En pressemelding er en skriftlig uttalelse til media. Den kan inneholde en rekke nyheter, inkludert plan for aktiviteter, kampanjer, priser, nye produkter og tjenester, salgsresultater, etc. Pressemeldinger kan også brukes til å lage spesielle historier. Reportere vil vanligvis vurdere en nyhetsidé mer hvis de mottar en pressemelding først. Dette er et veldig grunnleggende PR -verktøy, et verktøy som alle som ønsker å bruke det kan bruke i riktig format. Vi viser deg hvordan.
Steg
Metode 1 av 2: Opprette en pressemelding som er interessant å se på
Trinn 1. Skriv en original tittel
Tittelen skal være kort, tydelig og saklig; med andre ord en veldig kondensert versjon av hovedpoenget i pressemeldingen. Mange PR -eksperter foreslår at tittelen skal skrives sist, etter at alt annet innhold er skrevet. Hvis du følger disse instruksjonene, fortsett å skrive pressemeldingen og skriv tittelen etter den. Tittelen er en oppmerksomhetsfanger og en veldig viktig del av en pressemelding.
-
wikiHow er kjent som den mest populære informasjonskilden.
Du har sett det, ikke sant? Nå vil du vite mer om nyhetene! Tittelen må kunne tiltrekke seg journalistens oppmerksomhet, akkurat som overskriften i en avis tiltrekker seg lesere. Tittelen kan beskrive en organisasjons siste prestasjoner, en hendelse som er verdt å rapportere, eller et nytt produkt eller en ny tjeneste.
-
Tittelen må skrives med fet skrift!
En tittel er vanligvis skrevet med fet skrift og bruker en skriftstørrelse som er større enn manuskriptet.
- Den første bokstaven er stor. Og også alle substantiver som må være store. De fleste ordene i tittelen er med små bokstaver, selv om bruk av "små bokstaver" kan gjøre det mer visuelt tiltalende. Ikke bruk store ord.
- Bruk viktige søkeord. Den enkleste måten å lage en tittel på en pressemelding er å ta de viktigste søkeordene i pressemeldingen. Fra disse stikkordene, prøv å danne en logisk og oppsiktsvekkende uttalelse. Hvis du inkluderer en sammendragssetning etter tittelen, kan du bruke samme metode. Ved å bruke søkeord på forhånd vil det bli lettere å finne siden din i søkemotorer, og det blir lettere for journalister og lesere å finne ideer fra innholdet i pressemeldingen. Ta en titt på hele forklaringen i dette første trinnet, og merk at de alle kan være pressemeldingstitler.
Trinn 2. Skriv brødteksten i manuset
Pressemeldinger bør skrives slik du vil at de skal være i nyhetene. Og husk dette: De fleste journalister har det veldig travelt, og har ikke tid til å forske på kunngjøringer fra firmaet ditt, så det du skriver til pressemeldingene dine vil bli brukt av journalister til å skrive om de store hendelsene dine. Uansett hva du vil at de skal si, legg det her.
- Start med dato og by der pressemeldingen ble skrevet. Denne byen kan slettes hvis resultatene er forvirrende - for eksempel hvis utgivelsen er skrevet i Bandung, men beskriver aktiviteter i Jogjakarta -grenen.
- Den første setningen skal kunne fange leserens oppmerksomhet og tydelig si poenget ditt. For eksempel, hvis tittelen er "Carpren Publishing publiserer ny roman om andre verdenskrig", kan den første setningen være noe slikt, "Carpen Publishing, Ltd., publiserte i dag sin roman fra andre verdenskrig av den anerkjente forfatteren Arcy Kay." Dette utvider tittelen nok til å gi litt detaljer, og holder leseren interessert i historien din enda mer. Det neste avsnittet eller to bør utvide den første setningen.
- Teksten i pressemeldingen skal være solid. Unngå å bruke lange setninger og avsnitt. Unngå repetisjon og overdreven bruk av sjargong eller fancy språk. Hold skriving enkelt og unngå å kaste bort ord.
- Første ledd (to til tre setninger) skal avslutte hele pressemeldingen, og ytterligere innhold skal forklare det ytterligere. I en fartsfylt verden vil ingen journalist eller annen leser lese en hel pressemelding hvis begynnelsen på artikkelen er uinteressant.
