Access er et databasebehandlingsgrensesnitt som lar brukere importere en eller flere deler av en Excel -database til systemet slik at de kan finne treff mellom eller innenfor feltene (feltene). Fordi en enkelt Access -fil kan inneholde flere Excel -regneark, er dette programmet også flott for å samle eller analysere store mengder Excel -regnearkinformasjon i Access. Du trenger bare å gjøre noen få viktige trinn.
Steg
Del 1 av 3: Forbereder å importere Excel til Access
Trinn 1. Åpne begge programmene til datamaskinen
Du må kjøpe og laste ned en Microsoft Office -plan som inkluderer Excel og Access. Du kan bare gjøre dette via Microsofts nettsted.
- Etter at programmet er lastet ned, klikker du "Start" i Windows og velger "Alle programmer".
- Klikk "Microsoft Office" og velg "Access" (eller "Excel") fra rullegardinmenyen. Kanskje Excel -regnearket ble sendt eller lastet ned fra et nettsted. Filen åpner et Office -program på datamaskinen din.
Trinn 2. Rydd opp Excel -regnearket før du importerer det til Access
For å gjøre ting enklere for deg anbefaler vi å gjøre noen få enkle trinn før du importerer Excel -filen til Access. Nøkkelen er at dataene mellom regnearkene som skal importeres må være konsistente.
- Det er en god idé å sørge for at den første raden i Excel -regnearket inneholder kolonneoverskriftene (eller cellenavn), og kan forstås tydelig og enkelt. For eksempel, for en kolonne som inneholder folks etternavn, anbefaler vi at du gir kolonnen tittelen "Etternavn". Gi klare og nøyaktige overskrifter for å gjøre det lettere å matche kolonneoverskriftene i ett Excel -ark til et annet.
- Access lar deg koble to eller flere felt mellom flere regneark. Si at du har et Excel -regneark som inneholder lønnsinformasjon. Dette regnearket inneholder personens for- og etternavn, adresse og lønnsbeløp. Si at du vil matche et ark i Access til et andre Excel -ark som inneholder informasjon om en kampanje for økonomisk bidrag. Dette andre arket inneholder personens navn, adresse og donasjon. Access lar deg matche en kolonneoverskrift til en annen. For eksempel kan du koble Navnetitler for å se personer med samme navn som vises i begge databasene.
- Skann Excel -arket for å sikre at hver type data håndteres på samme måte, og rydd opp før du importerer den til Access. Dette er det som kalles en "relasjonell" i Access. For eksempel hvis regnearket til lønn inneholder for-, etter- og mellomnavn i en kolonne, men det andre regnearket bare inneholder fornavn i separate kolonner, vil ikke Access vise treff. Kolonne-/feltoverskrifter må stemme nøyaktig overens.
Trinn 3. Del informasjonen i kolonner i Excel
For å omgå dette problemet må informasjonen deles i kolonner i Excel, slik at det ikke resulterer i "ingen samsvar" i Access.
- For eksempel kan du dele fornavn, mellomnavn og etternavn slik at de har hver sin kolonne. Hvis det andre regnearket har blitt strukturert på samme måte, når du kobler, si etternavn med etternavn i Access, vises matchresultater for de samme navnene.
- Hvis du vil dele en kolonne i Excel, merker du kolonnen som inneholder informasjonen du vil dele. Klikk på "data" -dataene på verktøylinjen i Excel -programmet. Klikk "tekst til kolonner". Vanligvis vil du velge alternativet "avgrenset". Klikk på neste (neste).
Trinn 4. Fortsett å bruke veiviseren for å dele de konvergerende kolonnene
Nå er du klar til å utføre prosessen med å dele informasjonen som er sammenkoblet i en kolonne i flere kolonner.
- Velg hvordan du skal "avgrense" dataene i kolonnen. Det vil si at hver informasjon i en kolonne er atskilt med noe. Vanligvis er denne skilletegnet et mellomrom, komma eller semikolon. Ofte er denne informasjonen ganske enkelt mellomrom. For eksempel i det følgende eksemplet, si navnet "Budi A. Dodo" vises i en kolonne. Fornavn (Budi) og initialene A. er atskilt med mellomrom. Dodos etternavn og initialer A. er også mellomrom. Så velg et mellomrom i den avgrensede veiviseren.
