Konferanser er det rette stedet for mennesker som har de samme interessene å møte hverandre og utveksle de siste ideene innen sine respektive felt. Konferanser holdes vanligvis regelmessig av utdanningsinstitusjoner, selskaper, markedsføringsgrupper i tier, trossamfunn og andre. Hvis du vil holde en konferanse, starter du med å utarbeide en grundig arbeidsplan sammen med en rekke aktiviteter som må utføres, for eksempel å bestemme konferansens plassering, lage en deltakerliste, lage materialer, forberede utstyr til presentasjoner å tilby måltider og forskjellige andre behov som må tenkes og planlegges så godt som mulig. Hvis du får problemer mens du setter planene dine i verk, ro deg ned og ha tillit til at du har råd til konferansen. Et viktig aspekt som avgjør suksessen med å holde en konferanse, er implementering av aktiviteter en etter en mens du lager en liste over oppgaver som er fullført og de som fremdeles må gjøres.
Steg
Del 1 av 4: Planlegging av konferansen: Tidlig fase
Trinn 1. Gjør forberedelser på forhånd
Planlegging av konferansen bør begynne minst åtte måneder i forveien, enda tidligere hvis konferansen vil være stor eller stor.
- Husk at mange konferansesaler og serveringssteder må bestilles flere måneder i forveien. I tillegg må deltakere som bor utenfor byen ordne reiseplaner slik at de kan delta på konferansen.
- I tillegg kan sponsorer og store selskaper også måtte planlegge sitt årlige budsjett flere måneder i forveien. Så, økonomisk og ikke-økonomisk støtte fra dem til arrangementet ditt bør forhandles på forhånd.
Trinn 2. Danne en komité
Mange viktige spørsmål må avgjøres når du forbereder en konferanse. Ved å danne et utvalg vil du få innspill fra flere personer før du tar en beslutning. De vil også hjelpe deg med å tenke gjennom detaljene.
- Ansett koordinatorer, dvs. nøkkelpersonell som vil ta viktige beslutninger og bruke mye tid på koordinering. Hvis du har tilstrekkelige midler, kan du ansette en koordinator slik at han eller hun kan hjelpe deg med å planlegge og dele oppgaver.
- Finn ut om det har vært konferanser om samme tema. Inviter i så fall koordinatoren som holdt konferansen til å bli med i komiteen. Hvis han ikke kan delta, kan du be om du kan be om materiale som allerede er dekket for å gjøre forberedelsene til konferansen enklere.
Trinn 3. Sett deg mål og lag en arbeidsagenda
Skriv ned hva du holder konferansen for som skal danne grunnlaget for hver avgjørelse. Å vite hva du vil gi og til hvem før du forbereder deg til konferansen, vil gjøre det lettere for deg å sette planene dine i verk.
Hvis du aldri har holdt en konferanse, start med å planlegge en liten, kort konferanse. Vurder å holde en 1-2 dagers konferanse med en kapasitet på 250-300 deltakere
Trinn 4. Bestem sted og dato for konferansen
Selv om nye datoer og steder kan bestemmes etter at du har laget en detaljert plan, må du anslå hvor lang tid du har til disposisjon.
- Før du setter en dato, se etter informasjon på forhånd om hvilken måned og dag konferansen vanligvis holdes, slik at implementeringen ikke blir hemmet. For eksempel holdes det i Europa vanligvis konferanser mellom mars og juni eller september og november mandag-tirsdag eller torsdag-fredag fordi deltakerne er mindre interessert i å delta på konferanser på andre tidspunkter. Finn ut den nøyaktige timeplanen der du befinner deg, før du bestemmer deg for en konferansedato.
- Konferansens varighet avhenger av det estimerte antall deltakere og alle nødvendigheter som må gis under konferansen. For 250-300 personer, planlegg en konferanse som vil vare 2 hele dager.
- Vurder muligheten for å holde en konferanse i byen, men sørg for at det er tilgang til nærmeste flyplass, overnatting og tilstrekkelige fasiliteter. Vi anbefaler at du holder en konferanse i en storby eller et turistmål for å tiltrekke flere mennesker som ønsker å bli med på konferansen.
