For å kunne kommunisere mer effektivt må du kunne formidle ting spesifikt (spesielt for å unngå uklarheter i setninger eller forvirring av den andre personen). Tydelig og beskrivende informasjon - enten det er skriftlig eller muntlig - vil ikke bare hjelpe deg med å formidle poengene som kommuniseres tydeligere, det vil også gjøre det lettere for den andre personen å forstå dem. Det er ikke nødvendig å skynde seg; ta deg tid til å strukturere budskapet ditt og nyt fordelene ved å kommunisere mer spesifikt.
Steg
Del 1 av 2: Bestemme hvilken informasjon som skal formidles
Trinn 1. Velg et emne du er god på
Jo mer du vet om emnet, jo lettere blir det for deg å formidle spesifikke fakta og tall.
- Hvis du ikke er kjent med emnet, gjør litt research (les en bok, bla gjennom internettsider, etc.) slik at du kan formidle eller skrive om emnet mer detaljert. For å lage et omfattende skrive- eller talemateriale er det å gjøre litt research det du må gjøre.
- Hvis du ikke føler deg trygg på dine evner, kan du prøve å koble emnet med noe kjent. Du kan også tenke på et delemne som du forstår bedre. For eksempel, hvis du blir bedt om å snakke om klimaendringer, kan du prøve å velge et bestemt aspekt du forstår og er god til, men som faller innenfor omfanget av temaet klimaendringer (for eksempel din kjærlighet til isbjørn og virkningen klimaendringer på deres habitat).
Trinn 2. Definer "oppfordring til handling"
Dette trinnet kan høres komplisert ut, men det er verdt å prøve å begrense fokuset i argumentet ditt og understreke formålet med din skriving eller tale til lytteren eller leseren. Med andre ord, tydelig angi hva slags handling leseren eller lytteren skal gjøre etter å ha hørt eller lest argumentet ditt. Uansett hvilken type materiale du velger (enten fiksjon eller filosofisk argumentasjon), må du tenke på hva slags reaksjon du forventer at lytteren eller leseren skal ha. Ikke glem dette trinnet mens du utarbeider materialet.
- En "oppfordring til handling" er et begrep som vanligvis brukes i markedsføringsverdenen, men det kan også brukes på prosessen med å komponere et skrift- eller talemateriale. Uansett tema, tenk på hvordan essayet kan brukes som et markedsføringselement for å formidle et bestemt budskap og oppfordre folk til å handle ut fra dine forventninger.
- Noen generelle oppfordringer til handling: informer noe, oppfordre noen til å gjøre noe, anbefaler noe, debatterer noe, støtter et argument, forklarer noe, instruerer noe og bekjemper noe.
- Hvis du vil skrive om isbjørner og klimaendringer, vil din oppfordring til handling sannsynligvis knytte seg til handlinger som lyttere eller lesere kan gjøre for å håndtere virkningene av klimaendringer.
Trinn 3. Sørg for at du svarer på temaene
Uansett hvilket mål du har (å svare på et spørsmål, avvise et argument eller fullføre en oppgave), tenk nøye over de spesifikke spørsmålene du trenger å svare på emnet. Selvfølgelig kan du sette inn ytterligere informasjon som fortsatt er relevant. Men først, sørg for at du har svart på hovedspørsmålene først.
Tenk på spørreordet som starter spørsmålet. For eksempel, hvis du blir bedt om å beskrive hva du gjør på jobben, kan du bli fristet til å forklare andre ting knyttet til emnet, for eksempel hvordan du presterte på jobben eller hvorfor du valgte den jobben. Denne informasjonen - selv om den er interessant og viktig å høre - er ikke kjerneinformasjonen du trenger å presentere. Sørg for at du svarer på kjernespørsmålet først før du legger til annen informasjon
Trinn 4. Tenk på lengden på skriften eller talen din
Hvis du bare har lov til å skrive maksimalt 500 ord eller snakke i 15 minutter, må du sørge for at du kan formidle all viktig informasjon og argumenter innenfor disse grensene. Hvis lengden på å skrive eller snakke ikke er spesifisert, tenk nøye over hvilket budskap du trenger å formidle, hvilke emner du vil ta opp, og hvem din målgruppe eller leser er. Dette vil hjelpe deg med å bestemme lengden på skrive- eller taletiden. Sørg for at all viktig informasjon kan formidles uten at lytteren eller leseren blir lei og vanskelig å lytte.
