Alle bedrifter, store som små, må overvåke alle sine transaksjoner. Det er mange enkle finansielle programvaresystemer til salgs, men du må fortsatt ha en klar forståelse av hvordan regnskapstransaksjoner fungerer. Du vil legge inn alle forretningstransaksjoner, for eksempel å motta inntekt eller betale regninger, i en regnskapsdagbok som ligner på en hovedbok. Her må du samle inn forskjellige kategorier som kalles kontoer, og vil registrere på debet eller kreditt (i henhold til økning eller reduksjon). Eksempler vil bli gitt senere. Regnskapsprogramvareprodusenter følger også denne formelen for å lage programmene sine, men prosessen er blitt enklere for tilfeldige brukere.
Steg
Del 1 av 3: Angi transaksjoner
Trinn 1. Samle alle dokumenter om forretningstransaksjoner
Disse dokumentene inkluderer vanligvis leverandørkvitteringer, strømregninger (som vann og elektrisitet), kredittnotater utstedt til kunder, skatteopplysninger, sjekker og lønnsinformasjon. Kontroller at hver faktura og betaling som er mottatt, er nøyaktig og verifisert før du registrerer regnskapsjournalen. Sørg for at alt har blitt bekreftet av veileder eller bedriftseier før du legger inn transaksjoner i systemet.
Trinn 2. Sett opp forskjellige kontoer eller kategorier for hver type transaksjon
Kontoer som registreres for eksempel kontanter, beholdning, utgifter og så videre. Tenk på disse kontoene som separate sider i en notatbok eller en artikkel som er oppført i et personlig budsjett. Konfigurer følgende kontotyper:
- Salgs- eller inntektskontoen registrerer alt salg til kunder.
- En utgiftskonto registrerer alle pengene en virksomhet bruker, for eksempel for å drive et forretningsanlegg, lage produkter og selge produkter.
- I tillegg er virksomheter også pålagt å registrere eiendelene sine, for eksempel kontanter, fordringer (ubetalt salg) og eiendeler, anlegg og utstyr som bygninger og utstyr.
- En ansvarskonto registrerer alle pengene virksomheten låner fra eksterne parter, for eksempel banklån, leverandørgjeld (f.eks. Til leverandører) og betalte lønninger (lønn som allerede skyldes ansatte, men som ikke er betalt).
- Disse store kategoriene er vanligvis delt inn i mindre, spesifikke kontoer.
Trinn 3. Bestem om kontoen debiteres eller krediteres
Det er viktig å huske at hver transaksjon involverer debet- og kredittkontoer, og det totale antallet debet og kreditter må være det samme. Når du for eksempel mottar en betaling fra en kunde, registrerer du kontanter som debet og kundefordringer som kreditt. Når du betaler for annonsering, registrerer du annonseutgifter på debet og kontanter på kreditt.
- Registrer eventuelle økninger i utgifter, eiendeler (for eksempel kontanter og utstyr) og utbyttekontoer som debet og registrer nedgang som kreditter. I andre kontoer, for eksempel gjeld og inntekter, blir økninger registrert som kreditter og nedganger blir registrert som debet. Dette regnskapssystemet har sin egen logikk og begynn å huske mens du bruker logikken din til å finne årsakene til "økning" og "nedgang" i kontoer.
- Husk at tallene som journaliseres på debet og kreditter kanskje ikke er de samme, men totalen må være den samme. For eksempel, hvis en kunde betaler for et produkt delvis med kontanter og delvis med kreditt, journaliseres to kontoer på debet, nemlig kontanter og kundefordringer. Mens kontoen som er journalisert på kreditt bare er én, nemlig salg.
- Alle dataprogramvaresystemer vil gjøre det enkelt å registrere regnskapsskrifter ved å skrive inn alle kontoene på de riktige stedene i journalen.
- Du må kanskje opprette et nytt kontonavn i journalen hvis du har en ekstraordinær transaksjon, for eksempel aksjesalg eller kjøp av tomt.
Trinn 4. Kontroller alle regnskapstransaksjonene som er lagt inn i journalen minst to ganger
Hver transaksjon vil vises i sin egen kategori: for eksempel debet på den ene siden av journalen, og beløpet må svare til beløpet som vises på kredittsiden av journalen.
For eksempel vil du registrere en betalingstransaksjon for strømregning ved å skrive inn Debitorer på belastningssiden til Rp. 500 000 og kontanter på Rp. 500 000 på kreditten. Sørg for å inkludere kvitteringsnummeret og en kort beskrivelse i notatdelen
Trinn 5. Flytt regnskapene i journalen til hovedbok med jevne mellomrom
Hovedboken er en samling av alle kontoene dine. For eksempel er det sider for hver kategori kontanter, fordringer, gjeld, utgifter og så videre i hovedbok. Deretter kan du se totalbeløpet for hver konto over en periode.
- En hovedbok registrerer informasjon etter konto, i motsetning til en journal som registrerer transaksjoner. Med andre ord vil en transaksjon som flyttes til hovedbok være på minst to steder (kontoer) i hovedboken.
