Tilbakemelding er et av hovedaspektene som kan hjelpe ansatte og studenter til å forbedre seg selv. I tillegg til å bli ansett som viktig, er tilbakemeldinger også en må-ha-komponent i de fleste kontorer og klasserom. Dette kan sees spesielt hvis du har ansatte eller hvis du er ansvarlig for å undervise andre. Å skrive tilbakemeldinger via e-post blir stadig viktigere ettersom flere arbeidere kommuniserer og jobber eksternt. Hvis du er en ansattes ytelsesleder, kan du skrive tilbakemelding om deres ytelse. Hvis du er lærer, kan du skrive tilbakemeldinger til elevene dine.
Steg
Metode 1 av 3: Skrive tilbakemelding for ansatte via e -post
Trinn 1. Fortell hvorfor du sender den ansatte en e-post (e-post)
Du kan fortelle ham om emnet i e -posten eller i e -postens brødtekst. Det er imidlertid en god idé å legge det inn i emnet for e -posten, slik at han vet hva e -posten skal lese.
Skriv for eksempel “Tilbakemelding fra prosjektforslag - god start!” om emnet i e -posten
Trinn 2. Start e -posten med en vennlig setning
Dette vil vise ansatte at du gir vennlige, ikke kritiske, tilbakemeldinger. I tillegg øker dette sannsynligheten for at e -postlesere vil lese og motta konstruktiv tilbakemelding.
Skriv noe sånt som "Ha en fin dag!"
Trinn 3. Sett pris på arbeidet den ansatte har gjort
Vanligvis har personen som mottar tilbakemeldingen gjort en oppgave du vil vurdere veldig hardt, så komplimenter ham eller henne i begynnelsen av e -posten for å fortelle ham at du setter pris på innsatsen hans.
Du kan si, “Takk for at du jobber så hardt med dette forslaget. Forslaget er veldig bra.”
Trinn 4. Gi de ansatte positive tilbakemeldinger først
Positive tilbakemeldinger vil få hard kritikk til å høres mykere ut. Vær ærlig, men ikke glem å komplimentere ham også. Du bør fokusere på hans nåværende jobb eller på en tidligere utført oppgave.
Si: “Dette forslaget er veldig bra. Du har skrevet et veldig imponerende mål, og jeg kan også se at det har vært mye utvikling i metodikken som ble brukt.”
Trinn 5. Skriv ned negative tilbakemeldinger som forslag
Faktisk er det mer effektivt å skrive forslag til hvilke punkter som må byttes ut, men leseren vil ikke kunne ta denne typen råd særlig godt. Til slutt kunne han ha følt seg motløs. Skriv derfor ned tilbakemeldinger fra ditt synspunkt og hvordan du ville endre det hvis du skrev forslaget.
Du kan skrive, "Jeg skal bytte del en for del to, og deretter forklare del tre igjen slik at budsjettdelen også kan skrives der. I tillegg kan du si "Jeg kommer til å slette det andre avsnittet, men jeg vil legge til en gjennomgang av det pågående prosjektet i avslutning"
Trinn 6. Forklar den negative tilbakemeldingen som er gitt
Forklar problemet han har og hvor problemet er om nødvendig. Gi beskjed til ham hvis hans kritikk gjelder endringer i forventninger eller retning. Inkluder også detaljerte grunner til at det bør være en endring i den delen.
- Si: “Vi gjør store endringer i selskapet, så vi må skrive et mer detaljert forslag ved å utvikle det i flere deler. Jeg har allerede gitt en oversikt over hvilke deler som må utvikles videre.
- Hvis du vil skrive tilbakemeldinger som er knyttet til personens holdning, ikke glem å gi et konkret eksempel på hva du mener. For eksempel, hvis du vil kritisere om å bruke upassende klær når du deltar på et møte med en klient, bør du gi et eksempel på en feil han eller hun har gjort. For eksempel, “Sist vi så en klient, hadde du på flip-flops og før det hadde du på deg en t-skjorte. Klær som dette gjenspeiler ikke profesjonaliteten til selskapet som vi alltid viser.”
