En arbeidsplan er et sett med mål og prosesser som kan hjelpe et team og/eller en person med å nå det målet. Ved å lese en arbeidsplan kan du bedre forstå omfanget av et prosjekt. Uansett om de brukes på arbeidsplassen eller i akademia, hjelper arbeidsplaner deg med å holde prosjekter organisert. Gjennom en arbeidsplan bryter du ned prosessen i små, lette oppgaver mens du vet hva du vil oppnå. Lær hvordan du lager en arbeidsplan, slik at du er bedre forberedt på ditt neste prosjekt.
Steg
Trinn 1. Bestem hva arbeidsplanen din er til for
Det er mange grunner til at vi utvikler en arbeidsplan. Sett det målet på forhånd, slik at du kan forberede deg godt på prosjektet. Husk at de fleste arbeidsplanene er gyldige i en viss periode, for eksempel 6 måneder eller 1 år.
- På kontoret hjelper en arbeidsplan sjefen din med å vite hvilke prosjekter du skal jobbe med i løpet av de neste månedene. Sjefen din trenger denne informasjonen vanligvis etter en årlig prestasjonsgjennomgang eller når teamet ditt jobber med et stort prosjekt. En arbeidsplan kan også være et resultat av en strategisk planleggingsøkt som selskapet lager i begynnelsen av en ny kalender eller et regnskapsår.
- I den akademiske verden er arbeidsplaner egnet for bruk av studenter til å jobbe med store prosjekter, eller av forelesere for å utforme en pensum per semester.
- For personlige prosjekter gir en arbeidsplan deg en ide om hva du har tenkt å gjøre, hvordan du vil gjøre det og når du planlegger å fullføre det.
Trinn 2. Skriv en introduksjon og bakgrunn
For en profesjonell arbeidsplan bør du skrive en introduksjon og bakgrunn. Sjefen din eller lederen vil få informasjonen de trenger for å forstå arbeidsplanen. På den annen side trenger akademiske arbeidsplaner vanligvis ikke en introduksjon og bakgrunn.
- Innledningen skal være kort og interessant. Minn sjefen din på hvorfor du laget den arbeidsplanen. Introduser ham for et prosjekt som du vil jobbe med i løpet av en viss periode.
- Bakgrunnen skal markere hvorfor du laget arbeidsplanen. Du kan for eksempel gjøre dette ved å presentere detaljer eller statistikk over den siste rapporten, identifisere problemer som må behandles eller andre årsaker basert på innspill og tilbakemeldinger du har mottatt mens du jobbet med tidligere prosjekter.
Trinn 3. Definer mål og mål
Mål og mål er to sammenhengende ting. I arbeidsplanen fører begge til resultatoppnåelse. Forskjellen er at mål er generelle, mens mål er mer spesifikke.
- Mål er det overordnede bildet av prosjektet ditt. Skriv ned hvilke sluttresultater du ønsker fra arbeidsplanen. Sørg for at dekningen er bred. Si for eksempel at du vil fullføre et forskningsoppgave eller lære å skrive.
- Målene skal være spesifikke og håndgripelige. Med andre ord bør du være i stand til å krysse av trinnene på mållisten din når du har fullført dem. Å finne kilder som kan intervjues for forskningsoppgaven din, er et godt eksempel på et mål.
- Hvis de eksisterende målene er for forskjellige, kan du dele dem opp på lang sikt kort, periode mediumog begrep lang. For eksempel er selskapets kortsiktige mål om å øke antall publikum med 30% på tre måneder forskjellig fra det langsiktige målet om å styrke merkevarens synlighet på sosiale medier i et år.
- Mål skrives vanligvis i aktive setninger ved hjelp av handlingsverber med spesifikke betydninger. For eksempel "plan", "skrive", "forbedre" og "måle". Unngå verb med vage betydninger som "lære", "forstå" og "vite".
Trinn 4. Utvikle en arbeidsplan med "SMART" mål
SMART er et forkortelse som vanligvis brukes for å lete etter mer håndgripelige og brukbare resultater i arbeidsplaner.
- Spesifikk betyr detaljert. Hva skal vi egentlig gjøre for hvem? Beskriv befolkningen du vil tjene og eventuelle spesifikke handlinger du vil bruke for å hjelpe dem.
