Slik gjør du en sammenslåing i Microsoft Word (med bilder)

Slik gjør du en sammenslåing i Microsoft Word (med bilder)
Slik gjør du en sammenslåing i Microsoft Word (med bilder)

Innholdsfortegnelse:

Anonim

Denne wikiHow lærer deg hvordan du bruker "Mail Merge" -funksjonen i Microsoft Word. Med Mail Merge -funksjonen kan du bruke et kontaktinformasjonsark til å automatisk tildele en annen adresse, navn eller informasjon til hver kopi av et dokument. Denne funksjonen er nyttig når du trenger å tilpasse et nyhetsbrev eller erklæring fordi du ikke trenger å skrive hvert navn eller adresse manuelt øverst i hvert dokument.

Steg

Del 1 av 3: Opprette et kontaktark

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 1
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 1

Trinn 1. Åpne Microsoft Excel

Microsoft Excel -programikonet ligner et hvitt "X" på en hvit bakgrunn. Etter det vil siden "Ny" vises.

Hvis du allerede har et kontaktark i Excel, går du til trinnet med lasting eller import av Excel -kontakter

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 2
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 2

Trinn 2. Klikk på Tom arbeidsbok

Det er øverst til venstre på "Ny" siden. Etter det åpnes et nytt Excel -dokument.

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 3
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 3

Trinn 3. Legg til kontaktoverskriften

Starter fra boksen A1 ”Til høyre, skriv inn en overskrift eller tittel som følger:

  • "Fornavn" - Kontaktens fornavn må angis i dette feltet (boks " A1 ”).
  • "Etternavn" - Etternavnet til kontakten må angis i dette feltet (boks " B1 ”).
  • ”Tlf” - Telefonnummeret til kontakten legges til i dette feltet (rute “ C1 ”).
  • ”StreetAddress” - Kontaktadressen må angis i dette feltet (rute “ D1 ”).
  • “By” - Kontaktens hjemby/bosted må legges til denne kontakten (rute “ E1 ”).
  • "Stat" - provinsens opprinnelsesprovins vil bli lagt til i denne kolonnen (boks " F1 ”).
  • “ZIP” - Postnummeret der kontakten bor må legges til i denne kolonnen (kolonne “ G1 ”).
  • "E -post" - E -postadressen til kontakten blir angitt i dette feltet (boks " H1 ”).
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 4
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 4

Trinn 4. Skriv inn kontaktinformasjonen

Begynn med kolonne A i boks 2, og skriv inn kontaktinformasjonen for hver person du vil legge til i fletteverktøyet.

Sørg for at informasjonen som er lagt inn er korrekt før du går videre til neste trinn

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 5
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 5

Trinn 5. Lagre dokumentet

Slik lagrer du det:

  • Windows - Klikk " Fil ", velg" Lagre som ", Dobbeltklikk " Denne PCen ", Velg et fillagringssted på venstre side av vinduet, skriv inn et dokumentnavn i" Filnavn "-feltet, og klikk" Lagre ”.
  • Mac - Klikk " Fil ", velg" Lagre som… ", Skriv inn dokumentnavnet i" Lagre som "-feltet, velg et lagringssted ved å klikke" Hvor "-boksen og velg en mappe, klikk deretter" Lagre ”.
  • Husk plasseringen for å lagre den valgte filen. Du må deretter finne Excel -kontaktarket på det stedet.
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 6
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 6

Trinn 6. Lukk Excel -vinduet

Klikk på knappen X ”I øvre høyre hjørne av Excel-vinduet (Windows) eller den røde sirkelen i øvre venstre hjørne av vinduet (Mac). Nå kan du opprette eller bruke funksjonen for sammenslåing av e -post i Microsoft Word.

Del 2 av 3: Importere kontakter til Word

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 7
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 7

Trinn 1. Åpne Microsoft Word

Microsoft Word -programikonet ser ut som et hvitt "W" på en mørk blå bakgrunn. Som i Microsoft Excel, vil siden "Ny" vises etter at programmet er åpnet.

Hvis du allerede har et Microsoft Word-dokument du vil legge til kontakter fra Excel til, må du dobbeltklikke på dokumentet for å åpne det. Hopp over neste trinn hvis du allerede har et tilpasset dokument

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 8
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 8

Trinn 2. Klikk på Tomt dokument

Det er en hvit boks øverst til venstre på siden. Etter det vil et tomt Microsoft Word -dokument vises.

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 9
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 9

Trinn 3. Klikk kategorien Utsendelser

Denne kategorien er øverst i Microsoft Word -vinduet. Etter det vises verktøylinjen like under fanen.

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 10
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 10

Trinn 4. Klikk på Velg mottakere

Det er i "Start Mail Merge" -delen av verktøylinjen " Utsendelser " Etter det vil en rullegardinmeny vises.

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 11
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 11

Trinn 5. Klikk på Bruk en eksisterende liste…

Dette alternativet er i rullegardinmenyen. Etter det åpnes et nytt vindu.

  • Hvis du vil bruke kontakter fra Outlook, kan du velge alternativet " Velg blant Outlook -kontakter "Fra rullegardinmenyen.
  • Du kan også skrive inn en midlertidig liste over kontaktinformasjon i Word ved å velge " Skriv inn en ny liste " Denne funksjonen er nyttig når du bare trenger å opprette kontaktinformasjon.
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 12
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 12

Trinn 6. Velg kontaktarket for Microsoft Excel

Klikk på mappen som inneholder Excel -kontaktarket på venstre side av vinduet. Klikk deretter på Excel -arket for å velge det.

