Mail fletting er en vanlig funksjon i Office -programmer for å passe ett dokument for flere mottakere. Du kan organisere og kombinere alle typer dokumenter, inkludert konvolutter, etiketter, skjemabrev, e -post, fakser og nummererte kuponger. Les trinnene nedenfor for å finne ut hvordan du bruker Mail fletting på en datamaskin.
Steg
Metode 1 av 3: Tilberedning
Trinn 1. Bygg en datafil
Dataene kan være regnearkfiler (regneark), databasefiler eller til og med tekstdokumenter i et passende format. Regnearkfilene er de mest brukte; Denne veiledningen forutsetter at du bruker et regneark.
-
Fildataene må inneholde all informasjon som vil endres på hver kopi. For eksempel, hvis du skriver et skjema, vil filen inneholde navnene og muligens adressene til alle menneskene du vil skrive til.
Skriv inn en informasjon i hver celle langs linjen, slik at hver type informasjon (fornavn, etternavn, æresbevisende og så videre) er i sin egen kolonne
-
Lag rimelige kolonnenavn. Mail fletting leser dataene i hver kolonne, og antar at den første oppføringen i hver kolonne med informasjon er det vanlige navnet på den typen informasjon, så bruk et navn som er fornuftig.
For eksempel, start fornavnsfeltet ved å skrive "fornavn", og skriv deretter alle fornavnene under det. Når du blir bedt om å skrive inn en kolonne med data i en bokstav, vil du se "fornavn" som et alternativ og umiddelbart huske hva som er i den kolonnen
- Microsoft Office -brukere som bruker Outlook for å sende e -post, kan bruke Outlook -adresseboken som en datafil hvis de ønsker det.
Trinn 2. Lagre datafilen
Lagre filen slik at du enkelt finner den. Gi det et navn som vil være lett for deg å huske.
Trinn 3. Skriv hoveddokumentet
Dette dokumentet vil inneholde informasjon i den. For eksempel, hvis du skriver et skjemabrev, er hoveddokumentet brevet. Hvert element som skal slås sammen med e -post (for eksempel navn), er for øyeblikket tomt.
Metode 2 av 3: Mail Merge i MS Office
Trinn 1. Åpne oppgavelinjen for fletting av e -post
Klikk på ruten fra hoveddokumentet for å åpne den. Hvis du ikke ser det, går du til Verktøy -menyen og velger Flett e -post fra listen.
Trinn 2. Svar på spørsmålene fra MS Office
Funksjonen for sammenslåing av e -post i Office inkluderer flere trinn designet for å gjøre det enklere for deg å kombinere filer mer intelligent og nøyaktig.
- Start med å velge dokumenttypen du skriver. Klikk på det som passer best, og klikk deretter på Neste.
- Velg startdokumentet du vil bruke. Hvis du følger disse trinnene, kan du velge bruk dette dokumentet. Klikk Neste.
Trinn 3. Velg filene som skal slås sammen
Dette er datafilen du opprettet tidligere. Velg riktig alternativknapp, og klikk deretter Neste for å finne filen og koble den til hoveddokumentet.
Hvis du vil bruke Outlook -adresseboken, klikker du det alternativet
Trinn 4. Velg hvilke data du vil bruke
Med Office kan du velge eller fjerne markeringen av informasjonsradene du vil ha. Du kan velge informasjonselementene i datafilen du vil slå sammen til hoveddokumentet, slik at datafilen vil være mer nyttig senere hvis du bruker den til forskjellige ting. Når du er fornøyd, klikker du Neste.
Data kan sorteres ved å klikke på kolonneoverskriftene i hver kolonne. Dette kan være nyttig hvis du raskt vil søke gjennom mye informasjon
Trinn 5. Skriv inn datafeltene
På neste side i oppgaveruten vil du bli bedt om å skrive et dokument hvis du ikke allerede har gjort det, og du vil bli presentert med forskjellige alternativer for å sette inn data fra filen i dokumentet.
-
Skriv inn en kolonne med data ved å plassere markøren i datakolonnen, og deretter klikke på den riktige knappen på oppgavelinjen for å sette den inn der.
