En forretningsprosess er et system som et selskap bruker for å nå sine mål. Denne prosessen kan også tolkes som trinnene som er tatt for å generere verdi for kundene. Ledere analyserer forretningsprosesser for å vurdere hvor godt de kjører. Lederen analyserer først prosessene som for øyeblikket kjører. Etter det kan ledelsen bestemme endringer for å forbedre eksisterende prosesser. Prosessforbedringer kan hjelpe bedrifter med å spare tid, redusere kostnader eller lage produkter som er mer egnet for kundene.
Steg
Del 1 av 2: Bestemme hvordan forretningsprosesser opprettes
Trinn 1. Definer forretningsprosesser
Forretningsprosesser refererer til aktivitetene som ansatte utfører daglig for å oppnå organisatoriske mål. Denne prosessen gjenspeiler selskapets handlinger for å nå bestemte mål. Forretningsprosessen må inneholde alle varianter eller unntak fra prosessen. For å forstå hvordan du analyserer en forretningsprosess, må du vurdere hvordan en forretningsprosess opprettes.
- Vurder omfanget av oppgaven. For eksempel oppdaterer du prosessen som brukes til å sende fakturaer til klienter. Oppgavens omfang refererer til hvor bredt omfanget av oppgaven som skal utføres. I dette tilfellet, anta at omfanget er alle fakturaer sendt til en klient. Du bestemmer at i løpet av en måned blir det i gjennomsnitt sendt 200 fakturaer til klienter.
- Angi ønsket resultat. Tenk på hva denne prosessen prøver å oppnå. I dette tilfellet vil du at fakturaer skal sendes nøyaktig til hver kunde så snart produktet er sendt. Du sender en fysisk kopi av fakturaen når du sender inn bestillingen. Du vil også sende en elektronisk faktura til hver klient.
- List opp delprosessene som er i prosessen. Jo mer spesifikk en prosess er, desto lettere er det å analysere og forbedre.
- Dokumentere forretningsprosesser. Du kan dokumentere prosessen som en trinnliste og vurdere å skildre dem i et flytskjema. Prosesser krysser ofte flere avdelinger i store organisasjoner. Fakturaopprettingsprosessen vil for eksempel involvere fakturerings- og regnskapsavdelingene.
- Definer de forskjellige avdelingene eller enhetsfunksjonene i prosessen sammen med alle innganger og utganger. For eksempel krever det å lage en lønnsslipp innspill fra produksjonsavdelingen for å finne ut antall arbeidere og timer, HR -avdelingen for å finne ut priser og lønnreduksjoner, etc.
- Liste over alle unntakene fra prosessen. Nesten alle forretningsprosedyrer vil ha unntak og variasjoner. For eksempel kan du få visse kunder til å få store rabatter. Denne kunden bestiller produkter i store mengder. Hvis du gir en stor rabatt, får faktureringspersonellet til å trekke rabattbeløpet som er beregnet i faktureringsprogramvaren. Store rabatter må angis manuelt for å opprette en nøyaktig faktura.
Trinn 2. Dokumentere forretningsprosessen og tenk på hvilken type forretningsprosess du skal opprette
Å skille flere forretningsprosesser etter type vil hjelpe analyse av forretningsprosesser og prosessforbedring. Hvis to prosesser er av samme type, kan prosessoppgraderingene være like. En bestemt prosess kan være en operasjons-, støtte- eller ledelsesprosess.
- Driftsprosesser refererer til de daglige oppgavene med å levere produkter til kunder. Prosessen med å opprette fakturaer for klienter kan inkluderes i den operative prosessen. Det er veldig viktig å sende nøyaktige fakturaer til kunder slik at betalinger kan samles inn så raskt som mulig.
- Støtteprosesser refererer til selskapets operative støtteaktiviteter. Personalavdelingen er et eksempel på et virksomhetsstøtteområde. Denne avdelingen støtter avdelingsledere i intervjuer og rekruttering av nye medarbeidere. Selv om menneskelige ressurser ikke er direkte involvert med klienter, støtter de imidlertid operasjonsavdelingen.
- Hver organisasjon trenger ledelse for å drive selskapets generelle forretningsretning. Prosessen med å planlegge og implementere budsjettet er en ledelsesprosess. Alle selskaper bør ha en formell budsjetteringsprosess. Denne prosessen bør innebære at ledelsen diskuterer selskapets budsjett med økonomisjefen.
