Manhours er en viktig del av å gi et lukrativt prosjekttilbud og bestemme kostnaden for arbeidet som er fullført. Siden arbeidsstyrken utgjør en stor del av det meste av kontraktsarbeidet, er nøyaktig estimering og rapportering av arbeidstid avgjørende for suksessen til virksomheten din.
Steg
Del 1 av 2: Anslå arbeidstid for prosjektbudgivning
Trinn 1. Del prosjektet i komponenter
Den første delen av beregningen av arbeidstimene for en jobb er å dele prosjektet i mindre komponenter. Anslag deretter antall timer det vil ta å fullføre hver komponent. Disse komponentene bør utpekes i henhold til hvilken type arbeidsstyrke som er involvert. Hvis du bygger et leilighetskompleks, trenger du arbeidskraft innen utgraving, konstruksjon, elektrisitet, rørleggerarbeid og så videre. Sørg for å estimere hver komponent som er en del av prosjektet.
Trinn 2. Bestem hvilken type arbeidsstyrke som trengs
Type arbeidskraft er sterkt avhengig av oppgavene som må utføres. Du trenger ikke en leder for hver jobb. Enkle oppgaver kan utføres av assistenter eller praktikanter. Denne bestemmelsesprosessen er vanskeligere for jobber som involverer en blanding av forskjellige typer arbeidskraft, alt fra enkle til komplekse.
Trinn 3. Anslå tiden det tar å fullføre hver komponent
Når du har bestemt komponentene og typen arbeid for hver komponent, kan du anslå det totale antallet arbeidstimer som kreves for å fullføre hvert trinn fra start til slutt. Ikke ta med pauser. Antall arbeidstimer skal gjenspeile hvor lang tid arbeid er brukt på å fullføre et trinn.
- Hvis du kjenner typen arbeid for hvert trinn godt, kan du prøve å bruke tidligere prosjekter som en referanse for å estimere arbeidstid. For eksempel, hvis du vet at det tar ti timer for en arbeider å installere fire nye vinduer, eller 2,5 timer per vindu, kan det være at det nåværende prosjektet ditt ikke er veldig annerledes.
- Hvis et trinn i prosjektet ditt involverer en annen type arbeidsstyrke, Nei når du blir kjent, gjør noen undersøkelser for å forberede din estimerte arbeidstid. avhengig av prosjektet, kan du finne verdifull informasjon på internett eller andre entreprenører. Du kan også bruke tjenestene til en konsulent som er kjent med typen arbeidskraft du trenger. En konsulent kan hjelpe deg med å estimere arbeidstiden som kreves for å fullføre et bestemt trinn.
- Vurder også faktorer som vanskelighetsgraden for arbeidet når du gjør estimater. Hvis vinduet i ditt fremtidige prosjekt er i 7. etasje, og vinduet som ble jobbet med i det forrige prosjektet er i første etasje, kan du øke timen per vindu-forholdet for å ta hensyn til denne forskjellen.
- Inkluder anslag for tid brukt på administrative oppgaver som kreves av kontrakten.
Trinn 4. Inkluder veilederens timer
Du kan også inkludere prosjekttimer for lederen eller lederen, som vil lede et team av arbeidere og administrere detaljert rapportering og samsvar med prosjektplaner. Noen prosjekter kan ansette mer enn én veileder eller leder og administrere de forskjellige komponentene i prosjektet. Andre prosjekter kan bruke flere forskjellige nivåer av tilsyn. Du kan ha en formann for å administrere arbeidere på tvers av ulike komponenter i et prosjekt og en hovedveileder som leder alle formenn.
Trinn 5. Bruk estimatene dine til å utarbeide en tidslinje for prosjektet
Klienten din vil bestemme prosjektets sluttid. Kanskje vil klienten be deg angi hvor lang tid det vil ta deg å fullføre prosjektet. Du kan bruke beregnede stadier og timer til å utvikle en tidslinje for prosjektet. Bestem komponenter som kan fullføres samtidig, og komponenter som må fullføres i etapper (resultatet av en prosess blir input til neste prosess). Hvis du vet når hvert trinn må fullføres, kan du dele antall timer det tar å fullføre et trinn med 8-timers arbeidsdag over prosjektperioden. Du kan kanskje forlenge eller forkorte prosjektets tidslinje ved å legge til eller redusere arbeidsstyrken. Jo flere arbeidere du har, jo raskere kan etappe fullføres.
