Notater brukes vanligvis til å formidle viss informasjon til en gruppe mennesker, for eksempel om aktiviteter, retningslinjer eller tilgjengelige ressurser, og for å be dem om å iverksette tiltak. Ordet "memorandum" betyr noe som må huskes eller tas hensyn til. Du kan skrive et godt, lettfattelig notat ved å studere disse tipsene.
Steg
Del 1 av 4: Skrive memohoder
Trinn 1. Skriv “MEMORRANDUM” øverst på papiret for å skrive et notat
Forklar først at dette dokumentet er et memorandum. Skriv ordet “MEMORDUM” 3 cm fra papirets overkant med fet skrift som første linje. Dette ordet kan plasseres i midten eller til venstre for den større bokstaven.
Hopp over to blanke linjer før du skriver neste linje
Trinn 2. Skriv ned navnet på mottakeren av notatet riktig
Siden notatet er et formelt middel for forretningskommunikasjon, må mottakeren også være formelt oppført. Skriv ned hele navnet og tittelen på mottakeren av notatet.
Hvis dette notatet er rettet til alle ansatte, skriver du: "Til: Alle ansatte"
Trinn 3. Skriv også ned de andre mottakerne i "CC" -linjen
"CC" -linjen (som står for Courtesy Copy) brukes til å skrive navnet på personen eller personene som vil motta en kopi av notatet, ikke den som notatet skal sendes til. Navnet som er oppført på "CC" -linjen er den parten som må varsles om retningslinjene eller problemet som er beskrevet i notatet.
Trinn 4. Skriv navnet ditt i "Fra" -linjen
Navnet på forfatteren og avsenderen av notatet må være i notatoverskriften. Skriv ditt fulle navn og tittel i denne linjen.
Trinn 5. Skriv inn datoen
Skriv ned datoen for utarbeidelsen av notatet i sin helhet med formatdato, måned, år. For eksempel: “Dato: 9. desember 2015” eller “9/12/2015”.
Trinn 6. Bestem emnet for notatet og skriv det som en egen linje med tittelen "Om"
Emnet for notatet vil gi deg en ide om hva som er diskutert i notatet. Velg et spesifikt, men kort emne.
For eksempel, i stedet for å skrive "maur" som emne, velger du noe mer spesifikt, for eksempel: "Maurproblemet på kontoret"
Trinn 7. Kjenn formatet til notatoverskriften godt
Memooverskriften skal være øverst på venstre side. Du kan bruke store eller små bokstaver for ordene "Til:", "Fra:", "Dato:" og "Om:".
-
Memooverskriften vil se ut som følgende eksempel:
Til: Navn og tittel på mottaker
Fra: Ditt navn og tittel
Dato: Dato for skriving av notat
Emne: Emner dekket i notatet (bruk fet skrift eller en bestemt farge for ting du synes er viktige).
- Når du skriver en notatoverskrift, legg et mellomrom etter kolon for å få det til å se penere ut.
- Når du er ferdig med å skrive notatoverskriften, hopper du over en linje før du fortsetter å skrive notatet for å skille notatoverskriften fra notatteksten.
Del 2 av 4: Skrivning av notatet
Trinn 1. Vurder publikummet som vil motta notatet
For å skrive et notat som får folk til å interessere seg for å lese og svare, må du bestemme stilen, lengden og formaliteten til forklaringen i notatets kropp basert på publikummet som skal lese den. For det må du vite hvem som vil motta og lese dette notatet.
- Finn ut hva notatmottakerens prioriteringer og bekymringer er.
- Prøv å forutse spørsmålene leserne av notatet vil stille. Støtt forklaringen din ved å gi noen eksempler, bevis eller annen informasjon som kan påvirke leseren.
- Ved å vurdere publikummet som skal lese notatet, kan du formidle riktig informasjon eller meninger i notatet.
Trinn 2. Ikke gi en formell hilsen
Notatet trenger ikke å starte med en hilsen som "Dear Mr Anwar". I stedet skriver du bare en åpningssetning for å forklare emnet du vil dekke.
Trinn 3. Angi problemet eller problemet i første ledd
Beskriv kort bakgrunnen for handlingen du vil utføre. Som med å sende inn en avhandling, forklar emnet og begrunn hvorfor denne handlingen er viktig. Du kan bruke denne innledende setningen som et sammendrag eller notatoppsummering.
