Å ringe er en viktig ferdighet i hverdagen. Profesjonelle situasjoner, for eksempel en bedriftssamtale eller en samtale fra selskapet du søker på en jobb, kan ringe deg i en mer formell setting. Hvis du mottar et anrop fra en venn, forelsket eller et familiemedlem, er det best å svare mer tilfeldig og naturlig. Hvis du svarer på et anrop fra et ukjent eller privat nummer, er det best å ta det på en mer høflig og forsiktig måte.
Steg
Metode 1 av 3: Motta et anrop på kontoret
Trinn 1. Hold det profesjonelt
Når du blir ringt på jobb, vet du ikke alltid hvem som ringer deg. Hvis du mottar et anrop på en profesjonell måte, starter samtalen riktig.
- Når du er i tvil, svar med en enkel hilsen: "Hei, med ordet her."
- Selv om du kan se telefonnummeret komme inn, kan det være sjefen din som ringer på kollegaens mobiltelefon! Fikk en samtale som sa: "Hei, hva i helvete?" kan gi et negativt og ikke alvorlig inntrykk.
Trinn 2. Fokuser på samtalen
Vær virkelig "i" samtalen. Slutt med det du gjør, og ta deg tid til å gjøre deg klar.
- Ta på ansiktet du vil projisere før du tar telefonen. Du vil gjøre en forskjell hvis du smiler, rynker pannen eller kjeder deg fordi den som ringer kan høre det i din tonefall.
- Prøv å ikke klikke på noe på internett eller distrahere deg selv når du er i en samtale. Hvis du ikke lytter, kan den som ringer finne ut.
Trinn 3. Nevn deg selv først
I en forretningssituasjon begynner prosedyren for å motta en samtale med å oppgi navnet ditt og firmaet du jobber for: “God morgen, takk for at du tok kontakt med PT. A B C. Med dans. Noe jeg kan hjelpe?"
- Hvis den innkommende samtalen er fra selskapet, og du vet det, kan du godta det ved å oppgi avdelingen og navnet ditt: “Hei, med økonomi, dans her. Noe jeg kan hjelpe? " Denne hilsenen viser at den som ringer er koblet til riktig person, og at du er klar til å hjelpe. Hold stemmen din vennlig, slik at samtalen blir hyggeligere for begge parter.
- I mange kontorsituasjoner er det retningslinjer for anrop som alle ansatte må følge. Vis alltid at du er oppriktig, uansett hvor dum hilsenene dine er - forbrukere vil kunne fortelle om du høres begeistret ut eller bare lese disse hilsenene: “Velkommen til Tofu -huset, hjemmet til all tofu!” det vil høres latterlig ut hvis du ikke sier det med overbevisning.
Trinn 4. Godta det med passende høflighet
Vær tålmodig, respektfull og hyggelig. Gjør ditt beste for å hjelpe den som ringer. Prøv å ikke snakke for tilfeldig før du finner ut hvem som ringer.
- Hvis den som ringer ikke presenterer seg selv, kan du si: "Kan jeg vite hvem jeg snakker med?". Det er viktig å vite hvem som ringer i tilfelle du må ringe dem tilbake eller koble dem til en annen telefon. Dette uttrykket lar også den som ringer vite at han eller hun blir behandlet høflig, og at han eller hun er en viktig person. Det er viktig å bygge gode samarbeidsrelasjoner med mennesker som kontakter deg mer enn én gang.
- Prøv å ikke høres frekk ut, selv om du er lei deg. Husk at i arbeidssituasjoner gjenspeiler ord og handlinger firmaet du jobber for. Hvis du skader bedriftens navn, kan virksomheten din mislykkes - og sjefen din vil ikke ta lett på det.
Trinn 5. Gjør deg klar til å ta notatet av meldingen
Hvis noen ringer for å snakke med sjefen din eller medarbeideren din, men du er den eneste der som tar telefonen, spør høflig hvem som ringer og spør hva som skjer. Lytt nøye og registrer så mye relevant informasjon som mulig:
- Hvis personen de vil kontakte ikke kan svare på samtalen, kan du si: "Beklager, men Pak Bambang er ikke på kontoret hans akkurat nå. Kan jeg fjerne beskjeden?"
