Microsoft Access er et databasebygningsprogram som lar alle lage og administrere databaser. Dette programmet er egnet for små prosjekter til store bedrifter, og fungerer veldig visuelt. Dette gjør den utmerket for datainføring, ettersom du ikke trenger å jobbe med tabeller eller regneark. Sjekk de første trinnene nedenfor for å komme i gang med å få mest mulig ut av Microsoft Access.
Steg
Del 1 av 6: Opprette en ny database
Trinn 1. Klikk på kategorien Fil og velg "Ny"
En database er et sted der dataene dine lagres i forskjellige former. Du kan velge å opprette en tom database, eller velge fra en eksisterende mal.
- En tom database er standard Access -database, og anbefales for lokal bruk. Opprettelse av en lokal database vil inneholde en tabell.
- Nettdatabaser er designet for å være kompatible med Access -webenheter. Opprettelse av en webdatabase vil inneholde en tabell.
- Maler er databaser som er designet for ulike bruksområder. Velg en mal hvis du ikke vil bruke tid på å designe databasen.
Trinn 2. Gi databasen et navn
Når du har valgt databasetypen, gir du den et navn som gjenspeiler innholdet. Dette er spesielt nyttig hvis du skal jobbe med mange forskjellige databaser. Skriv inn navnet på databasen din i "Filnavn" -boksen. Velg "Opprett" for å opprette en ny databasefil.
Del 2 av 6: Legge til data i databasen
Trinn 1. Bestem den beste strukturen for dataene dine
Hvis du oppretter en tom database, må du tenke på hvordan du organiserer dataene dine og legger til riktige datastrukturer. Det er forskjellige måter å formatere og samhandle med dataene dine i Access:
- Tabeller - Tabeller er den primære måten å lagre data i databasen på. Tabeller kan sammenlignes med regneark i Excel: data er organisert i kolonner og tabeller. Derfor er import av data fra Excel og andre nummerbehandlingsprogrammer en enkel prosess.
- Skjemaer - Skjemaer er en måte å legge til data i databasen din. Selv om du kan legge til data i databasen direkte i tabeller, vil bruk av skjemaer øke hastigheten på visuell registrering av data.
- Rapporter - Rapporter er nyttige for å oppsummere og vise data fra databasen din. Rapporter brukes til å analysere data og svare på spesifikke spørsmål, for eksempel hvor mye fortjeneste som ble tjent, eller hvor flest kunder er. Rapporter er designet for å skrives ut.
- Spørring - Spørring er måten du mottar og sorterer data på. Du kan bruke den til å vise spesifikke oppføringer fra forskjellige tabeller. Du kan også bruke spørsmål til å legge til og oppdatere data.
Trinn 2. Lag ditt første bord
Hvis du starter en tom database, starter du med en tom tabell. Du kan begynne å skrive inn data i denne tabellen, enten manuelt eller ved å kopiere dem fra en annen kilde.
- Hvert stykke data må lagres i sin egen kolonne (felt), mens dataene må plasseres i sin egen rad. For eksempel er hver kundes data lagret på rad, mens de tilgjengelige feltene er forskjellig informasjon om den forbrukeren (fornavn, etternavn, e -postadresse, etc.)
- Du kan navngi kolonneetikettene for å gjøre det lettere for deg å kjenne navnet på hvert felt. Dobbeltklikk på kolonneoverskriften for å gi den nytt navn.
Trinn 3. Importer data fra andre kilder
Hvis du vil importere fra en fil eller plassering som støttes, kan du angi Access til å godta informasjonen og legge den til i databasen. Dette er nyttig for å motta data fra webservere eller andre delte kilder.
- Klikk kategorien Eksterne data
- Velg filtypen du vil importere. I delen "Importer og lenker" ser du flere alternativer for datatyper. Du kan klikke Mer for å se flere alternativer. ODBC står for Open Database Connectivity, og inkluderer databaser som SQL.
- Bla gjennom datasteder. Hvis dataene er på serveren, må du angi serveradressen.
- I det neste vinduet velger du "Angi hvordan og hvor du vil lagre dataene i den nåværende databasen". Velg "OK". Følg trinnene for å importere dataene dine.
Trinn 4. Legg til en annen tabell
Du vil lagre forskjellige poster i forskjellige databaser. Dette vil gjøre databasen din jevn. Du kan for eksempel ha en kundeinformasjonstabell og en annen tabell for bestillingsinformasjon. Du kan deretter koble kundeinformasjonstabellen til bestillingsinformasjonstabellen.
