Excel er flott for tabeller og data, men hvordan kan du bruke og strukturere det slik at det dekker dine behov? Sorteringsverktøyet lar deg raskt sortere kolonner med forskjellige formater, eller du kan lage dine egne formater for flere kolonner og datatyper. Bruk sorteringsfunksjonen til å organisere dataene dine og gjøre det lettere å forstå og bruke.
Steg
Del 1 av 3: Sortering alfabetisk eller etter tall
Trinn 1. Velg dataene dine
Du kan klikke og dra (klikk og dra) for å velge kolonnen du vil sortere etter, eller du kan klikke på en celle i kolonnen for å gjøre cellen aktiv og la Excel sortere dataene automatisk.
Alle data i en kolonne må ordnes etter typen for å sorteres (eksempel: tekst, tall, datoer)
Trinn 2. Se etter Sorter -knappen
Denne knappen ligger på fanen Data i Sorter og filtrer -delen. For å sortere raskt, bruk knappene "AZ ↓" og "AZ ↑".
Trinn 3. Sorter kolonnene ved å klikke på riktig knapp
Når du sorterer tall, kan du sortere dem fra laveste til høyeste ("AZ ↓") eller fra høyeste til laveste ("AZ ↑"). Når du sorterer tekst, kan du sortere den alfabetisk ("AZ ↓") eller i omvendt alfabetisk rekkefølge ("AZ ↑"). Når du sorterer datoer eller klokkeslett, kan du sortere dem fra tidligste til siste ("AZ ↓") eller fra tidligste til tidligste ("AZ ↑").
Hvis det er en annen kolonne som inneholder data i tillegg til kolonnen du sorterer, vises et spørsmålsvindu som spør om du vil angi dataene for sortering. Resultatet av bestillingen er fortsatt basert på kolonnen du valgte, men dataene ved siden av kolonnen vil følge rekkefølgen i henhold til dataene i den valgte kolonnen
Trinn 4. Problem med kolonne som ikke vil sorteres
Hvis du får en feilmelding når du prøver å sortere, er den vanligste årsaken et formateringsproblem med dataene.
- Hvis du sorterer tall, må du kontrollere at alle cellene er formatert som tall og ikke tekst. Tall kan ved et uhell 'importeres' eller leses som tekst fra visse regnskapsprogrammer eller applikasjoner.
- Hvis du sorterer tekst, kan det oppstå feil på grunn av mellomrom eller feil dataformatering.
- Hvis du sorterer etter dato eller klokkeslett, oppstår problemet vanligvis fra dataformatet. For at Excel skal kunne sortere etter dato, må du sørge for at alle dataene dine er formatert som datoer.
Del 2 av 3: Sorter etter flere kriterier
Trinn 1. Velg dataene dine
Si at du har et regneark med en liste over kundenavn og bystedene deres. Deretter vil du sortere byene alfabetisk, og deretter sortere hver kunde alfabetisk også i hver by. Du kan gjøre dette ved å opprette en egendefinert sortering.
Trinn 2. Klikk på Sorter -knappen
Den ligger i delen "Sorter og filtrer" på fanen Data. Et vindu vil vises, slik at du kan lage en bestemt sekvens med forskjellige kriterier.
Hvis kolonnen din har overskrifter i den første cellen, for eksempel "By" og "Navn", må du merke av i boksen Mine data har overskrifter øverst til venstre i Sorteringsvinduet som vises tidligere
Trinn 3. Gjør de første innstillingene
Klikk på Sorter etter -menyen for å velge ønsket kolonne. I dette eksemplet vil du først sortere byen, så velg riktig kolonne fra menyen.
- Velg "Verdier" på "Sorter på" -menyen.
- Ordne rekkefølgen "A til Z" eller "Z til A" etter din smak.
Trinn 4. Gjør den andre innstillingen
Klikk på knappen Legg til nivåer. Dette vil legge til en innstilling til under den første innstillingen. Velg den andre kolonnen (Kolonnenavn i dette eksemplet), og juster deretter innstillingene (for lettere lesing, velg samme innstillingsmeny som i den første innstillingen).
Trinn 5. Klikk OK
Listen din blir sortert etter innstillingene du gjorde tidligere. Du kan se byer sortert alfabetisk, og kundenavn sortert alfabetisk i hver by.
Dette eksemplet er et enkelt eksempel og inneholder bare to kolonner. Du kan imidlertid lage komplekse sekvenser og inkludere flere kolonner hvis du ønsker det
Del 3 av 3: Sorter etter cellefarge eller bokstav
Trinn 1. Velg dataene dine
Du kan klikke og dra (klikk og dra) for å velge kolonnen du vil sortere etter, eller du kan klikke på en celle i kolonnen for å gjøre cellen aktiv og la Excel sortere dataene automatisk.
Trinn 2. Klikk på Sorter -knappen
Den ligger på fanen Data i delen "Sorter og filtrer". Sorteringsvinduet vises. Hvis du har en annen kolonne som inneholder data ved siden av kolonnen du valgte, blir du spurt om du vil skrive inn dataene.
Trinn 3. Velg "Cell Color" eller "Font Color" på "Sort On" -menyen
Dette lar deg velge den første fargen du vil sortere.
Trinn 4. Velg hvilken farge du vil sortere først
I Ordre -menyen kan du bruke rullegardinmenyen til å velge hvilken farge du vil sette først eller sist i bestillingen. Du kan bare velge fargen i kolonnen.
Det er ingen 'standard' eller standardinnstilling for sortering av farger. Du må ordne selv
Trinn 5. Legg til en annen farge
Du må legge til andre innstillinger for hver farge du sorterer. Klikk på Legg til nivå for å legge til innstillinger. Velg den neste fargen du vil sortere etter, og sett deretter ordningsordrene i den rekkefølgen du vil lage dem.
Sørg for at hver oppsettkommando er den samme for hver innstilling. For eksempel, hvis du sorterer fra topp til bunn, må du kontrollere i menyen Bestill for hver innstilling du velger På toppen
Trinn 6. Klikk OK
Hver innstilling trer i kraft individuelt, og kolonnene blir sortert i henhold til fargen du har angitt.
Tips
- Prøv å sortere dataene på en annen måte; Ulike synspunkter kan vise forskjellige aspekter ved informasjonen som presenteres.
- Hvis regnearket ditt inneholder summer, gjennomsnitt eller annen oppsummeringsinformasjon under informasjonen du vil sortere, må du passe på å ikke sortere dem også.