Trinn 5. Bestem konferansetittelen
Etter å ha bestemt tittelen, kan du publisere og lage planer fordi det allerede er sikkerhet om materialet som grunnlag for å spre informasjon gjennom sosiale medier.
Velg en tittel som innebærer formålet og/eller bakgrunnen for konferansedeltakerne. Se etter inspirasjon ved å bruke titlene på konferanser som har blitt holdt, men sørg for at du bestemmer selv
Del 2 av 4: Forberedelse til konferansen
Trinn 1. Lag et økonomisk budsjett
Ingen aktivitet kan utføres uten å beregne mengden midler som må brukes i detalj, for eksempel for å leie en bygning, forberede materialer og betale høyttaleravgifter. Alle utgifter må referere til finansbudsjettet. Hvis du delegerer ansvar, må du sørge for at assistenten holder deg til budsjettgrensen du har angitt.
Budsjettmengden påvirkes av tilstedeværelse eller fravær av sponsorer. Du kan be sponsoren om å skaffe midler til å finansiere konferansen. Sponsoren har imidlertid også rett til å bestemme noen ting på konferansen. For eksempel: bestemme hvem som skal levere en presentasjon eller foreslå en foredragsholder som en av paneldeltakerne, for eksempel: en vellykket forretningsmann i et sponsorfirma og introdusere et merke ved å plassere en logo på alt konferansemateriell. Fordelen, sponsoren vil gi midler på forhånd, slik at du umiddelbart kan bruke den til å realisere planen
Trinn 2. Bestem pris og metode for å selge billetter
Noen konferanser er gratis, noen er veldig dyre. Før du bestemmer billettpriser og hvordan du selger dem, bør du vurdere følgende aspekter:
- Hva koster det å forberede konferansen? Hvis du vil holde en liten konferanse som ikke koster mye penger, anbefaler vi at du ikke belaster deltakere. Alternativt må deltakerne betale for billetter for å dekke kostnader til forberedelse av konferanser.
- Bestem registreringsavgiften hvis du vil holde en konferanse i flere dager eller tilby måltider. Konferanseregistreringsavgifter i større byer i Indonesia varierer fra flere hundre tusen til millioner av rupiah.
- Mange konferanser tar gebyrer i henhold til deltakerens posisjon eller status. For eksempel: akademiske konferanser belaster vanligvis studenter mindre enn lærere. Ansatte hos sponsorene belastes også mindre enn vanlige deltakere.
Trinn 3. Bestem deg for et konferansested
Når du velger et sted, bør du vurdere antall deltakere, hvor enkelt det er å komme til stedet, tilgjengeligheten av parkeringsplass, avstanden til og fra offentlig transport, flyplasser og hoteller. I tillegg til å finne et passende sted for konferansen, må du sørge for at alle deltakere enkelt kan nå den.
Se etter informasjon om bygninger eller hoteller som tilbyr konferanserom i byen. For små konferanser, leie et rom i en kirke eller et annet møtehus
Trinn 4. Dra nytte av bistand fra personell som jobber som ledere i møtehus
Hvis det er ressurser tilgjengelig i bygningen du velger for konferansen, kan du få mest mulig ut av dem. Personalet er kjent med sine daglige oppgaver og er klare til å svare på spørsmål, løse problemer eller gi råd når det er nødvendig.
Du kan bruke tjenestene til personell som har ansvaret for å administrere aktiviteter i møtesalen, for eksempel for å håndtere detaljerte konferansearrangementer. Selv om det er et gebyr, trenger du ikke å gjøre alle disse aktivitetene selv, da det vil ta mye tid over flere uker
Trinn 5. Bestem forbruksmenyen
Husk at deltakerne må finne mat under konferansen, og det er sannsynlig at mange deltakere ikke vet hvilken mat som er tilgjengelig rundt konferanselokalet. Vurder om du trenger å bruke en cateringtjeneste for å tilby frokost, lunsj og snacks, eller finn ut om konferansesalen kan tilberede måltider for alle deltakerne.
