Skriftlige retningslinjer og prosedyrer skisserer organisasjonens retningslinjer, regler, fokus og prinsipper. Generelt er retningslinjer og prosedyrer inkludert i håndbøker laget for ansatte. Hvordan skrive forretningspolicyer og prosedyrer avhenger av målene for selskapet selv.
Steg
Del 1 av 5: Oversikt over forretningsmål
Trinn 1. Lag en liste over mål
Som leder eller bedriftseier kjenner du selskapets mål. Vurder ting som salgsmål, medarbeider- og ledelsesmål og forretningsposisjonen du forventer å være i løpet av de neste årene.
- Prøv å sette deg mål som ikke bare er spesifikke, men også oppnåelige og verdt å strebe etter. Sett for eksempel økonomiske mål som er innen rekkevidde, og sett deg mål for ansattes ytelse som kan oppnås ved å følge retningslinjene og prosedyrene du vil sette.
- Når du har angitt målene dine, må du sørge for at du er klar til å forplikte deg som bedriftseier eller leder. Å sette mål er et viktig første skritt i utviklingen av retningslinjer og prosedyrer. Da er det ikke mindre viktig å overholde.
Trinn 2. Skriv ned en liste over jobber og prosedyrer
Tenk på de daglige hendelsene og oppgavene i virksomheten din. Skriv ned hver jobb som må utføres hver dag, slik at virksomheten går jevnt.
Tenk på følgende: Hvilke oppgaver krever formell beskrivelse eller retning? Hvilke prosedyrer må utføres konsekvent på samme måte? I stedet for å fokusere på manuelt arbeid som ikke krever mye instruksjon, fokuser du på større oppgaver
Trinn 3. Liste opp mulige problemer og løsninger
Retningslinjer er laget for å sikre at alt går greit og at ansatte og ledere har standarder for ytelse. Tenk på problemene som kan oppstå i fravær av en policy. På den måten kan du tenke på retningslinjene du trenger.
Når du tenker på et potensielt problem, kan du se etter en rask oversikt over hvordan du løser eller løser problemet. Tenk på spørsmål rundt daglige forretningsaktiviteter, for eksempel økonomi, samspill mellom ansatte og kunder, og ansattes atferd og holdninger
Del 2 av 5: Skrive forretningspolicyer
Trinn 1. Liste over policy -kategoriene
Etter å ha vurdert de forskjellige mulige problemene som må løses med politikken, tenk på kategoriene til hver. Bruk for eksempel kategorier som sikkerhet, planlegging, oppførsel, lønn, ytelser, ferie eller permisjon og diskriminering.
Senere når du kompilerer håndboken, vil retningslinjene som allerede er delt inn i kategorier hjelpe deg med å organisere håndboken og dens seksjoner. Kategorier hjelper deg også med å bestemme hva som er viktigst, og kan bryte dem ned mer detaljert
Trinn 2. Bruk oversiktsformatet til å bryte ned de forskjellige retningslinjene under hver kategori
Med malen kan du grave dypere inn i aspekter ved hver policy eller kategori, og legge til vilkår og spesifikasjoner underveis. Bruk tall for å sortere hver seksjon eller kategori.
Start med en kort oversikt. Etter å ha skrevet ned alle de første ideene, kan du gå tilbake til omrisset og legge til eller utvide etter hvert som du endrer
Trinn 3. Tenk på passende konsekvenser for brudd på retningslinjene
Politikk gjør at virksomheter kan fungere skikkelig, og fungerer også som standarder som ansatte og ledelse må følge. Retningslinjer fungerer også som skriftlige dokumenter som beskriver hvordan man kan håndtere politiske spørsmål eller brudd. Dette er spesielt viktig når og hvis det er nødvendig med handling for å løse problemet.
Når de er skrevet i offisielle dokumenter, kan retningslinjene dekke de juridiske rettighetene og pliktene til ansatte og selskapet. Retningslinjene inneholder informasjon om arbeidsrettigheter for mennesker med nedsatt funksjonsevne, skatter og forbud mot diskriminering og trakassering på arbeidsplassen. Sørg for å skrive inn informasjonen i henhold til gjeldende lov
Trinn 4. Etabler en klar policy for oppsigelse
Hvis du må si opp en ansatt for brudd på en policy, er det denne skriftlige policyen som vil tjene som bevis hvis den ansatte mener at han ble urettferdig sparket. Sørg for å dedikere et avsnitt til å diskutere regler for oppsigelse.
Du bør også opprette en ansettelsespolicy. For eksempel bakgrunnskontroller før en kandidat blir ansatt, eller en prøvetid etter at en ansatt er rekruttert og før han blir fast ansatt. Sørg for at du oppretter og skisserer klare vilkår
Trinn 5. Bruk klart aktivt språk
Skriv alle retningslinjer tydelig på en slik måte at de ikke blir misforstått eller misforstått. Hvis det er en annen tolkning, kan du vurdere å skrive den på et annet språk.
