Du har nettopp blitt valgt eller utnevnt til sekretær i komiteen du er medlem av. Sikker! Vet du hvordan du lager, forbereder og presenterer minutter? Enten du følger lovgiverens "Roberts ordensregler" eller tar minutter i mindre formelle omgivelser, er det viktige metoder å følge.
Steg
Del 1 av 4: Første forberedelse
Trinn 1. Forstå organisasjonens møtepolicyer
Hvis det forventes at sekretæren tar formelle minutter, spør om gruppen følger Roberts ordensregler eller andre retningslinjer. I en mer uformell setting, spør hva som må inkluderes i referatet eller hvordan de skal brukes.
- Som notatskriver trenger du ikke å være kjent med hele bestillingssiden. Å skaffe en kopi av boken (eller låne fra lederen) kan imidlertid være nyttig for å svare på spesifikke spørsmål.
- Forstå din rolle godt. Noen sekretærer som tok referatet deltok ikke i møtet, mens andre tok referatet og bidro også til diskusjonen. I begge tilfeller bør sekretæren ikke være noen som har en annen hovedrolle, for eksempel møteleder eller tilrettelegger.
Trinn 2. Forbered malen på forhånd
Hvert møtereferat vil inneholde mye av den samme informasjonen. Maler lager et konsistent format for enkel referanse. Inkluder mellomrom for følgende informasjon.
- Organisasjonsnavn.
- Møtetype. Er dette et ukentlig eller årlig møte, et mindre utvalgsmøte eller et møte som er holdt for et spesielt formål?
- Dato, tid og sted. Gjør plass til begynnelsen og slutten av møtet (åpning og oppløsning).
- Navn på møteleder eller møteleder og navn på sekretær (eller deres etterfølger).
- Liste over "deltakere" og "unnskyldninger for fravær". Dette er et fancy begrep for deltakerlister. Legg merke til om et quorum er nådd (tilstrekkelig antall personer til stemmeseddelen).
- Få plass til signaturen din. Som notatskriver bør du alltid signere notatene dine. Ytterligere signaturer kan være påkrevd når protokollene er godkjent, i henhold til organisasjonens retningslinjer.
- En agenda, hvis tilgjengelig. Hvis lederen eller møteleder ikke ber deg om å lage en agenda, bør den være tilgjengelig på forespørsel. Å ha en agenda for referanse vil hjelpe deg med å organisere møtereferater.
Trinn 3. Ta med deg den bærbare eller bærbare datamaskinen
Sørg for at det du tar med er behagelig for deg. Hvis du kommer til å ta notater ofte, bør du beholde en notatbok for dette formålet eller opprette en mappe på datamaskinen.
- Hvis du tar referat fra et tidligere møte som ikke er godkjent, kan du ta dem med deg.
- Selv om en lydopptaker kan hjelpe deg med å transkribere minuttene senere, er de ikke en erstatning for minutter. Hvis du spiller inn et møte, må du sørge for at alle fremmøtte er enige og ikke gi etter for fristelsen til å lage et ord-for-ord-transkripsjon.
- Læring av stenografi vil øke hastigheten på å ta notater, men du trenger ikke å skrive ned hvert ord for å ta notater. Faktisk bør du unngå det.
- Hvis du blir bedt om å ta referater offentlig på et møte, kan du bruke en OHP eller et presentasjonstavle. Sørg for at du kan ta notater etterpå hjemme uten å blekne blekket, slik at du kan bruke stenografi til å skrive notatene.
Del 2 av 4: Lage møtereferater
Trinn 1. Del oppmøtelisten
Så snart alle er til stede, deler du ut et stykke papir (mer for større møter) med nok plass til at folk kan skrive ned navn og kontaktinformasjon. Du kan bruke denne artikkelen etter møtet til å fylle ut deltakerlistedelen i malen din, eller lime denne listen inn på de ferdige minuttene.
Hvis du ikke er kjent med det store antallet mennesker som er tilstede, tegner du ut et sitteoversikt og fyller det ut når du ber alle om å presentere seg selv. Ha dette diagramarket klart når du skriver referatene dine, slik at du kan navngi folk ved navn når det er mulig (som diskutert nedenfor)
Trinn 2. Fyll ut så mye som mulig i de tilgjengelige malene
Mens du venter på at møtet skal starte, må du notere navnet på organisasjonen, dato og sted for møtet og typen møter (ukentlig styremøte, spesielt komitémøte, etc.). Legg merke til starttiden når møtet starter.