- Noen prosjekter krever mer enn 8 timer om dagen eller 40 timer i uken for å fullføre etapper etter planen. De trenger overtid som må stimuleres.
- For eksempel, hvis du har en måned på å bygge grunnlaget for et nytt hus, og du vet at det krever 1000 timer per arbeid å bygge fundamentet, deler du 1000 med 8-timers arbeidsdag i en måned for å bestemme arbeidsmengden som kreves for å fullføre det stadiet på det nøyaktige tidspunktet. tid (1000 prosjektarbeidstimer / 20 virkedager i en måned = 50 timer per dag, 50 timer per dag / 8 timer per arbeidskraft = 6,25 arbeidskrev.)
- Vær realistisk om antall ansatte som er ansatt i den angitte tidsperioden. Det ville være urealistisk å trenge 7 elektrikere for å fullføre kretsinstallasjonen på en uke, avhengig av tilgjengeligheten til elektrikere i ditt område. Du må kanskje forlenge tidslinjen for å oppfylle arbeidsstyrkens tilgjengelighet for prosjektet.
- Hvis du planlegger å fullføre flere etapper samtidig, må du dele arbeidsstyrken for å fullføre hvert trinn.
Trinn 6. Forbered og send inn tilbudet
Legg til arbeidstiden for hver arbeidsstyrke som trengs, slik at du har den totale arbeidstiden for hver type arbeidskraft. Hvis du bare trenger en type arbeidskraft, må du kombinere alle prosjekttimer til et enkelt nummer. Hvis du trenger forskjellige typer arbeidskraft, bør tilbudet ditt angi antall arbeidstimer for hver type arbeidskraft. Vi anbefaler at du inkluderer alle lønnskostnader inkludert skatter og fordeler. Noen kontrakter kan angi en minimumslønn for hver type arbeidskraft. Inkluder også eventuell påslag (profittandel) du vil belaste.
La oss for eksempel si at du ble valgt til å installere et nytt kjøkken for et mellomstort hus. Du må dele prosjektet inn i flere trinn, som består av rørleggerarbeid, elektrisk og generelt byggearbeid. Tilbudet ditt bør gjenspeile de totale arbeidstimene for elektriker, rørlegger og generelle anleggsarbeider, samt lønnssatser for hver type arbeidskraft
Trinn 7. Juster estimert arbeidstid etter hvert som prosjektet skrider frem
Siden tidsestimatene bare er estimater, bør du oppdatere estimatene etter hvert som prosjektet skrider frem. Du må kanskje fakturere kunden basert på teamets faktiske arbeidstimer, så du bør med jevne mellomrom gi oppdaterte estimater av arbeidstimer. Dette forhindrer at klienten blir overrasket over overutnyttelse av arbeidstiden.
- Inkluder en "fudge -faktor", som er økningen i omtrentlig tid på grunn av det ukjente. Mengden fudge -faktor avhenger av arbeidets kompleksitet, arbeidskraftens tilgjengelighet, avhengighet av eksterne agenter og forholdet mellom en prosess til en annen.
- De fleste entreprenører forklarer at budene deres er estimater. Faktiske arbeidstimer vil variere, og kundene betaler i henhold til faktiske arbeidstimer etter hvert som prosjektet skrider frem. Det er imidlertid mulig at klienten vil betale et engangsbeløp basert på estimater og ikke betale for faktiske arbeidstimer. Vær nøye med alt kontraktspråk som indikerer denne avtalen, for i en avtale som denne må entreprenøren estimere kostnadene nøye.
- Hvis kunden skal betale basert på faktiske arbeidstimer, ikke glem at tilbudet ditt gjenspeiler estimater, og du bør ikke belaste vesentlig høyere arbeidstimer med mindre det er en overbevisende og beviselig grunn. Hvis du støter på et problem og det er bekreftet at du overskrider din estimerte arbeidstid, må du informere klienten for å unngå misforståelser
- Lag en skriftlig avtale som angir det verket som mest sannsynlig vil vises og ligger utenfor arbeidets omfang. Inkluder prosesser for identifisering og godkjenning av disse endringene, for eksempel tillatelser og nødvendig dokumentasjon.
