Denne artikkelen diskuterer hvordan du direkte kan sammenligne informasjon mellom to Excel -filer. Når du er i stand til å manipulere og sammenligne informasjon, kan du bruke funksjonene "Slå opp", "Indeks" og "Match" for å hjelpe til med analyse.
Steg
Metode 1 av 4: Bruke skjermfunksjonen "Side om side" i Excel
Trinn 1. Åpne arbeidsboken som må sammenlignes
Du finner bokfilen ved å åpne Excel, klikke på " Fil ", velg" Åpen ”, Og klikk på de to arbeidsbøkene du vil sammenligne i menyen som vises.
Gå til arbeidsmappens lagringsmappe, velg hver bok separat, og hold begge bokvinduene åpne
Trinn 2. Klikk på kategorien Vis
Etter å ha åpnet en bok, kan du klikke på kategorien Utsikt ”Øverst i midten av Excel -vinduet.
Trinn 3. Klikk på View Side by Side
Dette alternativet er i "Vindu" -delen av menyen " Utsikt ”Og er angitt med et ikon for to ark. De to regnearkene vises i et mindre, vertikalt stablet Excel -vindu.
- Dette alternativet er kanskje ikke tilgjengelig på " Utsikt ”Hvis du bare har en arbeidsbok åpen i Excel.
- Hvis det er to arbeidsbøker åpne, vil Excel automatisk velge begge dokumentene som skal vises side om side.
Trinn 4. Klikk på Ordne alle
Denne innstillingen lar deg endre orienteringen til arbeidsboken når den ses side om side.
I menyen som vises, kan du velge et alternativ for å se begge arbeidsbøkene (f.eks. Horisontal ”, “ vertikal ”, “ Kaskade ", eller" Flislagt ”).
Trinn 5. Aktiver funksjonen "Synkron rulling"
Etter å ha åpnet begge arbeidsbøkene, klikker du på " Synkron rulling "(Under alternativet" Se side om side ”) Slik at du enkelt kan bla gjennom både Excel -regneark per rad og manuelt se etter forskjeller i data.
Trinn 6. Dra en av arbeidsbøkene for å bla gjennom begge sidene
Når funksjonen "Synkron rulling" er aktivert, kan du bla gjennom begge arbeidsboksidene samtidig og enkelt sammenligne eksisterende data.
Metode 2 av 4: Bruke "Lookup" -funksjonen
Trinn 1. Åpne de to arbeidsbøkene som må sammenlignes
Du finner den ved å åpne Excel, klikke på menyen “ Fil ", klikk" Åpen ”, Og velger to arbeidsbøker å sammenligne fra menyen.
Besøk arbeidsbokens lagringsmappe, velg hver bok separat, og hold begge bokvinduene åpne
Trinn 2. Angi boksene som kan velges av filbrukeren
I denne boksen vil en rullegardinliste vises.
Trinn 3. Klikk på boksen
Rutenettrammen vil vises mørkere etter å ha klikket.
Trinn 4. Klikk kategorien DATA på verktøylinjen
Når kategorien er klikket, velger du " Gyldighet "I rullegardinmenyen. Etter det vises en hurtigmeny.
Hvis du bruker en eldre versjon av Excel, vises "DATA" -verktøylinjen etter at du har valgt "fanen". DATA ", Og viser alternativet" Datavalidering "i stedet for alternativ" Validering ”.
Trinn 5. Klikk på Liste på "TILLAT" -listen
Trinn 6. Klikk på knappen med den røde pilen
Denne knappen lar deg velge kilden (med andre ord den første kolonnen) som skal behandles til data for rullegardinmenyen.
Trinn 7. Velg den første kolonnen på listen og trykk Enter -tasten
Klikk OK ”Når datavalideringsvinduet vises. Du kan se en boks med en pil i. Denne pilen viser en rullegardinliste når den klikkes.
Trinn 8. Velg boksene du vil bruke til å vise annen informasjon
Trinn 9. Klikk kategorien Sett inn og referanse
I tidligere versjoner av Excel trenger du ikke å klikke på " Sett inn "og kan velge kategorien direkte" Funksjoner "For å vise kategori" Oppslag og referanse ”.
Trinn 10. Velg Lookup & Reference fra listen over kategorier
Trinn 11. Se etter Lookup på listen
Når alternativet er dobbeltklikket, vil en annen boks vises, og du kan velge alternativet OK ”.