- Hvis du ikke har en mal, må du merke denne informasjonen øverst i notatet.
- Hvis møtet blir holdt for et spesielt formål eller en spesiell hendelse, lagre varslene som er sendt for å gi medlemmene beskjed. Du må lime den inn i notatet etter at den er kopiert.
Trinn 3. Registrer resultatene av den første bevegelsen
De fleste formelle møter starter med et forslag om å vedta en agenda, så dette trinnet vil bli brukt som et eksempel. Hvis møtet starter på en annen bevegelse, må du registrere all relevant informasjon:
- Den passende formuleringen for starten av forslaget er "Jeg lager et forslag." Dette er generelt sett for setninger som "Jeg foreslår at denne agendaen blir vedtatt."
- Navn på forslagsstiller (personen som sender inn forslaget).
- Avstemningsresultater. Hvis avstemningen er vellykket, skriver du "forslag godkjent". Hvis det mislykkes, skriver du "bevegelse avvist".
- Du kan få en langfilm sendt skriftlig hvis du ikke kan registrere den nøyaktig. Hvis dette gjentas, spør på sidelinjen av møtet om innsending av forslag i denne artikkelen kan gjøres til offisiell politikk for forslag med et visst antall ord.
- Hvis du utarbeider dagsordenen, kan du være forslagsstilleren for dette forslaget, så vel som sekretær for protokollen. Det kan gjøres; så lenge du holder deg objektiv, bør det ikke være noe problem å spille inn dine egne stunts.
Trinn 4. Registrer andre bevegelser gjennom hele møtet
Lytt nøye til hele diskusjonen, men (med mindre annet er instruert!) Ikke ta den opp. Når en ny bevegelse kommer, registrerer du relevant informasjon.
- Husk at hver bevegelse må inneholde den eksakte formuleringen av forslaget, forslagsstillerens navn og resultatet av avstemningen.
- Noen bevegelser krever forslagsstillere før de går til stemmeseddelen. Hvis noen sier "jeg støtter denne bevegelsen" eller lignende ord, legg merke til vedkommendes navn som tilhenger.
- Hvis du ikke kjenner navnet på forslagsstilleren eller trenger å få forslaget gjentatt, må du høflig avbryte møtet. Å registrere informasjon nøyaktig er viktig for å rettferdiggjøre mindre avbrudd.
- Hvis en bevegelse er korrigert, endrer du bare ordlyden i bevegelsen i notatene. Med mindre endringen er kontroversiell og utløser en lang diskusjon, er det ikke nødvendig å merke seg at endringen skjedde på møtet.
Trinn 5. Lytt til rapporten og få en kopi av rapporten
Når en rapport, nyhetsbulletin eller lignende blir lest høyt, legg merke til tittelen på rapporten og personen som leste den (eller navnet på underutvalget som utarbeidet den). Hvis det er vedlagt en bevegelse, registrer den som på en annen bevegelse.
- Det er mest praktisk å skaffe en kopi av rapporten på slutten av møtet. Noter for å be om en kopi fra leseren eller møtelederen (leder eller president) etter møtet. Du vil legge ved en kopi av hver rapport inntil de tidligere kopierte minuttene.
- Hvis en kopi ikke er tilgjengelig, noter du hvor originalen er lagret. Du må kanskje be om denne informasjonen etter møtet.
- Hvis medlemmene lager en muntlig rapport (og ikke leser fra et dokument), må du skrive en kort og objektiv oppsummering av rapporten. Ikke ta med spesielle detaljer eller taler sitater ordrett.
Trinn 6. Registrer handlingene som er utført eller gitt
Dette inkluderer "kontroll" mot oppgaver i tidligere møter, samt nye handlinger. Har noen fått i oppdrag å skrive et brev? Skriv ned navnene og instruksjonene.
- Avhengig av hvor formelt møtet ditt er, faller mange av disse handlingene i kategorien "bevegelser". For mindre formelle møter må du kanskje holde øye med beslutninger som ikke er veldig klare.
- Inkluder en kort begrunnelse for en beslutning om noen.
Trinn 7. Registrer alle instruksjons- og beslutningspunkter
Når en innsigelse inngås i prosedyren, registrer innsigelsen og dens grunnlag, samt hele avgjørelsen gitt av lederen.
