E -post er av sin natur ikke like formelt som et skriftlig brev. Imidlertid er det tider når du må bruke en mer formell tone når du skriver e -post. Vurder hvem mottakeren er, og velg deretter den riktige hilsenen. Etter det kan du tenke på et hilsenformat og skrive en åpningssetning.
Steg
Del 1 av 3: Vurderer mottakere
Trinn 1. Bestem deg for hvor formell du må være
Selv om du skriver en "formell" e -post, avhenger formalitetsnivået av personen som mottar den. For eksempel er formalitetsnivået til en e -post til en foreleser ikke det samme som en e -post for en jobbsøknad.
På den første kontakten, for å være trygg, bruk en mer formell tone
Trinn 2. Finn mottakerens navn
Gjør noen undersøkelser for å finne mottakere du ikke kjenner. Å kjenne navnet vil gjøre hilsenen mer personlig, selv om du bruker en formell teknikk.
Trinn 3. Følg mottakereksemplet
Hvis mottakeren sender deg en e -post først, kan du kopiere hilsenen han bruker. Hvis han for eksempel bruker "Hei" og fornavnet ditt, kan du svare i samme stil ved å bruke "Hei" og fornavnet hans.
Del 2 av 3: Velge hilsener
Trinn 1. Bruk “Dear”
Hilsen "Kjære." (etterfulgt av mottakerens navn) brukes veldig ofte av en eller annen grunn. Denne hilsenen er formell uten å være nedlatende, og så kjent at den ikke får mye oppmerksomhet, og det er greit. Du vil ikke ha en hilsen som skiller seg ut fordi den er malplassert.
Trinn 2. Prøv "Med vennlig hilsen" hvis du ikke vet mottakerens navn
Denne hilsenen er relativt formell brukt i forretnings -e -post, spesielt hvis du ikke vet mottakerens navn. Det er imidlertid en god idé å slå opp navnet først hvis det er mulig.
Du kan også bruke “Til hvem det kan bekymre seg” hvis e -posten er veldig formell og du ikke vet navnet på mottakeren. Imidlertid gjør denne hilsenen noen ganger fornærmet fordi den ikke er personlig
Trinn 3. Vurder "Hei" eller "Hei" i en mindre formell e -post
E -post har en tendens til å virke mindre formell enn bokstaver generelt. Så du kan bruke en hilsen som "Hei" i en ganske formell e -post. For eksempel, hvis du skriver en e -post til en foreleser, spesielt en du er kjent med, er det fortsatt passende å si hei.
Trinn 4. Ikke bruk "Hei"
Selv om "Hei" er akseptabelt i semi-formelle e-poster, er "Hei" en annen historie. Denne hilsenen er veldig uformell, selv i direkte tale. Så du bør unngå det. Selv om du kjenner sjefen din godt, unngå å bruke "Hei" i e -postadresser som er adressert til ham eller henne.
Trinn 5. Bruk om nødvendig tittel i stedet for navn
Noen ganger, når du skriver en e -post til noen, vet du bare deres posisjon i selskapet eller organisasjonen. I dette tilfellet kan du bare bruke tittelen i stedet for navnet, for eksempel "Kjære. HR -sjef, “Kjære. Rekrutteringskomiteen ", eller" Kjære. Professor".
Trinn 6. Legg til en hilsen for å gjøre e -posten mer formell
Hvis mulig, legg til "Sir", "Far", "Mor", "Dr." eller “Professor” foran mottakerens navn for et mer formelt inntrykk. Bruk også etternavnet eller hele navnet ditt, ikke bare fornavnet ditt.
Del 3 av 3: Skriv og start en e -post
Trinn 1. Plasser hilsenen på første linje
Den øverste raden er opptatt av hilsenen du valgte, etterfulgt av mottakerens navn. Bruk en tittel eller tittel hvis mulig, for eksempel "Mr", "Mother" eller "Dr.", etterfulgt av for- og etternavn.
Trinn 2. Bruk kommaer
Vanligvis bør du bruke komma etter hilsenen. I et formelt brev kan du bruke et kolon, men dette er vanligvis for formelt for en e -post. Et komma vil være tilstrekkelig, men du kan bruke et kolon hvis du skriver et åpningsbrev i en e -post.
Trinn 3. Fortsett til neste linje
Salam har sin egen plass på toppen. Trykk deretter på Enter -tasten for å fortsette til neste linje. Hvis du bruker mellomrom for nye avsnitt i stedet for innrykk i setninger, plasserer du en tom linje mellom hilsenen og det første avsnittet.
Trinn 4. Introduser deg selv i åpningssetningen, om nødvendig
For den første e -posten, presenter deg selv, selv om du kjenner mottakeren i virkeligheten. Ved å oppgi personlig informasjon vil mottakere bli oppfordret til å lese e -posten din.
- For eksempel, "Jeg heter Jessica Hartono, og jeg er markedsdirektør i ABC Company." Du kan også presentere deg selv for mottakeren, for eksempel "Jeg heter Rama Susanto og jeg tar markedsføringsklassen din (Markedsføring 101 hver tirsdag og torsdag ettermiddag)."
- Hvis du allerede kjenner mottakeren og har sendt ham eller henne en e -post, kan du bruke den første setningen som en hilsen. For eksempel "Takk for et så raskt svar" eller "Jeg ønsker deg god helse".
Trinn 5. Skriv brødteksten i e -posten
De fleste formelle e -poster kommer helt til kjernen i saken. Dette betyr at den første og andre setningen skal ta opp hvorfor du skriver til mottakeren. Husk, vær så kort som mulig om målet ditt.