- Husk å notere navn, telefonnummer og årsak til å ringe. Mål hastigheten til samtalen - høres innringeren ut som om han har noe å gjøre i løpet av de neste to timene, eller om en uke? Hvis samtalen er en viktig forretningssamtale, bør du håndtere saken så raskt og effektivt som mulig - så sørg for at du får meldingen ut av veien så snart som mulig.
Trinn 6. Vær forsiktig med samtaler som søker bedriftsinformasjon
Hvis du ikke gjenkjenner den som ringer, og han eller hun ber om detaljer om deg og en annen medarbeider, må du være forsiktig så du ikke gir for mye av bedriftens interne informasjon.
- Selv om den som ringer forteller deg navnet og firmaet, bør du fortsatt være forsiktig med mindre de er en pålitelig ringer. Hvis du ikke er sikker, må du slå av samtalen i et minutt og spør rådgiveren din:”Hadde vi forretninger med Haris før? Han stilte mange spørsmål om arbeidsprosessen og kapasiteten til dette selskapet, og jeg ønsket å være sikker på at han var en pålitelig person.”
- I en forretningssituasjon, si "Beklager, sir/fru. Vår selskapspolicy forbyr oss å gi slik informasjon. Kan jeg vite hvorfor du trenger det? " og ta din vurdering av personen derfra.
Metode 2 av 3: Motta private telefonsamtaler
Trinn 1. Tilpass hilsener basert på hvem som ringer
Hvis du vet hvem som ringer deg, basert på navnet på telefonen og din erfaring, kan du kontakte personen som om du møtte personlig. Hvis du ikke vet hvem som ringer, tar du samtalen mer formelt og venter på at innringeren skal si hva han mente.
- For standard internasjonalt akseptert hilsen, si "Hei?". Ta telefonen med litt hevet stemme på slutten av hilsenen din, som en spørrende tone. "Hallo?" Dette vil få den som ringer til å svare på hilsenen din, og vil i de fleste tilfeller forklare hvorfor han ringte.
- Hvis vennen din ringer, kan du si tilfeldig hei: “Hei, Jono! Hvordan har du det kamerat?"
- Hvis din veileder, bekjent eller potensielle arbeidsgiver ringer, hilser du dem mer høflig, men med litt kjennskap: “God ettermiddag, Mr. Sungkar. Hvordan har du det?"
- Hvis du ikke vet hvem som ringer, kan du si noe så enkelt som "Hei?"
Trinn 2. Etter at du har sagt “Hei?
, vent på svaret. Når du sier “Hei?”, Ber du den som ringer om å presentere seg selv. Ta en titt på eksemplet nedenfor (ordene dine modig, og den som ringer, er kursiv:
- "Hallo?"
- "Hei, Jono, dette er Tono."
- "Å, hei Tono! Hvorfor, kompis?"
- "Nei, jeg ville bare spørre om du har et arrangement i kveld? Jeg vil se filmen" Star Wars "her."
- "Vil du se" Star Wars "! Det er gal hvis du ikke gjør det!"
Trinn 3. Lag din hilsen
Etter hvert som du blir mer erfaren med å motta telefonsamtaler, kan du begynne å utvikle hilsener og uttrykk som du bruker igjen og igjen.
- Vurder å identifisere deg selv med en hilsen som: "Hei, dette er Jono" eller "Jono er her".
- Vurder å bli kreativ med uformelle varianter av “Hei?”: “Hei!”, “Haiyah!”, “Hei, hvordan har du det?” Eller “Hei, hvor har du vært?”. Denne uformelle hilsenen er egnet for å motta samtaler fra venner og ikke-profesjonelle bekjente.
Trinn 4. Konfigurer telefonsvareren til bruk når du ikke kan ta anrop
Alle fra venner til familie til sjefen din vil sannsynligvis høre telefonsvareren din fra tid til annen, så sørg for å ta det høflig og uten videre opp. Hold deg unna pranks eller pranks med mindre du er sikker på at bare vennene dine vil ringe.
- Si: “Dette er Jonos telefonsvarer. Beklager at jeg ikke kan ta telefonen akkurat nå. Legg igjen en melding, så ringer jeg tilbake så snart som mulig.”