Trinn 7. Gi ham forslag til hvordan han kan forbedre seg
Tilbakemeldingen din vil være ubrukelig hvis du ikke gir ham en vei ut. Disse forslagene kan være alt fra en spesifikk liste over innspill til en generell liste over prestasjonsforslag.
- Du kan gi et eksempel slik at han kan løse problemet. Dette er et utmerket alternativ hvis du har et konkret forslag i tankene. Si for eksempel “For din neste presentasjon, bruk nøytrale farger og ikke bruk overganger mellom lysbilder. Dessuten er det klienter som deltar på møtet, så ikke bruk bedriftssjargong heller.”
- Alternativt kan du spørre ham om hvilke løsninger han ønsker å gjøre for å fikse problemet. Dette alternativet er en utmerket måte å gå hvis du vil snakke om et problem som kan ha flere løsningsalternativer. For eksempel, "Hva er noen måter du kan forbedre din neste presentasjon på?" eller “Hvilke endringer vil du gjøre i din neste presentasjon?”.
Trinn 8. Minn ham på de mulige konsekvensene
Noen problemer på arbeidsplassen kan skade selskapets navn, så ansatte bør gjøres oppmerksom på dette. I noen situasjoner er det ikke mye av en konsekvens hvis en ansatt gjør en feil. Imidlertid er det også tider hvor du har mistet en klient eller ikke er i stand til å tilby effektiv service på grunn av mangel på ansatte. Noen ganger kan det også få konsekvenser for arbeidstakere hvis de ikke forbedrer situasjonen. Informer dine ansatte umiddelbart hvis det oppstår problemer.
- La ham for eksempel vite at du er bekymret for at klienten skal gå på grunn av en papirfeil.
- Alternativt kan du fortelle den ansatte at han eller hun kanskje ikke er inkludert i det neste prosjektet hvis det ikke er noen forbedring i hans eller hennes evne til å skrive dokumenter.
Trinn 9. Avslutt e -posten med et tilbud om å klargjøre og forklare tilbakemeldingen
Dette er en god måte å avslutte e -posten og vise ham at du støtter ham. I tillegg vil dette også få ham til å føle seg komfortabel når han vil be om avklaring på ting han ikke forstår.
Skriv for eksempel en setning som: "Gi meg beskjed hvis du har andre spørsmål eller trenger avklaring om dette."
Metode 2 av 3: Skrive tilbakemelding på anmeldelser
Trinn 1. Definer prestasjonsgjennomgangsmål
Dette er grunnen til at det er evaluering. Den ansatte vil vite hva han skal lese hvis han vet hvilke mål du har og hjelper deg med å designe tilbakemeldinger for ham.
- Fokuserer du for eksempel på å forbedre de ansattes ytelse? Gjennomfører du en bedriftsomfattende vurdering for å avgjøre hvilken profesjonell opplæring som kreves? Gjør du kvartalsvise anmeldelser?
- Informer den ansatte om dette målet når du gir tilbakemelding for ham eller henne. Du vil kanskje si, "Selskapet planlegger å tilby profesjonelle opplæringer basert på behovene til de ansatte. Derfor gir jeg ytelsesanmeldelser for hver ansatt.
Trinn 2. Gjennomgå forrige tilbakemelding
Dette kan tas på grunnlag av tidligere gitt anmeldelser, samt uformelle tilbakemeldinger gitt i evalueringsperioden. Du bør også sjekke hva den ansatte har gjort etter at tilbakemeldingen er gitt. Brukte han det til å forbedre seg selv? Går tilbakemelding bare inn i høyre øre og forlater venstre øre?
- Hvis han gjør endringer basert på tidligere tilbakemeldinger, må du inkludere dette punktet i en positiv anmeldelse om ham.
- Hvis han ignorerer gamle tilbakemeldinger, diskuter du tidligere spørsmål med ham og mangel på initiativ til å følge forslag.
Trinn 3. Beskriv positive tilbakemeldinger og inkluder konkrete eksempler
Start alltid en tilbakemeldingsøkt med å legge igjen en positiv kommentar. Ros den ansatte for det han eller hun har gjort godt, og gi spesifikke kommentarer om prestasjonene. Vær ærlig og prøv å gi samme mengde tilbakemelding som antall negative kommentarer du gir.
