Å skrive en e -post er faktisk ganske enkelt, men det er et generelt format du bør ta hensyn til. Kjenn også forskjellen mellom offisielle og uformelle e -poster. Her er ting du bør vite.
Steg
Metode 1 av 5: Grunnleggende trinn for å sende e -post
Trinn 1. Opprett en e -postadresse
Hvis du ikke har en e -postadresse ennå, må du registrere deg hos en e -postleverandør før du fortsetter. Heldigvis lar mange gratis nettbaserte e-posttjenester deg få en e-postadresse uten å bruke penger. Noen av de mest populære web -e -posttjenestene inkluderer:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo mail
Trinn 2. Klikk på "Skriv" eller "Ny"
"Før du skriver en e -post, må du åpne en ny, tom postboks for å skrive. Måten å åpne postboksen varierer avhengig av tjenesten du bruker, men det vil vanligvis være en knapp øverst på siden med en etikett som "Skriv", "Ny" eller "Ny melding".
Hvis du ikke vet hvordan du oppretter en ny melding, kan du sjekke e -posttjenestens støtteside for å lære hvordan du gjør det i detalj
Trinn 3. Skriv ned mottakerens e -postadresse
Du trenger ikke å skrive ned e -postadressen din, men du bør skrive ned e -postadressen til personen som vil motta e -posten din.
- Vanligvis kan du ganske enkelt bruke et mellomrom for å skille flere e -postadresser, men noen tjenester krever at du skiller flere e -postadresser med komma eller annet skilletegn. Hvis tjenesten du bruker krever bruk av disse skilletegn, burde tjenesteleverandøren ha gitt veiledning.
- Skriv inn hovedmottakerens e -postadresse i "Til:" -feltet. Den primære mottakeren er vanligvis personen som meldingen er beregnet til, eller det refereres til i e -postens brødtekst.
- Skriv inn en annen e -postadresse i feltet "CC:". Denne kolonnen er "kopier" -kolonnen. Mottakere angis vanligvis i kopifeltet hvis e -posten ikke er spesifikt adressert til mottakeren av kopien, men har ting han eller hun burde vite.
- Bruk feltet "BCC:" for å skjule e -postadresser. Hvis du ikke vil at mottakere skal se hvem en e -post er adressert til, skriver du inn mottakerens adresse i feltet "blind kopi".
Trinn 4. Skriv en informativ tittel
Hver e -posttjeneste lar deg skrive tittel/emne for e -posten din i "Emne" -boksen.
-
Tittelen på e -posten din skal være kort, men gi mottakeren en ide om innholdet i e -posten.
- For eksempel kan en uformell e -post til en venn ha tittelen "Hvordan har du det?", Men hvis du sendte en oppgave på e -post, kan den ha tittelen "Matematisk oppgave".
- Spørsmål til forelesere eller overordnede kan også ha tittelen "Spørsmål om …", deretter fulgt av en kort etikett som inneholder en forklaring på emnet du spør.
- Husk at meldinger uten tittel vil vises i mottakernes innbokser merket "(ingen emne)."
Trinn 5. Skriv brødteksten i e -posten din
E -postens brødtekst skal skrives i den store tekstboksen under tittelfeltet.
- En e -post skal vanligvis inneholde en hilsen, melding og avslutning.
- Siden e -post er ment for rask kommunikasjon, bør du generelt sørge for at e -posten din ikke er for lang.
Trinn 6. Trykk på "Send" -knappen
Etter at du har skrevet e -posten, må du lese e -posten på nytt for å sikre at du ikke har gjort noen grammatiske eller stavefeil, og at meldingen tar opp emnet du vil dekke. Når e -posten din er klar til å bli sendt, klikker du "Send" i meldingsboksen for å sende e -posten til mottakeren.
Metode 2 av 5: Skrive en uoffisiell e -post
Trinn 1. Vet når du skal sende uformelle e -poster
Uoffisielle e -poster bør rettes til folk du bryr deg om, inkludert venner, familie og partnere. Hvis e -posten din ikke er offisiell og du sender den til noen du kjenner godt, kan du sende en uformell e -post.
Den eneste gode tiden å sende en formell e -post til venner eller familie er når du sender en gruppemelding med en formell tone, for eksempel en forespørsel om donasjoner eller en annonse. Siden e -posten også vil bli sendt til folk som ikke er veldig nær deg, må du justere tonen for å glede disse menneskene
Trinn 2. Skriv en uformell tittel
Du trenger ikke å skrive en tittel, men du bør gi e -posten en tittel. Skriv en tittel som er kort, konsis og vennlig.