Klikk på "Tabell" -knappen i "Opprett" -delen i kategorien Hjem. En ny tabell vil vises i databasen din. Du kan legge inn informasjon på samme måte som den første tabellen
Del 3 av 6: Håndtering av relasjoner mellom tabeller
Trinn 1. Forstå hvordan låser fungerer
Hver tabell vil ha en unik primærnøkkel for hver oppføring. Til å begynne med oppretter Access en ID -kolonne hvis antall øker for hver oppføring. Denne kolonnen fungerer som "primærnøkkel". Tabeller kan også ha "fremmednøkkel" -felt, som er koblede felt fra andre tabeller i databasen. De koblede feltene vil ha de samme dataene.
- For eksempel kan du i Ordrer -tabellen ha et kunde -ID -felt for å registrere det kunden bestilte. Du kan opprette et forhold for dette feltet med ID -feltet i tabellen Kunder.
- Å bruke relasjoner mellom tabeller vil hjelpe med konsistensen, effektiviteten og enkel tilgang til dataene dine.
Trinn 2. Klikk kategorien Databaseverktøy, og klikk deretter på Relasjoner -knappen i Relasjoner -delen
Dette åpner et nytt vindu med en forhåndsvisning av alle tabellene i databasen. Hvert felt vil bli vist under navnet på hver tabell.
Du må opprette et felt for "fremmednøkkel" før du oppretter et forhold. For eksempel, hvis du vil bruke kunde -ID i tabellen Ordrer, oppretter du et felt med navnet Kunde i tabellen og lar feltet stå tomt. Sørg for at formatet er det samme som feltet du lenker til (f.eks. Tall)
Trinn 3. Dra feltet du vil bruke som fremmednøkkel til feltet du opprettet for fremmednøkkelen
Klikk på Opprett i vinduet som vises for å angi forholdet mellom feltene. En linje vil vises mellom de to tabellene som forbinder de to feltene.
Merk av for "Håndhev referanseintegritet" når du oppretter et forhold. Dette betyr at hvis dataene endres i ett felt, vil dataene i andre felt også endres. Dette vil gjøre dataene dine mer nøyaktige
Del 4 av 6: Opprette en forespørsel
Trinn 1. Forstå rollen til spørringer
Spørringer er handlinger som lar deg raskt vise, legge til og redigere data i en database. Det er mange typer søk, alt fra enkle søk til å lage nye tabeller basert på eksisterende data. Spørringer er viktige for rapportgenerering.
Spørringer er delt inn i to hovedtyper: Velg og Handling. Den første spørringen henter data fra tabellen og kan beregne den, mens den andre kan legge til, redigere og slette data fra tabellen
Trinn 2. Bruk spørringsveiviseren til å lage en grunnleggende Select -spørring
Hvis du vil bruke en grunnleggende Select -spørring, bruker du spørreveiviseren for å veilede deg gjennom trinnene. Du får tilgang til spørringsveiviseren fra kategorien Opprett. Dette lar deg vise bestemte felt fra en tabell.
Opprette en utvalgsspørring med kriterier
Trinn 1. Åpne Query Design
Du kan bruke kriterier for å minimere Select -spørringen og bare vise informasjonen du trenger. For å komme i gang, klikk på kategorien Opprett og velg Spørredesign.
Trinn 2. Velg bordet ditt
Boksen Vis tabell åpnes. Dobbeltklikk på tabellen du vil bruke, og klikk på Lukk.
Trinn 3. Legg til feltene som dataene skal trekkes ut
Dobbeltklikk på hvert felt i tabellen du vil legge til i spørringen. Feltet vil bli lagt til Design -listen.
Trinn 4. Legg til kriterier
Du kan bruke forskjellige typer kriterier, for eksempel tekst eller funksjoner. For eksempel, hvis du vil vise en pris høyere enn $ 50 fra feltet Pris, skriver du inn
=50
på kriteriene. Hvis du bare vil vise kunder fra Storbritannia, går du inn
Storbritannia
i kriterieboksen.
Du kan bruke flere kriterier i hver forespørsel
Trinn 5. Klikk "Kjør" for å se resultatet
Denne knappen er på kategorien Design. Resultatene av søket ditt vises i vinduet. Trykk Ctrl+S for å lagre spørringen.
Opprette en utvalgsspørring med parametere
Trinn 1. Åpne Query Design
Forespørsel med parametere lar deg angi hvilke data du vil motta hver gang du kjører en spørring. For eksempel, hvis du har en database med kunder fra forskjellige byer, kan du bruke en forespørsel med parametere for å spørre hvilken by du vil vise data for.
Trinn 2. Lag en Select -spørring og definer tabellen
Legg til feltene du vil hente data for i spørringen ved å dobbeltklikke på tabellforhåndsvisningen.
