Fordi det ofte brukes til personlige og uformelle formål, kan det være skremmende å skrive en formell e -post. Men hvis du må skrive en formell e -post til en lærer, sjef, forretningspartner, myndighet eller annen person som trenger formalitet, følger du bare disse enkle retningslinjene. Gjør poenget ditt klart og tydelig, og følg reglene for skriving, stil og formelt brevformat. Til slutt, sjekk og korriger e -posten din før du sender den.
Steg
Metode 1 av 3: Formatering av e -post
Trinn 1. Bruk en profesjonell e -postadresse
Ideelt sett er e -postadressen en variant av ditt virkelige navn, ikke et brukernavn eller kallenavn. Bruk punktum, streker eller understreker, uten tall eller andre bokstaver, hvis mulig.
For eksempel kan [email protected] virke uprofesjonelt. I mellomtiden ville [email protected] være mer passende å bruke
Trinn 2. Bruk en profesjonell skrift
De fleste e -posttjenester i dag lar deg skrive i en rekke fonter og tekster. For offisielle e -poster er det imidlertid best å holde seg til offisielle fonter som Times New Roman og Arial. Unngå dekorative fonter som Comic Sans eller Old English. I tillegg til:
- Skriv e-posten din i en lettlest skrifttype, for eksempel størrelse 12.
- Unngå spesialskriving som kursiv, fet skrift eller flerfarget skrift med mindre det passer innholdet og formålet med e -posten.
- Ikke skriv e -posten helt med store bokstaver. Å skrive slik vil få deg til å se ut som om du roper til mottakeren.
Trinn 3. Gi e -posten en kort og presis tittel (emne)
Bruk noen få søkeord som er relatert til innholdet i e -posten i tittelen. Dette vil forhindre at mottakeren ignorerer e -posten din. E -post som sendes uten tittel eller bruker en uklar tittel, vil virke uviktig for mottakeren.
- E -posttitler som "Hurtigspørsmål", "Kontakt deg" eller "Viktige saker" vil vises uklare for mottakeren.
- I mellomtiden vil e -posttittelen "Tidsplan, gjesteliste, lunsjinvitasjon og møtesammendrag for 12. mars" virke for lang og inneholde flere emner samtidig.
- På den annen side er tittelen på e -posten "Meeting About Escalator Damage 12. mars" ganske kort og tydelig. Denne tittelen kan gi mottakeren en oversikt over hovedemnet, samt en klar dato.
Metode 2 av 3: Skrive innhold
Trinn 1. Bruk en passende hilsen
Start alltid en formell e -post med en hilsen. Du kan skrive navnet på mottakeren direkte (hvis du vet). Fullfør mottakerens navn med tittelen eller tittelen (Mr., Ms., Dr., etc.). Du kan også skrive "Kjære" foran mottakerens navn og tittel hvis du foretrekker det.
- Hvis du ikke vet navnet på mottakeren av e -posten, skriver du bare "Dear Sir/Madam", eller "Til interesserte parter".
- Ikke bruk "Hei" eller "Hei" eller andre uformelle hilsener.
Trinn 2. Presenter deg selv i første ledd (om nødvendig)
Hvis du skriver til noen du aldri har kontaktet før, for eksempel en ny kunde, personalansvarlig eller embetsmann, presenterer du deg selv og forklarer hvorfor du sender e -post. Skriv dette ned i den første eller andre setningen i e -posten din.
For eksempel, når du sender en jobbsøknad på e -post, kan du skrive: "Jeg heter Maria Isabella. Jeg kontaktet deg for å søke om en jobb som administrativ assistent som ble annonsert på JobXYZ.com -nettstedet."
Trinn 3. Prioriter den viktigste informasjonen
Etter å ha presentert deg selv og angitt hovedformålet med å sende e -posten, kan du fortsette med selve e -posten. Liste den viktigste informasjonen helt øverst. På den måten vil du sette pris på mottakerens tid mer og gjøre formålet med e -posten tydeligere.
Når du for eksempel skriver en e -post til en embetsmann, kan du begynne med: "Jeg heter Maria Isabella. Jeg har fått e -postadressen din fra Salatigas domstols offisielle nettsted. Jeg sender dette brevet for å uttrykke min innvending mot billett jeg mottok 29. februar 2015."
Trinn 4. Kom til punktet i brevet direkte
I et formelt brev kan du uttrykke poenget ditt direkte. Småprat vil bare gjøre leseren forvirret og vanskelig å forstå hva du trenger eller trenger fra dem.
- For eksempel, når du skriver et brev til en professor på campus, trenger du ikke å gå rundt og skrive ting som: "Jeg er Maria Isabella. Kjenner du meg? Kjemi 221 er mitt favorittkurs akkurat nå fordi din undervisningsmateriell er veldig godt organisert. Så jeg kan alltid følge med og vite hva som skal testes. Når det gjelder eksamen, blir jeg minnet om den kommende eksamen."
- På den annen side kan det være tydeligere å skrive en e -post som denne: "Jeg er Maria Isabella. Jeg er en student som tar kjemi 221, og jeg ville fortelle deg om et mulig sammenstøt mellom eksamensplaner."
Trinn 5. Skriv en kort e -post
Selv om det ikke er noen spesifikk lengdegrense, er det en god idé å lage en e -post like lang som en bærbar datamaskin eller dataskjerm.
Hvis e -posten din er lang nok, kan du dele den opp i flere korte avsnitt. La det stå en tom linje mellom hvert avsnitt i stedet for å skrive det innrykket
Trinn 6. Bruk det offisielle språket
Siden formelle e -poster er laget for profesjonelle formål, må du gjøre et godt inntrykk. Bruk komplette setninger og høflige fraser. Unngå følgende:
- Slang
- Unødvendige forkortelser
- Bruk av uttrykksikoner og emoji
- Respektløse ord
- Vits
Trinn 7. Bruk en passende avsluttende hilsen
Akkurat som å åpne hilsener, er det flere alternativer for å lukke hilsener som kan brukes i formelle brev. Sørg for å inkludere ditt fulle navn og tittel, så vel som alle andre titler (hvis noen). Eksempler på avsluttende hilsener som kan brukes inkluderer:
- "Med vennlig hilsen,"
- "Din kjære,"
- "Takk skal du ha,"
- "Hilsener,"
- "Din student,"
Metode 3 av 3: Forbereder å sende brev
Trinn 1. Inkluder nødvendige vedlegg
Hvis du må inkludere et vedlegg, må du inkludere det i brødteksten i e -posten slik at folk som leser det, kan se det. Prøv å begrense antall vedlegg og filstørrelser, og bruk vanlige og mye brukte filtyper.
Ta for eksempel med en melding som "Jeg legger ved en PDF -kopi av min CV og portefølje."
Trinn 2. Forbedre innholdet, stavemåten og grammatikken i e -posten
Ikke stol kun på e -posttjenester for å oppdage stave- og grammatikkfeil. Les e -posten din høyt eller få noen til å sjekke og fikse den. På den måten kan du enkelt finne stavefeil og uklare setninger.
Trinn 3. Kontroller at e -posten din ikke inneholder sensitiv informasjon
Husk alltid at e -post ikke er en sikker måte å kommunisere på. Husk at e -postservere kan bli hacket, eller at mottakeren kan dele bevisst eller utilsiktet informasjon som du ikke vil avsløre.
