Denne wikiHow lærer deg hvordan du bruker "Mail Merge" -funksjonen i Microsoft Word. Med Mail Merge -funksjonen kan du bruke et kontaktinformasjonsark til å automatisk tildele en annen adresse, navn eller informasjon til hver kopi av et dokument. Denne funksjonen er nyttig når du trenger å tilpasse et nyhetsbrev eller erklæring fordi du ikke trenger å skrive hvert navn eller adresse manuelt øverst i hvert dokument.
Steg
Del 1 av 3: Opprette et kontaktark
Trinn 1. Åpne Microsoft Excel
Microsoft Excel -programikonet ligner et hvitt "X" på en hvit bakgrunn. Etter det vil siden "Ny" vises.
Hvis du allerede har et kontaktark i Excel, går du til trinnet med lasting eller import av Excel -kontakter
Trinn 2. Klikk på Tom arbeidsbok
Det er øverst til venstre på "Ny" siden. Etter det åpnes et nytt Excel -dokument.
Trinn 3. Legg til kontaktoverskriften
Starter fra boksen A1 ”Til høyre, skriv inn en overskrift eller tittel som følger:
- "Fornavn" - Kontaktens fornavn må angis i dette feltet (boks " A1 ”).
- "Etternavn" - Etternavnet til kontakten må angis i dette feltet (boks " B1 ”).
- ”Tlf” - Telefonnummeret til kontakten legges til i dette feltet (rute “ C1 ”).
- ”StreetAddress” - Kontaktadressen må angis i dette feltet (rute “ D1 ”).
- “By” - Kontaktens hjemby/bosted må legges til denne kontakten (rute “ E1 ”).
- "Stat" - provinsens opprinnelsesprovins vil bli lagt til i denne kolonnen (boks " F1 ”).
- “ZIP” - Postnummeret der kontakten bor må legges til i denne kolonnen (kolonne “ G1 ”).
- "E -post" - E -postadressen til kontakten blir angitt i dette feltet (boks " H1 ”).
Trinn 4. Skriv inn kontaktinformasjonen
Begynn med kolonne A i boks 2, og skriv inn kontaktinformasjonen for hver person du vil legge til i fletteverktøyet.
Sørg for at informasjonen som er lagt inn er korrekt før du går videre til neste trinn
Trinn 5. Lagre dokumentet
Slik lagrer du det:
- Windows - Klikk " Fil ", velg" Lagre som ", Dobbeltklikk " Denne PCen ", Velg et fillagringssted på venstre side av vinduet, skriv inn et dokumentnavn i" Filnavn "-feltet, og klikk" Lagre ”.
- Mac - Klikk " Fil ", velg" Lagre som… ", Skriv inn dokumentnavnet i" Lagre som "-feltet, velg et lagringssted ved å klikke" Hvor "-boksen og velg en mappe, klikk deretter" Lagre ”.
- Husk plasseringen for å lagre den valgte filen. Du må deretter finne Excel -kontaktarket på det stedet.
Trinn 6. Lukk Excel -vinduet
Klikk på knappen X ”I øvre høyre hjørne av Excel-vinduet (Windows) eller den røde sirkelen i øvre venstre hjørne av vinduet (Mac). Nå kan du opprette eller bruke funksjonen for sammenslåing av e -post i Microsoft Word.
Del 2 av 3: Importere kontakter til Word
Trinn 1. Åpne Microsoft Word
Microsoft Word -programikonet ser ut som et hvitt "W" på en mørk blå bakgrunn. Som i Microsoft Excel, vil siden "Ny" vises etter at programmet er åpnet.
Hvis du allerede har et Microsoft Word-dokument du vil legge til kontakter fra Excel til, må du dobbeltklikke på dokumentet for å åpne det. Hopp over neste trinn hvis du allerede har et tilpasset dokument
Trinn 2. Klikk på Tomt dokument
Det er en hvit boks øverst til venstre på siden. Etter det vil et tomt Microsoft Word -dokument vises.
Trinn 3. Klikk kategorien Utsendelser
Denne kategorien er øverst i Microsoft Word -vinduet. Etter det vises verktøylinjen like under fanen.
Trinn 4. Klikk på Velg mottakere
Det er i "Start Mail Merge" -delen av verktøylinjen " Utsendelser " Etter det vil en rullegardinmeny vises.
Trinn 5. Klikk på Bruk en eksisterende liste…
Dette alternativet er i rullegardinmenyen. Etter det åpnes et nytt vindu.
- Hvis du vil bruke kontakter fra Outlook, kan du velge alternativet " Velg blant Outlook -kontakter "Fra rullegardinmenyen.
- Du kan også skrive inn en midlertidig liste over kontaktinformasjon i Word ved å velge " Skriv inn en ny liste " Denne funksjonen er nyttig når du bare trenger å opprette kontaktinformasjon.
Trinn 6. Velg kontaktarket for Microsoft Excel
Klikk på mappen som inneholder Excel -kontaktarket på venstre side av vinduet. Klikk deretter på Excel -arket for å velge det.
Trinn 7. Klikk på Åpne
Det er i nedre høyre hjørne av vinduet.
Trinn 8. Bekreft valget
Klikk på Excel-arkenavnet i popup-vinduet, og klikk deretter på OK ”Som er under vinduet. Excel -arket ditt blir valgt som kontaktkildested.
Kontroller at avmerkingsboksen "Første rad med data inneholder kolonneoverskrifter" nederst i vinduet er merket av
Del 3 av 3: Bruke funksjonen for sammenslåing av e -post
Trinn 1. Gå til stedet eller punktet der du vil sette inn kontaktinformasjon
Finn stedet der du vil legge til kontaktinformasjon (f.eks. Dokumentets hode) og klikk på den for å plassere markøren.
Trinn 2. Klikk på Sett inn flettefelt
Dette alternativet er i delen "Skriv og sett inn felt" i "fanen". Utsendelser " Etter det vil en rullegardinmeny vises.
Du må kanskje klikke på fanen " Utsendelser ”En gang til før du følger dette trinnet.
Trinn 3. Velg informasjonstype
Klikk på navnet på en av overskriftene eller overskriftene med informasjon fra Excel-dokumentet på rullegardinmenyen for å sette det inn i Word-dokumentet.
For eksempel, hvis du vil legge til en kontakts fornavn, klikker du på “ Fornavn "I rullegardinmenyen.
Trinn 4. Legg til annen informasjon om nødvendig
Denne informasjonen inkluderer adresse, etternavn, telefonnummer til kontakt osv.
Trinn 5. Klikk på Fullfør og flett
Det er helt til høyre på fanen verktøylinje. Utsendelser Etter det vil en rullegardinmeny vises.
Trinn 6. Bestem sammenslåingsalternativene
Klikk på ett av følgende alternativer:
- “ Rediger individuelle dokumenter ” - Dette alternativet åpner hvert mottakerdokument, slik at du kan justere dokumentet på nytt.
- “ Skriv ut dokumenter … ” - Med dette alternativet kan du skrive ut en kopi av dokumentet for hver person som er oppført på kontaktarket.
- “ Send e -postmeldinger … ”-Med dette alternativet kan du sende dokumentet som en e-post. Kontaktens e -postadresse vil bli valgt som destinasjonens e -postadresse.
Trinn 7. Følg instruksjonene som vises på skjermen
Du kan ha flere skjemaer å gå gjennom, avhengig av alternativene som er valgt (f.eks. Hvis du velger “ E-post ", Må du skrive inn en tittel og klikke" OK "). Etter det er sammenslåingsprosessen for e -post fullført.