Når du velger en meny, må du huske på at mange mennesker ikke bør spise visse matvarer på grunn av allergi eller preferanser. Erfarne cateringentreprenører kan tilby flere alternativer, for eksempel: vegetarisk meny, ingen nøtter, glutenfri, halalmat eller andre menyalternativer
Trinn 6. Ta deg tid til å gjøre en nettstedskontroll
Etter at du har tatt vare på alle tingene som må forberedes, ta deg tid til å besøke konferanselokalet en dag i forveien. Ikke vent til din nye D-dag kommer med deltakerne som vil bli med på konferansen.
En dag i forveien, kom til konferanselokalet og hold et møte med alt det involverte personellet for å sikre at alt er godt forberedt ned til de minste detaljene
Del 3 av 4: Lag konferanseplan
Trinn 1. Planlegg konferansen
Etter å ha fått et stort bilde av temaene som skal diskuteres og bestemme konferansetittelen, forbereder du en tidsplan fra åpningen av konferansen til avslutningen. Konferanser kan holdes på forskjellige måter i henhold til forretningsfeltet som diskuteres. For å gjøre planleggingen enklere, holdes konferanser vanligvis i følgende rekkefølge:
- Start konferansen med en introduksjon eller åpningstale som vanligvis blir holdt av en kjent person i et bestemt forretningsfelt og har blitt en kjent foredragsholder. Du kan holde arrangementet på kvelden og deretter avslutte med middag eller som den første økten om morgenen for å starte konferansen.
- Del resten av timeplanen i kortere økter. Hvis konferansen holdes på forespørsel fra deltakerne i henhold til deres forslag, må materialet tilpasses deltakernes behov. Du kan imidlertid også inkludere workshopplaner, filmklipp eller annet materiale i konferanseplanen. Avhengig av antall tilstedeværende deltakere, avgjøre om hver økt kan delta av alle deltakerne (kalt "plenum") eller deltakerne må deles inn i flere grupper, og hver gruppe vil delta på forskjellige økter parallelt i henhold til deres valg (kalt "grupper”).
- Avslutt konferansen ved å invitere foredragsholdere til å presentere materiale som motiverer eller utfordrer deltakerne.
Trinn 2. Bestem hvordan du skal gjennomføre økten
Du kan velge hvordan du vil gjennomføre sesjonen i henhold til selskapets behov, for eksempel ved å undervise, diskutere saker, holde seminarer, presentere de siste retningslinjene eller forskningsresultater, stille spørsmål eller presentere ved hjelp av lysbilder.
- Valget av hvordan materialet skal leveres vil påvirke publikasjonsstrategien. Så, forbered så tidlig som mulig materiale som er veldig nyttig for deltakerne.
- Varigheten av hver økt kan starte fra 45 minutter til 3 timer, avhengig av antall presentasjoner og innhold som leveres.
Trinn 3. Vurder om du vil inkludere andre aktiviteter
Tenk på nyttige aktiviteter som kan inkluderes i timeplanen og spille en viktig rolle for å støtte konferansens suksess, for eksempel:
- Planlegg aktiviteter til fordel for konferansedeltakerorganisasjonen, for eksempel et forretningsmøte eller prisutdeling.
- Gi mat hvis deltakerne belastes en registreringsavgift. Hvis det ikke koster noe, kan du be deltakerne om å ta med lunsj (som et siste alternativ). Deltakerne forventer vanligvis å spise minst ett måltid. Hvis konferanselokalet er i byen, gi en pause slik at deltakerne kan spise lunsj på en restaurant i nærheten.
- Spør om deltakerne ønsker å planlegge et underholdningsarrangement, for eksempel: ta en bytur, se et komedieshow om natten, se på en film eller se et show på teatret. Arrangementet kan være mer passende for en konferanse i en storby eller for et selskap, men ikke alltid.
Del 4 av 4: Publisering
Trinn 1. Bestem deltakerne som skal delta
Konferanser er svært forskjellige, for eksempel konferanser som er akademiske, religiøse og forretninger med forskjellige deltakere. Sørg for at nok deltakere er interessert i å delta på konferansen før du planlegger.