Trinn 3. Legg til parametere i Criteria -delen
Parametere er merket med "" tegn rundt seg. Teksten i parentes vises på spørringen som vises når spørringen utføres. For eksempel, for å be om byinngang, klikker du på Kriteria -cellen for feltet By og skriver inn
[Hvilken by?]
Kan du avslutte parametere med? eller:, men ikke med! eller
Trinn 4. Lag en forespørsel med mange parametere
Du kan bruke flere parametere til å lage egendefinert avstand i søkeresultatene. For eksempel, hvis det foretrukne feltet er Dato, kan du få resultater mellom bestemte datoer ved å skrive kode> Mellom [Startdato:] Og [Sluttdato:]. Du vil motta to meldinger når du kjører spørringen.
Opprette en tabellopprettingsforespørsel
Trinn 1. Klikk kategorien Opprett og velg Spørredesign
Du kan bruke en spørring til å hente spesifikke data fra en eksisterende tabell og opprette en ny tabell med disse dataene. Dette er veldig nyttig hvis du vil dele en bestemt del av databasen, eller lage et skjema for en bestemt del av databasen. Du vil opprette en vanlig Select -spørring først.
Trinn 2. Velg tabellen du vil hente data fra
Dobbeltklikk på tabellene. Du kan velge flere tabeller samtidig om nødvendig.
Trinn 3. Velg feltet du vil hente data fra
Dobbeltklikk på hvert felt du vil legge til fra forhåndsvisningen av tabellen. Dette feltet vil bli lagt til i listen over søk.
Trinn 4. Angi kriteriene
Hvis du vil spesifisere visse data i et felt, bruker du kriteriedelen for å angi dem. Se delen "Opprette en valgt spørring med kriterier" for detaljer.
Trinn 5. Test søket for å sikre at resultatene samsvarer med dine behov
Før du lager tabellen, må du kjøre en spørring for å sikre at den henter riktige data. Juster kriteriene og feltene til du får de riktige dataene.
Trinn 6. Lagre spørringen ved å trykke Ctrl+S
Spørringen vil vises i navigasjonsrammen til venstre på skjermen. Klikk på spørringen for å velge den igjen, og klikk på kategorien Design.
Trinn 7. Klikk på "Lag tabell" i delen "Forespørselstype"
Et vindu vil vises som ber om et nytt bordnavn. Skriv inn et tabellnavn og klikk OK.
Trinn 8. Klikk på Kjør
Den nye tabellen blir opprettet basert på spørringen du har bygget. Tabellen vises i navigasjonsrammen til venstre på skjermen.
Opprette vedleggsspørring
Trinn 1. Åpne spørringen som ble opprettet tidligere
Du kan bruke en vedleggssøk til å legge til data i en eksisterende tabell fra en annen tabell. Dette er nyttig hvis du trenger å legge til data i en tabell du har opprettet gjennom en tabellopprettingsforespørsel.
Trinn 2. Klikk på Legg til -knappen på kategorien Design
Dette åpner vinduet Legg til. Velg tabellen du vil legge til data i.
Trinn 3. Endre søkekriteriene etter ønske
For eksempel, hvis du oppretter en tabell med kriteriene "2010" i "År" -feltet, endrer du den til året du vil legge til, for eksempel "2011".
Trinn 4. Angi hvor du vil legge til dataene
Sørg for at du angir riktige felt for hver kolonne du legger til data i. For eksempel, ved å bruke endringene ovenfor, bør dataene legges til i boksen År i raden "Legg til".
Trinn 5. Kjør spørringen
Klikk "Kjør" på kategorien Design. Spørringen vil bli utført og dataene blir lagt til i tabellen. Du kan deretter legge til en tabell for å kontrollere om dataene ble angitt riktig.
Del 5 av 6: Opprette og bruke skjemaer
Trinn 1. Velg tabellen du vil lage skjemaet for
Skjemaer lar deg se data i hvert felt og flytte mellom oppføringer og opprette nye oppføringer raskt og enkelt. Skjemaer er veldig viktige hvis du legger inn data over lang tid, fordi mange synes det er lettere å bruke enn tabeller.
Trinn 2. Klikk på skjema -knappen på kategorien Opprett
Dette vil automatisk lage et skjema basert på feltene i tabellen. Access skaper felt med tilstrekkelig størrelse, men du kan endre størrelsen og flytte elementer på skjemaet når du vil.
- Hvis du ikke vil at visse felt skal vises på skjemaet, kan du høyreklikke og velge Slett.
- Hvis tabellen din har et forhold, vil en rad med data vises under hver oppføring som viser de koblede dataene. Dette lar deg lettere redigere koblede data. For eksempel kan hver selger i databasen ha kundedata knyttet til oppføringen.
