Mange bedrifter ber sine ansatte om å lage arbeidsresultatrapporter ved å evaluere seg selv, slik at de kan rapportere hva de har gjort over en viss periode. Hvis du jobber som møtemottaker, kan du også bli bedt om å lage rapporten. Denne artikkelen forklarer hvordan du utarbeider en god resultatrapport fordi den spiller en viktig rolle for å bestemme suksessen eller fiaskoen i karrieren din.
Steg
Del 1 av 3: Forstå rapport om arbeidsoppnåelsesrapport
Trinn 1. Start forberedelsen av rapporten ved å skrive en kort oppsummering av prestasjonene dine
Øverst i rapporten presenterer du et sammendrag av informasjonen du sendte inn for å gi et helhetlig bilde av arbeidets ytelse.
- For eksempel: Du jobber for en ideell organisasjon, og sjefen din ber deg om å lage en resultatrapport. Rapporter kort i ett avsnitt alle de fullførte oppgavene, for eksempel: du har organisert aktiviteter som er fordelaktige for eieren av organisasjonen, lyktes i å få anerkjennelse i bransjen og bygd relasjoner med forretningspartnere.
- Ikke ta med spesifikke ting i sammendraget fordi du bare trenger å presentere viktig informasjon for å gi en oversikt over arbeidsprestasjoner generelt. Som veiledning bør rapporter presenteres på 2 sider, med mindre arbeidsgiver angir et annet format. Kontroller først om du må lage en rapport i henhold til et bestemt format.
Trinn 2. Oppgi detaljerte fakta
For å støtte hver informasjon i sammendraget som ble presentert i begynnelsen av rapporten, skriver du ned detaljene i henhold til følgende instruksjoner:
- Bruk et listeformat. Utarbeid rapporter for hver aktivitet separat. Inkluder aktiviteten som tittel på rapporten etterfulgt av en beskrivelse av aktiviteten under tittelen. For eksempel: aktiviteten du gjør er "Forberedelse og gjennomføring av hendelser".
- Under tittelen kan du lage en liste med tall eller bokstaver for å kort og spesifikt beskrive hendelsen du organiserer, inkludert dens formål og fordeler med å støtte oppnåelsen av organisasjonens oppdrag.
Trinn 3. Lag en rapport i et standardformat for å få den til å se profesjonell ut
Ikke legg fram tilfeldige rapporter. I stedet forbereder du en pent skrevet rapport i profesjonell skrift ved bruk av papir i standardstørrelse.
- Sett tittelen på rapporten i midten av papiret med fet skrift, slik at informasjonen er pent organisert.
- På toppen av rapporten skriver du datoen da rapporten ble fullført. Inkluder også navn, tittel og tittel på personen som utarbeidet rapporten.
Trinn 4. Journaliser i rapporteringsperioden
Det blir lettere for deg å kompilere rapporter hvis du umiddelbart tar notater når aktiviteter kjører.
- Forbered en notatbok eller mappe for å registrere arbeidsprestasjoner over en bestemt periode. Dette vil gjøre det lettere for deg å utarbeide rapporter hvis sjefen din ber deg om det.
- Hvis dette ikke er gjort, kan viktige prestasjoner i begynnelsen av rapporteringsperioden bli glemt.
Del 2 av 3: Levering av kvalitetsinnhold
Trinn 1. Beskriv målet du vil oppnå og forventningene til jobben du må oppfylle
Minn leserne på at i begynnelsen av rapporteringsperioden er det et mål du vil oppnå. Sørg for at du kjenner målene for organisasjonen og arbeidsbidraget som forventes av deg. Spør arbeidsgiveren om disse tingene hvis du ikke vet det ennå.
- Forklar deretter at du har nådd målet ditt ved å gi faktiske data. Lag en rapport som presenterer en sammenligning av dataene mellom målet og dets realisering.
- For eksempel: Du klarte å skaffe flere midler enn målrettet, og denne prestasjonen er en positiv ting for investorer og arbeidsgivere. Resultatene av dette arbeidet kan imidlertid ikke betraktes som suksess, og det er vanskelig å avgjøre hvor høy suksess du har hvis det ikke finnes sammenligningsdata.
