Forespurt eller ikke, å skrive en statusrapport kan være en fin måte å kommunisere prestasjoner på. En god statusrapport vil hjelpe sjefen, så vel som deg, til å spore oppgaver og arbeidsresultater. Følgende er en veiledning for å skrive lettleste statusrapporter.
Steg
Metode 1 av 1: Skrive en statusrapport
Trinn 1. Gi rapporten en tittel og dato
En tittel som inneholder en dato (for eksempel "Desember første uke -resultater") er et effektivt tittelalternativ. Sørg for å skrive datoen på rapporten.
- Hvis rapporten blir sendt på e -post, kan du bruke navn og dato som overskrift.
- Hvis rapporten er et dokument, må du sette tittel og dato som dokumentets hode.
Trinn 2. Skriv ned detaljert informasjon om prosjektet, for eksempel prosjektnavn, start/sluttdato og personalnavn
Trinn 3. Beskriv prestasjoner med overskriftene "Prestasjoner", "Oppgave fullført" og lignende
- Sørg for å nevne rapporteringsperioden, for eksempel uke, måned, kvartal, etc.
- Bruk aktive verb for å starte rapporten, for eksempel "ferdig", "forklare", "design", "forbedre", "forfine", etc.
- For ukentlige rapporter kan du ganske enkelt inkludere 3-6 poeng, hver setning lang.
Trinn 4. Skriv ned hva som må oppnås i neste rapporteringsperiode, overskriften "Neste plan", "Neste oppgave", "PR", etc
- Beregn tiden det tar å fullføre en oppgave hvis det er mulig, for eksempel "Dokumenter en designendring (Estimert tid: 2 dager)."
- Match den neste oppgaven til prosjektplanen.
- For ukentlige rapporter kan du ganske enkelt inkludere 3-6 poeng, hver setning lang.
Trinn 5. Skriv også ned problemene du opplever eller vil oppleve med overskriftene "Problemer" eller "Problemer og kommentarer"
For denne delen kan du skrive 1-2 korte avsnitt.
- For eksempel, hvis du har problemer med å kontakte leverandøren din fordi det ikke er noen på kontoret denne uken, eller har forslag til hvordan bedriften din fungerer, kan du skrive dem ned i "Problemer og kommentarer" -delen.
- Hvis du bare rapporterer et problem, men ikke trenger hjelp når det er skrevet, ikke glem å nevne det. Kommentarer som "Problem løst innen 2 dager" vil fortelle veilederen din om ikke å forstyrre, men hold øye med problemet du har.
- Hvis arbeidsproblemet ditt ikke er løst, kan veilederen ikke si at du ikke fortalte ham det.
Trinn 6. Les rapporten på nytt, og send den deretter til de relevante partene
Eksempel
Her er et eksempel på statusrapport fra wikiHow -redaktøren. Match stilen, formatet og listen over prestasjoner i dette eksemplet med data fra arbeidet ditt, men vær oppmerksom på at hvert trinn begynner med et aktivt verb.
Statusrapport 26. september 2011.
Ferdig
- Startet 3 artikler: 1 artikkel fra din egen idé, 2 artikler for å oppfylle forespørsler.
- Utvikle 2 artikler
- Skriv om 1 artikkel
- Patruljer nesten 400 endringer, og sjekker redigeringsforespørsler for feilstavinger/dupliseringer.
Den neste planen
- Legger til et bilde i 1 artikkel.
- Les og rediger 1 artikkel.
- Spør en redaktør med medisinsk bakgrunn eller førstehjelp for å lese artikler om brudd. Forfatteren har ikke medisinsk bakgrunn, så han tviler på resultatene av forskningen.
- Gjennomgang av en artikkel som allerede er god, men krever stilistisk forbedring og tilleggsinformasjon.
Problemer/kommentarer
- Takk til programmererne, fordi de sørget for at ukens programvareoppdatering gikk greit. Problemer som oppstår vil bli rapportert senere.
- En frivillig er trist fordi katten hans døde. De frivillige ble bedt om å hvile først.
Tips
- Skriv om mulig en positiv rapport. Rapporter er ikke stedet å klage, bli sint eller komme med unnskyldninger. En måte å skrive en positiv rapport på er å gi forslag, eller i det minste retninger for å løse et problem, hvis du rapporterer et problem. Forslaget ditt er et bevis på at du tok initiativ til å løse problemet.
- Si takk på rett sted, for eksempel til en kollega som har hjulpet deg. Hvis du hjelper en annen kollega, nevner du det også i rapporten.
- Vær ærlig når det gjelder rapportering. Ikke rapporter ting du ikke gjør.
- Skriv en kort rapport. Lederen din er en travel person, han har ikke mye tid til å lese rapporten din. Hvis lederen trenger mer informasjon, vil han spørre.
- Hvis du skriver en rapport på en fredag ettermiddag, vet du hvor langt arbeidet ditt går når du kommer tilbake til jobb mandag morgen.
- Hvis du har mange ting å overvåke (kjøpsforespørsler, endringsforespørsler, arbeidsforespørsler, notater, etc.), kan det å lage en tabell eller database være en god måte å holde oversikt over dem.
- Skriv spesifikke rapporter.
- Lag en kopi av rapporten selv. Kopien kan hjelpe deg når du skriver et CV, eller skriver prestasjoner når det er på tide med en høyning.
- Hvis du vil skrive en statusrapport, skriver du en rapport regelmessig, eller i det minste skriver en prestasjon, slik at du ikke bruker timer på å spore det du har gjort. Skriv ned prestasjonene hver dag når du fyller ut oppmøtekortet.
- Denne metoden for å skrive en statusrapport kan også brukes når du rapporterer statusen til et prosjekt i et møte.
- Det er greit å rapportere om noe du nettopp har startet, en bok du nettopp har lest eller noe du undersøker. Ikke alt kan gjøres på en uke, og forberedelsene du gjør kan være tidkrevende og gi verdi til prosjektet.
Advarsel
- Skriv rapporter profesjonelt. Rapporten din kan bli lest av flere enn du tror, spesielt hvis den er sendt på e -post.
- Hvis du sender sjefen din en uoppfordret rapport, vær forberedt på å skrive den samme rapporten neste uke!
- Generelt ikke gi for mange løfter. Bare fortell meg hva du kan gjøre.
