Den daglige agendaen hjelper deg med å utføre aktiviteter i henhold til planen, for eksempel for å oppfylle viktige avtaler, fullføre oppgaver, gjøre morsomme aktiviteter og fullføre tidsfrister. Imidlertid er det ikke lett å danne en vane med å bruke en agenda hver dag fordi du regelmessig må ta notater og bære den overalt. Les instruksjonene nedenfor for å bli vant til å bruke agendaen som en del av din daglige rutine på en enkel og effektiv måte.
Steg
Del 1 av 2: Velge riktig agenda
Trinn 1. Vurder hva du bruker agendaen til
Det er forskjellige agendaer i henhold til brukerens yrke og personlighet. Når du velger en agenda, kan du bruke en foret notatbok eller en trykt agenda som inneholder tabeller for registrering av forskjellige oppgaver. Tenk på forhånd hvorfor du vil bruke agendaen og til hva. Hvis agendaen vil være det eneste middelet for å planlegge daglige aktiviteter, bruker du bare én agenda. Å bruke mer enn én agenda har en tendens til å være forvirrende og mindre nyttig. For å bestemme den mest hensiktsmessige agendaen, bør du vurdere følgende:
- Må jeg sette et telefonnummer på agendaen?
- Kommer jeg til å bruke agendaen bare til å registrere møteplanen?
- Trenger jeg en agenda som varer mer enn et år?
- Kan dagsordenen erstatte notatene jeg vanligvis bruker, for eksempel: daglig oppgaveplan?
- Vil jeg bruke en vanlig notatbok eller en tabellagenda med flere funksjoner?
- Trenger jeg en liten agenda som passer i lommen eller en agenda som er stor nok til å holde oversikt over møtereferater?
- Kommer jeg til å skrive ned timeplanen hver dag, eller er det bare for helgaktiviteter?
Trinn 2. Velg agendaen etter behov
Se etter en agenda i en butikk som selger kontorrekvisita, skrivesaker, kalendere eller online. Prisen på agendaen er veldig variert. I tillegg til å vurdere det estetiske aspektet, prioriter fordelingen av bøker og tabellformater i dagsordenen. Velg en agenda du liker i henhold til din livsstil og daglige aktiviteter.
Trinn 3. Vurder det estetiske aspektet
I tillegg til å prioritere funksjon, gjør en attraktiv og hyggelig agenda deg mer glad for å bruke agendaen. Du kan velge en enkel agenda med et vanlig svart omslag eller et fargerikt omslag med attraktive bilder og design. Det estetiske aspektet vil være fordelaktig hvis det er i tråd med arbeidsetikken i virksomheten.
Vær også oppmerksom på de estetiske aspektene ved agendaen, ikke bare utsiden. Mange foretrekker agendaer med vanlige sider fremfor foret linjer. Andre krever symmetriske bord eller et enkelt å justere oppsett. Du trenger kanskje en annen agenda med et bestemt utseende. Velg en agenda med et vakkert omslag og interiør for å glede deg over å bruke agendaen din hver dag
Trinn 4. Forbered en penn og blyant
Agendaen vil være mer nyttig hvis den brukes til å ta notater. Ha en blyant og penn klar der du vil skrive eller sette agendaen din, for eksempel:
- I kofferten eller den bærbare vesken
- I håndvesken
- Ved pulten på kontoret
- Ved pulten hjemme
- I nærheten av telefonen
- Hvis du ofte mister skriveutstyret, må du ha en blyant i agendaen din i tilfelle eller bruke en organisator som har en blyantholder.
Del 2 av 2: Effektiv bruk av agendaen
Trinn 1. Har tenkt å bruke agendaen hver dag
Personer som er sterkt engasjerte har en tendens til å være bedre i stand til å oppfylle forpliktelser. Å endre vaner er ikke lett, men du kan danne nye vaner ved å fortelle deg selv at du har tenkt å gjøre små ting på nye måter.