- Prøv prinsippet om omvendt pyramide. En omvendt pyramide plasserer all viktig informasjon øverst og mindre viktig informasjon nederst. Hvis du bryr deg om lytterens oppmerksomhet, kan du lære å bruke dette prinsippet. Selvfølgelig gjelder dette prinsippet ikke for alle typer skriving eller tale. Men i det minste, hvis du vil lære å kommunisere noen viktige punkter, er prinsippet omvendt pyramide verdt et forsøk.
- Hvis du har tid igjen (verbal kommunikasjon) eller sider (nonverbal kommunikasjon), må du ikke bare legge til meningsløse ord. Prøv å tenke på annen informasjon eller eksempler som er relevante for emnet ditt; formidle detaljer som er nyttige for lytteren eller leseren.
- Gi relevant bakgrunnsinformasjon. Irrelevante detaljer vil bare gjøre argumentet ditt mindre fokusert.
Trinn 5. Gi et eksempel
Uansett om det er verbalt eller ikke -verbalt, krever begge at du bygger et argument og gir eksempler for å støtte det argumentet. Husk at spesifikk informasjon alltid krever bekreftelse.
- I en politisk tale eller vitenskapelig arbeid, for eksempel, bør eksempler presenteres i et direkte og spesifikt format som "Eksempel …". Mens det er i mer tilfeldige sjangere, for eksempel kreativ skriving, blir eksempler levert i et mer implisitt format. For eksempel, for å forklare at karakteren din er veldig motekyndig, må du beskrive hva slags klær hun bruker eller hva hennes favorittklærbutikk er.
- Ikke gå for langt med eksempler. Hvis du gir for mange ikke -relaterte eksempler, er sjansen stor for at lytterne eller leserne glemmer hovedemnet ditt. Unngå denne muligheten ved å evaluere alle detaljene i eksemplet du skal presentere; sørg for at det er en klar sammenheng mellom eksemplet du gir og hovedargumentet ditt.
Trinn 6. Så mye som mulig, forklar alle spørsmålene
Med mindre materialet ditt er veldig kort, bør du vurdere å klargjøre hvem, hva, når og hvor spørsmålene i materialet ditt. Denne metoden er spesielt viktig for å bli brukt i forretningskommunikasjon. Hvis du vil ha noe fra noen, må du selvfølgelig formidle det du trenger, hvem som trenger det, når det må møtes, og hvor det kan møtes.
Spørsmålene "hvordan" og "hvorfor" er kanskje eller ikke viktige (avhengig av innholdet i meldingen). Tenk nøye gjennom hvordan lyttere eller lesere vil tolke budskapet ditt. aldri anta at de vil forstå hvis du ikke forteller dem
Trinn 7. Ikke generaliser emnet
Generaliseringer gjøres ofte når du ikke vet hva du skal si (skjer vanligvis i ikke -verbal/skriftlig kommunikasjon). Noen vanlige eksempler er setningene "Siden lenge siden …" eller "Mange tror …". Disse setningene kan sies å være for abstrakte og brede, så det er vanskelig å begrunne sannheten.
For eksempel, i stedet for å starte essayet ditt med å si: "Teknologi gjør det moderne livet verre", kan du si "Ifølge noen eksperter forårsaker teknologi kommunikasjonsproblemer mellom mennesker og øker en persons følelse av ensomhet."
Del 2 av 2: Velge ord
Trinn 1. Bruk riktige adjektiv og adverb
Beskrivende setninger vil vanligvis gjøre det lettere for lytteren eller leseren å forstå hva du mener. I tillegg vil slike setninger vanligvis være mer interessante å høre eller lese. Men ikke bruk beskrivende setninger for ofte; det er fryktet, disse setningene vil faktisk være overflødige og ha mindre innvirkning på lyttere eller lesere.
- Tenk på hvordan lytteren eller leseren vil forestille seg ordvalget ditt. Hvis ordene dine ikke skaper et klart bilde i tankene deres, er det sannsynlig at du velger ord som er for tvetydige. For eksempel, hvis du bare sier "Den personen dro hjem", vil lytteren sannsynligvis ha vanskelig for å forestille seg det. Prøv heller å si: "Den slitne gubben kom hjem til sitt mørke og tomme hus"; en slik beskrivelse vil gjøre det mye lettere for lytteren eller leseren å forstå situasjonen.
