Har du noen gang skrevet et formelt søknadsbrev før? Formelle søknadsbrev blir vanligvis laget av forskjellige årsaker, for eksempel for å samle inn gjeld, be om hjelp eller be noen andre om å gjøre noe spesifikt. Ideelt sett bør søknadsbrevet ikke være mer enn en side langt. Med andre ord må forespørselen din formidles på en enkel, klar, trygg og grei måte, og slutter med riktig setning. Så, hva er den rette setningen for å lukke et søknadsbrev? Generelt er brevets avsluttende setning veldig avhengig av formålet med brevet og identiteten til mottakeren av brevet. For eksempel, hvis brevet er adressert til noen du kjenner personlig, kan du avslutte det med en mer uformell tone. I mellomtiden, hvis brevet er skrevet med et forretningsmessig formål, må du avslutte det med en mer formell tone.
Steg
Metode 1 av 2: Avslutte den personlige applikasjonen
Trinn 1. Bruk en høflig språkstil
I et personlig søknadsbrev er det generelt nødvendig at brevskriveren først oppgir årsakene til søknaden, og deretter formidler søknaden på en grei, tydelig og spesifikk måte. Ikke glem å bruke et høflig og mindre krevende byvalg, for eksempel "Vil du" eller "Vil du" slik at mottakeren av brevet ikke føler seg overveldet av forespørselen din.
Du kan for eksempel skrive: "Vil du følge med søsteren min til et veldedighetsarrangement, slik at hun ikke trenger å gå ut alene?"
Trinn 2. Presentere oppfølgingsforespørselen i et nytt avsnitt
Hvis du trenger å motta et svar på et bestemt tidspunkt, eller hvis mottakeren trenger å gjøre noe annet knyttet til forespørselen, må du inkludere det i et eget avsnitt. Dermed vil mottakeren av brevet vite at oppfølgingssøknaden er sekundær, men fortsatt er relatert til hovedsøknaden.
Fremdeles med det samme eksemplet, kan du inkludere en oppfølgingsforespørsel som: "Vi setter stor pris på om du henter henne hjemme for å gå til et veldedighetsarrangement og levere henne senere."
Trinn 3. Takk mottakeren for at han vurderte forespørselen
Etter at forespørselen din er sendt, må du inkludere en kort uttalelse som takker mottakeren av brevet. Hvis du vil, kan du også formidle hvor viktig og meningsfull hjelpen er for deg.
For eksempel kan du inkludere noe som: “Tusen takk for at du var villig til å hjelpe oss. Din hjelp vil være veldig nyttig for søsteren min som er ivrig etter å delta på veldedighetsarrangementet."
Trinn 4. Inkluder eventuell tilleggsinformasjon som mottakeren kan trenge å vite
Hvis forespørselen din må fremsettes på en bestemt måte, eller på en bestemt dato og tid, må du inkludere den etter å ha takket deg. I tillegg kan du også inkludere kontaktinformasjon, i tilfelle mottakeren av brevet først vil kontakte deg.
Du kan for eksempel skrive: “For din informasjon må søsteren min møte arrangørene før arrangementet starter. Derfor må han ankomme arrangementet minst en time i forveien."
Tips:
Etter å ha inkludert tilleggsinformasjonen, ikke glem å si takk igjen. Ved å gjøre dette vil mottakeren av brevet ikke føle seg belastet av forespørselen, eller til og med føle at vennligheten din blir utnyttet av deg.
Trinn 5. Inkluder en avsluttende hilsen før du skriver navnet ditt på slutten av brevet
En enkel avsluttende hilsen som "Salam" er passende å inkludere på slutten av et personlig søknadsbrev. Hvis du og mottakeren av brevet er nærmere eller nærmere, kan du bruke en varmere tone i avsluttende hilsen, for eksempel "Hilsen" eller "Elsk alltid."
Legg til et komma etter den avsluttende hilsenen, og legg igjen to tomme linjer for signaturen din. Etter disse to tomme linjene, ta med ditt fulle navn
Metode 2 av 2: Avslutte forretningsprogrammer
Trinn 1. Spesifiser søknaden din i brødteksten
Når du skriver et formelt søknadsbrev for forretnings-, profesjonelle og akademiske formål, må du huske å inkludere formålet med brevet fra starten. Hvis det er mulig, send din forespørsel spesifikt i den første setningen i brevet, i stedet for på slutten.
Siden forespørselen din ble forklart i begynnelsen av brevet, er det ikke nødvendig å gjenta den på slutten av brevet
Trinn 2. Takk mottakeren for tid og oppmerksomhet
I et nytt avsnitt skriver du en kort setning som takker mottakeren for at han tok deg verdifull tid til å lese og vurdere forespørselen din. Sørg for at han vet at du setter pris på hans vilje.
For eksempel kan du inkludere noe som: "Takk for at du tok deg tid til å vurdere forespørselen min. Jeg setter stor pris på det."
Tips:
Etter å ha takket mottakeren for tid og oppmerksomhet, kan du også legge til en unnskyldning, for eksempel "Beklager ulempen", om nødvendig.
Trinn 3. Angi fristen som mottakeren trenger å vite
Hvis du trenger å motta et svar på brevet innen et bestemt tidspunkt, ikke glem å oppgi dato og klokkeslett for mottakeren. I noen tilfeller må du kanskje gi en kort begrunnelse for viktigheten av å sette fristen.
For eksempel kan du inkludere noe sånt som "Beklager plutseligheten, men jeg trenger svaret ditt før mandag 22. april, for jeg har allerede bestilt flybilletten min den dagen og kommer bare tilbake til (navnet på byen din) 2 uker. etter det."
Trinn 4. Oppgi kontaktinformasjon slik at mottakere kan kontakte deg hvis de har spørsmål
Hjelp mottakeren av brevet til å kontakte deg enkelt og raskt, spesielt hvis du trenger svar i nær fremtid. Trikset, bare ta med kontaktinformasjon som han enkelt kan kontakte i arbeidstiden.
For eksempel kan du skrive, "Hvis du har spørsmål, kan du ringe meg på kontornummer: 222-123-4567."
Trinn 5. Avslutt brevet med en formell og høflig avsluttende hilsen
Noen eksempler på avsluttende hilsener som du kan inkludere i et formelt søknadsbrev er "Med vennlig hilsen" eller "Hilsen". Etter den avsluttende hilsenen, ikke glem å legge til et komma, så legg igjen to tomme linjer for signaturen din. Etter disse to tomme linjene, ta med ditt fulle navn.
Hvis du trenger tilleggsinformasjon, for eksempel en bestemt jobbtittel eller identifikasjonsnummer, kan du legge den til like under ditt fulle navn
Tips
- Ikke glem å redigere brevet før du skriver ut og signerer det. Husk at den minste feilen kan skade troverdigheten din og risikere at forespørselen din ikke blir oppfylt av mottakeren av brevet.
- Oppbevar en kopi av brevet i din personlige fil, i det minste til søknaden din er oppfylt.
- Hvis du planlegger å sende et brev via internett i stedet for posttjenesten, er formatet som brukes faktisk det samme. På slutten av brevet, la det være plass til signaturen, selv om den senere blir tømt, med mindre du har en digital signatur som du kan legge ved.