Husk at gode vaner er lettere å danne hvis du fokuserer på en bestemt vane om gangen. Ikke danne nye vaner som overvelder deg. For nå, fokuser på å danne vanen med å bruke en agenda
Trinn 2. Fortell en venn at du vil bruke agendaen
Folk har en tendens til å vedta nye vaner lettere i lokalsamfunn som kjenner sine beslutninger og støtter hverandre. Del dine intensjoner med en venn eller kollega. Hvis vennene dine ønsker å danne de samme gode vanene, kan du minne hverandre på å ta notater regelmessig.
Trinn 3. Sett agendaen på samme sted hver dag
Bruk agendaen som den eneste kalenderen hjemme og på jobben, fordi du vil synes det er vanskelig å organisere en tidsplan hvis du bruker to agendaer. Dette krever imidlertid også konsistens fordi du må registrere alle aktiviteter hjemme og på jobben. Slik at du ikke trenger å søke rundt, velg ett sted på kontoret og et annet hjemme for å sette agendaen din. Konsistens er den avgjørende faktoren for å danne denne vanen, så ikke legg agendaen din andre steder.
- Et flott sted å sette agendaen din hjemme er ved siden av telefonen, i kofferten din, i nærheten av telefonen eller bilnøklene.
- Det rette stedet å sette agendaen på kontoret er på skrivebordet ditt, i hovedskuffen på skrivebordet, ved siden av telefonen eller i kofferten.
Trinn 4. Lag et notat for å minne deg på å alltid ha en agenda når du skal til og fra jobb
Det er mulig du forlot agendaen din hjemme eller på jobben da du nettopp begynte å bruke den. For å forhindre dette, skriv ned påminnelser og plasser dem på et synlig sted hjemme og på kontoret. Basert på forskning er en effektiv måte å forme visse atferd på, å bruke påminnelser skrevet på små biter av papir. Gjør det samme for deg selv ved å sette en påminnelse: "Har du tatt med agendaen din?" på et synlig sted, for eksempel:
- På bærbar PC
- På bordet
- Ved siden av telefonen
- Ved døren
- På kjøkkenbordet
- I speilet på badet
- Slipp påminnelser hvis du er vant til å ta med deg agendaen din til og fra jobb.
Trinn 5. Sett all informasjon på agendaen
Når du har en agenda, må du registrere mye informasjon, for eksempel planlagte møter, uferdige oppgaver og andre aktiviteter som var planlagt på forhånd. Sett av 1-2 timer til å registrere all denne informasjonen. Denne metoden gjør deg også vant til å bruke agendaen riktig og kunne lage en god timeplan. Ting å merke på agendaen, for eksempel:
- Kontaktinformasjon til familiemedlemmer, venner, kolleger og klienter
- Møteplan på kontoret
- timeplan
- Frister for kontorarbeid eller skolearbeid
- Arbeidsplan (hvis arbeidstiden endres ofte)
- Avtale med fastlege eller tannlege
- Bursdager til kjære
- Viktige aktiviteter på kontoret
- Spesielt privat arrangement
- Viktige datoer for en hobby eller fritidsaktiviteter, for eksempel: en piano -konsertdato eller en treningsplan for yoga
Trinn 6. Les agendaen hver morgen
Hver morgen før du drar på jobb, ta deg tid til å lese agendaen for å bestemme timeplanen for møter, møter og oppgaver du må fullføre. Sett av tid til å huske om det er noen oppgaver du må legge til i timeplanen din, er fullført eller må planlegges på nytt. Sjekk timeplanen hver morgen, slik at du kan få mest mulig ut av arbeidstiden når du kommer til kontoret.
Trinn 7. Les agendaen før du forlater arbeidet
Sørg for at du har fullført alle daglige aktiviteter som planlagt ved å lese agendaen en gang til før du forlater arbeidet. Tenk på om det er noe du trenger å skrive ned for neste uke. Gjør det til en vane å oppdatere notatene i agendaen din for å gjøre det lettere for deg å oppfylle arbeidsoppgavene dine.
Trinn 8. Bruk positiv forsterkning for å motivere deg selv
Tenk på agendaen som en positiv ting i dagliglivet, ikke som en byrde eller forpliktelse. Bruk en agenda for å belønne deg selv etter at du har fullført en oppgave. Til slutt prøver du å fullføre en oppgave fordi du vil føle hvor fint det er å krysse av en fullført oppgaveplan. Gjør noe av følgende som positiv forsterkning:
- Kryss av utførte oppgaver og møter. Hvis du ikke har det bra, kan du lese alle aktivitetene på nytt og være stolt over det du har gjort.