- For eksempel vil kontantkvitteringer fra kunder på salg bli registrert i journalen som en transaksjon og innregnet kontanter på debet og inntekt på kreditt. når de overføres til hovedbok, registreres disse oppføringene på separate steder: kontanter og inntektskontoer. På den måten kan du se hvordan transaksjoner påvirker hver enkelt konto.
- Registreringer i hovedboka må dateres slik at kilden til transaksjonen kan identifiseres. Noen regnskapsførere inkluderer også et referansenummer, for eksempel i form av et serienummer, slik at transaksjoner enkelt kan overvåkes tilbake til journalen.
Del 2 av 3: Balansering av regnskapstransaksjoner
Trinn 1. Balanse hovedbok før du lukker hver gang du skriver inn en regnskapstransaksjon
Forbered prøvebalanser og andre rapporter for å sikre at tallene og kontoene som er registrert for hver transaksjon er riktige. Uansett hvor mange transaksjoner som registreres, må de totale debetbeløpene tilsvare de totale kredittene.
Hvis du tar notater manuelt eller med et dataprogram, blir alle tallene i debet og kreditter lagt sammen, uavhengig av kategori. Det totale beløpet for debet og kreditter må være det samme
Trinn 2. Se etter feil i prøvebalansen
Hvis debetene ikke tilsvarer kredittene, må du finne feil i journalpostene dine. Faktisk kan det fortsatt oppstå feil selv om debet- og kredittbeløpet er det samme, for eksempel på grunn av dobbeltregistrering eller transaksjoner som er angitt på feil konto.
- For eksempel, når du mottar en betaling fra en kunde, kan det hende du har registrert kontanter, men du har glemt å registrere kundefordringer slik at journalen ser ut som om fordringene fortsatt er ubetalte. Dermed vil beløpet på belastningen være forskjellig fra kreditten.
- I noen tilfeller kan du bli pålagt å spore postene til den første oppføringen i journalen for å finne feil. Dette er grunnen til at transaksjonsdatoen og/eller referansenummeret må registreres i journalen, slik at sporing er lett.
Trinn 3. Kjør rapporter for resultatregnskap, balanse og kapitalendringsrapport
Disse økonomiske rapportene kan gjøres manuelt eller med et regnskapsprogramvaresystem. Det er fra disse rapportene du får et fullstendig bilde av virksomheten din.
- For eksempel vil resultatregnskapet trekke fra inntektene fra utgiftene som har påløpt i løpet av en bestemt tidsperiode, og fra denne rapporten vet du at selskapet har gjort et overskudd eller tap.
- Balansen viser alle eiendeler og gjeld i selskapet. Selskapets eiendeler inkluderer kontanter, utstyr, tomter og kundefordringer. Gjeld inkluderer leverandørgjeld og kreditter.
- Hvis du har utbetalt utbytte (belønning) til aksjonærene i tidligere perioder, trenger du også en oversikt over endringer i egenkapitalen. Denne rapporten viser mengden overskudd generert (ikke nettoinntekt) minus utbetalt utbytte. Balanseført fortjeneste representerer inntjening som reinvesteres i selskapet.
Del 3 av 3: Å føre detaljerte regnskap over regnskapstransaksjoner
Trinn 1. Inkluder en kort beskrivelse av hver transaksjon som er lagt inn i journalen
For eksempel "kontant -tv -annonsering, februar 2016." Dermed vil mengden, årsaken og prosessen med å registrere hver transaksjon være tydeligere.
Trinn 2. Lag en sikkerhetskopi av transaksjonsjournalen
Det må tas sikkerhetskopier ved feil eller fremtidige spørsmål. Dokumentasjon av alle poster kan arkiveres ved å skrive inn et antall poster og datoen for en journal i en pakke. Alle skal kunne søke etter journalposter i hovedbok og deretter enkelt få tilgang til sikkerhetskopidokumentasjon
Trinn 3. Oppbevar papirkopier av all dokumentasjon i minst et år
Dette inkluderer journalposter og regnskap, sammen med alle fakturaer og andre transaksjonsdokumenter. Alle disse dokumentene kreves av revisjons- og skattemessige årsaker.
Trinn 4. Oppbevar dokumentasjonen elektronisk i minst syv år
Skann papirdokumentene dine frem og tilbake, og lagre dem i to elektroniske esker: en for oppbevaring på kontoret og en andre steder for bruk i nødstilfeller. Det er alltid en mulighet for at selskapsskatter vil bli revidert de siste årene, så disse dokumentene må oppbevares.
Tips
- Balansere journalen din hver dag. Overvåk alle feil og korriger dem umiddelbart. Dette er så viktig at det blir en av de første timene for regnskapsstudenter.
- Tilby kryssopplæringsmedarbeidere slik at mer enn én ansatt kan kjenne til forståelse av regnskapssystemet og hvordan man registrerer transaksjoner.
