Out of Office eller “Outdoors” Assistant i Microsoft Outlook lar deg konfigurere automatiske svar som blir sendt til folk som kontakter deg mens du er inaktiv eller ute av kontoret. Out of Office -funksjonen er bare tilgjengelig for Microsoft Exchange -kontobrukere. Selv hjemmebrukere uten en Exchange -konto kan imidlertid fortsatt opprette "out of office" -maler og lage regler for programmet slik at Outlook kan sende svar automatisk.
Steg
Metode 1 av 4: Outlook 2013 og 2010
Trinn 1. Klikk på "File" -menyen, og velg deretter "Info" fra menyen til venstre i sidefeltet
Trinn 2. Velg “Automatiske svar (ute av kontoret)”
Dialogboksen "Automatiske svar" åpnes etter det.
Hvis dette alternativet ikke er tilgjengelig, bruker du kanskje en ikke-Exchange-konto. Følg trinnene beskrevet i den fjerde metoden i denne artikkelen for å sette opp automatiske svar på ikke-Exchange-kontoer
Trinn 3. Sjekk alternativet "Send automatiske svar"
Trinn 4. Merk av for alternativet "Bare send i løpet av denne tidsperioden", og velg deretter ønsket starttid ("Starttid") og sluttid ("Sluttid")
For eksempel, hvis du planlegger å ta en to ukers ferie, velger du lengden på ferien.
Trinn 5. Klikk på "Inside my organization" -fanen, og skriv inn en automatisk melding som vil bli sendt til kolleger (på samme kontor eller selskap) som ønsker å kontakte deg
Trinn 6. Klikk på kategorien "Utenfor organisasjonen min", og skriv deretter en automatisk melding som vil bli sendt til personer utenfor organisasjonen eller kontoret som ønsker å kontakte deg
Skriv for eksempel en melding som forklarer at du er opptatt, og be avsenderen av meldingen stille spørsmål og diskutere problemer med andre kontakter på kontoret.
Trinn 7. Klikk "OK"
Personer som sender deg e -post når du ikke er på kontoret, vil motta en automatisk melding som du oppretter.
Metode 2 av 4: Outlook 2007
Trinn 1. Klikk på "Verktøy" -menyen, og velg deretter "Out of Office Assistant"
Dialogboksen "Out of Office Assistant" åpnes.
Hvis dette alternativet ikke er tilgjengelig, bruker du kanskje en ikke-Exchange-konto. Følg trinnene beskrevet i den fjerde metoden i denne artikkelen for å sette opp automatiske svar på ikke-Exchange-kontoer
Trinn 2. Sjekk alternativet "Send ut av kontoret automatiske svar"
Trinn 3. Merk av for alternativet "Bare send i løpet av denne tidsperioden", og velg deretter ønsket starttid ("Starttid") og sluttid ("Sluttid")
For eksempel, hvis du planlegger å være ute av kontoret for en dag, velger du en passende dato (for eksempel permisjonsdato eller ikke-møtedato).
Trinn 4. Klikk på "Inside my organization" -fanen, og skriv deretter inn det automatiske svaret du vil sende til kolleger (på samme kontor eller selskap) som ønsker å kontakte deg
For eksempel, forklar at du ikke er på kontoret for en dag, og lederen vil være ansvarlig for arbeidet ditt mens du er borte.
Trinn 5. Klikk på kategorien "Utenfor organisasjonen min", og skriv inn en automatisk melding som du vil sende til personer utenfor organisasjonen eller kontoret som ønsker å kontakte deg
Trinn 6. Klikk "OK"
Personer som sender deg e -post når du ikke er på kontoret, vil motta en automatisk melding som du oppretter.
Metode 3 av 4: Outlook 2003
Trinn 1. Klikk på "Verktøy" -menyen, og velg deretter "Out of Office Assistant"
Dialogboksen "Out of Office Assistant" åpnes.
Hvis dette alternativet ikke er tilgjengelig, bruker du kanskje en ikke-Exchange-konto. Følg trinnene beskrevet i den fjerde metoden i denne artikkelen for å sette opp automatiske svar på ikke-Exchange-kontoer
Trinn 2. Merk av for alternativet "Jeg er for tiden ute av kontoret"
Trinn 3. Skriv meldingen du vil at skal sendes automatisk til personer som kontakter deg i feltet "Automatisk svar bare én gang til hver avsender med følgende tekst" -feltet på skjermen
Folk som sender deg en e -post, får automatiske svar til du kommer tilbake på jobb.
Trinn 4. Klikk "OK"
Alle parter som kontakter deg via e -post vil motta en automatisk "Out of Office" -melding på ubestemt tid, eller til du gjentar det første trinnet i denne metoden og velger "Jeg er for tiden på kontoret".
Metode 4 av 4: Ikke-Exchange-konto
Trinn 1. Kjør Microsoft Outlook på den personlige datamaskinen
Trinn 2. Klikk på "Hjem" -menyen og velg "Ny e -post"
Trinn 3. Skriv inn svaret du vil at det skal sendes automatisk til personer som kontakter deg i meldingen
Senere brukes denne meldingen som din "ute av kontoret" -mal.
Trinn 4. Klikk på "File" -menyen og velg "Save As"
Dialogboksen "Lagre som" åpnes etterpå.
Trinn 5. Velg "Outlook-mal" fra rullegardinmenyen "Lagre som type"
Trinn 6. Skriv inn navnet på meldingsmalen, og klikk deretter "Lagre"
Denne malen kan nå brukes når du ikke kan kontaktes via e -post på din personlige Outlook -konto.
Trinn 7. Klikk "Hjem", velg "Regler", og velg "Administrer regler og varsler"
For at malen automatisk skal bli sendt til meldingsavsendere når du er ute av kontakt, må du opprette en regel som gir Outlook beskjed om å automatisk svare på mottatte brev ved hjelp av malen.
Trinn 8. Velg "Ny regel", og velg deretter "Bruk regler for meldinger jeg mottar" under "Start fra en blank regel"
Trinn 9. Klikk "Neste", og velg deretter "Neste" igjen for å lage en regel
Trinn 10. Sjekk alternativet "svar ved hjelp av en bestemt mal" under "Hva vil du gjøre med meldingen? ”.
Trinn 11. Merk av for "en bestemt mal" under "Rediger regelbeskrivelsen (klikk på en understreket verdi)"
Trinn 12. Velg “Brukermaler i filsystemet” fra rullegardinmenyen “Se inn”
Trinn 13. Velg en ferdiglaget mal som skal brukes som et automatisk "ute av kontor" -svar, og velg deretter "Åpne"
Trinn 14. Klikk "Neste", og legg til unntak om nødvendig
For eksempel kan du videresende e -post fra en bestemt avsender til en annen e -postkonto.
Trinn 15. Klikk "Neste", og skriv inn navnet på regelen for automatisk svar som ble opprettet
Trinn 16. Klikk "Fullfør"
Alle som sender deg en e -post, får en automatisk melding fra malen du lager.
