For å flytte en liste eller tabell med data fra Word til Excel, trenger du ikke å flytte individuelle biter av data til cellene i et Excel -regneark (regneark). Du kan ganske enkelt formatere dokumentet riktig i Word, så kan hele dokumentet importeres til Excel med bare noen få klikk.
Steg
Metode 1 av 2: Konvertering av lister
Trinn 1. Forstå hvordan Word -dokumentet vil bli konvertert
For å importere et dokument til Excel, brukes visse tegn for å bestemme hvilke data som skal komme inn i cellene i Excel -regnearket. Ved å utføre noen få formateringstrinn før du importerer, kan du kontrollere utseendet på regnearket og minimere mengden manuell formatering som må utføres. Dette er spesielt nyttig hvis du importerer en lang liste fra et Word -dokument til Excel.
Denne metoden fungerer best når det er flere oppføringer på listen, hver med et lignende format (en liste over adresser, telefonnumre, e -postadresser, etc.)
Trinn 2. Kontroller at det ikke er noen formateringsfeil i dokumentet
Før du starter konverteringsprosessen, må du kontrollere at hver oppføring er formatert på samme måte. Du må rette eventuelle skilletegn eller omorganisere oppføringer som ikke stemmer overens. Dette er for å sikre at dataoverføringsprosessen går jevnt.
Trinn 3. Vis formateringstegnene i Word -dokumentet
Ved å vise normalt skjulte formattegn, kan du bestemme den beste måten å skille hver oppføring på. Du kan vise formateringstegn ved å klikke på knappen Vis/skjul avsnittsmerker på fanen Hjem, eller ved å trykke Ctrl+⇧ Shift+*.
De fleste lister har ett avsnittsmerke på slutten av hver linje, eller på slutten av en linje, eller i en tom linje mellom oppføringene. Du vil bruke dette tegnet til å angi skilletegnet til cellene i Excel
Trinn 4. Bytt avsnittsmerker mellom oppføringene for å fjerne ekstra mellomrom
Excel bruker mellomrom mellom oppføringer for å definere rader, men du bør fjerne dem på dette tidspunktet for å hjelpe med formateringsprosessen. Ikke bekymre deg, du legger det tilbake snart. Dette trinnet fungerer best hvis du har ett avsnittsmerke på slutten av oppføringen og ett merke i mellomrommet mellom oppføringene (to påfølgende mellomrom).
- Trykk Ctrl+H for å åpne vinduet Finn og erstatt.
- Skriv ^p ^p i Finn -feltet. Dette er koden for to påfølgende avsnittmerker. Hvis hver oppføring er en enkelt linje og det ikke er blanke linjer mellom, bruker du bare en ^s.
- Skriv inn skilletegnet i feltet Erstatt. Sørg for at dette tegnet ikke er et tegn i dokumentet, for eksempel ~.
- Klikk på Erstatt alle. Du vil legge merke til at disse oppføringene kombinerer seg selv, men la det være så lenge skilletegnet er på rett sted (mellom hver oppføring)
Trinn 5. Del hver oppføring i separate kolonner
Nå vises oppføringene i separate linjer. Du må spesifisere dataene som skal vises i hver kolonne. For eksempel, hvis hver oppføring på den første linjen er et navn, på den andre linjen er en gateadresse, og på den tredje linjen er et land og postnummer, gjør du følgende:
- Trykk Ctrl+H for å åpne vinduet Finn og erstatt.
- Fjern ett av ^p -merkene i feltet Find.
- Erstatt tegnet i feltet Erstatt med et komma,.
- Klikk på Erstatt alle. Dette vil erstatte de resterende avsnittssymbolene med en kommaseparator, som vil skille hver linje til en kolonne.
Trinn 6. Endre skilletegnet for å fullføre formateringsprosessen
Etter at du har fullført de to Finn og erstatt trinnene ovenfor, vil listen ikke lenger se ut som en liste. De vil alle være på samme linje og ha komma mellom hvert stykke data. Finn og erstatt -trinnet returnerer dataene tilbake til et listeskjema, men har fortsatt kommaer som definerer kolonnene.