- Klikk på neste, og fullfør deretter (ferdig). Programmet vil skille Budi, A. og Dodo i tre kolonner. Du kan deretter gi disse nye kolonnene nye titler for å indikere hvilken type informasjon de inneholder (Etternavn, Fornavn, etc.) Det er best å først opprette noen tomme kolonner til høyre for de delte dataene slik at dataene skyves til en ny tom kolonne (i stedet for -i stedet for å overskrive kolonner som allerede inneholder informasjon).
Del 2 av 3: Importere Excel til Access
Trinn 1. Åpne Access -programmet på datamaskinen
Gå til dataprogrammenyen. gå til Start -menyen, velg Microsoft Office, og klikk på Microsoft Access. Du må åpne en ny tom Access -database for å kunne importere Excel.
- Velg "blank desktop database" for å opprette en ny database i Access -programmet.
- Gi det et nytt navn hvis du vil. Klikk på "opprett" (opprett).
Trinn 2. Importer Excel -regnearket til Access
Det neste trinnet er å dra Excel -regnearket (ett eller flere) til Access -databasen.
- Klikk "Eksterne data" på verktøylinjen en gang i Access -databasesystemet. Velg "Excel". I noen versjoner av Access kan du finne denne funksjonen ved å klikke "fil" på verktøylinjen og "Få eksterne data".
- Når "filnavn" vises, klikker du på "bla gjennom" for å finne Excel -arket på datamaskinen din.
- La boksen som sier "importere kildedataene til en ny tabell i den nåværende databasen" være avmerket. Denne innstillingen er forhåndsinnstilt som standard.
- Når du finner regnearket du vil importere til datamaskinen, klikker du på det. Klikk "OK". Dette trinnet tar deg til veiviseren for å importere Excel til Access.
Del 3 av 3: Bruk veiviseren for å fullføre importprosessen
Trinn 1. Gå gjennom trinnene i veiviseren som vises i Access
For å fullføre regnearkimportprosessen, fullfør trinnene i veiviseren.
- Velg regnearket i Excel -regnearket du vil importere. Noen ganger oppretter imidlertid flere sider i ett Excel -regneark, som du kan se ved å klikke på etikettene nederst i regnearket. I så fall må du fortelle tilgangsveiviseren det valgte regnearket. Klikk på neste.
- Den neste siden har en boks som spør om den første raden i Excel -arket har kolonneoverskrifter. Dette betyr at radene i regnearket som representerer dataene i hver kolonne (f.eks. Etternavn, adresse, lønn, etc.) bør renses først for å sikre at den første raden er kolonneoverskriften. Sjekk deretter "ja at den første raden inneholder kolonneoverskrifter" (ja, den første raden inneholder kolonneoverskrifter). Dette er den enkleste måten. Klikk på neste.
- Hvis den første raden din ikke inneholder noen kolonneoverskrifter, vil neste side spørre om du vil navngi det som kalles "felter" i Access (dette er kolonneoverskrifter). Hvis du ikke fylte hvert av disse feltene med klare og lett å huske navn før du importerte (anbefalt), gjør du det her.
Trinn 2. Fullfør importprosessen
Det er noen få trinn igjen i importprosessen. Den neste siden i veiviseren vil spørre om du vil identifisere hovednøkkelen.
- Dette trinnet er ikke obligatorisk, men kan gjøres. Hovednøkkelen betyr at dataprogrammet vil tildele et unikt nummer til hver informasjonslinje. Dette trinnet kan være nyttig senere når du sorterer data. Klikk på neste.
- Sluttskjermen i veiviseren har et mellomrom som inneholder det opprinnelige navnet. Du kan gi nytt navn til det importerte Excel -arket (filen blir et "bord" i Access på venstre side av siden når importen er ferdig).
- Klikk på "import", og klikk deretter "lukk". Du vil se en tabell på venstre side av skjermen. Arket er nå importert til Access.
- Hvis du vil koble til mer enn ett datasett, gjentar du denne prosessen med ett eller flere andre regneark. Nå er du klar til å matche dataene på arket i Access.
Advarsel
- Hvis Excel -filen er fra en annen versjon av Office enn Access, kan importprosessen være litt vanskelig.
- Igjen understreker vi at du må rydde opp i regnearket før du importerer det. En av grunnene er å analysere eksistensen av problemer i dataene.
- Behold alltid en kopi av det originale regnearket, slik at denne prosessen ikke trenger å gjentas hvis du gjør en feil.
- Du kan ikke importere mer enn 255 celler/bokser til Access.