- Arbeid med fakta - aktiviteter, produkter, tjenester, mennesker, mål, mål, planer eller prosjekter. Prøv å maksimere bruken av fakta. Dette er nyheter. En enkel måte å lage en effektiv pressemelding på er å bruke følgende liste over presiseringer: Hvem, hva, hvor, når, hvorfor og hvordan.
Trinn 3. Si "5W" og "1H" tydelig
Hvem (hvem), hva (hva), når (når), hvor (hvor), hvorfor (hvorfor) og hvordan (hvordan) kan fortelle leserne all informasjonen de trenger. Vær oppmerksom på punktene nedenfor, vi vil bruke eksemplet ovenfor for å lage vår pressemelding:
- Hvem er hovedaktørene? Carpren Publishing.
- Hva er hovedhistorien? Carpren Publishing gir ut boken.
- Når skjedde dette? I morgen.
- Hvor foregår denne aktiviteten? Over de store butikkene.
- Hvorfor står dette i nyhetene? Fordi boken ble skrevet av den berømte forfatteren, Arcy Kay.
-
Hvordan foregikk denne aktiviteten? Hovedaktiviteten er en autograf i Chicago, etterfulgt av en boktur gjennom hele metropolen.
- Med den grunnleggende informasjonen definert, kan du supplere den med informasjon om mennesker, produkter, varer, datoer og andre ting knyttet til nyhetene.
- Hvis din bedrift ikke er hovedemnet for nyhetene, men er en kilde til pressemeldinger, forklar du det i teksten.
- Hold manuset kort og saklig. Hvis du sender inn et trykt skjema, må teksten være mellomrom.
- Jo mer overbevisende pressemeldingen din er, desto mer sannsynlig er det at journalister dekker det. Finn ut hva som er "interessant" for et bestemt marked, og bruk denne kunnskapen til å tiltrekke deg redaktører og journalister.
Trinn 4. Lag en pressemelding som er klar, skarp og passende for leserne
Sjansen er stor, uansett hvor du sender pressemeldinger, har de allerede dusinvis av lignende pressemeldinger som er samlet og klare til å bli dumpet. Hvis du vil at det skal stemmes om pressemeldingen din, må den være god. Ikke bare må den være god, men den må være veldig "klar til publisering".
- Når en redaktør ser det du skriver, tenker han eller hun, hvor lang tid vil det ta å skrive ut pressemeldingen din. Hvis skriveren din er full av feil, har svært lite innhold eller trenger mye revisjon, vil de ikke kaste bort tiden sin på det. Så sørg for at du skriver den med god grammatikk, med alt det grunnleggende og komplette skriveinnholdet.
-
Hvorfor skal disse menneskene bry seg om det du sier? Hvis du sender det til de riktige leserne, har dette spørsmålet et veldig klart svar. Hvis ikke, hvorfor kaster du bort tiden din? Gi de riktige personene de riktige nyhetene (nyheter, ikke annonser), og du er på rett spor.
De vil sette pris på det mer hvis du sender det om morgenen. Dette gir dem tid til å legge til teksten din i det de jobber med. Tenk på det
Trinn 5. Koble til andre ting
Gi lenker til tilleggsinformasjon som støtter pressemeldingen din. Har selskapet du skriver om tilleggsinformasjon på internett som leserne kan synes er nyttige? God. Legg til det.
Hvis du er i tvil om hva du har, kan du undersøke hva som vanligvis publiseres. Noen kan ha skrevet en aktivitet som du skrev. PR Web og PR Newswire er gode steder å starte
Metode 2 av 2: Mestringsformat
Trinn 1. Lær den grunnleggende strukturen
OK, nå som du vet hva du må skrive, hvordan legger du det på papir? For det første, hold pressemeldingen så kort som mulig, maksimalt én side. Ingen ønsker å kaste bort tid på å lese fem avsnitt med mindre du skriver om tredje verdenskrig. Her er det du trenger (noen av dem har allerede blitt nevnt):
-
FOR UMEDLIG PUBLISH må skrives øverst til venstre på siden.
Hvis du vil at publikasjonen skal bli forsinket, skriver du ned "EMBARGOED TIL …" og datoen du vil at den skal være. Utgivelser som ikke ledsages av en utstedelsesdato, anses å være utstedt umiddelbart
-
Tittelen, vanligvis med fet skrift, er plassert under den og sentrert på siden.
Hvis du vil, kan du legge til en teksting i kursiv (forklar tittelen kort)
- Første ledd: den viktigste informasjonen. Kan skrives som nyheter, som starter med datoen eller kilden til nyheten.