Du trenger ikke å gjøre mye omtale hvis du vil holde konferanser for små grupper, for eksempel bedriftsansatte eller kirkesamfunn. Du kan informere konferanseplaner ved å sende en e -post, kunngjøre i selskapets nyhetsbrev og/eller varsle på et administrativt møte
Trinn 2. Be selskapets ledere om å delta
For å overbevise folk i din bedrift må du komme med en fengende tittel eller invitere en god foredragsholder.
Etter å ha mottatt bekreftelse fra kjente foredragsholdere, inkluder informasjonen i konferansematerialet og gi beskjed til potensielle deltakere
Trinn 3. Lag et nettsted
I dag er digitale medier et svært viktig verktøy for konferansesuksess. Lag et nettstednavn med lenker som er enkle å finne hvis du søker etter konferansetittelordet eller andre ord relatert til konferansen. Skriv detaljert informasjon om konferansen på nettstedet og inkluder en lenke til alt trykt og reklamemateriell relatert til konferansen.
- Inkluder dato, klokkeslett og adresse til konferansestedet på nettstedet, inkludert navnene på kjente foredragsholdere. Informer også transport, losji, interessante steder og konferanseplaner hvis det er noen.
- Inkluder en lenke til nettstedet hvis deltakerne kan registrere seg.
Trinn 4. Legg ut en annonse
Begynn å annonsere i god tid (et år i forveien) slik at foredragsholderne kan sende inn forslag som inneholder materiale som skal presenteres på konferansen. Velg riktig publiseringsmåte i henhold til konferansens størrelse og deltakernes bakgrunn. Vurder hvor potensielle deltakere får informasjonen sin, kanskje fra:
- Sosiale medier, for eksempel fra sponsororganisasjonens Facebook- og Twitter -kontoer
- Liste over kontakter på Listservs og e -postadresser
- Blogg, magasin, avis eller forretningsjournal
- Plakater, flygeblad eller andre meldinger sendt til relevante grupper, organisasjoner eller selskaper
Trinn 5. Be om forslag
Når du utarbeider et utkast til annonse, må du angi at du er åpen for registrering eller venter på innsending av individuelle eller gruppeforslag i form av papirer, panelforslag eller workshopmateriell.
Du kan bestemme lengden på forslaget i henhold til bransjen. På utdanningsområdet krever småskala konferanser vanligvis abstrakt av noen få hundre ord, mens store konferanser krever fullstendige manuskripter
Trinn 6. Begynn å godta registreringer
Forbered fasiliteter slik at deltakerne kan registrere seg før konferansen, selv om det fortsatt er noen måneder i forveien. På denne måten kan du estimere antall deltakere som vil delta.
- Lag et nettsted som lenker til konferansens nettsted for registrering. Hvis du ikke har de tekniske ferdighetene for å lage et nettsted, kan du bruke en eksisterende tjeneste. Bruk for eksempel de betalte tjenestene til RegOnline, som er et selskap som tar seg av online registrering for ulike arrangementer, behandler dataene og sender dem til deg ved å gjøre det enkelt for brukere å få tilgang til dem.
- Deltakere kan også registrere seg via telefon eller faks hvis du har mulighet til å behandle betalingskvitteringer med et kredittkort.
- Hvis du ikke godtar internett- eller telefonregistrering, må du opprette et PDF -søknadsskjema og laste det opp på nettstedet. Informer deltakerne om at de kan skrive ut skjemaet, fylle det ut og sende det med en sjekk eller overføringsbevis til firmaets e -postadresse.
- For at deltakerne skal registrere seg tidlig, tilbyr du rabatter for deltakere som foretar betalinger minst en måned i forveien. Billettprisene er litt dyrere hvis deltakerne betaler på konferanselokalet.
Tips
- Spør høyttaleren om han eller hun trenger ekstra utstyr for presentasjonen, for eksempel en scene, fjernsyn, storskjerm eller datamaskin.
- Når du velger en matmeny, må du kontrollere om det er deltakere som må gjøre en diett av visse matvarer.
- Når du sammenligner leiekostnader, be om priser på mat, vann, brus, etc. fordi det kan være veldig dyrt.
- Når du velger et rom, bør du vurdere formålet med konferansen og bestemme om du vil bruke auditoriet eller stoler og bord for å ta notater.