Som en generell veiledning bør åpningsdelen være skrevet i ett avsnitt
Trinn 4. I begynnelsen av notatet kan du for eksempel skrive:
Med virkning fra 1. januar 2016 vil PT XYZ implementere en ny policy for helsevern. Alle ansatte og deres familiemedlemmer vil motta BPJS klasse 1 helsegoder hver måned”.
Trinn 5. Beskriv konteksten for problemet du tok opp i notatet
Lesere kan trenge informasjon om bakgrunnen for problemet du presenterer. Forklar kort sammenhengen og bare si det som er viktig.
Hvis det er relevant, fortsett å skrive notatet som forklarer hvorfor du vil at denne policyen skal gjelde. Skriv for eksempel: "Regjeringen har gitt en forskrift om at hvert selskap er pålagt å registrere ansatte og deres familiemedlemmer som BPJS Kesehatan -deltakere"
Trinn 6. Støtt planen din ved å gi en forklaring i diskusjonsdelen
Beskriv kort handlingen du vil gjøre. Kom med bevis og logiske grunner for å støtte forslaget ditt. Start med å formidle den viktigste informasjonen, og gi deretter spesifikke eller støttende fakta. Oppgi hvilke fordeler leseren vil få av den foreslåtte handlingen din eller skaden som vil oppstå hvis denne handlingen ikke utføres.
- Hvis du vil lage et lengre notat, presenterer du også relevante og overbevisende grafer, lister eller diagrammer.
- For lengre notater kan du gi en kort tittel som beskriver innholdet i hver seksjon. For eksempel, i stedet for å lage tittelen "Policy", skriver du "Ny policy for alle ansatte". Gjør tittelen spesifikk og kort, slik at de viktige tingene i notatet umiddelbart kan bli kjent av leseren.
Trinn 7. Foreslå handlinger som skal tas av leseren
Gjennom et notat ber du andre om å handle i en bestemt sak, enten det er en kunngjøring om et nytt produkt, en ny policy for utgiftsrapportering eller en uttalelse om hvordan selskapet løser et problem. Forklar hva du bør gjøre i et avsluttende avsnitt eller en setning.
- Skriv for eksempel: "Alle ansatte må bruke det nye regnskapssystemet fra og med 1. mars 2016".
- Kom også med bevis for forslaget ditt.
Trinn 8. Lukk notatet ved å gi et positivt og støttende sammendrag
Det siste avsnittet skal beskrive det neste trinnet som kan løse problemet. Formidle også et støttemelding om organisatorisk solidaritet.
- Du kan si: "Jeg er villig til å diskutere dette forslaget ytterligere og gjennomføre beslutningen som vi gjensidig var enige om".
- Eller du kan lukke notatet ved å skrive: “Vi er veldig glade for planen om å legge til en produksjonslinje. Vi tror at denne planen vil utvikle selskapet og sikre kontinuiteten i virksomheten vår”.
- Lukk notatet med bare en setning eller to.
Del 3 av 4: Avslutte notatet
Trinn 1. Kjenn formatet på notatet godt
Bruk standardnotatformatet for lettere lesing. Skriv inn notatet i Times New Roman eller Arial skrift, størrelse 12 med 3 cm venstre, høyre og nedre marg.
Bruk et venstrejustert avsnittformat. Hopp over de to tomme linjene på slutten av avsnittet, og trenger ikke å legge igjen et mellomrom i begynnelsen av avsnittet
Trinn 2. Sjekk notatet ditt
Les igjen og rediger notatet for å sikre at det er riktig, klart, konsist og overbevisende. Sørg for at du bruker riktig skrivestil. Eliminer unødvendige vitenskapelige termer eller sjargong.
- Sjekk igjen for å se om det fortsatt er stave-, grammatikk- og diskusjonsfeil. Vær oppmerksom på å skrive navn, datoer og tall.
- Sørg for at notatet er kort nok og fjern overflødig informasjon.
Trinn 3. Initialiser ved siden av navnet ditt
Notatet trenger ikke å være signert, men du må initialisere det med en kulepenn øverst i notatet rett ved siden av navnet ditt. Initialer indikerer at du har godkjent dette notatet.
Trinn 4. Bruk papir med brevhode
Det er brevpapirer som skrives ut med brevpapir som er spesielt designet for notater eller bare bruker vanlig brevpapir.
