Arkiv og Autoarkiv er funksjoner i Office 2007 som lar deg flytte gamle filer til et arkivsted innen en bestemt tidsperiode. Vanligvis arkiverer Outlook 2007 filer automatisk hver 14. dag, men du kan arkivere filer manuelt eller sette AutoArchive til å arkivere filer på en tidsplan.
Steg
Metode 1 av 2: Arkivering manuelt
Trinn 1. Klikk på Fil øverst i Outlook 2007 -vinduet, og velg deretter Arkiv
En arkivdialogboks vises.
Trinn 2. Velg knappen Arkiv denne mappen og alle undermapper.
Trinn 3. Klikk på menyen ved siden av Arkiver elementer eldre enn, og velg deretter datoen du liker
Trinn 4. Klikk på Bla gjennom, og velg deretter et sted for å lagre arkivfilen
Trinn 5. Klikk OK
Alle filer i Outlook som er eldre enn datoen du valgte, blir arkivert.
Metode 2 av 2: Tilpasse AutoArchive
Trinn 1. Klikk på Verktøy øverst i Outlook 2007 -vinduet, og velg deretter Alternativer
Dialogboksen Alternativer vises.
Trinn 2. Klikk på kategorien Annet, og klikk deretter på Automatisk arkivering.
Trinn 3. Merk av for Kjør Autoarkiver hver, og velg deretter skannefrekvensen fra den tilgjengelige menyen
Vanligvis vil Outlook 2007 skanne gamle filer hver 14. dag.
Trinn 4. Sjekk ett eller flere av alternativene nedenfor etter behov:
- Spør før AutoArchive kjører: Denne funksjonen viser en påminnelsesmelding før arkiveringsprosessen, slik at du kan avbryte AutoArchive -økten hvis du ønsker det.
- Slett utgåtte elementer: Denne funksjonen lar Outlook slette filer når de er gamle nok.
- Arkiver eller slett gamle elementer: Denne funksjonen lar deg arkivere eller slette bestemte filer når de er gamle nok.
- Vis arkivmappe i mappeliste: Når denne funksjonen er på, vises arkivmappen i navigasjonsruten i Outlook, slik at du enkelt kan bla gjennom arkiverte filer.
- Rydd ut elementer som er eldre enn: Denne innstillingen lar deg spesifisere alderen på filene som skal arkiveres, fra 1 dag til 60 måneder.
- Flytt gamle elementer til: Denne funksjonen lar deg velge hvor du vil lagre arkiverte filer.
- Slett elementer permanent: Denne funksjonen lar Outlook slette gamle filer direkte uten å arkivere dem først.
Trinn 5. Klikk OK. AutoArchive -innstillingene dine blir lagret og aktive.