Trinn 3. Analyser forretningsprosesser for å finne symptomer på prosessineffektivitet
Forretningsprosesser består av innganger (innganger) og utganger (utganger). Arbeid, energi, materialer og kapitalutstyr regnes som innsatsmidler. Inndata er eiendeler som brukes til å generere inntekter og fortjeneste. På den annen side er produksjonen et fysisk produkt eller en tjeneste. Innganger går inn i prosessen og produserer utganger. Du må utføre en analyse for å se etter ineffektiviteten til denne prosessen.
- Prosessen din må bruke input effektivt for å produsere output. For eksempel administrerer du en filial av et verksted. Din innspill er arbeidskraft, utstyr og deler. Utskriften din er reparasjonstjenester fra kunder.
- Lang reparasjonstid eller etterslep er en indikasjon på prosessineffektivitet. Problemet kan skyldes at reparasjonsplanen til noen kunder er for nær.
- Indikasjoner på prosessineffektivitet kan også sees hvis kostnaden for å bytte deler langt overstiger budsjettet. I dette tilfellet kan problemet være spesifikt for innkjøpsavdelingen, eller delene fra leverandøren.
- Bestem hvilke prosesser som trenger forbedring basert på problemene som er identifisert. Du må prioritere flere forretningsprosesser. Velg prosessen som har størst innvirkning på virksomheten din. For eksempel vil du kanskje fikse kjøretiden først. Den lange behandlingstiden vil resultere i at selskapet mister kunder. Prioriter forbedring av prosessen.
Del 2 av 2: Analysere forretningsprosesser
Trinn 1. Snakk med nøkkelpersoner om prosesser i selskapet
Når du har bestemt at prosessen skal forbedres, diskuter du prosessen med de ansvarlige for implementeringen. Ta deg tid til å intervjue viktige deltakere, og be om forbedringer som kan gjøres.
- Spør om personalets handlinger og hvorfor.
- Bestem input som trengs for å utføre hver oppgave og hvor du får hver input. Hvis selskapet produserer denimjeans, må du vite hvem denimleverandøren er og hvor ofte råvarene sendes til selskapet.
- Identifiser resultatene av hver oppgave og hvem som vil motta dem. Hvis du leder et verksted, bør verkstedpersonalet dokumentere arbeidet sitt. Reparasjonspersonalet må sende informasjonen videre til faktureringsavdelingen, som deretter genererer en faktura for kunden.
- Be om forslag til hvordan du kan håndtere prosessineffektivitet de ansatte finner.
Trinn 2. Lag et virksomhet flytskjema for hver prosess
Prosessflytdiagrammer kan hjelpe deg med å beskrive forretningsprosesser. Du kan bruke dokumentasjonen fra prosessdiskusjonen til å lage et flytdiagram. Dette flytskjemaet skal ha alle trinnene som trengs for å fullføre en bestemt forretningsprosess.
- Det er viktig å merke seg at et flytdiagram for forretningsprosesser bare bør inneholde definerte prosedyrer som ansatte må følge.
- Flytdiagrammer kan tegnes manuelt eller med programvare. Word- og regnearkprogrammer med kartleggingsfasiliteter kan brukes til å lage flytdiagrammer. Du kan også finne spesialisert programvare for å lage flytskjemaer.
- Flytdiagrammer er veldig nyttige verktøy for å tydelig se forretningsprosessene foran deg. Dette verktøyet vil gjøre det lettere å identifisere og korrigere ineffektivitet.
- Når det er gjort endringer i prosessen, må du gå gjennom resultatene igjen og se om prosessen har forbedret dine forventninger. Hvis ikke, gjenta analyseprosessen og prøv å identifisere områder som trenger forbedring. Forretningsprosessanalyse er en pågående aktivitet i virksomheten din.
Trinn 3. Gjennomfør en idémyldring for å finne prosessforbedringer
Mange prosesser involverer mer enn én avdeling i virksomheten din. Gruppesamlinger vil identifisere prosessineffektivitet som påvirker mer enn én avdeling. Disse øktene kan også validere informasjon gitt under personlige intervjuer med deltakere.
- Oppsummer informasjonen som er mottatt, og del den med prosessdeltakere. Dette vil inkludere deltakere som har og ikke har blitt intervjuet før. Be om tilbakemelding fra alle. Denne tilbakemeldingen vil gi ytterligere veiledning for analysen din.
- Informasjon mottatt fra deltakere i prosessen skal gi deg en klar ide om hvordan prosessen fungerer, og hva problemet er.
- Mellommenneskelig diskusjon blir grunnlaget for å gjøre endringer i en prosess. Endringer kan være kostnadsreduksjoner, prosesssyklus tidsreduksjoner, prosessforenklinger eller serviceforbedringer til kunder.