Trinn 2. Inkluder visuell informasjon i rapporten
Legg ved noen tabeller eller grafer som gjør det lettere for leserne å visualisere dataene du presenterer.
- Husk at travle lesere vanligvis bare skummer rapporter. Noen ganger er visuelle midler i stand til å formidle informasjon mer effektivt.
- Imidlertid må du ikke presentere for mye grafikk. Velg 1-2 diagrammer som kan forklare viktig informasjon.
Trinn 3. Fokuser på “CAR”
CAR står for: Challenge (challenge), Action (action), Results (results). Du kan lage en systematisk rapport om arbeidsprestasjoner ved å diskutere disse tre tingene.
- Bestem utfordringene du står overfor. Beskriv handlingene du tok for å overvinne utfordringene og hva resultatene var. For eksempel: Som restaurantsjef skriver du i en rapport: “Utfordring: køene blir lengre i rushtiden ved middagen og klagende kunder er opp 10%. Handling: be 1 servitør om å starte arbeidet 1 time tidligere for å forbedre servicekvaliteten i rushtiden. Resultat: kunder som klaget gikk ned til 2 personer eller reduserte med 80%”.
- Lag en rapport ved å gi spesifikk informasjon. Prestasjoner som ikke er målbare, for eksempel: "Jeg er i stand til å fungere godt i et team" er ubrukelige fordi alle kan si det samme. Så du må kunne vise sammenhengen mellom resultater og problemer som skal løses og rapportere ytelse ved å gi spesifikke data og informasjon.
Trinn 4. Beskriv metodikken du brukte
Hvis du trenger å samle inn data som grunnlag for å skrive en rapport, kan du kort beskrive datainnsamlingsmetoden du bruker.
- Informer leseren om årsakene til å velge undersøkelsesmetoden, dens fordeler og resultater. Forklar også hvorfor metoden anses som troverdig. Fortsett restaurantscenariet i eksemplet ovenfor, forklar hvorfor du bruker kundeklagedata som en undersøkelsesmetode.
- Inkluder datoen eller perioden for undersøkelsen og hva du ønsker å få ut av undersøkelsen.
Trinn 5. Fokuser på å rapportere prestasjoner
For å holde informasjonen i rapporten fokusert på arbeidsoppnåelser, tenk på hva du var mest stolt av i rapporteringsperioden, for eksempel: du kan roe en engstelig gjest eller gi opplæring til en underordnet. Ikke gi for detaljert informasjon til leseren.
- En annen måte er å bruke “STAR” -metoden, som står for: Situasjon (problem), Oppgave (oppgave), Handling (handling), Resultater (resultat). Beskriv kort situasjonen du var i, oppgaven du måtte gjøre, handlingene du tok for å fullføre oppgaven og resultatene du oppnådde. Akkurat som "CAR" -metoden, er målet å vise forholdet mellom "problem" og "utfall" og forklare hvordan du oppnår det.
- Fokuser på å lage rapporter som er i stand til å vise følgende: vanskeligheter, privilegier, prioritet, høy synlighet, tidsfrister, innovasjon, stillingsbeskrivelse og virkningen arbeidet ditt har på organisasjonen.
- For eksempel: oppgi i rapporten at den årlige omsetningen til ansatte var 35% da du ble forfremmet til filialleder. Etter at du har gjennomført medarbeidertilfredshetsundersøkelser, veileder ansatte og holder ukentlige møter med hele personalet, synker medarbeideromsetningen til 15%. Dette eksemplet viser at prestasjonsrapporten ikke trenger å bruke lange setninger så lenge leseren kan forstå forholdet riktig.
Trinn 6. Forklar fordelene med handlingen din
Ikke bare levere resultatene. Du må også forklare hvorfor prestasjonen er gunstig for organisasjonen.
- For eksempel: Du har et møte med personalet. Forklar hva oppfølging er og dens fordeler for organisasjonen? Tenk nøye over hva du vil rapportere. Hvis det ikke er nyttig, bør du rapportere annet arbeid.