- Målbar betyr målbar. Er målet kvantitativt og målbart? Kan du beregne resultatet? Planla du arbeidet slik at "helsenivåene i Sør -Afrika ble bedre i 2012"? Eller, strukturerer du det slik at "antall tilfeller av HIV/AIDS -infeksjon blant nyfødte i Sør -Afrika faller med 20% innen 2020"?
- Oppnåelig betyr oppnåelig. Kan du fullføre det innen den tildelte tiden med de ressursene du har til rådighet? Gitt alle begrensningene som finnes, må målet ditt være realistisk. Å øke salget med 500% er fornuftig hvis din bedrift er liten. Å øke salget med 500% er et nesten umulig mål for et selskap som har dominert markedet.
- Aktuell er knyttet til interesser. Vil målet ha innvirkning på ønsket mål eller strategi? Selv om det er viktig for allmenn helse, er det sant at måling av videregående elevers høyde og vekt kan direkte føre til endringer i prosedyrer for psykisk helse? Sørg for at målene og arbeidsmetodene dine har en tydelig og intuitiv kobling.
- Tid bundet er tidsavhengig. Når ble målet nådd, og/eller når visste du at du hadde oppnådd det? Bestem prosjektets sluttdato. Nevn også, om noen, hva slags sluttresultat som kunne ha fått prosjektet til å ende tidlig, med alle oppnådde resultater.
Husk at et grunnnummer må spesifiseres for å beregne endringen. Hvis du ikke vet hvor mange nyfødte i Sør -Afrika som er smittet med HIV/AIDS, hvordan kan du sikre at antall tilfeller reduseres med 20%?
I visse situasjoner må du kanskje rådføre deg med en ekspert for å sikre at målene i arbeidsplanen din er oppnåelige
Trinn 5. Liste opp ressursene du har
I denne listen skriver du ned alt du trenger for å nå dine mål og mål. Ressurser har forskjellige former, avhengig av hva arbeidsplanen din er til for.
- Ressurser på kontoret inkluderer økonomiske budsjetter, ansatte, konsulenter, bygninger eller rom og bøker. Du kan legge ved et detaljert budsjett hvis arbeidsplanen er mer formell.
- Ressurser i akademia inkluderer tilgang til biblioteker; forskningsmateriell som bøker, aviser og tidsskrifter; datamaskin og internettilgang; så vel som professorer eller andre mennesker som kan hjelpe deg når du har spørsmål.
Trinn 6. Gjenkjenne eksisterende begrensninger
Grenser er hindringer som kan komme i veien for din innsats for å nå dine mål og mål. For eksempel, når du gjør forskningsoppgaver på skole eller høyskole, viser det seg at timeplanen din er for stram, slik at du ikke kan forske og skrive godt. Derfor er grensen din en hektisk tidsplan. Prøv å eliminere andre forpliktelser i løpet av semesteret, slik at du kan fullføre arbeidsplanen din effektivt.
Trinn 7. Hvem er ansvarlig?
Ansvarlighet er et vesentlig element i en god plan. Hvem er ansvarlig for å fullføre hver oppgave? Selv om det er et team som jobber med en oppgave, må en person ha ansvaret for at oppgaven blir fullført i tide.
Trinn 8. Skriv en strategi
Følg arbeidsplanen din, og bestem deretter hvordan du vil bruke ressursene dine, mens du overvinner begrensninger for å nå dine mål og mål.
- Skriv en detaljert liste over handlinger. Identifiser hva som må skje hver dag eller hver uke for å nå dine mål. Skriv også opp hvilke handlinger andre teammedlemmer bør gjøre. Du kan bruke prosjektstyringsprogramvare eller en personlig kalender for å organisere denne informasjonen.
- Lag en tidsplan. Selv om du kan lage en foreløpig arbeidsplan, kan det oppstå uforutsette hendelser eller situasjoner fra tid til annen. Gjør derfor plass i timeplanen din for å unngå forsinkelser.
Tips
- Definer milepæler hvis prosjektet ditt er stort. Milepæler er punkter langs et prosjekt som fremhever oppnåelsen av visse mål. Du kan også betrakte det som et refleksjonspunkt når du observerer hvor langt prosessen har kommet og samtidig sørger for at den ikke avviker fra arbeidsplanen.
- Lag en arbeidsplan som fungerer for deg. Det kan være detaljert, det kan være omfattende, avhengig av dine ønsker eller behov. Du kan skrive på et stykke papir eller med profesjonell programvare, ved hjelp av bilder og farger. Bruk det som er mest naturlig og effektivt for deg.