- Gi et eksempel som: “Du viste initiativ da du meldte deg frivillig til å lede et prosjekt. I tillegg demonstrerer du også gode lederegenskaper når du koordinerer med teammedlemmer, lytter til forslag fra andre og tildeler folk til sine respektive oppgaver.”
- Ros den gode holdningen og må fortsette.
Trinn 4. Gi konstruktiv kritikk og gi spesifikke eksempler
Fokuser på kritikken som kan gi flest fordeler for selskapet eller målmedarbeideren. Informer den ansatte om hvilke områder han synes er vanskelig og hvorfor dette er et problem for ham.
Gi spesifikke eksempler. For eksempel, "I de tre siste presentasjonene glemte du å presentere ditt estimerte budsjett og nedgang i prosjektet" eller "Gjennomsnittlig antall prosjekter du fullførte i fjor kvartal var 6, men denne gangen kan du bare fullføre 2. Jeg tror ytelsen din er under gjennomsnittet”
Trinn 5. Definer resultatmål for neste evalueringsperiode
Dette vil hjelpe ansatte til å vite hvilke områder som trenger forbedring. I tillegg vil du også forstå hva selskapet trenger av sine ansatte. Arbeideren vil også synes denne tilbakemeldingen er mer nyttig fordi han, basert på evalueringen, vet hva selskapet vil ha av ham.
- Målene skal være korte og spesifikke. For eksempel, "Ansatte bør selge fire varer per dag", "Ansatte bør forbedre kommunikasjonen med klienter" eller "Ansatte bør ta lederopplæring".
- Sørg for at du vil utføre disse målene i neste evaluering fordi dette er hva ansatte forventer.
Trinn 6. Gi muligheter for profesjonell utviklingstrening
Kom med anbefalinger basert på den konstruktive kritikken du har gitt. Disse anbefalingene kan være basert på eksisterende kilder som workshops, opplæringskurs, intern opplæring eller veiledning mellom ansatte. I tillegg kan du også foreslå gratis kurs tilgjengelig online hvis du mangler ressurser.
- Vær åpen hvis du må endre et forslag etter å ha snakket med en ansatt. For eksempel kan ansatte be om profesjonell opplæring som du aldri har tenkt på før.
- Vurder den ansattes arbeidsmål. For eksempel, hvis dine ansatte vil flytte inn i lederstillinger, kan du velge lederopplæring som et profesjonelt opplæringsalternativ. Alternativt, hvis han er interessert i grafisk design, la ham ta et kurs slik at han kan bruke sine ferdigheter for din bedrift.
Trinn 7. Oppfordre den ansatte til å avslutte tilbakemeldingsøkten
Uansett hvor strålende en ansattes prestasjonsanmeldelse er, liker ingen å bli fortalt hva de mangler eller hva som må forbedres, så avslutt økten med å oppmuntre den ansatte til å føle seg mer komfortabel og mindre motløs eller overveldet.
Si noe sånt som: “Forrige kvartal hadde vi noen uforutsigbare vanskeligheter, men du har gjort en utmerket jobb med å justere arbeidsmengden. Vi elsker arbeidet ditt, og vi gleder oss til å se mer av denne typen arbeid i inneværende kvartal.”
Trinn 8. Oppmuntre til svar fra lytteren
Dette svaret kan være verbalt etter at du har diskutert det med ham, eller du kan gi et tilbakemeldingsskjema for å fylle ut. Du får et bedre svar hvis ansatte får tid til å tenke på prestasjonsvurderinger og skrive svarene dine i fravær.
Be personen om tilbakemelding på anmeldelsen du ga for ham. For eksempel, "Har du noen forslag til meg, hva jeg må forbedre når jeg gir tilbakemelding? Og "Var tilbakemeldingene mine klare og nyttige nok?"
Metode 3 av 3: Gi tilbakemelding til studenter
Trinn 1. Fokuser på elevenes læringsytelse
Hensikten med å gi tilbakemelding er å hjelpe elevene til å lære. Så gi positive kommentarer som leder ham til å forbedre innsatsen i stedet for å kritisere feilene hans. Bruk denne økten til å gi instruksjoner og ikke til å kritisere dem.