- Belønn deg selv for å fullføre noen oppgaver. For eksempel: nyt din favorittkaffe eller ta en rolig spasertur etter at du har fullført 5 oppgaver eller nådd et bestemt mål. Dette vil gjøre deg mer motivert til å bruke agendaen din og fullføre oppgaver så godt du kan.
- Gjør noe morsomt mens du leser agendaen. I stedet for å føle deg overveldet når du sjekker agendaen, bruk agendaen som et verktøy som støtter arbeidsproduktivitet. Bli vant til å lese agendaen mens du gjør morsomme aktiviteter, slik at du føler deg mer positiv og eliminerer negative følelser. For eksempel: hver gang du leser agendaen din om morgenen eller før du kommer hjem fra jobb, kan du nyte en kopp kaffe, sjokolade eller lytte til favorittsangen din. Denne metoden får hjernen til å assosiere agendaen med noe som fremmer positive følelser.
- Gi en spesiell belønning hvis du klarer å bruke agendaen konsekvent i en uke. Folk som bare begynner å bruke en agenda trenger vanligvis ekstra motivasjon for å bli vant til å bære en agenda og ta notater hver dag. Hvis du kan gjøre dette i en uke, kan du gi deg selv en spesiell gave, for eksempel: nyte is, se på film eller drikke kaffe med en venn. Etter noen uker blir du vant til å bære og bruke agendaen.
- Skriv positive ting som å ta notater om en viktig oppgave. For å gjøre nye vaner enklere, bruk agendaen til å minne deg på planer om morsomme aktiviteter (lunsj med venner, for eksempel) og mindre hyggelige aktiviteter (for eksempel: konsultere tannlegen).
Trinn 9. Gjør det til en vane å oppdatere gjøremålsnotater etter behov
Når du sjekker agendaen om morgenen og kvelden, må du ta hensyn til all ny informasjon, for eksempel: oppgaver som skal fullføres, møteplaner, avtaler og frister. Ta også notater hver gang det er en ny oppgave. Å oppdatere agendaen din regelmessig vil gjøre det lettere for deg å administrere tiden din og føle deg roligere. I tillegg trenger du ikke huske oppgavene som er registrert slik at du er fri for bekymring og tvil.
Hvis det er oppgaver som er veldig tyngende, må du lage en egen tidsplan slik at du kan fullføre den i henhold til din evne. Ikke la motivasjonen gå tapt fordi du tenker på uferdige oppgaver mens du gjør hverdagen
Trinn 10. Vær tålmodig
Det vil ta deg 1-2 måneder før den nye vanen løper. Vær tålmodig og tilgi deg selv hvis du noen gang forlater agendaen din hjemme, eller hvis du glemmer å registrere timeplanen din fordi nye vaner vil danne seg etter en stund. Husk at mindre mangler ikke reduserer din evne til å danne nye vaner.
Forbered en reserveplan i tilfelle du glemmer å ta med agendaen din, for eksempel ved å skrive ned møteplanen på et lite stykke papir og legge den på skrivebordet på kontoret. For å minne deg selv på viktige aktiviteter og tidsfrister, bruk en påminnelsesapp på nettet på telefonen eller den bærbare datamaskinen for å sikre at du alltid er oppdatert, selv om du kommer bak på agendaen din
Tips
- Se på agendaen som et nyttig verktøy, snarere enn en byrde. Du vil finne det lettere å organisere dine daglige aktiviteter hvis du bruker en agenda. På sikt kan du spare noen timer ved å spare noen minutter hver dag.
- Konsistens støttet av positiv forsterkning spiller en viktig rolle i utformingen av nye vaner. For å opprettholde motivasjonen, bruk agendaen regelmessig, fokuser på de positive tingene du får fra å bruke agendaen, og belønne deg selv om nødvendig.
- Velg en agenda du liker og i henhold til dine behov. Kjøp en agenda som gir et tabellformat, slik at du kan skrive ned all viktig informasjon og planlegge dine daglige aktiviteter.