- Andre (og muligens tredje) avsnitt: tilleggsinformasjon. Det er en god idé å inkludere fakta og sitater.
- Bedriftsinformasjon: mer informasjon om din bedrift. Hvem er du? Hvilke prestasjoner har du gjort? Hva er ditt oppdrag?
- Kontaktinformasjon: mer informasjon om forfatteren (kanskje deg!). Hvis du fanger noens oppmerksomhet, kan de være interessert i å få mer informasjon!
- Multimedia: I denne moderne epoken bør du ha en Twitter -konto for salgsfremmende aktiviteter.
Trinn 2. Skriv bedriftsinformasjonen i teksten i pressemeldingen
Dette er på tide å inkludere informasjon om din bedrift. Når en journalist skriver pressemeldingen din om historien hans, må han nevne firmaet ditt der. Journalister kan få selskapsinformasjon fra denne delen.
- Tittelen på denne delen skal være omtrent slik: "Om [COMPANY_XYZ]."
- Etter tittelen skriver du et avsnitt eller to som beskriver bedriften din i fem eller seks linjer for hver. Teksten skal beskrive din bedrift, forretningsområde og forretningspolitikk. Mange virksomheter har allerede brosjyrer, presentasjoner, forretningsplaner, etc. profesjonelt skrevet. De kan inkluderes her.
- På slutten av denne delen skriver du nettstedet ditt. Koblingen må være i hele URL -en slik at koblingen forblir søkbar når den skrives ut. For eksempel: https://www.example.com i stedet for "Klikk her for å besøke nettstedet vårt!"
- Bedrifter som har separate mediesider på nettstedene sine, må inneholde en URL til siden. Mediesider har vanligvis kontaktinformasjon og et pressekit.
Trinn 3. Legg til kontaktinformasjonen din
Hvis pressemeldingen din virkelig fortjener omtale, vil journalister definitivt oppsøke mer informasjon eller intervjue viktige personer knyttet til den. Hvis du ikke har noe imot å ha disse nøkkelpersonene intervjuet av media, kan du oppgi kontaktinformasjonen deres på pressemeldingssiden. For eksempel, hvis du skriver om innovasjon, kan du oppgi kontaktinformasjonen til forsknings- eller ingeniørteamet for media.
- Ellers må du oppgi detaljer fra media/PR -delen i "Kontakt" -delen. Hvis du ikke har et dedikert team for dette, bør du oppnevne noen til å fungere som bindeledd mellom media og din bedrift.
-
Kontaktinformasjon bør være begrenset og spesifikk for den aktuelle pressemeldingen. Kontaktinformasjonen må inneholde:
- Firmaets offisielle navn
- Medieavdelingens offisielle navn og kontakt
- Kontor adresse
- Telefon- og faksnumre med passende by-/landskode og telefonkode
- Mobiltelefonnummer (valgfritt)
- Tilgjengelighetstid
- Epostadresse
- Nettadresse
Trinn 4. Inkluder om mulig en lenke til en online kopi av pressemeldingen
Vi anbefaler at du holder alle loggene over pressemeldinger tilgjengelig på nettstedet ditt. Dette kan gjøre prosessen med å legge til lenker enklere, og kan også brukes til bedriftshistoriske formål.
Trinn 5. Merk slutten av pressemeldingen med tre hash -merker (#)
Plasser den midt på siden like under linjen på slutten av utgivelsen. Dette er standarden for journalistikk. Dette kan høres ut som en overdrivelse, men det er det virkelig ikke. Dette er den riktige måten å skrive på.
Tips
- Undersøk pressemeldinger på internett for riktig tone, språk, struktur og format på pressemeldinger.
- Gjør hver utgivelse rettet mot et bestemt medium og send den til journalister som dekker denne typen nyheter. Denne informasjonen kan vanligvis finnes på medias nettsted. Å sende identiske pressemeldinger til ulike medier og journalister i disse mediene er et tegn på at du er lat og ikke målretter mot et bestemt marked.
- Tidspunktet for pressemeldinger er veldig viktig. Nyhetene må være relevante og nye, ikke for gamle og ikke for avvikende fra nyhetene som for tiden er populære.