- Hvis møtet med personalet er i stand til å øke arbeidsmotivasjonen slik at ansattes fravær forbedres og sparer bedriftseiere penger. Dette er resultatet av arbeid som anses som nyttig.
Trinn 7. Sjekk rapporten før du sender den
Rapportskrivermål er ikke oppnådd hvis du sender inn en rapport som har mange feil og uprofesjonelle skriveformater.
- Sjekk grammatikk, tegnsetting og rettskrivning av ord. Lagre rapporten for 1 natt, og les den deretter om morgenen. Ikke lag siste minutt-rapporter.
- Skriv ut rapporten på papir og sjekk om det er noe annet som må korrigeres. Noen ganger er øynene våre så slitne av å stirre for lenge på en dataskjerm at feil blir ignorert.
Del 3 av 3: Bruke riktige ord
Trinn 1. Si negative ting på en positiv måte
Hvis det er et mål som ikke oppnås, er det bedre å ikke rapportere det. I stedet for å holde leseren fokusert på dette, kan du prøve å informere den på en annen måte.
- Beskriv utilfredsstillende arbeidsresultater ved å bruke positive setninger, for eksempel ved å fokusere forklaringen på konkrete skritt du vil ta for å løse problemet, i stedet for å klandre andre mennesker eller komme med unnskyldninger.
- Ikke klandre andre mennesker. Fokuser på å forklare handlingene du har utført og vise at du er en positiv person. Del ting du eller teamet ditt har gjort bra. Fokusrapporter om arbeid å være stolte av.
Trinn 2. Presenter tall og bruk beregninger i rapporter
Hvis du er i stand til å presentere veldig spesifikke data, vil dine arbeidsresultater bli mer troverdige. Fullfør informasjonen du formidler med noe målbart som bevis.
- Superlative ord som brukes mye, for eksempel: "best" eller "pålitelig" er mindre nyttige. Alle kan si "Arbeidsytelsen min var veldig bra i år".
- Husk denne setningen: "Bevis det, ikke bare snakk!" I stedet for å fortelle andre at du i år var i stand til å gjøre en god jobb, kan du vise hva du gjorde godt i detalj med data og beregninger. Ikke bare si at du kan bygge gode relasjoner til kunder. Sitér i stedet resultatene av en kundetilfredshetsundersøkelse, legg ved et brev du mottok fra en kunde, og gi data om reduksjonen i antall klagende kunder.
- Nåværende tall. Å si at du er i stand til å lede flere ansatte er meningsløst hvis leserne ikke vet hvor mange personer du har på personalet. Presentere dataene i numerisk form, slik at leserne vet hvor mange mennesker du kaller "mange" og forklarer en beskrivelse av arbeidet du har utført.
Trinn 3. Fortell sannheten i alle fall
Ikke overdriv eller lyve. Du vil få store problemer hvis du blir tatt.
- Selv om det er helt utilsiktet, vil du ha store problemer hvis du lyver. Du vil føle deg usikker og din karrierevei vil bli blokkert.
- Gjør en ærlig egenvurdering for å rapportere dine styrker og svakheter slik de er. Prøv å overvinne mangler på en positiv måte.
Trinn 4. Anerkjenn andres arbeid
Forretnings- og ingeniørrapportskrivingskurs antyder at du ikke bruker ordet "I", men det kan brukes i resultatrapporter i visse tilfeller.
- For eksempel: hvis du rapporterer: "Jeg har ansatt 100 ansatte", ikke glem å forklare at suksessen din støttes av bidrag fra andre mennesker eller fra teamet.
- Du får ekstra verdi hvis du ikke er arrogant. Ordne forskjellige setninger slik at de ikke alltid starter med ordet "jeg".
Tips
- Bruk aldri ord som uttrykker sinne i en prestasjonsrapport. Du vil gjøre et godt inntrykk hvis du alltid er positiv.
- Bruk profesjonelle ord. Ikke bruk uformell språkstil.
