En måte for virksomheter å forbli konkurransedyktige på er å forbedre forretningsprosessene sine, både fra et operativt og økonomisk perspektiv. For å gjøre det krever en måte å måle spesifikk prosessfremgang. "Det som ikke kan måles, kan ikke administreres." En virksomhet kan ikke administrere en prosess hvis den ikke har en passende målemetode. Derfor brukes beregninger (målbare prosessdetaljer) til å samle inn data før og etter implementering av endringer. Analyse Disse beregningene gir data som kommuniserer mengden forbedringer som skyldes prosessendringer. For å komme i gang må du først velge en beregning som passer til prosessen du måler.
Steg
Del 1 av 3: Sette opp prosessforbedringssystemet
Trinn 1. Bestem hva som må måles
Det vil si, hva mener du med "forbedring". Vil du ha en prosess som er mer pålitelig, raskere, effektiv eller bedre på noe annet? Dette vil avklare prosjektet ditt. Sørg for at prosessen din gir målbare resultater.
For eksempel vil et selskap som ønsker å øke hastigheten på produktleveransen måle leveringstiden. Datadigitaliseringsselskaper kan ønske å måle prosentandelen tegnfeil i en batch, eller behandle utdata
Trinn 2. Sørg for at prosjektets ordforråd er konsistent
Bruk vanlige begreper for å sikre nøyaktighet og konsistens av målinger. Dette sikrer påliteligheten til informasjonen som deles med andre parter fra forskjellige steder og fasiliteter. Dette vil forhindre misforståelser og klargjøre definisjonene av alle variablene som måles.
For eksempel måler selskapet tid i dager. Andre grener av det samme selskapet kan ha forskjellige tolkninger av ordet "en dag". Kanskje de tenker på det som en 8 timers arbeidsdag, og ikke 24 timer. Slike ting kan føre til misforståelser mellom selskapets filialer
Trinn 3. Bestem hvordan dataene skal samles inn
Data bør samles inn på samme måte i hele virksomheten. For eksempel, hvis en avdeling bruker en tilfeldig prøve for å samle inn data, bør alle avdelinger følge etter. Ellers vil ikke dataene være sammenlignbare. I tillegg må måleenhetene også være de samme. Sørg for at måleenhetene som brukes er alle like når du måler utgangen.
For eksempel kan leveringshastigheten måles i minutter eller timer. Å konvertere fra en enhet til en annen er bare bortkastet tid
Trinn 4. Bestem standarden for beregningspresisjon
Dette betyr at en avdeling ikke skal runde tall før det ikke er komma, og en annen avdeling bør avrunde opptil to sifre etter kommaet. Forskjellen i detaljnivå i tallene vil ødelegge resultatene. Ikke glem, mindre enheter har en tendens til å gi mer nøyaktige resultater.
For eksempel må alle avdelinger være enige om hvordan man avrunder tall
Del 2 av 3: Bestemmelse av passende beregninger for prosjektet
Trinn 1. Velg en primær beregning
Nøkkelmålinger definerer resultatene eller målene for prosessforbedring. For eksempel kan en bilprodusent måle antall biler som produseres i timen. Før prosessforbedringen utføres, tas målegrunnlaget først. På slutten av prosjektet måles prosessen på nytt. Deretter utføres beregningen av antall forbedringer i prosessen.
Trinn 2. Koble viktige beregninger til forretningsberegninger
Forretningsmessige beregninger måler hvordan operasjonelle prosessforbedringer oppnår et av selskapets mål. For eksempel, hvis hovedberegningen skal akselerere produktproduksjon, kan forretningsberegningen øke fortjenesten eller redusere faste kostnader. Det er en årsak-og-virkning-sammenheng mellom sentrale beregninger og forretningsmessige beregninger. Denne avviket forklarer årsaken til at forbedringer i viktige beregninger også forbedrer selskapets ytelse.
Trinn 3. Vurder mulige uventede utfall
Uventede belastninger kan oppstå som følge av prosessforbedringsprosjekter. Hvis den primære beregningen måler det som bør forbedres, vil det være andre konsekvensberegninger for å måle det som ikke bør endres. Følgende metriske data bør innhentes før, under og etter prosjektet. Av de mange mulige konsekvensberegningene i et prosjekt er det bare noen få som har stor innvirkning på utskriftskvaliteten og bør tas i betraktning.
For eksempel bør et selskap som ønsker å øke leveringshastigheten ikke oppleve økte kostnader på grunn av dårlig håndtering og produktskade. I dette tilfellet er andelen produktfeil en konsekvensberegning
Trinn 4. Definer økonomiske beregninger
Å spare penger er ikke nødvendigvis selskapets primære beregning. Selskaper må imidlertid overvåke de økonomiske resultatene av prosessforbedringer. Dette bør ikke forveksles med regnskapskostnadene for prosjektet. Finansielle beregninger bør være et verktøy for å analysere de økonomiske fordelene ved prosjektene som gjennomføres. Mange selskaper fortsetter å overvåke økonomiske beregninger i opptil et år etter at prosjektet er fullført.