- Send pressemeldingen din på e-post, og bruk flere formater med omhu. Stor skrift og sterke farger vil ikke gjøre historien din mer interessant, men vil distrahere leserne. Legg pressemeldingen i selve e-posten, ikke i et vedlegg. Hvis du må bruke vedlegg, bruker du vanlig tekstformat eller rikt tekstformat. Word -dokumenter godtas generelt på de fleste medier, men hvis du bruker den nyeste versjonen (.docx), lagre med en tidligere versjon (.doc). Aviser har vanligvis stramme budsjetter, og mange har ikke oppdatert versjonen av Word. Bruk bare en PDF -fil hvis du sender en fil med mange bilder. Ikke skriv pressemeldingen på et annet papir, så skann og send bildefilen via e-post-dette vil bare kaste bort både deg og redaktørens tid. Skriv inn pressemeldingen direkte i e-posten.
- Unngå å bruke sjargong eller spesielle tekniske termer. Hvis du må bruke den for å gjøre skrivingen din nøyaktig, forklar du begrepet.
- Ta med mer informasjon i pressemeldingen. Dette er informasjon om hva du vil ha fra folk med informasjonen du publiserer. For eksempel, hvis du vil at leserne dine skal kjøpe et produkt, må du inkludere hvor du kan få produktet. Hvis du vil at leserne skal besøke nettstedet ditt for å delta i en konkurranse eller lære mer om organisasjonen din, må du inkludere en webadresse eller telefonnummer.
- Ikke kast bort tiden din på å skrive tittelen før utgivelsen er fullført. Redaktøren vil skrive den originale tittelen i avisen eller magasinet, men det er en god idé å skrive en fengende tittel for utgivelsen. Denne tittelen kan være din eneste sjanse. Gjør det presist og kort. Det er best å ikke skrive det før du har fullført pressemeldingen. Du vet ikke sikkert hva du - eller personen du intervjuer med - vil si. Når du er ferdig med å skrive utgivelsen, kan du bestemme om du vil revidere åpningsavsnittet eller ikke. Etter det, tenk på tittelen.
- Bruk tittelen som emne for e-posten. Hvis du skriver en veldig fengende tittel, vil det bidra til at meldingen din skiller seg ut i redaktørens postboks.
- Inkluder firmanavnet i tittelen, underteksten og i manuskriptet fra første avsnitt for å gjøre utgivelsen lettere å finne i søkemotorer og lettere å lese for fagfolk og andre lesere. Hvis du sender en trykt versjon, kan du legge den på brevpapir.
- Oppfølgingssamtaler kan bidra til å utvikle en pressemelding til en fullstendig historie.
Advarsel
- Artikler bør skrives i en så positiv tone som mulig. Unngå setninger som "etter at den forrige presidenten trakk seg" eller "etter en periode med inaktivitet". Journalister kan bestemme seg for å finne ut om det og ikke dekke det som er inkludert i pressemeldingen, og - selv om omstendighetene egentlig ikke er negative, for eksempel at den forrige presidenten trakk seg på grunn av alvorlig sykdom - er resultatene kanskje ikke det du forventet.
- Inkluder alltid et tilbud - vanligvis fra en viktig person som er involvert i hovedideen med utgivelsen. Teksten trenger ikke å være et direkte sitat, men den burde være fornuftig. Sørg alltid for at personen som er sitert er fornøyd med sitatet. Sitater lar travle journalister forberede fullstendige artikler uten å måtte gjennomføre oppfølgingsintervjuer.
- Ikke ta med andres kontaktinformasjon uten deres samtykke. I tillegg bør de alltid være tilgjengelige på rimelige tidspunkter noen dager etter utgivelsesskipene.
- Når du sender en pressemelding på e-post, må du ikke sende den med emnet "pressemelding". Dette vil bare få pressemeldingen til å synke blant andre pressemeldinger. Få redaktørens oppmerksomhet ved å inkludere en fengende tittel som tema for e-posten din, for eksempel "Brand Co. får en bedriftskontrakt på 300 milliarder kroner."
- Husk alltid at mange redaksjoner har for mye arbeidsmengde eller for få ansatte. Hvis du kan gjøre jobben enklere, vil pressemeldingen din mer sannsynlig bli dekket. Hvis du skriver en pressemelding som ligner på det redaktøren vil publisere, trenger pressemeldingen sannsynligvis ikke så mye redigering. Men hvis pressemeldingen din er full av feil og ikke følger en vanlig skrivestil, vil redaksjonen definitivt slette den med en gang. Alle sa at de hadde makten. Ikke kast bort redaktørens tid. Stedet å sette en selskapsbeskrivelse er i selskapsinformasjonsdelen i pressemeldingen, men gjør den nøyaktig og saklig.
