Å skrive et forslag til ledelsen kan gjøres når du vil foreslå forbedringer i arbeidsprosedyrer, foreslå måter å spare på, gi informasjon om profittmuligheter eller foreslå endringer. Hvis du vil skrive et forslag til selskapsledelse, ta deg tid til å samle inn nødvendig informasjon. Diskuter ideer med kolleger for å finne ut hva de synes, og håndter ledelsen på en klok måte.
Steg
Metode 1 av 2: Utforming av et forslag
Trinn 1. Definer ideen eller problemet som skal behandles i forslaget, for eksempel å forbedre arbeidsflyten eller redusere kostnadene
Vanligvis kan du visualisere ideer tydelig. Men hvis du vil løse et problem eller lage et forslag til noe viktig, vær nøye med alt som er relatert.
Trinn 2. Gjør undersøkelser, og sjekk den nåværende situasjonen før du skriver et forslag
Diskuter med relevante parter, for eksempel kolleger, ledere eller kunder. Se etter informasjon om konkurrenter, og se hvordan de fungerer.
For eksempel, hvis du tror at cateringtjenesten på kontoret må endres, snakk med kjøkkenpersonalet først. Har de jobbet andre steder, med forskjellige cateringleverandører? Hva synes kollegaene dine? Det kan være at din misnøye ikke er et kvalitetsproblem, men bare en smakssak
Trinn 3. Skriv en beskrivelse av problemet
Begynn forslaget med å forklare gjeldende forhold. Inkluder alle relevante fakta, for eksempel gjerningsmann, dato og sted. Når du skriver et åpningsforslag, må du ikke dømme. Forklar forholdene i henhold til virkeligheten.
For eksempel, "PT Sukses Maju har brukt fru Nyengirs cateringtjenester i 7 år. Imidlertid reduseres hovedmenyen gradvis, fra fem menyer til to. Tilgjengeligheten av vegetariske menyer påvirkes også. Faktisk på visse dager, vegetariske menyer er ikke tilgjengelige. tilgjengelig."
Trinn 4. Etter å ha beskrevet problemet, skriv ned løsningen du vil foreslå og trinnene for å implementere den
Start med å skrive innholdet i løsningen, og beskriv hva du fant ut fra dine observasjoner.
For eksempel, "Etter min mening bør PT Sukses Maju lete etter en ny cateringleverandør. PT Fast Bangkrut bruker flere andre cateringtjenester. Catering Mrs. Sisca Soewitomo og Mr. Rudi Chaeruddin gir flere menyer til konkurransedyktige priser. I tillegg fordi catering Mr. Rudi Chaeruddin tilbyr menyer vegetarisk, vegansk og glutenfri hver dag, serveringen er mer i tråd med selskapets behov. Catering til fru Sisca Soewitomo kan også skimtes, selv om vegetarmenyen på catering ikke er like variert som hos Mr. Rudi Chaeruddins cateringfirma. Ifølge en medarbeiderundersøkelse fra 2011 er 40% av de ansatte i PT Sukses Maju vegetarianere, 10% er veganer og 2% må spise et glutenfritt kosthold."
Trinn 5. Lag en implementeringsplan
Forklar hvert trinn som skal tas, og tid og kostnader involvert. Skriv ned hva du vet og hva du fortsatt må lære. Vurder å skrive trinnene i form av en liste, og forklar dem deretter i detalj. Ikke overdriv endringene. Men ikke glem å forklare de mulige resultatene av disse endringene.
For eksempel, "For å bruke en annen cateringtjeneste, må selskapet: 1. avslutte kontrakten med fru Nyengir. 2. Be cateringisten Mrs. Sisca Soewitomo og Mr. Rudi Chaeruddin om å gjøre en smakstest. 3. Velg en av serveringene 4. Signer en kontrakt med den valgte cateringfirmaen. Cateringavgiftene som kreves er ikke mye forskjellig fra cateringavgiftene til fru Nyengir. Så lenge selskapet oppfyller sine kontraktlige forpliktelser med fru Nyengir, vil selskapet ikke bli straffet. I tillegg, hvis ansatte foretrekker maten som tilbys, vil de være mer fornøyd med arbeidsforholdene."
Trinn 6. Skriv ned mulig motstand mot planen din
Vil planen din bli avvist av noen ansatte? I dette tilfellet kan noen ansatte like smaken av fru Nyengirs matlaging. Eller, hvis du foreslår en produktidee, kan du overbevise de relevante byråets tjenestemenn om at det nye produktet er trygt å bruke? Skriv ned trinn du kan ta for å overbevise andre om prosjektet ditt.
Trinn 7. Etter å ha skrevet trinnene, skriv ned nødvendig materiale eller menneskelige ressurser, hvis noen
Skriv også ned tiden det vil ta å gjennomføre endringene, fordi tid er penger. Lag en enkel sjekkliste. I tilfellet med eksemplet ovenfor kan du opprette en liste som følger:
Nødvendige ressurser: underutvalg for cateringevaluering (4 personer fra forskjellige seksjoner), 2 timer for smakstesting og 3 timer for rapportskriving
Trinn 8. Avslutt forslaget ved å skrive om endringene du vil gjøre og de viktigste fordelene med det
Skriv om de tre hovedpunktene dine, og lag deretter en avsluttende setning. Tenk på slutten av forslaget som et sammendrag. For eksempel:
- "Som tidligere forklart, har fru Nyengirs catering gradvis redusert hovedmenyen som er tilgjengelig de siste 7 årene. Catering Mrs. Sisca Soewitomo og Mr. Rudi Chaeruddin tilbyr en mer variert meny til konkurransedyktige priser. Derfor foreslår jeg PT Sukses Maju å gjøre denne. smakstesten og velg en ny servering for selskapet. Med denne nye serveringen forventes det at medarbeidertilfredsheten øker, og det er større sannsynlighet for at ansatte blir værende."
- Oppgi de kvantitative eller økonomiske fordelene ved endringen, hvis noen.
- Forklar de kvalitative fordelene med endring. Noen ganger kan fordelene ved endring ikke måles med tall eller fakta. Hvis den foreslåtte endringen din gjelder medarbeiders lykke, forklar det. Kvalitativ endring kan være like verdifull som kvantitativ endring.
Metode 2 av 2: Deling av forslaget
Trinn 1. La en kollega lese og gi tilbakemelding på forslaget ditt
Han kan være enig i de foreslåtte endringene. Hvis han ikke er enig, bør du vurdere hvorfor. Hvis årsakene er gyldige og påvirker forslaget, må du være forberedt på å revidere det. Du kan også legge til partnerens uenighet i kolonnen "Uenighet" hvis du forstår tanken, men ikke er enig.
Trinn 2. Etter å ha laget et forslag og bedt kollegaer om tilbakemelding, gå gjennom forslaget, grammatikken, nøyaktigheten og ordtellingen til forslaget
Ikke lag et forslag som er for langt, slik at forslaget ditt blir lagt merke til av lederen. Lag et forslag 1-2 sider langt hvis mulig.
Trinn 3. Når forslaget er klart, vet du hvem det skal sendes til, og send deretter forslaget
I noen selskaper er beslutningstakerne tydelige, men andre har en mer flytende struktur som gjør det vanskelig å vite hvem de skal kontakte. Se på bakgrunnen til selskapet for å finne ut hvem du bør sende et forslag til.