- Vurder å sette opp familieopptak hvis du bruker en fasttelefon. Si: "Hei, dette er med Jono -familien. Beklager at vi ikke kan ta telefonen akkurat nå. Legg igjen en melding, så ringer vi tilbake så snart som mulig!”. Du kan ha det gøy med disse familieopptakene - prøv å få alle familiemedlemmene dine til å snakke samtidig, eller få familiemedlemmene dine til å si en del av meldingen individuelt.
- Vurder å be innringeren om å oppgi detaljer om seg selv, i stedet for bare å be ham om å legge igjen en melding: "Oppgi navn, telefonnummer og formål med å ringe, så ringer jeg deg tilbake så snart som mulig." Denne mer spesifikke metoden er mer egnet for telefonnummeret ditt som vanligvis mottar mange forretningssamtaler.
Metode 3 av 3: Motta telefonsamtaler fra ukjente numre
Trinn 1. Tenk på hvem som kan ringe deg
Hvis du venter på en samtale fra noen - en ny bekjent, organisasjonen din eller en potensiell arbeidsgiver - ta samtalen med en tanke. Vurder om samtalen er litt mer formell eller mindre formell - men velg å være formell, for sikkerhets skyld.
- Svar høflig og halvformelt, i dette tilfellet. Enkle hilsener som "Hei?" kan bli brukt. Du trenger ikke identifisere deg selv direkte - hvis den som ringer kjenner deg personlig, eller har navnet ditt på listen, kan han eller hun spørre: "Hei, kan jeg snakke med Jono?"
- Hvis samtalen sier "ukjent" eller "blokkert", trenger du ikke svare på samtalen. Ta telefonen hvis du foretrekker det, eller vent på å se om den som ringer har lagt igjen en melding på talepost eller ikke. Du kan ringe ham tilbake hvis du har viktige saker.
Trinn 2. Pass på nysgjerrige samtaler
Hvis du får en samtale og samtalen viser seg å være dum og støtende, er det sannsynligvis bare en prank. Noen nysgjerrige innringere er vanligvis vulgære og åpenbare, men andre nysgjerrige innringere vil prøve å lure deg til å tro at samtalen er veldig viktig. Behandle nysgjerrige innringere på samme måte som du håndterer mobbere: Hvis du holder stille og følger deres gnagende, vil de føle at de har vunnet. Det kan være nyttig å tie og late som om du er i en felle, hvis du kan gjette hvem som ringer. Noen telefonselskaper i Amerika tilbyr samtalesporingstjenester: Hvis du ringer *69 etter å ha lagt på, sender den automatiserte meldingstjenesten offentlig informasjon om nummeret som sist ringte deg.
Trinn 3. Vær oppmerksom på telefonselgere
Hvis du mottar et anrop fra et ukjent nummer og personen som ringer deg begynner å spørre om deg, kan det være at han prøver å få pengene dine.
- Telemarketers ringer til dusinvis av mennesker hver dag, og de fleste av dem er ikke interessert i hva telemarketeren selger. Ikke føl deg skyldig ved å si: “Takk, men jeg er ikke interessert. God ettermiddag”, og legg deretter på telefonen. Ikke kast bort tid og tid.
- Hvis du ikke ønsker å motta anrop fra dette selskapet, kan du be telefonselgeren om å sette nummeret ditt på listen "Ikke ring". De fleste selskaper vil gjøre hva du vil, og de vil ikke plage deg lenger.
- Hvis du er interessert i hva telefonselgeren selger, kan du svare på samtalen og lytte til tonen. Husk at jo lenger du svarer på dem, jo mer vil de prøve å selge produktet ditt til deg!
- Hvis han vil snakke med deg eller et annet familiemedlem, kan du be ham om å oppgi navn og organisasjon før du sier noe - for ikke å gi telefonselgeren for mye informasjon! Hvis han er hemmelig og ikke vil avsløre sin identitet, må du huske på det - du trenger ikke svare.
Tips
- "Hallo?" er hilsen nummer én. Hilsenen din vil alltid høres høflig ut ved å si “Hei?”, Enten den som ringer er en venn, kjæreste, mor, sjef, lokal politibetjent eller en fremmed.
- "Anrops -ID" kan være nyttig. Hvis du kan finne ut hvem som ringer før du tar opp, kan du være bedre forberedt på samtalen.
- " Hva ?" eller "Ha?" Det er ikke en god måte å ringe på, selv om du ikke liker den som ringer eller er i dårlig humør. Vær høflig når du ringer.