- Setningen "Han stammer og stammer" inneholder et overflødig adverb, fordi ordet "stamming" allerede kan tolkes som en taleforstyrrelse som får en person til å snakke periodisk.
- Hvis du ikke er sikker på om språket som brukes er beskrivende nok, kan du be noen i nærheten av deg om å lese og vurdere hva du skriver. Spør dem om det du skriver er detaljert nok, og om språket du bruker er klart nok.
- I stedet for å beskrive hvert objekt du nevner, fokuserer du bare på de viktigste objektene i meldingen.
Trinn 2. Bruk riktig substantiv
Ikke la leserne eller lytterne være forvirret; Prøv alltid å nevne et bestemt navn, tittel og sted.
Trinn 3. Oppgi detaljer om tiden
Sørg for at lytteren eller leseren er i stand til å forstå adverbet til tiden du formidler; I stedet for å si "neste uke" eller "snart", bruk mer spesifikke termer som "på mandag" eller "før halv fem."
Trinn 4. Bruk "vis ikke fortell" skriveteknikk
I kreativ skriving er bruk av beskrivende ord og uttrykk basert på de fem sansene: syn, lukt, smak, hørsel og berøring. Denne metoden er også nyttig for andre typer skriftlig eller muntlig tale, spesielt siden det er mulig for lyttere eller lesere å "oppleve" situasjonen og komme til sine egne konklusjoner.
- For eksempel mangler setningen "Deshawn er veldig glad" fortsatt i detalj. Leserne vil ikke forstå lykken som det Deshawn føler. Prøv heller å skrive, “Deshawn kjente hjertet hennes hoppe over et slag da hun endelig møtte Erika. Han kan ikke vente med å dele de gode nyhetene han nettopp har hørt med sin gamle venn. "Disse konkrete og spesifikke detaljene om Deshawns følelser gjør at leseren kan forstå Deshawn sine følelser bedre.
- For å kunne forklare ting bedre, lær å observere ting mer detaljert. Start med å observere de små detaljene i ditt daglige liv; skjerpe dine fem sanser.
Trinn 5. Vet når du skal omskrive
Hvis du vil sitere andres ord, bør du vurdere å sitere den faktiske setningen. Dessverre fungerer denne metoden bare hvis sitatet er klart og konsist. Hvis setningen du siterer er for kompleks eller vanskelig å forstå, bør du vurdere å omskrive (forklare den på nytt med dine egne ord) for å gjøre det lettere for lyttere eller lesere å forstå.
Dialog er et vesentlig element som trengs for å utvikle plot og karakter i kreativ skriving. Så sørg for at du skriver det i dialogform, ikke omskriving
Trinn 6. Utvid ditt ordforråd
Et bredt ordforråd kan hjelpe deg til å kommunisere bedre. Jo flere ord du kjenner, jo lettere blir det for deg å velge ordene som passer best til detaljene du vil formidle.
- I visse situasjoner må du kanskje bruke komplekse ordvalg. Men sørg for å unngå ord som ikke er vanlige og vanskelige å forstå. Husk at et viktig element i kommunikasjon er budskapet, ikke valg av ordforråd. Du må også være forsiktig når du velger teknisk sjargong; man frykter at sjargongen ikke er kjent i tankene til lyttere eller lesere.
- Språkordbøker og synonymordbok er objekter som virkelig hjelper deg med å forklare noe. Hvis du er usikker på ordene du har valgt, må du alltid sjekke betydningen av ordene i ordboken.
Trinn 7. Unngå altfor komplekse setningsstrukturer
Sørg for at du plasserer hvert ord i riktig rekkefølge. Sørg også for at du bruker riktig setningsstruktur slik at meldingen din føles flytende, klar og konsis. Prøv å sammenligne setningene nedenfor:
- "Industriell spionasje, sammen med den økende bruken av datamaskiner for å lagre og behandle bedriftsinformasjon, vokser raskt." Denne meldingen føles uklar fordi de innsatte klausulene faktisk forvirrer setningens hovedide.
- "Industriell spionasje vokser raskt med økende bruk av datamaskiner for å lagre og behandle bedriftsinformasjon." Dette budskapet føles tydeligere fordi hovedideen formidles i begynnelsen av setningen.