Hvis du opprettet notatet på en datamaskin (og sendte det på e -post), kan du lage ditt eget brevhode ved hjelp av Word -programmet med firmalogoen og kontaktinformasjonen vist. Bruk denne notatmalen for fremtidige notatinnsendinger
Trinn 5. Bestem hvordan du skal sende notatet
Velg den beste måten å distribuere notatet på. Du kan skrive ut og dele den eller sende den via e -post.
For å sende notater via e -post, kan du konvertere notatet fra et Word -dokument til HTML eller til en PDF og sende det som et e -postvedlegg
Del 4 av 4: Bruke notatmaler
Trinn 1. Se etter en notatmal
Notater kan opprettes ved hjelp av maler, i stedet for å bygge dem fra bunnen av. For det, se etter gode notatmaler på internett, for eksempel i Microsoft Word. Formatene som brukes er vanligvis nesten de samme, men skriftstørrelsen, lengden og utformingen kan variere.
- Last ned malen som passer best for dine behov.
- Sørg for å lese reglene før du bruker maler fra et nettsted.
Trinn 2. Åpne malen du har lastet ned på datamaskinen
Etter å ha klikket på nedlastingsknappen, blir malen enten lastet ned direkte til datamaskinen din, eller det er flere trinn du må gjøre. Hvis resultatet er en zip -fil, må du først pakke ut denne filen og deretter åpne den i Microsoft Word.
Vi anbefaler at du bruker den nyeste versjonen av Microsoft Word -programmet, slik at du ikke opplever problemer, og denne malen fungerer godt for deg. Hvis du fortsatt bruker en tidligere versjon av Microsoft Word -programmet, må du oppdatere den før du laster ned filer
Trinn 3. Definer ditt eget brevhode
Alle maler kan endres. Hver del av notatmalen kan du tilpasse til dine behov. For eksempel, legg til en logo og et varemerkeregistreringsmerke i malen i delen med brevhode. Klikk på brevhode -delen for å skrive bedriftsinformasjonen.
Trinn 4. Fyll ut malfeltene i notatoverskriften
Du må fylle ut feltene "Til", "Fra", "CC" og "Om". Vær forsiktig når du fyller ut hvert felt, slik at du ikke blir forvirret, savnet eller skrevet feil i denne delen.
Trinn 5. Skriv meldingen
Skriv innledningen, konteksten, diskusjonen og sammendraget i notatet. Du kan skrive notater i listeform for å formidle punktvis informasjon.
- Bruk det samme malformatet for å holde alle avsnittene i notatet pent organisert med de riktige marginene og skriftstørrelsene.
- Du kan bruke notatmalen til å vise tabellen, om nødvendig. Dette kan være mer nyttig, spesielt hvis notatet som er utarbeidet i en liste eller et annet format ser slurvet eller vanskelig å lese.
- Ikke glem å slette ordene som allerede er i malen. Sjekk nøye igjen før du sender.
Trinn 6. Kontroller også skrapfotene
Foten på notatet er nederst i notatet som vanligvis brukes til å gi tilleggsinformasjon, for eksempel for å skrive bedriftsinformasjon eller telefonnummer. Kontroller nøye at all denne informasjonen er skrevet riktig. Selvfølgelig vil du sende et godt notat uten feil kontaktinformasjon eller manglende informasjon.
Trinn 7. Juster displayet
En av fordelene du kan få fra malen er muligheten til å endre fargen på dokumentet. Visningen av notatet kan tilpasses personligheten og få det til å se mer attraktivt ut. I tillegg kan du velge fargen som passer best i dagens situasjon for å gjøre den mer oppmerksomhetsfangende, men likevel profesjonell.
Trinn 8. Lagre notatet som et nytt dokument
Sørg for at du beholder en kopi av denne notatfilen slik at det er en digital sikkerhetskopi som bevis på all forretningskommunikasjon du har hatt.
Trinn 9. Lagre denne malen slik at du kan bruke den igjen
Når du trenger å lage et notat med et litt annet emne, erstatt informasjonen i det med emnet for notatet du vil sende. I tillegg til å spare tid, kan du lage notater i et konsistent format slik at de virker profesjonelle. På den måten vil leserne være mer oppmerksom og lese nøye notatet du sender.
Tips
- Ikke gi for mange grunner. Du trenger å forklare hvorfor visse handlinger må iverksettes, men ikke overdriv.
- Forklaringen/informasjonen skrevet i notatet bør presenteres kort.
Relatert artikkel
- Hvordan skrive et forretningsmemo
- Hvordan skrive et brev
- Hvordan kommunisere effektivt
- Hvordan skrive et leserbrev