Du kan gi skriftlig tilbakemelding på studentoppgaver, inkludert skriftlige oppgaver, presentasjoner og prosjekter
Trinn 2. Gi tilbakemelding på innholdet og leveringsmekanismen for oppgaven
Begge disse er viktige for eleven fordi han eller hun må vite hvordan de kan forbedre disse to komponentene. I tillegg er det mange studenter som presterer bedre på ett område enn på et annet. For eksempel kan en elev ha en lys idé med god idéutvikling, men han kan ikke stave riktig, kan ikke bruke skilletegn riktig og har mange ufullstendige og unøyaktige setninger.
- Hvis du gir tilbakemelding på et muntlig prosjekt eller presentasjon, må du gi tilbakemelding på hver del av oppgaven.
- For eksempel trenger muntlige presentasjoner tilbakemelding på innhold og talerferdigheter. I mellomtiden krever prosjekter tilbakemelding når det gjelder innhold, kreativitet og leveringsmetoder.
Trinn 3. Gi spesifikke positive og negative tilbakemeldinger
Kommentarer som "god jobb", "forbedring" eller "forbedring" anses ikke som spesifikke nok; elevene vet ikke hvilke deler de skal forbedre og hvilke ting som er gode nok. Fortell elevene hvilke områder som trenger forbedring og hvilke som er gode nok.
- Skriv noe slikt, “Oppgaven er tydelig, godt skrevet og bruker formatet vi studerte. Imidlertid må åpningssetningen korrigeres fordi den ikke er relatert til oppgaven din”.
- Foreslå: "Ideen din er godt utviklet, men jeg anbefaler at du tar flere økter for å forbedre bruken av kommaer og trene på å skrive perfekte setninger".
- Gi en kombinasjon av positive kommentarer og konstruktiv kritikk.
Trinn 4. Foreslå hvordan du forbedrer muligheten i stedet for å fikse feilen
Du kan markere noen feil, men ikke rediger for mye av studentarbeidet. Skriv ned eventuelle problemer du ser i studentarbeid, for eksempel overdreven bruk av kommaer. Etter det, foreslå hva som kan forbedres med det.
For eksempel, "Du brukte for mange kommaer i essayet ditt. Vennligst dobbeltsjekk reglene for bruk av kommaer og hvordan du kombinerer setninger med kommaer. Hvis du kommer til en ekstra økt, kan vi trene på hvordan du skriver et godt avsnitt sammen
Trinn 5. Prioriter ditt neste utkast eller oppgave
Å sette prioriteringer som dette vil hjelpe elevene til å fokusere på andre ting som må oppnås. Du kan prioritere læringsmålene eller elevens behov, avhengig av arbeidet ditt.
Si: "Nå bør du fokusere på å bruke aktive setninger og ikke bruke ufullstendige setninger."
Trinn 6. Begrens tilbakemeldingen til ett område eller en evne hvis dette er hovedproblemet
Fokuser på de nåværende læringsmålene eller behovene til studentene du vurderer. Sørg for at eleven vet at du bare vurderer noen deler av essayet, slik at han ikke antar at resten av essayet er perfekt.
- Merk områdene som vil være fokus for tilbakemeldingen din.
- Før du returnerer studentarbeid, må du informere dem om at du bare gir tilbakemelding på visse deler av oppgaven.
- Du kan la elevene velge hvilke ferdigheter eller seksjoner de vil kommentere.
Trinn 7. Ikke overveld studenter
Hvis det er for mange feil, må du ikke fikse dem alle i en tilbakemeldingsøkt. Hvis du legger for mange kommentarer på en økt, kan elevene føle seg overveldet og til slutt bli motløse. Så legg igjen en kommentar om det enkleste og mest grunnleggende å rette opp.
- For eksempel kan du begynne med måter å unngå å skrive ufullkomne setninger og slå opp ord i ordboken hvis han ikke vet hvordan han skal skrive dem.
- I tillegg kan du også fokusere på læringsmålene for oppgaven.
Trinn 8. Motiver elevene til å fortsette å lære
Avslutt tilbakemeldingsøkten med positive ord, og oppmuntre ham til å prøve. Du kan også minne ham om prestasjonene hans i andre oppgaver, så han vil prøve enda mer.