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 13
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 13

Trinn 7. Klikk på Åpne

Det er i nedre høyre hjørne av vinduet.

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 14
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 14

Trinn 8. Bekreft valget

Klikk på Excel-arkenavnet i popup-vinduet, og klikk deretter på OK ”Som er under vinduet. Excel -arket ditt blir valgt som kontaktkildested.

Kontroller at avmerkingsboksen "Første rad med data inneholder kolonneoverskrifter" nederst i vinduet er merket av

Del 3 av 3: Bruke funksjonen for sammenslåing av e -post

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 15
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 15

Trinn 1. Gå til stedet eller punktet der du vil sette inn kontaktinformasjon

Finn stedet der du vil legge til kontaktinformasjon (f.eks. Dokumentets hode) og klikk på den for å plassere markøren.

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 16
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 16

Trinn 2. Klikk på Sett inn flettefelt

Dette alternativet er i delen "Skriv og sett inn felt" i "fanen". Utsendelser " Etter det vil en rullegardinmeny vises.

Du må kanskje klikke på fanen " Utsendelser ”En gang til før du følger dette trinnet.

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 17
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 17

Trinn 3. Velg informasjonstype

Klikk på navnet på en av overskriftene eller overskriftene med informasjon fra Excel-dokumentet på rullegardinmenyen for å sette det inn i Word-dokumentet.

For eksempel, hvis du vil legge til en kontakts fornavn, klikker du på “ Fornavn "I rullegardinmenyen.

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 18
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 18

Trinn 4. Legg til annen informasjon om nødvendig

Denne informasjonen inkluderer adresse, etternavn, telefonnummer til kontakt osv.

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 19
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 19

Trinn 5. Klikk på Fullfør og flett

Det er helt til høyre på fanen verktøylinje. Utsendelser Etter det vil en rullegardinmeny vises.

Mail Merge i Microsoft Word Trinn 20
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 20

Trinn 6. Bestem sammenslåingsalternativene

Klikk på ett av følgende alternativer:

  • “ Rediger individuelle dokumenter ” - Dette alternativet åpner hvert mottakerdokument, slik at du kan justere dokumentet på nytt.
  • “ Skriv ut dokumenter … ” - Med dette alternativet kan du skrive ut en kopi av dokumentet for hver person som er oppført på kontaktarket.
  • “ Send e -postmeldinger … ”-Med dette alternativet kan du sende dokumentet som en e-post. Kontaktens e -postadresse vil bli valgt som destinasjonens e -postadresse.
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 21
Mail Merge i Microsoft Word Trinn 21

Trinn 7. Følg instruksjonene som vises på skjermen

Du kan ha flere skjemaer å gå gjennom, avhengig av alternativene som er valgt (f.eks. Hvis du velger “ E-post ", Må du skrive inn en tittel og klikke" OK "). Etter det er sammenslåingsprosessen for e -post fullført.

Tips

Funksjonen for sammenslåing av post er nyttig, spesielt når du oppretter fakturaer, kontoer, rapporter og andre bulkdokumenter som må ledsages av navn, adresser og annen personlig informasjon

Anbefalt:

Slik gjør du Lotus -holdningen: 10 trinn (med bilder)

Slik gjør du Lotus -holdningen: 10 trinn (med bilder)

Lotusholdningen eller padmasana er en yogastilling som er fysisk og åndelig gunstig. Som en fysisk øvelse er lotusholdningen gunstig for å bøye musklene i bekkenet, ankler og knær, stimulere bena nerver, styrke fordøyelsesorganene, ryggraden og øvre del av ryggen.

Slik gjør du strekningen: 15 trinn (med bilder)

Slik gjør du strekningen: 15 trinn (med bilder)

Å strekke muskler med riktig teknikk er nyttig for å øke kroppens fleksibilitet og redusere risikoen for skader under sport og daglige aktiviteter. Hvis du aldri har øvd på å strekke, starter du med å gjøre det grunnleggende. Strekkmuskler kan utføres etter en oppvarmingsøvelse, for eksempel etter noen få minutters rask gange eller etter trening.

Slik gjør du Zumba: 15 trinn (med bilder)

Slik gjør du Zumba: 15 trinn (med bilder)

Zumba er en type dansepraksis med internasjonal appell. Zumba vinner popularitet over hele verden og begynner å bli en livsstil. Vil du bli med i Zumba -bevegelsen? Vil du begynne å vrikke med rumpa for å brenne kalorier? Denne artikkelen er den perfekte følgesvennen for å starte din Zumba!

Slik gjør du en grunnleggende justering for bilen din (med bilder)

Slik gjør du en grunnleggende justering for bilen din (med bilder)

Du trenger ikke å være mekaniker eller kjøretøyekspert for å utføre grunnleggende vedlikehold på bilen din. Du kan spare penger ved å lære noen av disse enkle måtene å holde bilen i god stand hele året. Ikke flere nødsamtaler til mekanikere i helgene.

3 måter å bruke sammenslåing av e -post

3 måter å bruke sammenslåing av e -post

Mail fletting er en vanlig funksjon i Office -programmer for å passe ett dokument for flere mottakere. Du kan organisere og kombinere alle typer dokumenter, inkludert konvolutter, etiketter, skjemabrev, e -post, fakser og nummererte kuponger.