Sørg for å inkludere referanser til Roberts ordensregler, interne organisasjonsregler eller selskapsprotokoller
Trinn 8. Bare registrer et sammendrag av diskusjonen når du blir bedt om det
Offisielt er minutter en oversikt over hva som ble "gjort", ikke hva som ble "sagt." Imidlertid må du oppfylle alle organisasjonsspesifikke forespørsler til deg.
- Vær så objektiv som mulig når du spiller inn diskusjoner. Inkluder konkrete poeng, ikke meninger, og minimer bruken av adjektiv og adverb. Tørr, saklig og kjedelig skriving er målet ditt!
- Ikke nevn folk ved navn i diskusjonssammendraget. Dette er spesielt viktig i varme argumenter som kan forårsake problemer.
Trinn 9. Lukk på slutten av møtet
Noter tidspunktet møtet ble avvist. Husk å be om en kopi av rapporten eller minne noen om å sende den til deg.
Skann notatene dine for å se om du savnet noe, eller om du trenger avklaring. Hvis du trenger å stille noen et spørsmål, gjør det nå før de drar
Del 3 av 4: Kopiere minutter
Trinn 1. Start denne prosessen så snart som mulig
Det er best å kopiere offisielle referater umiddelbart etter møtet, mens hendelsene fortsatt er friske i minnet ditt.
Trinn 2. Bruk en datamaskin til å skrive møteminuttene
Du har sannsynligvis gjort dette hvis du bruker den bærbare datamaskinen i et møte. Lagre notatene dine og lag et nytt dokument for minuttene, slik at du kan sammenligne notater og notater side om side.
Trinn 3. Formater notatene dine til fine avsnitt
Hver ny bevegelse, beslutning eller instruks må være inkludert i et eget avsnitt. Når du oppretter formatet, må du kontrollere at du:
- Bruk riktig stavemåte og grammatikk. Bruk en stavekontroll om nødvendig.
- Bruk samme språkform gjennom rapporten. Bruk fortid eller nåtid, men aldri endre dem i samme dokument.
- Skriv så objektivt som mulig. Din mening bør ikke utledes av referatet. Du prøver å lage en objektiv rekord som alle kan bruke.
- Bruk enkelt og klart språk. Uklart språk bør erstattes med bestemte ord. Den blomstrende beskrivelsen bør utelates helt.
- Bare oppfør handlingen som er iverksatt, ikke diskusjonen. Med mindre du blir bedt om å ta opp en diskusjon, bør du fokusere på hva gjort, ikke hva sa.
- Oppgi sidetall for enkel referanse.
Trinn 4. Del utkastsprotokollen med medlemmer
Send en kopi til hvert medlem ved hjelp av kontaktinformasjonen på deltakerlisten. Hvis du ikke har kontaktinformasjonen deres, bør møtelederen kunne kontakte dem.
Trinn 5. Ta med referatet for godkjenning
Du kan bli bedt om å lese protokollen høyt på neste møte og sende dem til godkjenning. Hvis forslaget er vellykket, merker du av at referatet godtas.
- Hvis protokollene er berettiget før de blir godtatt, registrerer du endringene i dokumentet og angir til slutt at referatet er korrigert. Beskriv ikke korreksjonen spesifikt.
- Hvis det blir fremsatt et forslag om å korrigere minuttene etter at de er mottatt, må du inkludere den nøyaktige formuleringen av forslaget i de relevante referatene og om forslaget ble godkjent eller ikke.
Del 4 av 4: Bruke maler for møtereferater
Trinn 1. Besøk nettstedet for aggregator for møter
Denne ferdige malen hjelper deg med å spare tid på å forberede møtereferater, samtidig som du forhindrer notatfeil.
Trinn 2. Ta deg tid til å utforske disse nettstedene
Bruk søkefunksjonen og utforsk de tilgjengelige alternativene for å finne det beste for deg.