Trinn 3. Bla til skjemaet ditt
Retningsknappene nederst er nyttige for å flytte mellom oppføringer. Boksen på skjemaet fylles ut med dataene dine mens du flytter mellom oppføringene. Du kan bruke knappene i hjørnet til å gå til den første eller siste posten.
Trinn 4. Klikk på Datablad -knappen for å bruke tabellen
Denne knappen er øverst til venstre, og lar deg begynne å endre datainnholdet ditt med skjemaet.
Trinn 5. Endre oppføringene du har gjort
Du kan redigere teksten i hele boksen for hver oppføring for å endre eksisterende data i tabellen. Endringer som vises, vises umiddelbart på tabellen og koblede data.
Trinn 6. Legg til en ny oppføring
Klikk på "Legg til post" -knappen nær navigasjonsknappene for å opprette en ny oppføring på slutten av linjen. Du kan bruke bokser til å legge inn data i tomme bokser i tabellen. Dette er en enkel måte å legge til informasjon, i stedet for å bruke en tabellvisning.
Trinn 7. Lagre skjemaet når du er ferdig
Sørg for å lagre skjemaet ved å trykke Ctrl + S slik at du får tilgang til det på et senere tidspunkt. Skjemaet vil vises i navigasjonsrammen til venstre på skjermen.
Del 6 av 6: Lag en rapport
Trinn 1. Velg en tabell eller spørring
Med rapporter kan du vise et sammendrag av dataene dine. Rapporter brukes ofte til lønns- og leveringsrapporter, og kan tilpasses til enhver bruk. Rapporter henter data fra tabeller eller spørringer du har opprettet.
Trinn 2. Klikk kategorien Opprett
Velg rapporttypen du vil lage. Det er flere måter å lage rapporter på. Access kan generere rapporter for deg automatisk, og du kan også opprette tilpassede rapporter.
- Rapport - Dette vil generere en automatisk rapport med alle dataene fra kilden din. Det er ingen gruppering av data her, men for små databaser kan denne typen rapporter passe for dine behov.
- Tom rapport - Dette vil opprette en blank rapport som du kan fylle ut dataene etter ønske. Du kan velge blant de tilgjengelige feltene for å lage en tilpasset rapport.
- Rapportveiviser - Veiviseren for oppretting av rapporter vil guide deg gjennom prosessen med å lage rapporter, slik at du kan velge og gruppere data og formatere dataene.
Trinn 3. Velg datakilden for den tomme rapporten
Hvis du velger å generere en blank rapport, må du velge datakilden. Klikk først på kategorien Arranger, og velg Egenskapsark. Eller du kan også trykke Alt+Enter.
Klikk på nedoverpilen ved siden av Record Source. En liste over tabellene og spørsmålene vises. Velg en tabell eller forespørsel, og alternativene dine blir valgt for rapporten
Trinn 4. Legg til felt i rapporten
Når du har kildene, kan du legge til felt i rapporten. Klikk på "Format" -fanen, og klikk på "Legg til eksisterende felt". En liste med felt vises til høyre.
- Klikk og dra feltene du vil legge til i designrammen. Oppføringen vil vises på rapporten din. Når du legger til flere felt, blir de angitt automatisk med de eksisterende feltene.
- Du kan endre størrelsen på et felt ved å klikke på hjørnet og dra det med musen.
- Fjern et felt fra rapporten ved å klikke på tittelen og trykke på Slett.
Trinn 5. Gruppér rapportene dine
Med gruppering kan du raskt behandle informasjon fra rapporter, fordi relaterte data allerede er organisert. Det kan for eksempel være lurt å gruppere salg etter region eller selger. Gruppering lar deg gjøre nettopp det.
- Klikk på kategorien Design, og klikk på "Gruppér og sorter".
- Høyreklikk hvor som helst i feltet du vil gruppere. Velg "Gruppe på" på menyen.
- Et hode vil bli opprettet for gruppen. Du kan tilpasse overskriftstitler til etikettgrupper.
Trinn 6. Lagre og del rapporten
Når rapporten er fullført, kan du lagre og dele eller skrive den ut som alle andre dokumenter. Bruk rapporter til å dele resultatrapporter med investorer, kontaktinformasjon om arbeidere og mer.
Tips
Microsoft Access åpnes i "Backstage View" -modus, som gir menyalternativer som lar deg åpne en database, opprette en ny database eller få tilgang til kommandoer for å redigere databasen
Advarsel
Noen funksjoner i Access er ikke alltid tilgjengelige, avhengig av hvilken type database du oppretter. For eksempel kan du ikke dele en skrivebordsdatabase på Internett, og visse skrivebordsfunksjoner, for eksempel antall forespørsler, er ikke tilgjengelige i webdatabasen
== Kilde ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