Du kan slette feilplasserte eller dupliserte datafelt ved å trykke på Slett -tasten, akkurat som vanlige bokstaver eller tall
-
De forhåndsinnstilte alternativene endres litt avhengig av typen dokument du velger. Office gjør sitt beste for å fylle ut riktig informasjon fra dataene du gir. For eksempel, hvis du skriver et forretningsskjema, kan det hende du ser et alternativ for å sette inn en adresseblokk som inneholder for- og etternavn og fullstendig adresse til hver mottaker pent ordnet på tvers av flere linjer.
- Noen forhåndsinnstilte alternativer åpner flere vinduer slik at du kan fylle ut riktig informasjon. Det hele er mer eller mindre greit og lett å forstå.
- Hvis du bruker de forhåndsinnstilte alternativene og ikke finner riktig informasjon, klikker du Match Match -knappen for å definere ditt eget datakolonnavn som samsvarer med standardnavnet. For eksempel kan du angi kategorien "Etternavn" i en datafil for å fylle ut "Etternavn" -dataene i adresseblokken.
- Klikk på flere alternativer for å bruke din egen kolonne. Du vil kunne se navnene du ga til hver kolonne og bruke dem i stedet.
Trinn 6. Sjekk e -posten
E -postfletting viser ikke spesifikk informasjon i feltene du bruker på hoveddokumentet før du skriver det ut, men Office tilbyr en forhåndsvisningsfunksjon som lar deg kontrollere og kontrollere at informasjonen som vises, samsvarer med kolonnene du vil ha i dokumentet. Vennligst bruk dem til du er fornøyd med bestillingen som vises.
Trinn 7. Fullfør sammenslåingen
Det siste skjermbildet i oppgaveruten for sammenslåing av e -post gir deg beskjed om at alt er i orden og klar til å skrive ut dokumentet. Hvert sett med informasjon vises i hvert trykte dokument, og programmet vil skrive ut så mange kopier av informasjonssettet som det er.
Hvis du vil redigere spesifikke bokstaver selv, kan du også gjøre det fra denne oppgavelinjeskjermen ved først å klikke på "rediger individuelle bokstaver"
Metode 3 av 3: Mail Merge på OpenOffice.org
Trinn 1. Opprett en database
Trinn 2. Skriv inn datafeltene
Du har nå knyttet informasjonen din til en database som OpenOffice.org kan forstå, og det er enkelt å bruke databasen til å slå sammen e -post så lenge du vet hvor du skal lete.
- Velg Sett inn -menyen, og velg deretter andre … fra undermenyen. Alternativt kan du trykke Ctrl+F2.
- Klikk vinduet Database i vinduet som vises.
-
Klikk på Bla gjennom -knappen nederst til høyre i vinduet og finn databasefilen du nettopp har opprettet.
Når den er valgt, vil databasen vises i en liste med tittelen database selection på høyre side av vinduet
- Fra listen over typer på venstre side av vinduet, velg felt for sammenslåing av e -post.
- Klikk på "+" ved siden av databasen din, og en regnearkfil vil vises under den. Klikk "+" ved siden av henne, og du vil se navnet på datakolonnen du valgte da du opprettet regnearket.
-
Velg hvilken datakolonne du vil sette inn, og klikk deretter Sett inn for å plassere kolonnen med data i hoveddokumentet.
- Husk å plassere markøren der du vil sette inn kolonnen med data før du klikker på Sett inn, ellers må du flytte den til riktig posisjon.
- På samme måte som i Office, behandles tekstfelt som alfanumeriske tegn i hoveddokumentet. Du kan flytte den med mellomromstasten og slette den med Slett -tasten.
Trinn 3. Fullfør sammenslåingen
Kontroller hver datakolonneplassering. Når du er ferdig, skriver du ut hoveddokumentet. Mail flette vil skrive ut en kopi for hvert sett med oppføringer i filen som er slått sammen i dokumentet.
Tips
- Tekstbehandlingsprogrammer har vanligvis maler som du kan bruke til å lage hoveddokumentet.
- Sørg for å bryte ned kolonnene til de mest spesifikke søkeordene. For eksempel kan du bruke kallenavn (Mr., Mrs., Miss), fornavn og etternavn for navn. Bruk tre separate kolonner for navnet med én type datakolonne i hver kolonne.