- Trykk Ctrl+H for å åpne vinduet Finn og erstatt.
- Skriv inn ~ (eller hvilket tegn du valgte i begynnelsen) i Finn -feltet.
- Skriv inn ^p i feltet Erstatt.
- Klikk på Erstatt alle. Dette vil gjøre alle oppføringer tilbake til individuelle grupper atskilt med kommaer.
Trinn 7. Lagre filen som en ren tekstfil
Oppføringsformatet er komplett, og du kan lagre dette dokumentet som en tekstfil. Dette gjøres slik at Excel kan lese og analysere dataene dine slik at de vises i de riktige kolonnene.
- Klikk på Fil -fanen og velg Lagre som.
- Klikk på rullegardinmenyen Lagre som type, og velg Vanlig tekst.
- Gi filen et navn, og klikk deretter på Lagre.
- Hvis vinduet Filkonvertering vises, klikker du & nbsp OK;.
Trinn 8. Åpne filen i Excel
Siden filen er lagret i ren tekst, kan du åpne den i Excel.
- Klikk på Fil -fanen og velg Åpne.
- Klikk på rullegardinmenyen Excel Alle filer og velg Tekstfiler.
- Klikk på Neste> i vinduet Veiviser for tekstimport.
- Velg Komma i skilletegnelisten. Du kan se hvordan oppføringene vil skilles i forhåndsvisningen nederst. Klikk på Neste>.
- Velg dataformatet for hver kolonne, og klikk deretter Fullfør.
Metode 2 av 2: Konvertering av tabeller
Trinn 1. Lag en tabell i Word, og skriv deretter inn data i den
For en liste over data i Word, kan du konvertere den til et tabellformat og deretter kopiere tabellen til Excel. Hvis dataene dine allerede er i tabellformat, går du til neste trinn.
- Velg all teksten som skal konverteres til en tabell.
- Klikk på kategorien Sett inn, og klikk deretter på tabellknappen.
- Velg Konverter tekst til tabell.
- Skriv inn antall rader per datarad i kolonnen Antall kolonner. Hvis det er blanke rader mellom hver datarad, legger du til en i kolonnen totalt.
- Klikk på & nbsp OK;.
Trinn 2. Sjekk tabellformatet
Word vil lage en tabell basert på innstillingene dine. Kontroller at tabellen er korrekt.
Trinn 3. Klikk på den lille + -knappen som vises øverst til venstre i tabellen
Denne knappen vises når du holder musen over bordet. Klikk på denne knappen for å velge alle dataene i tabellen.
Trinn 4. Trykk
Ctrl+C å kopiere data. Du kan også klikke på Kopier -knappen på fanen Hjem.
Trinn 5. Åpne Excel
Når dataene er kopiert, kan du åpne Excel. Hvis du vil plassere dataene i et eksisterende regneark, åpner du regnearket. Plasser markøren i cellen du vil lage cellen øverst til venstre i tabellen.
Trinn 6. Trykk
Ctrl+V for å lime inn data.
Hver av cellene fra Word -tabellen plasseres i en egen celle i Excel -regnearket.
Trinn 7. Skill eventuelle gjenværende kolonner
Avhengig av hvilken type data du importerer, kan det være noen ekstra formateringer du må gjøre. For eksempel, hvis du importerer byadresser, landskoder og postnummer som er i én celle, kan du dele dem automatisk i Excel.
- Klikk på kolonneoverskriftene du vil dele. Dette trinnet vil velge hele kolonnen.
- Velg kategorien Data og klikk på knappen Tekst til kolonner.
- Klikk Neste> velg deretter Komma i skilletegn -kolonnen. Hvis du bruker eksemplet ovenfor, vil dette trinnet skille byen fra landskoden og postnummeret.
- Klikk på Fullfør for å lagre endringene.
- Velg kolonnene som fortsatt må deles, og gjenta denne prosessen. Velg mellomrom og ikke komma som skilletegn. Dette trinnet vil skille landskoden fra postnummeret.