Del 2 av 2: Rapportering av arbeidstid for kontraktsarbeid
Trinn 1. Samle informasjon om arbeidsstyrken
Sørg for at ansattes filer for all arbeidsstyrken i prosjektet ditt er nøyaktige, og vedlikehold dem. Dette inkluderer lønnsposter og alle juridiske dokumenter. Hvis du bruker ingeniører, elektroteknikere, rørleggere eller andre lisensierte arbeidere, må du beholde bevis på deres aktive sertifiseringsfiler. Det er påkrevd for de fleste ingeniør- og konstruksjonsjobber å finne ut om arbeidskraft er kontrahert av staten. Du har et ansvar for å sikre at alle som jobber for deg er skikkelig sertifisert, inkludert underleverandører.
- Du kan betale en lønn som ikke er ansatt for å jobbe med et prosjekt. Disse underleverandørene jobber for deg, entreprenøren, og du belaster kunden lønnen. Selv om underleverandøren ikke er din ansatte, må sertifiseringsinformasjonen deres samles inn og lagres. Som entreprenør er det ditt ansvar å sørge for at alle som jobber med prosjektet har de nødvendige kvalifikasjonene, med mindre det er angitt i kontrakten.
- Offentlige kontrakter krever vanligvis ytterligere informasjon om ansatte og underleverandører for å sikre overholdelse av loven. Dette inkluderer rapportering om etnisitet og lønnssatser for å sikre at det ikke er noen diskriminerende praksis. Hvis du har en regjeringskontrakt, må du nøye lese og følge alle instruksjoner angående rekruttering og rapportering for å forhindre lønnsproblemer.
Trinn 2. Overvåk arbeidstid
For å kunne produsere nøyaktige rapporter til klienter, trenger du en metode for å overvåke arbeidstiden til de ansatte som jobber med prosjektet. Du kan bruke en klokke eller timeliste, men disse postene må bekreftes for å sikre nøyaktighet. Avhengig av den avtalte kontrakten kan du bli pålagt å gjennomføre periodiske revisjoner og bevise gyldigheten av det rapporterte antallet arbeidstimer.
- En måte å sikre nøyaktigheten av arbeidstidsrapportering er å plassere en veileder på hver ansatt eller gruppe ansatte. På slutten av hver uke når den ansatte sender inn tidskortet, kan veilederen gjennomgå og signere kortet for å bevise at det er riktig. Dette forhindrer ansatte i å legge til fiktive arbeidstimer.
- Du kan også prøve å bruke et elektrisk arbeidstidskortsystem for å overvåke ansattes arbeidstid. Sørg for at systemet er godt kontrollert for å forhindre misbruk. Hvis timearbeidet er tvilsomt, må du kunne bevise det.
- Offentlige klienter er lovpålagt å samle all informasjon før de betaler entreprenører fordi lønn betales fra skatt. Tilsynet når rapportering av tidslinjer for offentlige prosjekter vil være veldig høyt. Følg alle rapporteringsinstruksjoner nøye og detaljert som avtalt.
Trinn 3. Send lønnsrapporter til arbeidere med jevne mellomrom
Kontrakten din bør angi hvor ofte du må rapportere antall timer som er jobbet til klienten for å få lønn. Når du sender denne rapporten, overfører du informasjon fra lønnsslippene og klokkedokumentene til en kundespesifikk rapport som sammenligner antall fakturerte timer med estimerte arbeidstimer på budgivningstidspunktet. Hvis det er en stor uoverensstemmelse mellom estimert og faktisk antall arbeidede timer, må du kunne gi en sterk forklaring til klienten.
Trinn 4. Bruk notater til å utarbeide estimater for ditt neste prosjekt
På slutten av prosjektet vil informasjonen om overvåking av arbeidstiden være uvurderlig ettersom den inneholder detaljer om hvor lenge bestemte jobber er fullført. Du kan bruke disse dataene til å lage estimater, for eksempel antall arbeidede timer per antall fliser som er installert eller ventetiden etter utjevning av våt sement. Denne informasjonen vil forbedre dine fremtidige tilbud og holde virksomheten din lønnsom.