Trinn 12. Velg ruten med rullegardinlisten for oppslag "oppslagsverdi"
Trinn 13. Velg den første kolonnen i listen for "Lookup_vector" -oppføringen
Trinn 14. Velg den andre kolonnen i listen for “Result_vector” -oppføringen
Trinn 15. Velg en oppføring fra rullegardinlisten
Informasjonen endres automatisk etter det.
Metode 3 av 4: Bruke XL Comparator Service
Trinn 1. Åpne en nettleser og besøk
Du blir ført til XL Comparator -nettstedet, hvor du kan laste opp de to Excel -arbeidsbøkene du vil sammenligne.
Trinn 2. Klikk på Velg fil
Et nytt vindu åpnes, og du kan søke etter ett av de to Excel -dokumentene du vil sammenligne. Sørg for at du velger filen gjennom de to tilgjengelige feltene på nettsiden.
Trinn 3. Klikk Neste> for å fortsette
Når alternativet er valgt, vises en popup-melding øverst på siden som informerer deg om at filopplastingsprosessen allerede er i gang, og det kan ta lengre tid å behandle store filer. Klikk " Ok "For å lukke meldingen.
Trinn 4. Velg kolonnen du vil skanne
Under hvert filnavn er det en rullegardinmeny merket " Velg en kolonne " Klikk på rullegardinmenyen på hver fil for å velge kolonnene du vil merke og sammenligne.
Kolonnenavnene vises når du klikker på rullegardinmenyen
Trinn 5. Velg innholdet for resultatfilen
Det er fire alternativer med ballonger ved siden av dem i denne kategorien. En av dem må du velge som formatguide for resultatdokumentet.
Trinn 6. Velg et alternativ for enkel kolonnesammenligning
I den nederste boksen i sammenligningsmenyen ser du to ekstra filterbetingelser for dokumentsammenligning: “ Ignorer store/små bokstaver "og" Ignorer "mellomrom" før og etter verdier " Merk av for begge alternativene før du fortsetter.
Trinn 7. Klikk på Neste> for å fortsette
Du vil bli ført til nedlastingssiden til det resulterende dokumentet etterpå.
Trinn 8. Last ned sammenligningsdokumentet
Trinn 1. Finn arbeidsbok og regnearknavn
-
I denne metoden vil vi bruke tre eksempler på arbeidsbøker som er lagret og navngitt som følger:
- C: / Appeals / Books1.xls (laster inn regnearket merket "Salg 1999")
- C: / Appeals / Books2.xls (laster inn et regneark merket "2000 salg")
- Begge arbeidsbøkene har den første kolonnen "A" med produktnavnet, og den andre kolonnen "B" med antall salg hvert år. Den første raden er kolonnenavnet.
Trinn 2. Lag en sammenligningsarbeidsbok
Du må opprette Buku3.xls for å sammenligne dataene. Bruk en kolonne for å vise produktnavnet, og den neste kolonnen for forskjellen i produktsalg mellom årene som sammenlignes.
C: / Appeals / Books3.xls (laster inn et regneark merket "Forskjell")
Trinn 3. Plasser tittelen i kolonnen
Bare åpne regnearket "Book3.xls", klikk deretter på "A1" -boksen og skriv:
- = 'C: / Appeal [Book1.xls] Salg 1999'! A1
- Hvis du lagret filen i en annen katalog, erstatter "C: / Banding \" med adressen til den katalogen. Hvis du bruker et annet filnavn, må du erstatte "Book1.xls" og skrive inn et passende filnavn. Hvis du bruker et annet arknavn/en annen etikett, må du erstatte “Salg 1999” med det riktige bladnavnet/etiketten. Husk å ikke åpne den refererte filen ("Book1.xls"). Excel kan endre den ekstra referansen hvis du åpner den. Du kan faktisk få en boks med samme innhold/data som boksen som brukes som referanse.
Trinn 4. Dra "A1" -boksen nedover for å vise all produktliste
Klikk på nedre høyre hjørne av boksen og dra nedover for å vise alle navnene.
Trinn 5. Gi den andre kolonnen et navn
I dette eksemplet kan du skrive "Difference" i "B1" -boksen.
Trinn 6. Anslå forskjellen mellom hvert produktsalg (som et eksempel for denne artikkelen)
I dette eksemplet skriver du følgende oppføring i "B2" -boksen:
- = 'C: / Appeal [Book2.xls] Salg 2000'! B2-'C: / Appeal [Book1.xls] Salg 1999 '! B2
- Du kan bruke normale Excel -operasjoner med kildedataboksen fra referansefilen.
