Forvaltningsplanen er en beskrivelse av hvordan organisasjonen eller virksomheten vil fungere. Med en forvaltningsplan kan du formulere ledelsesstrukturer og drift. Planen sikrer også at alle medlemmer har samme oppfatning og at målene skal nås. Du kan enkelt lage en administrasjonsplan gjennom noen få enkle trinn.
Steg
Del 1 av 4: Start en forvaltningsplan
Trinn 1. Bestem behovet for en forvaltningsplan
Forvaltningsplanen tjener til å formulere prosedyrer og retningslinjer som er viktige for organisasjonen, samt ansvaret og myndighetene til alle involverte. Uten en plan kan driften være inkonsekvent, ansvaret er uklart og organisasjonen er uforberedt på visse hendelser.
- Forretningsplanen lar alle medlemmer av organisasjonen klart kjenne sin posisjon, inkludert hvem de skal rapportere til, hvem som rapporterer til dem og deres ansvar.
- Rollehevdelse skaper også en ansvarsfølelse fordi det vil være klart hvem som har skylden hvis noe skjer eller ikke skjer.
Trinn 2. Skissere planen
Forvaltningsplanen bør inneholde en rekke sentrale elementer. Tegn en enkel kontur på en tavle eller datamaskindokument, som viser delene av administrasjonsplanen slik at du og teamet ditt kan diskutere dem. Forvaltningsplanen bør inneholde følgende seksjoner:
- Beskrivelse av ledelsesstrukturen.
- En seksjon som beskriver hvert medlem og deres ansvar og myndigheter.
- Et diagram som viser samspillet og ansvaret mellom hvert nivå i organisasjonen.
- Seksjoner som beskriver ulike aspekter ved organisasjonen som blir administrert, samt styringspolicyer og prosedyrer.
- Tidsplan for oppdatering, forstørrelse og utvikling av ledelses- og forvaltningsplaner.
Trinn 3. Beskriv din ledelsesstruktur
Hver organisasjon eller virksomhet har en noe annen ledelsesstruktur. I begynnelsen av planen, beskriv ledelsesstrukturen i ord eller diagrammer. Gjør det klart hvem som tar de endelige avgjørelsene, enten ledelsen, styret eller en enkelt person. Inkluder eksterne og interne beslutningstakere, så vel som konsulenter. Om nødvendig, forklar hvordan tildelingen av beslutninger er basert på organisasjonshierarkiet.
Trinn 4. Liste opp de ulike aspektene ved organisasjonen som skal administreres under planen
Del alle prosesser og funksjoner i kategorier. Kategorier kan defineres etter avdeling i en stor virksomhet, eller etter forretningsprosess i en liten virksomhet. Aspekter av virksomheten som generelt er inkludert, er ansattledelse, økonomisk kontroll, lager- eller forsyningskontroll, markedsføring eller PR, og drift (for eksempel produksjon eller salg). Del alle aspekter av organisasjonen slik at du kan definere deres respektive roller og prosedyrer.
Del 2 av 4: Beskrivelse av eierskap og ledelse
Trinn 1. Vær oppmerksom på eierskapstypen til organisasjonen
Beskriv selskapets eierskap i klare termer. Oppgi om organisasjonen er offentlig, privat eller ideell. I tillegg, hvis det er flere eiere eller investorer, må du forklare fordelingen av makt, gjeld og aksjer. For eksempel kan eierskap til organisasjonen deles i et partnerskap eller selskapets aksjonæravtale.
Trinn 2. List opp navnene på styremedlemmene
Hvis virksomheten din har et styre, kan du liste opp medlemmene. Skriv en oppsummering av deres lederskap, erfaring, styrker og svakheter. Private virksomheter kan ikke ha et styre. Hvis det ikke er noen tavle, trenger du ikke å gå inn i denne delen.
Inkluder en kopi av styrets retningslinjer, inkludert valgvilkår, periode, ansvar, fullmakter og konfliktløsning. Denne informasjonen må fremgå av forretningsdriftsavtalen eller annet inkorporeringsdokument
Trinn 3. Introduser viktige ledelsesmedlemmer
Skriv ned kvalifikasjonene og erfaringen til hvert medlem. I tillegg til eiere og styremedlemmer, inkluderer denne delen investorer, ledere, ledere, sentrale ansatte og ansatte og gründere. Beskriv bakgrunnen til medlemmene, sammen med deres egenskaper og bidrag til virksomhetens suksess.
Trinn 4. Presenter styrken til hver enkelt i ledergruppen
Forklar hvor verdifulle disse egenskapene er for den posisjonen hvert medlem har. Inkluder attributter som motivasjonsevne, økonomisk evne og forretningsmessig dyktighet.
- Oppgi hvert medlems tidligere stillinger og plikter, som gjelder for deres nåværende forpliktelser. Forklar hvordan forpliktelsen utnytter evner og styrker ledelsens posisjon.
- Skriv inn utdanningsbakgrunnen til hver leder. Forklar hvordan opplæringen deres er gunstig for selskapet. Inkluder utdanning som bare er relevant for deres nåværende stilling.
- Hvis du er den eneste ansatte, ta med din egen erfaring og styrker.
Trinn 5. Beskriv ansettelsesprosessen
Forklar det grunnleggende om å rekruttere nye ansatte. Oppgi kvalifikasjoner og erfaring som kreves for hver stilling. Dette er spesielt viktig hvis du ikke har ansatt en leder. Inkluder treningsprosessen og eventuelle insentiv- eller belønningsprogrammer som er implementert. En beskrivelse av fordelene kan også inkluderes her.
