Kostnadsanalyse er en av fire typer økonomisk vurdering (i tillegg til kostnads -nytte -analyse, kostnadseffektivitetsanalyse og kostnadsanalyse). Som navnet tilsier, fokuserer kostnadsanalyse på kostnadene ved å implementere et program uavhengig av det primære resultatet. Kostnadsanalyse er et viktig første skritt før du foretar en annen økonomisk vurdering for å bestemme egnetheten eller påliteligheten til et prosjekt.
Steg
Del 1 av 3: Definere mål og virkeområde
Trinn 1. Vet hvorfor en kostnadsanalyse er nødvendig
Omfanget av kostnadsanalysen vil avhenge av disse grunnene, så før du vurderer omfanget av analysen, må du sørge for at resultatene av kostnadsanalysen vil svare på hovedspørsmålet ditt.
- Hvis du gjør en kostnadsanalyse bare for å utarbeide et budsjett eller en plan for fremtiden, er omfanget vanligvis bare på organisasjonsnivå.
- På den annen side, for et mer smalt og spesifikt formål, for eksempel å bestemme gjennomførbarheten og kostnaden for en bestemt tjeneste, kan det kreve en smalere kostnadsanalyse som bare er rettet mot visse tjenester.
Trinn 2. Identifiser synspunktet for kostnadsanalyse
I tillegg til hvorfor du trenger en kostnadsanalyse, må du også vite "hvem" kostnadene må analyseres. Dette bestemmer dataene som skal samles inn og hvordan de skal klassifiseres.
- For eksempel vil du kanskje beregne kostnaden ved å tilby en bestemt tjeneste til en klient. Se i så fall på kostnadene fra hans synspunkt, og vurder størrelsen på servicegebyrene som belastes (eller blir fakturert), transport til sted og andre kostnader.
- Hvis du bare vil vite kostnaden for et program, vil du generelt se på selskapets utgifter. Du kan også se på mulighetskostnader, for eksempel om det å tilby ett program forhindrer deg i å tilby et annet.
Trinn 3. Diversifiser programmene som tilbys
Måten du beskriver programmet på vil avgjøre hvordan kostnadsfordelingen skal analyseres. Hvis organisasjonen kjører programmer som er lett å skille, kan inndelingen sees tydelig. For programmer eller programmer som deler de samme ressursene, må du bestemme hvordan du skiller dem.
- Overlappende programmer kan til en viss grad klumpes sammen, i stedet for å bli vurdert separat. Velg den mest logiske måten i henhold til organisasjonens operasjoner, og prøv å jobbe så effektivt som mulig.
- For å avgjøre om programmene må skilles, se på tjenestene hvert program tilbyr, ressursene som kreves for å levere tjenestene og hvem tjenestene tilbys. Hvis 2 av 3 av disse faktorene er like i de to relaterte programmene, kan du kombinere dem i en kostnadsanalyse.
Trinn 4. Bestem tidsperioden du vil vurdere
Hvordan du klassifiserer og beregner kostnader, avhenger av tidsperioden som kostnadene analyseres for, for eksempel langsiktig (flere måneder eller år) eller kortsiktig (flere uker eller bare en gang).
- For eksempel, hvis du prøver å finne ut om en bestemt tjeneste er gjennomførbar, må du først bestemme hvor mye det vil koste å produsere denne tjenesten. Du vil utføre en langsiktig kostnadsanalyse for å avgjøre om organisasjonen har råd til kostnadene ved tjenesten.
- Det er vanligvis bedre å velge en tidsperiode som lar deg få nøyaktige inntektsdata, i stedet for bare estimater. Dette er nyttig hvis du planlegger å bruke kostnadsanalyse som grunnlag for videre økonomisk evaluering.
Del 2 av 3: Klassifisering av kostnader
Trinn 1. Gjennomgå tidligere kostnadsanalyserapporter, hvis mulig
Hvis organisasjonen allerede har utført en kostnadsanalyse, kan du bruke den samme eller lignende måten å klassifisere kostnader på. På denne måten kan de to rapportene sammenlignes, noe som gjør dem mer nyttige over tid.
Du kan også prøve å se på kostnadsanalyser som lignende organisasjoner gjør eller tilby de samme tjenestene
Trinn 2. Liste over alle direkte kostnader for programmet som evalueres
Direkte kostnader inkluderer lønn og fordeler for teammedlemmer, råvarer og forsyninger og alle nødvendige møbler eller utstyr. Avhengig av hvilken type program eller tjeneste som tilbys, kan du også pådra deg kontrakt-, lisens- eller forsikringsgebyrer.
- Direkte kostnader er kostnader som spesielt påløper for programmer eller tjenester som evalueres i en kostnadsanalyse. Denne avgiften deles ikke med andre programmer.
