
For å få følgebrevet du sender til å virke profesjonelt, bruker du et standard brevformat ved å inkludere dato, navn og adresse, firmanavn og adresse, og navnet på personalavdelingen som mottaker av brevet. Se etter følgebrevformater på internett, slik at du kan skrive et følgebrev med et standardformat.
- Skriv navn og adresse til selskapet øverst til venstre i brevet.
- Hopp over de to tomme linjene, og skriv ned datoen du skrev brevet som begynner med nummeret på dagen, månedens navn og år.
- Hopp over ytterligere to linjer, og skriv deretter inn navnet på personalavdelingspersonen som vil motta brevet. Hvis du ikke kjenner navnet, skriver du inn navnet på avdelingen, for eksempel "Personalavdeling" eller "Personalansettelsesansvarlig", og skriver deretter inn firmaets adresse under den.
- Hopp over de to linjene og skriv deretter hilsenen, for eksempel "Dear Mr. Slamet" eller "With respect" hvis du ikke kjenner navnet på personen som mottar brevet. Etter det hopper du over en linje og begynner å skrive den første linjen.
Trinn 2. Skriv et godt åpningsavsnitt
Begynn brevet med en klar og nøyaktig første setning, slik at leseren umiddelbart vil vite hva du har til hensikt å skrive brevet. Nevn jobben du vil ha i begynnelsen av brevet, for eksempel med den første setningen: "Gjennom dette brevet søker jeg om å jobbe som salgsmedarbeider hos PT XYZ."
- Hvis du får en jobbreferanse fra noen, skriver du ned navnet deres. Sørg for at personalavdelingen kjenner personen som gir referansen.
- For eksempel: "Marisa i godtgjørelsesavdelingen ga informasjon om at PT XYZ trengte en selger."
Trinn 3. Skriv ned hva du vil
Etter å ha skrevet det første avsnittet, fortsett med å avsløre hvorfor du sender følgebrevet og beskriv kort hvem du er. Forklar at dine ferdigheter, kvalifikasjoner og erfaring oppfyller kriteriene som trengs for å fylle stillingen du ønsker. Bruk søkeordene og begrepene som er oppført i annonsen. Støtt informasjon om dine ferdigheter ved å kort beskrive dine erfaringer i løpet av din karriere.
- For eksempel: hvis kriteriene som trengs for å søke en jobb er evnen til å kommunisere godt, skriver du i et brev: "Under arbeidet som kundeservicemedarbeider har jeg deltatt på flere treninger slik at jeg kan kommunisere veldig godt." Etter det kan du fortelle meg om et problem du har løst ved å bruke denne ferdigheten.
- Hvis du skriver et følgebrev i fire-avsnittsformat, vil du få et kort og greit brev og vil bli lest til ferdigstillelse av personell i personalavdelingen.
Trinn 4. Skriv også ned relevante prestasjoner
Personalavdelingen leser vanligvis følgebrevet raskt. Så sørg for at du viser prestasjoner og suksesser som har relevans for jobben du ønsker. Denne metoden får rekrutterere til å huske deg som en søker som har en fordel i forhold til andre søkere. Skriv ned prestasjonene dine punkt for punkt, slik at de ser annerledes ut enn resten av brevet.
- Kort informasjon i skriftlig form gjør brevet lettere å lese. Imidlertid viser informasjonen som presenteres i form av et essay gode skrive- og kommunikasjonsevner.
- For å gi leserne et sterkt førsteinntrykk, skriv den mest imponerende suksessen på første linje.
- Opprettholde en balanse mellom entusiasme, profesjonalitet og tillit.
Trinn 5. Avslutt brevet med å sette pris på
Skriv en positiv avsluttende setning og si takk for at du leste brevet eller vurderte jobbsøknaden din, for eksempel: “Takk for oppmerksomheten. Jeg venter på ytterligere nyheter om jobbsøknaden som jeg sendte inn gjennom dette brevet.” Fortell også hvordan du kontakter deg ved å referere til adressen som er oppført i begynnelsen av brevet eller kontaktinformasjonen i bio.
- Skriv "Med vennlig hilsen" eller "Wasalam" som en avsluttende hilsen, og signer deretter og skriv ditt fulle navn.
- Husk at hele navnet må skrives under signaturen.
Trinn 6. Bruk et enkelt format
Siden følgebrevet er et offisielt brev, bør dette gjenspeiles i formatet og redaksjonen av brevet. Bruk standard søknadsbrevformat, som er 2,5 cm margin, og bruk Times New Roman- eller Arial -skrift for å gjøre det lettere å lese. Skriv ut med svart blekk på glatt, rent hvitt papir.
- Hvis du sender en e -post, må du beholde den formelle ved å inkludere et klart emne og mottakerens navn som om du skulle skrive et vanlig brev.
- Bruk en riktig e -postadresse hvis du vil sende søknaden din via e -post. Lag en e -postadresse med ditt navn eller initialer. Send aldri en jobbsøknad til e -postadressen [email protected].
Trinn 7. Undersøk posten nøye
Du bør lese og sjekke brevet grundig før du sender det. Bokstaver med skrive-, stave- og grammatikkfeil gir bare et dårlig førsteinntrykk av deg selv og din profesjonalitet. Følgebrevet er en del av søknaden og gjenspeiler dine kommunikasjonsevner og oppmerksomhet på detaljer.
- Ikke bare stol på et stavekontrollprogram på en elektronisk enhet.
- Les følgebrevet høyt for å bli hørt hvis det er feil som ikke er synlige.
- Lagre brevet en stund, og les det deretter igjen etter at øynene dine har hvilt.
Tips
Så mye som mulig, utarbeid et 1-siders følgebrev. Personalavdelingen setter pris på et kort, profesjonelt brev
Advarsel
- I den digitale epoken velger mange mennesker å sende søknadsbrev og biodata via elektroniske enheter. Sørg for at innholdet i jobbsøknadens e -post du sender er i samsvar med standard forretningsbrevformat.
- Hvis du vil sende en jobbsøknad via e -post, må du opprettholde en profesjonell og forretningsmessig skrivestil.