Trinn 6. Inkluder navnet på konsulenten eller ekstern rådgiver du vil bruke
Det er mennesker du kan kontakte for markedsføring, personlig rådgivning og økonomisk rådgivning. For eksempel kan virksomheten din trenge:
- Advokat
- Regnskapsfører
- Forsikringsagent
- Konsulent
Trinn 7. Inkluder et sammendrag av ledergruppens evner
Skriv en kort beskrivelse som forklarer hvorfor teamet ditt lykkes. På slutten av forvaltningsplanen, spesifiser spesifikt hvorfor teamet ditt vil avgjøre virksomhetens suksess. Forklar hvordan kombinasjonen av ledere i denne forretningsmodellen vil hjelpe selskapet i årene som kommer. Denne delen kombinerer de forskjellige punktene i planen.
For eksempel, "Vårt team av mennesker med varierende evner har en kombinasjon av 40 års erfaring på dette feltet. Med en koordinert demokratisk struktur kan de arbeide effektivt sammen for å oppnå de ønskede resultatene. Med dette teamet tror vi at virksomheten vil være lønnsom om to år.”
Trinn 8. Beskriv forholdet mellom ledelse, eiere og ansatte
Et viktig aspekt ved ledelsesoperasjoner er samspillet mellom ledernivåer og mellom ledelse/eiere og ansatte. Beskriv myndigheten, ansvaret og rollen til hvert nivå i aspekter av forretningsdriften. Inkluder delte beslutnings- og samarbeidsprosesser, samt nødvendige møter eller kommunikasjonslinjer. Sørg for at alle er enige om hvordan man løser tvister og deler makt.
Del 3 av 4: Skrive retningslinjer og prosedyrer
Trinn 1. Vurder behovet for en skriftlig policy
Skriftlige retningslinjer tar sikte på å definere operasjoner i store organisasjoner. Retningslinjer vil skape konsistens og sikre at alle prosesser går jevnt. Imidlertid trenger en veldig liten bedrift eller organisasjon kanskje ikke en policy. Faktisk kan retningslinjer noen ganger begrense samarbeid og bremse arbeid i små grupper. Tenk på størrelsen og behovene til organisasjonen din før du utarbeider en policy.
Trinn 2. Sett sammen en gruppe ledelse og ansatte
I hver vurdering av aspekter ved driften, samle ledelsesmedlemmer og ansatte som er direkte berørt eller ansvarlig for prosessen eller området. Definer retningslinjer og prosedyrer med dem, godta innspill og presiser alle detaljer. Dette gjør at planer kan implementeres i reell drift og gir ansatte en følelse av eierskap.
Trinn 3. Skriv ned retningslinjer og prosedyrer for hvert aspekt av virksomheten
Dette vil bli brukt som en forklaring til ledelse og ansatte om hvordan man driver denne delen av organisasjonen. Organisasjonspolitikk, filosofier og forskrifter er utformet for å nå mål og sikre at driften er i tråd med organisatoriske prinsipper. Denne policyen realiseres gjennom prosedyrer, som er spesifikke metoder for å utføre forretningsdrift.
For eksempel en policy om å bare bruke og selge miljøvennlige materialer og produkter. Fremgangsmåten for å støtte denne policyen er å kjøpe varer fra miljøvennlige leverandører eller kontrollere miljøpåvirkningen av materialene eller produktene som brukes
Trinn 4. Kontroller at politikken passer din kultur og filosofi
Retningslinjer og prosedyrer må gjøres i tråd med filosofien og målene. Kontroller hvert retningslinjepunkt for å sikre at de alle fører til den samme slutten. Hvis noe ikke stemmer eller er tvilsomt, må du gjøre endringer for å passe bedre til oppdraget.
Del 4 av 4: Revidere planen
Trinn 1. Les planen nøye igjen
Forvaltningsplanen må være profesjonell. Dokumentet må være fritt for stave- og grammatiske feil. Skriv ut på rynkefritt, flekkfritt hvitt papir.
Trinn 2. Velg et klart format
Forvaltningsplanformatet bør være det samme som for alle andre forretningsforslag. Du kan markere hovedseksjoner med fet skrift. Bruk en lettlest skrifttype. Standard skrifttype er Times New Roman, størrelse 12. Du kan bruke punkter til å liste opp dine erfaringer, evner og ansvar, eller presentere viktig informasjon i korte avsnitt.
Trinn 3. Vurder å be en forretningskonsulent om å gjennomgå utkastet til plan
Jo flere som leser den, jo bedre. En forretningskonsulent eller finansplanlegger kan gi bedre råd. Diskuter med en konsulent. De kan kanskje finne hull eller konflikter i den.
Trinn 4. Send den til alle eiere
Alle eiere og ledere på høyt nivå i selskapet må godkjenne forvaltningsplanen. Sørg for at hver eier har en kopi. De kan sende deg rettelser og revisjoner. Vurder innspillene deres nøye. Hvis du ikke er enig i en endring, kan du diskutere det med dem for å finne et kompromiss.
Når de er enige, må alle eiere signere en forvaltningsplan før du overleverer den til investorer, banker eller finansieringsorganer
Trinn 5. Forplikt deg til å endre planen om nødvendig
Alle nyopprettede forvaltningsplaner er uprøvde og vil trolig kreve revisjon når de er implementert. Derfor bør du inkludere en bestemmelse om at planene kan endres og revideres når virksomheten reiser. Start med å lage en vurderingsplan, og oppgi når et møte vil bli holdt for å diskutere planens effektivitet og om den er vellykket eller mislykket.
- Sørg for at det er en måte for alle ledere og ansatte å levere tilbakemeldinger knyttet til forvaltningsplanen.
- Lag deretter godkjenningsmetoden og bruk endringene.