Hvis du for eksempel trenger en spesiell mal, generell eller standard, kan du bla gjennom nettstedet for å finne en som passer dine spesifikke behov, og deretter laste den ned ved å klikke på "last ned" eller "bruk mal" -knappen. Sørg for at du har det lett å finne et sted, slik at du ikke mister det
Trinn 3. Åpne malfilen
Når den er lastet ned, åpner du zip -filen og åpner den med Microsoft Word eller Excel. For å få den høyeste kvalitetsmalen og gjøre den enklere å bruke, bruk den nyeste versjonen av Microsoft word. Å bruke den nyeste versjonen vil gjøre jobben din enklere, samtidig som du kan bruke nye funksjoner.
Trinn 4. Legg til firmalogoen og opphavsrettsmerket på malhodet
Fjern eksempellogoen, men sørg for å lese vilkårene for bruk av malens kildeområde. Du vil ikke møte unødvendige juridiske problemer, gjør du?
Trinn 5. Endre tittelen
Marker ordet "Møte/gruppe" i titteldelen, og skriv deretter inn en tittel for møtereferatene.
Trinn 6. Endre tema (valgfritt)
For å gjøre møtereferatene vakrere og mer profesjonelle, bør du vurdere å endre fargene eller velge et ferdiglaget tema. Trikset er enkelt, søk etter "Sideoppsett", og åpne deretter "Farger og temaer" -delen. I denne delen kan du angi utseendet på malen. Du kan til og med tilpasse fargen til fargen på firmalogoen.
Trinn 7. Navngi delene i malen
Det skal være flere seksjoner i malen. Du trenger kanskje mer eller mindre, eller du liker ikke navnet. Du kan endre den slik at den passer til dine spesifikke møtebehov.
Trinn 8. Lagre denne malen på den bærbare datamaskinen, slik at du kan ta den med deg for å ta møtereferater
Hvis du fortsatt bruker Microsoft Office, blir denne jobben enkel og rask å gjøre. Du bør også kunne delta på møter mer regelmessig og nøyaktig enn før. Alternativt kan du også skrive ut en mal og skrive referatene for hånd. Sørg imidlertid for å gjøre seksjonene så brede at du kan inkludere så mye informasjon som nødvendig.
Trinn 9. Sjekk malen din
Sikker! Du har opprettet malen for møtereferater. Produktiviteten og nøyaktigheten av arbeidet under møter bør forbedres betraktelig nå som du har en veiledningsmal for organisering av møtemeldinger. Som alle andre jobber, les detaljene i malen for å se om noe mangler eller ikke er klart. Når du har kontrollert at alt er riktig, kan denne malen brukes, og du blir bedre forberedt på ditt neste møte.
Tips
- Skriv inn referatet ditt så snart møtet er over. Det er best å gjøre dette mens hendelsene fortsatt er friske i minnet ditt. Det er viktig at deltakerne får en kopi av handlingspunktet så snart som mulig etter møtet.
- Sitt så nær møtelederen som mulig. Dette lar deg høre alt og be om avklaring uten å måtte heve stemmen.
- Be folk om å spille inn bevegelsene sine, slik at du ikke trenger å spille inn på stedet.
- Lagre referatet i en sikker fil.
Ikke vær redd for å avbryte og be om avklaring når som helst.
- Notater er veldig viktige. Disse postene oppbevares og kan brukes til fremtidig referanse. Når det gjelder juridiske spørsmål, kan for eksempel andres rykte avhenge av referatene dine.
- Les avsnittene i Roberts ordensregler, spesielt avsnittet om sekretærfaget.
- Skriv ned de viktige tingene når de snakker. Hvis det samme temaet blir tatt opp to ganger, må du ikke gruppere dem sammen.
Advarsel
- Ikke ta med for mange detaljer i referatet. Selv om du blir bedt om å ta opp en diskusjon, hold den så kort og direkte som mulig. Begrens deg selv til å registrere de viktige punktene, ellers blir du overveldet av å fylle minuttene med unødvendige detaljer.
- Notatskriverens personlige tolkninger og følelser bør ikke inkluderes i notene.
- Hvis en del av møtet faller inn under kategorien advokat-klient konfidensialitet, ikke registrer den delen. Vær oppmerksom på at "The Counsel informerer om at denne diskusjonen inkluderer konfidensialitet mellom advokater og klienter. Denne diskusjonen er ikke registrert."
- Hvis du blir bedt om å ta opp konfidensielle diskusjoner, for eksempel mellom advokater og klienter, lager du "forskjellige" minutter og holder dem atskilt fra vanlige referater. Merk konfidensiell og gjør det klart hvem som har tilgang til dokumentet.