- Overheadkostnader, for eksempel verktøy (inkludert vann og elektrisitet), kan være direkte kostnader hvis programmet eller tjenesten har sin egen beliggenhet.
Trinn 3. Indirekte kostnader
Indirekte kostnader inkluderer generelle administrasjonskostnader eller administrasjonslønn og godtgjørelser, fasiliteter, utstyr og alt annet som andre programmer eller tjenester bidrar til. Hva som er klassifisert som en indirekte kostnad, vil avhenge av hvordan du skiller programmene eller tjenestene organisasjonen tilbyr.
Spesielt når du beregner et eget program eller en tjeneste, må du fordele disse indirekte kostnadene
Trinn 4. Ordne kostnadene for å gjenspeile formålet med analysen
Kostnadsanalyserapporten skal til slutt være nyttig for organisasjonen. I stedet for å stole på brede finansielle kategorier, velg kategorier som nøyaktig gjenspeiler målene for kostnadsanalysen.
Standardkategorier kan være personalkostnader, driftskostnader og oppstartskostnader. Innen hver kategori identifiser du hvilke kostnader som er klassifisert som direkte og indirekte kostnader
Del 3 av 3: Beregning av kostnader
Trinn 1. Samle økonomiske rapporter og informasjon
For hver kostnadstype som er planlagt å inngå i analysen, legg merke til datakildene som trengs for å kunne beregne de tilhørende kostnadene. Hvis du vil estimere kostnader, kan du lage en liste over rapporter som inneholder informasjonen som trengs, slik at du kan lage pålitelige estimater.
- Bruk faktisk kostnadsinformasjon så mye som mulig. Dette vil øke påliteligheten og nytten av kostnadsanalysen din.
- For estimater, se etter pålitelige kilder som kan brukes så smalt som mulig. For eksempel, hvis du trenger å estimere lønn, bruker du gjennomsnittssatsen for ansatte i en by i stedet for en nasjonal.
Trinn 2. Total de direkte kostnadene ved programmet
Ved å bruke informasjonen som er samlet inn, summerer du utgifter til lønn, utstyr, råvarer og andre kostnader som er direkte knyttet til programmet som er under vurdering. Forleng disse kostnadene over analysert tidsperiode.
- Hvis du gjør en langsiktig kostnadsanalyse, må du først beregne de direkte kostnadene ukentlig eller månedlig, og deretter utvide dem.
- Når du beregner personalkostnader, må du inkludere kostnaden (eller verdien) av fordelene som tilbys ansatte som jobber i det relaterte programmet.
Trinn 3. Tildel indirekte kostnader til det analyserte programmet
For å fordele indirekte kostnader, bestemme hvordan hver kostnad kan deles mellom flere programmer. Deretter beregner du andelen av kostnader i relaterte programmer.
La oss for eksempel si at du tildeler HR -direktørens lønn. Siden denne direktøren er ansvarlig for programpersonell, er det naturlig at lønnen hans deles i henhold til antall ansatte. Hvis du har totalt 10 ansatte, og 2 er delegert til programmet eller tjenesten som er under vurdering, kan du allokere 20 prosent av direktørlønnen til programmet i en kostnadsanalyse
Trinn 4. Beregn avskrivningen på eiendelen
Hvis organisasjonens eiendeler, inkludert møbler eller utstyr, skal brukes til å implementere programmet eller tilby tjenesten som evalueres, må avskrivningen av eiendelen inkluderes i den totale kostnaden for programmet eller tjenesten.
Å beregne avskrivninger kan være vanskelig. Hvis du ikke har erfaring med å avskrive eiendeler, anbefaler vi å bruke tjenestene til en regnskapsfører
Trinn 5. Vurder skjulte kostnader
Avhengig av organisasjonen og programmet som evalueres, kan det være ekstra kostnader som ikke vises på budsjettet eller finanshistorikken. Inkluder disse kostnadsestimatene i analysen slik at resultatene blir mer troverdige.
- For eksempel, hvis du gjør en programkostnadsanalyse for en stiftelse, kan de skjulte kostnadene inkludere den estimerte verdien av frivillige arbeidstimer, donerte råvarer eller donert plass.
- Skjulte kostnader kan også inkludere mulighetskostnader. For eksempel kan lansering av ett program påvirke en organisasjons evne til å tilby andre programmer.
Trinn 6. Trekk konklusjoner basert på funnene dine
Gå tilbake til målet ditt om å gjennomføre en kostnadsanalyse og bestem hva som må gjøres. Du kan også inkludere anslag eller estimater av fremtidige kostnader knyttet til programmet eller tjenesten.
- I det minste vil kostnadsanalysen gi et sant tall for kostnaden ved å kjøre et bestemt program eller en bestemt tjeneste.
- Kostnadsanalysen kan også reise nye spørsmål, noe som indikerer at ytterligere analyse er nødvendig før du tar en endelig beslutning.