- For eksempel, hvis du skriver en e -post til en gammel venn, kan du bruke en tittel som får deg til å le, eller en enkel tittel som "Long time no see!".
- Hvis du skriver en e -post med et bestemt formål, skriver du ned formålet ditt. For eksempel, hvis du skriver en e-post om en sammenkomst, tittel e-posten din med en tittel som nevner hendelsen.
Trinn 3. Vurder å nevne mottakerens navn i e -posten
For uformelle e -poster er dette ikke strengt nødvendig, men det kan fortsatt være en høflig måte å starte en melding på.
-
Hilsenen din kan være så enkel som mottakerens navn:
Bob
-
Du kan også inkludere en vennlig hilsen:
- "Hei, Bob!"
- "Mr Bob"
- "Morgen, Bob!"
Trinn 4. Skriv e -posten tydelig, men bruk uformell språkstil
Innholdet i e -posten din skal være lett å forstå, men i en uformell samtaletone.
- Les e -posten og spør deg selv, ligner denne e -posten på det jeg ville si hvis jeg snakket personlig? Hvis svaret er ja, har du funnet den riktige tonen for uformelle e -poster.
- Bruk forkortelser. Forkortelser er ikke en del av formell skriving. men ofte brukt i daglig samtale. Derfor er forkortelsen egnet for uformelle e -poster.
- Bruk slang om ønskelig. Du kan bruke Internett -slang, for eksempel: "thx" for "takk." "Titi DJ" for "vær forsiktig på veien", "s7" for "enig", etc.
- Bruk også uttrykksikoner om nødvendig:).
Trinn 5. Vurder å skrive navnet ditt på slutten av e -posten
Som en hilsen, lukking eller signatur egentlig ikke er nødvendig for uformelle e -poster, kan de være en god måte å lukke en melding på.
-
E -postavslutningen din kan bare være et navn:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Du kan også bli litt kreativ med e -postavslutninger:
- "Det er lenge siden! Jen."
- "Denne e -posten blir slettet automatisk. 3… 2… 1…"
Metode 3 av 5: Skrive en offisiell e -post
Trinn 1. Vet når det er på tide å sende en offisiell e -post
Du bør bruke en formell e -post når du skriver meldinger til folk du ikke kjenner godt, for eksempel sjefer, kolleger, klienter og kunder, instruktører og samfunns-/politiske ledere.
-
Husk at du kan føle at en formell e -post er unødvendig når du skriver e -post til personene ovenfor når du har et forhold til den personen. Når en formell e-post føles for stiv, skriver du en "semi-formell" e-post.
- I semi-formelle e-poster kan stilen din være litt mer avslappet, men du har fortsatt ikke lov til å bruke internett-slang.
- Du bør fortsatt inkludere en signatur på semi-formelle e-poster, men du trenger ikke å oppgi all kontaktinformasjon under navnet ditt.
Trinn 2. Skriv en informativ tittel
E -posttittelen din skal være kort, men nøyaktig. Gå rett til saken du tar opp.
-
For eksempel:
- Når du sender en e -post til professoren om en essayoppgave, skriver du "Essay -spørsmål".
- Når du søker på en jobb du kjenner til fra annonsen, skriver du "Søknad om lederstilling (fra annonse)".
- Hvis du skriver en e -post som ber kundeservice om hjelp eller rapporterer et teknisk problem, skriver du "Problem med del #000000".
Trinn 3. Skriv en formell hilsen
Den formelle hilsenen må inneholde "Dear/Dear", etterfulgt av mottakerens navn. Bruk mottakerens etternavn og passende tittel, og avslutt hilsenen med et punktum.
-
For eksempel:
- "Kjære Mr. Smith"
- "Kjære fru Jones"
- "Kjære Dr Evans"
Trinn 4. Kontroller at innholdet i e -posten er målrettet og nøyaktig
Sørg for at den ikke er mer enn noen få avsnitt, og at innholdet virkelig er ment å dekke emnet i e -posten. Bruk formelt språk, og sørg for at stavemåten og grammatikken din er riktig.
- Unngå å bruke forkortelser.
- Ikke bruk internett -slang eller uttrykksikoner.
Trinn 5. Bruk en passende avsluttende hilsen
Den vanligste avsluttende hilsenen er "Hilsen", men det er flere andre avsluttende hilsener du også kan bruke. Bruk en høflig avsluttende hilsen og avslutt med komma.