For eksempel kan en økning i produksjonstid forventes å øke selskapets inntekter. Selskapet vil overvåke inntektene, sammen med andre faktorer som fortjeneste, fra tidspunktet for endringen ble implementert, og for å måle hvordan effekten av prosessendringen blir
Del 3 av 3: Innsamling av data
Trinn 1. Mål tiden
Prosesstid måler lengden på trinnene i prosessen med å få et produkt eller en tjeneste til å vare. Andre tidsberegninger måler hvor lang tid et prosjekt gir verdi, eller hvor lang tid det tar å svare på en kundeforespørsel. Beregningen av beregningen kan være en prosentandel av leveringstiden.
Strategier for å redusere prosesstiden har vist seg å øke virksomheten. Dette kan øke produksjonen og raskere levering av produkter eller tjenester. Hvis prisen og kvaliteten på varer eller tjenester er den samme som hos konkurrentene, vil kundene velge å kjøpe varer eller tjenester som blir raskere akseptert. Hvis behandlingstiden kan reduseres, vil sjansene for å motta nye bestillinger og forretninger være større
Trinn 2. Mål kostnader
Kostnadsberegningen vurderer de totale kostnadene ved produksjonsprosessen. Denne beregningen måler også driftskostnader i forhold til produksjonsnivå. Kostnad per transaksjon måler kostnadene ved å produsere en enhet. Kostnadsbesparelser måler kostnadsreduksjonen per transaksjon. Arbeidsbesparelse måler reduksjonen i arbeidstid som kreves for å produsere varer eller tjenester.
En kostnadsreduksjonsstrategi blir viktig når næringsinntektene begynner å synke. For eksempel opplevde Bank of America en nedgang i utlån og handelsinntekter i 2011. Derfor reduserte de arbeidsstyrken for å fortsette å betale aksjonærene. Bankledere og konsulenter bestemte seg for å bruke kostnadsberegninger for å identifisere jobber som kan skrives av for å spare penger uten å skade selskapet
Trinn 3. Mål kvalitet
Kvalitetsmålinger måler kundetilfredshet. Kundetilfredshetsdata kan fås gjennom undersøkelser, kundeklager og annen tilbakemelding. Kvalitetsmålinger vurderer også om en prosess tilfører verdi til kunden. Denne metrikken ser også på hyppigheten av feil og omarbeid. Prosentandelen feil vil bli sett i nivået på produktfeil. Prosentandelen av ferdigstillelse og nøyaktighetsnivå måler frekvensen av feilfrie prosesser.
- Helseindustrien er avhengig av kvalitetsmålinger. Kvalitetsforbedring må være basert på data. Analytikere ser på økonomiske og kliniske data for å bestemme variasjoner i helsevesenet. Tjenesteleveringsprosessen brytes ned og så etter sløsing eller overflødige områder for å lage en prosess som gir resultater av høy kvalitet. Kostnadsreduksjon gir ikke verdi hvis den ikke kan forbedre eller opprettholde et gitt kvalitetsnivå.
- Nøkkelen til å forbedre kvaliteten er å øke effektiviteten uten å redusere effektiviteten. Effektivitet refererer til mengden ressurser som kreves for å levere et produkt eller en tjeneste. Effektivitet refererer til hvor godt målene for produktet eller tjenesten oppnås.
Trinn 4. Mål utgangen
Output -beregninger måler mengden av et produkt eller en tjeneste som tilbys over en periode. Produksjonsmålene må tilpasses kundens krav. Output -beregninger ser også på etterslepet og overflødig beholdning (summen av begge skal være minimal). Til slutt måles arbeidet som pågår for å bestemme antall produkter eller tjenester som er i gang.
En strategi for å øke produksjonen i produksjon er standardisert arbeid. For eksempel i bilindustrien har bilprodusenter standardmetoder for å installere biler. Produsenter kan sette produksjonsprosessstandarder for å øke produksjonen. Metrics kan hjelpe til med å analysere hvor godt en prosess forbedrer produksjonen. Prosessen sies å være vellykket hvis produktet er laget innen en viss tid med en ny standardisert prosess som øker i antall
Trinn 5. Mål kompleksiteten i prosessen
Denne metrikken måler antall trinn i produksjonsprosessen som må bestås. Denne metrikken viser også frekvensen av prosessnedgang på grunn av endringer i hender eller forespørsler om godkjenning av veileder. Antall trinn i prosessen telles sammen med trinnene i verdiskapende prosessen. Disse trinnene gjør produktet eller tjenesten mer verdifull. Beregningen måler også frekvensen av produktretur for reparasjoner av feil.