For eksempel, ikke skriv: "Ytterligere sykmelding kan gis under visse omstendigheter." I stedet skriver du "Ytterligere sykmelding er bare godkjent med eksplisitt tillatelse fra vakthavende leder."
Del 3 av 5: Skriveprosedyrer
Trinn 1. Bestem hvilke jobber som krever detaljerte prosedyrer
Ikke alle jobber eller hendelser krever detaljerte instruksjoner. Prioriter oppgaver eller prosedyrer som må gjøres konsekvent, for eksempel lønn eller planlegging.
Når du bestemmer hvilke prosedyrer som krever detaljer, bør du vurdere følgende spørsmål: Var prosedyren lang eller komplisert? Hva er konsekvensene hvis det er en feil i implementeringen? Har noen viktige endringer blitt gjennomført nylig? Krever denne prosedyren viktige eller omfattende dokumenter? Er ansatte ofte forvirret av prosedyren?
Trinn 2. Samle informasjonen som er nødvendig for hver prosedyre
Før du beskriver prosedyren, må du vite alle trinnene og deres aspekter. Vurder ansattes spørsmål som har dukket opp, og eventuelle problemer du måtte ha støtt på.
Selv om du har all informasjonen, må du fortsatt holde deg til det grunnleggende i selve prosedyren. Tenk på hva lesere eller ansatte trenger for å forstå og utføre prosedyren
Trinn 3. Bruk all informasjon til å skrive en klar fremgangsmåte
Bruk det aktive språket. Prøv å unngå lange og overflødige ord. Sørg for at du ikke bruker språk som er vanskelig å forstå, inkludert sjargong som ansatte kanskje ikke kan.
For eksempel, i stedet for å skrive, "Personal revet lønnskvitteringer må oppbevares i finansfilen", bruk følgende språk, "Behold revet lønnskvitteringer i finansfilen."
Del 4 av 5: Forstå lovlighet
Trinn 1. Skriv inn en seksjon om politikken mot diskriminering
Alle bedriftseiere må overholde retningslinjene mot diskriminering som er fastsatt av regjeringen. Sørg for å inkludere informasjon om retningslinjene sammen med forventninger om at alle ansatte overholder den.
Informasjon om like sysselsettingsmuligheter bør også inkluderes i politikken, samt loven om rett til arbeid for personer med nedsatt funksjonsevne og retningslinjer for trakassering
Trinn 2. Kontroller at policyen din er lovlig
Du må sørge for at alle retningslinjer som er utarbeidet er rettferdige og i samsvar med loven. Det er mange ressurser du kan bruke for å finne ut om retningslinjene dine er i tråd med gjeldende lov.
Du kan også be juridisk rådgiver om å studere retningslinjene du utarbeidet før du bruker dem på ansatte. Som bedriftseier er det veldig fordelaktig å ha en juridisk rådgiver du kan konsultere regelmessig
Trinn 3. Be ansatte signere utkast til retningslinjer og prosedyrer
Nye ansatte bør bli bedt om å godta og signere retningslinjene og prosedyredokumentene, og få en kopi som referanse. I tillegg må alle endringer signeres på nytt av alle ansatte. Dette er for å sikre at de alle er bundet av retningslinjene hvis det skulle være noen juridiske tiltak som skal tas av begge parter i fremtiden.
Mindreårige kan ikke lovlig inngå kontrakter. Hvis du ansetter ansatte under 18 år, må du kontrollere at de har skriftlig tillatelse fra en verge for å inngå en kontrakt, ettersom forelder eller foresatte lovlig kan si opp kontrakten
Del 5 av 5: Kompilering av håndboken
Trinn 1. Ordne informasjonen i en logisk rekkefølge
Start med de større punktene, og følg deretter med de mindre. For eksempel, i stedet for å begynne med kompensasjonskategorien, start manualen med ansettelsesprosessen eller kvalifikasjonskategorien.
- Vurder å åpne en manual med en beskrivelse av selskapets mål som du skisserte tidligere. Skriv et klart, enhetlig avsnitt eller to som oppsummerer manualen, hva ansatte kan forvente av selskapet, og hva selskapet forventer av ansatte.
- Bruk oversikten for å lage underkategorier i håndboken. Lag en innholdsfortegnelse når du er ferdig, slik at hver enkelt informasjon er lett å finne.
Trinn 2. Bruk et bilde, diagram eller diagram
Det er mennesker som er mer visuelle, så diagrammer, diagrammer eller bilder i håndboken kan hjelpe forskjellige typer ansatte med å forstå konsepter. Bilder kan forenkle prosedyrer og retningslinjer.
For eksempel kan du lage et diagram eller en tabell som viser forskjellige titler og deres oppgaver. Du kan også bruke en tabell med spørsmål og svar som ansatte kan bruke som referanse om nødvendig
Trinn 3. Gi håndbøker for alle ansatte som er lett tilgjengelig
Ideelt sett får nye ansatte en kopi av manualen når de blir ansatt, og gamle ansatte får en ny kopi når det er en revisjon. Vurder å la alle ansatte signere en kontrakt om at de forstår alle punktene som er skissert i håndboken, og godta den.