-
Andre avsluttende hilsener du kan bruke inkluderer:
- Med vennlig hilsen,
- Takk skal du ha,
- Beste hilsener,
Trinn 6. Oppgi kontaktinformasjon i signaturen din om nødvendig
Inkluder hele navnet ditt under e -posthilsen. Under navnet ditt vil du kanskje inkludere tittel og kontaktinformasjon som kan være nødvendig.
- Din stilling, hvis noen, må inneholde stillingen og navnet på selskapet/institusjonen der du jobber.
- Inkluder minst et telefonnummer, faksnummer og e -postadresse. Det kan også være lurt å inkludere en postadresse og et nettsted.
Metode 4 av 5: Typer uoffisiell e -post
Trinn 1. Skriv en e -post til en venn som flyttet hjem
Hvis venner, familie eller partner nylig har flyttet fra hus, kan du skrive en e -post for å spørre om tilstanden deres. Spør hvordan migrasjonsprosessen deres går, hvordan deres nye miljø er, og så videre.
Trinn 2. Send en e -post til en venn som aldri ga deg en e -postadresse
Hvis du får en venns e -postadresse fra noen andre, er det veldig viktig å skrive e -posten og sørge for at e -posten til vennen din er riktig. Ikke glem å også forklare hvem du er.
Trinn 3. Lær å skrive e -post til menn
Hvis du er kvinne og det er første gang du skriver en e -post til en fyr, kan du føle deg engstelig, spesielt hvis han er en fyr du kanskje liker. Prøv å skrive en e -post som ser avslappet, men likevel smart og rolig ut.
Selv om det ser farlig ut, kan du skrive en e -post for å uttrykke din kjærlighet
Trinn 4. Lær å skrive e -post til kvinner
Hvis du er en fyr som sender e -post til en kvinne for første gang, kan du synes prosessen er for vanskelig. Ro deg ned og skriv en melding som ser uformell, men pen ut.
Trinn 5. Skriv en oppfordrings -e -post
Hvis du vil fremstå som morsom for mottakeren av e -posten, bruker du samme språk som det forførende språket du bruker foran mottakeren. Du kan også bruke uttrykksikoner eller uttrykk som "klemmer og kyss".
Du kan også skrive forførende e -post til folk du kjenner på datingsider. Hvis du skriver denne e -posten, må du se forførende og informativ ut, slik at han vet hvem du er
Trinn 6. Skriv en kjærlighets -e -post
I denne digitale epoken er kjærlighets -e -post like viktig som kjærlighetsbrev. Hvis partneren din er der ute og du vil uttrykke din kjærlighet, er den raskeste måten å gjøre dette på e -post.
Metode 5 av 5: Typer formelle e -poster
Trinn 1. Send jobbsøknaden din via e -post
Når du sender søknaden din på e -post og fortsetter, bør du forklare hvilken stilling du søker på, hvorfor du vil ha jobben og hvilke kvalifikasjoner du har som vil passe deg godt i jobben. Du bør også inkludere ditt CV som et vedlegg.
- Du kan også skrive en e -post for å søke om praksisplass. Forklar hva slags praksis du ønsker og hvordan det kan hjelpe deg med å nå dine karrieremål. Inkluder også årsakene til at du bør bli valgt til praksisplassen.
- Send en oppfølgende e-post hvis du ikke får svar om stillingen du søker på.
Trinn 2. Vet hvordan du sender forelesere på e -post
E -post til professorer kan være skremmende, men det er fortsatt like vanskelig som å sende annen formell e -post. Professoren din kan være en travel person, så gjør spørsmålene så klare som mulig.
Hvis du er godt kjent av foreleseren, kan du også sende ham en forespørsel om et anbefalingsbrev på e -post
Trinn 3. Send en "forespørsel" e -post
Denne e -posten er en forespørsel på e -post til redaktøren om aksept av et verk for publisering. Du må forklare arbeidet ditt slik at redaktøren forstår arbeidet.
Trinn 4. Bruk e -post til å kontakte personell
Hvis du føler at noe er galt med selskapets HR, er den raskeste måten å løse det på, å sende en e -post til riktig person i personalet. Sørg for at e -posten din beskriver problemet godt.
Advarsel
Ikke oppgi passord, brukernavn eller personlig informasjon, for eksempel kredittkortnumre og TIN i e -post.
